MX-1

Alcune organizzazioni non dispongono di magazzini propri, quindi sono costrette a ricorrere ai servizi di altre organizzazioni per immagazzinare le loro proprietà. Per documentazione trasferimento di merci beni materiali viene utilizzato il modulo MX-1.

Disposizioni generali

La custodia degli oggetti di inventario può essere effettuata da custodi professionali (specializzati nella fornitura di questi servizi) e non professionali (che svolgono la custodia non come attività principale). Nonostante ciò, il trasferimento degli articoli di magazzino per l'immagazzinamento è formalizzato allo stesso modo in entrambi i casi.

Tra le parti viene concluso un contratto di stoccaggio, le cui specifiche sono previste al capitolo 47 “Conservazione” del Codice Civile della Federazione Russa. In allegato al contratto può essere fornito un modulo documentale che confermi il fatto del trasferimento degli articoli di inventario.

In questo articolo esamineremo le caratteristiche della compilazione del modulo unificato MX-1, poiché è abbastanza completo, include tutte le colonne necessarie e non necessita di ulteriori modifiche.

Come compilare il modulo

Il presente modulo viene compilato dal custode. Il salvatore gli fornisce tutto informazioni necessarie sugli articoli di inventario trasferiti per l'immagazzinamento. Devono essere in regola con i documenti accompagnatori, in base ai quali i beni e i materiali vengono consegnati alla custodia del custode.

L'atto specifica:

• informazioni sul custode (nome, telefono, indirizzo);
• informazioni sul depositante (nome, telefono, indirizzo, nome completo);
• gli estremi del contratto in base al quale verrà effettuato lo stoccaggio;
• informazioni sull'articolo di stoccaggio (nome degli articoli di inventario, loro caratteristiche, unità di misura, quantità, costo);
• condizioni di conservazione;
• informazioni aggiuntive (colonna “Note particolari”);
• informazioni sulla persona che ha superato l'inventario (nome completo, posizione);
• informazioni sulla persona che ha accettato la merce e i materiali (nome completo, posizione).

Le parti possono stabilire nel contratto il numero di esemplari in cui l'atto deve essere redatto.

L'atto viene firmato, di regola, dalle persone finanziariamente responsabili di entrambe le parti: il custode e il salvatore.

Valore della forma

Dal momento della firma del documento, la responsabilità della sicurezza dell'immobile ricade sul custode, e con essa i rischi di danneggiamento o perdita di beni e materiali. Il custode è obbligato a fornire condizioni di conservazione che soddisfino i requisiti del contratto e specificati nella legge MX-1. In caso di danni alla proprietà del depositario a seguito di inadeguato adempimento degli obblighi da parte del depositario, quest'ultimo sarà tenuto a risarcire le perdite subite dal proprietario della proprietà, e si assumerà anche la responsabilità prevista nel contratto di deposito (ad esempio, pagamento di una penale).

In caso di restituzione degli oggetti di inventario al depositante, l'atto in questione funge da prova documentale del volume degli oggetti di inventario trasferiti al custode, cosa necessaria anche nel caso in cui la proprietà non venga restituita per intero o con danni.

La mancata redazione di tale atto può comportare conseguenze sfavorevoli per il depositante in caso di mancata restituzione dell'immobile da parte del custode.

Per tenere adeguatamente conto degli oggetti di valore trasferiti per la custodia, è importante conoscere le sfumature e le caratteristiche dell'atto in questione. In caso di malinteso vari momenti Lavorare con esso può causare problemi significativi. In questo articolo ti spiegheremo come compilare il modulo unificato MX-1 ( Certificato di accettazione e trasferimento di merci e materiali per lo stoccaggio), quali errori possono verificarsi durante la preparazione di un documento.

Il concetto di atto di accettazione e trasferimento di beni e materiali e la normativa

L'atto di accettazione e trasferimento degli articoli di inventario per lo stoccaggio è un documento contabile primario. È redatto da una persona che rappresenta gli interessi di una delle parti della transazione: il custode o il depositario. La base è l'accordo sull'accettazione per lo stoccaggio. La legislazione prevede un nome abbreviato per il documento in questione: modulo MX-1.

Esistono diverse normative che regolano tutti gli aspetti del lavoro con esso. Per facilità di percezione, sono tutti presentati nella tabella.

Nome dell'atto normativo	Data di accettazione e numero	Descrizione
Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa	66 del 09/08/1999	Approva l'Album dei moduli contabili primari unificati, nonché le istruzioni per il loro utilizzo e compilazione
Norme in materia di contabilità e rendicontazione	34n del 29/07/1998	Regola la procedura per l'utilizzo del modulo
Codice civile della Federazione Russa	Parte 2 Capitolo 47	Regola i rapporti giuridici che sorgono durante l'accettazione e il trasferimento di valori per la custodia

Ambito del documento

In base alle Istruzioni che ne regolano l'uso varie forme per la contabilità primaria gli ambiti di applicazione del modulo MX-1 sono due:

1. accettazione di merci e materiali per lo stoccaggio da parte di professionisti;
2. deposito domestico.

Qualsiasi organizzazione le cui attività includono la custodia di oggetti di valore può fungere da custode professionale di oggetti di valore. Naturalmente, le aziende forniscono tali servizi a pagamento. Molto spesso, i custodi professionisti sono istituti di credito, società di deposito, hotel e banchi di pegno.

La procedura per compilare il modulo dell'atto MX-1

L'organizzazione che accetta gli oggetti di valore per la custodia si assume la piena responsabilità della loro sicurezza. Inizia dal momento in cui viene firmato l'atto MX-1. Pertanto è importante compilare correttamente questo modulo. Ci sono due parti coinvolte nel processo di compilazione dell'atto nel modulo MX-1:

1. custode: un'organizzazione o un cittadino che accetta determinati beni materiali per la conservazione;
2. depositante - un individuo o una società che trasferisce i propri oggetti di valore per la custodia.

Il numero di copie completate non è stabilito dalla legge. Può essere determinato in base alla necessità determinata da una situazione specifica.

Per comprendere più a fondo la correttezza della compilazione del modulo, descriveremo nella tabella i dati inseriti in ogni sua parte.

Parte dello stampo	Dati inclusi
Cap	Dettagli del custode: nome dell'organizzazione; posizione; numero di telefono; OKPO;
Parte principale	Nome e numero della posizione di archiviazione Periodo di conservazione
Tavolo	Numero in ordine Nome della merce e dei materiali, tipo di imballaggio Caratteristiche dei beni e dei materiali Nome dell'unità Quantità Prezzo unitario Valore totale degli oggetti di valore
Parte finale	Condizioni di conservazione richieste Segni speciali Firme delle parti: la persona che ha consegnato e accettato la merce e i materiali

L'atto nel modulo MX-1 può essere redatto su carta, nonché in forma elettronica. Se gli obblighi di legge implicano la necessità di fornire a qualcuno una copia cartacea dell'atto, l'azienda è tenuta a predisporla indipendentemente dalla tipologia di flusso documentale utilizzato. Qualora i documenti originali siano oggetto di sequestro, l'organizzazione deve conservarne copia.

Errori tipici quando si redige un atto nel modulo MX-1

Durante la preparazione e l'utilizzo dell'atto di trasferimento per l'archiviazione, viene spesso commesso un numero enorme di errori. È importante sapere quali sono i più comuni per evitare che compaiano nel registro.

Errore n. 1. Formattazione errata delle correzioni

Errore n.2. Ignorare i campi del modulo

Se l'MX-1 Act viene compilato in modo errato e incompleto, le organizzazioni potrebbero avere problemi con le autorità di regolamentazione. A questo proposito, non dovresti ignorare campi come unità di misura, quantità e valore dei valori. Quest'ultimo è importante anche per il depositante in caso di necessità di risarcire le perdite derivanti da una conservazione impropria.

Errore n.3. Compilazione tardiva del modulo MX-1

Risposte alle domande più frequenti

Nel corso del mantenimento della contabilità primaria, sorgono inevitabilmente un numero enorme di domande relative alle singole sfumature della stesura della documentazione. Trovare le risposte su Internet spesso richiede un enorme investimento di tempo. Pertanto, la seguente pubblicazione fornisce le risposte alle domande più frequenti.

Domanda n. 1. In che modo i difetti e le carenze identificati al momento dell'accettazione per l'immagazzinamento si riflettono nel modulo MX-1?

Quando si accettano oggetti di valore per la custodia, è necessario verificarne l'integrità. Se vengono rilevati difetti o vizi, è nell'interesse della parte ricevente riflettere tali fatti durante la compilazione del modulo MX-1. Per fare ciò puoi utilizzare la colonna “note speciali”.

Non è consigliabile indicare la presenza di una carenza nel documento in esame. L'atto richiede la registrazione della quantità effettiva di articoli di inventario accettati per lo stoccaggio.

Domanda n. 2.È possibile apportare modifiche al modulo MX-1 per visualizzare più comodamente le informazioni?

Coloro che utilizzano l'atto di accettazione e trasferimento di valori per la custodia nella propria attività devono tenere presente che questo modulo è consigliato. Pertanto, per inserire più comodamente le informazioni al suo interno, nonché per il loro ulteriore utilizzo, è possibile trasformare il modulo. A tal fine è possibile apportare al modulo le seguenti modifiche:

• aggiungere ulteriori colonne e righe;
• imposta tu stesso la larghezza delle colonne e delle righe;
• aggiungere fogli.

Nonostante sia possibile integrare il documento con dati individuali, è vietato modificare o cancellare i dati presenti nel modulo approvato. Pertanto, per conservare i registri primari, è importante compilare il modulo MX-1 in modo tempestivo e nella misura richiesta. Ciò contribuirà a evitare problemi durante l'accettazione o il trasferimento di vari oggetti di valore per la conservazione.

Utilizzando il modulo unificato MX-3, viene compilato un atto sulla restituzione degli articoli di inventario depositati. La forma di questo modulo è stata approvata con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 09.08.99 n. 66.

L'azienda ha il diritto di prendere in custodia beni appartenenti ad altre società, obbligandosi a garantirne la sicurezza a pagamento (rimborsabile) o gratuitamente (gratuito). Di solito in questo caso viene compilato il modulo MX-1. L'Atto MX-3 viene redatto quando si restituiscono al proprietario gli articoli di inventario depositati per lo stoccaggio. Oltre all'elenco degli oggetti di valore restituiti al proprietario, l'atto indica anche il volume e il costo dei servizi forniti dal custode. Pertanto, truccati documenti aggiuntivi non è necessario fornire servizi di archiviazione. Hai il diritto di non utilizzare il modulo unificato MX-3, ma di sviluppare tu stesso il modulo, utilizzando il modulo unificato MX-3 come campione da compilare.

Esempio di compilazione del modulo unificato MX-3

Il modello unificato MX-3 deve essere redatto in due copie: una per la società depositaria e una copia per il depositante. La compilazione del modulo è responsabilità dell'azienda che ha accettato i valori per la custodia. Un'organizzazione che fornisce servizi nell'ambito di contratti di stoccaggio tiene un giornale sulla base degli atti nei moduli MX-1 e MX-3 contabilità dell'inventario, depositato sotto forma MX-2.

Nell'intestazione del modulo è necessario annotare i dati dell'organizzazione che ha accettato gli oggetti di valore (indirizzo, telefono, codice OKPO, ecc.) e i dati dell'azienda che ha consegnato gli oggetti di valore (nome, indirizzo, telefono). Inoltre è necessario inserire il numero e la data di conclusione del contratto di stoccaggio, nonché la tipologia dell'operazione.

Quindi è necessario inserire il numero e la data del modulo. La parte principale del documento è una tabella di 10 colonne:

• Numero di serie del prodotto;
• Nome del prodotto e tipo di imballaggio;
• Caratteristiche del prodotto;
• Nome dell'unità di misura;
• Codice OKEI;
• Quantità (massa);
• Prezzo;
• Prezzo;
• Nota.

Successivamente, sotto la tabella che descrive la merce trasferita per lo stoccaggio, ce n'è un'altra tavolino sui servizi svolti dalla società depositaria e accettati dalla società che consegna i valori. La tabella è composta da nove colonne:

• Numero in ordine;
• Tipo di servizio;
• Codice di servizio;
• Unità di misura;
• Codice OKEI;
• Quantità;
• Prezzo;
• Prezzo;
• Nota.

Vale la pena notare che hai il diritto di espandere o restringere colonne e righe e aggiungere righe alla tabella. Se necessario, è possibile inserire ulteriori dettagli nel documento. Tuttavia, tieni presente che è vietato modificare o eliminare i dettagli approvati dal Comitato statistico statale della Russia nel modulo.

Per non perdere molto tempo e compilare il modulo senza errori, guarda l'esempio di compilazione dell'atto MX-3:

Scarica il modulo MX-3

Modulo unificato MX-3 è necessario quando si registra la restituzione di articoli di inventario (di seguito denominati beni e materiali) che erano in custodia. Maggiori informazioni su questo atto nel nostro articolo.

Condizioni per l'utilizzo del modulo MX-3

In caso di restituzione di beni, attrezzature e altri beni e materiali che erano in custodia, la società depositaria redige apposito atto indicante il trasferimento della proprietà al depositante. Dal 2013, questo documento può essere redatto in forma unificata o sotto forma di un modulo creato in modo indipendente con uno scopo simile.

L'importante è che tali documenti primari siano redatti mantenendo i requisiti obbligatori per essi stabiliti al comma 2 dell'art. 9 della legge "Contabilità" del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ. Tuttavia, molti contabili e imprenditori ritengono che il modulo unificato MX-3 sia molto più facile da usare, perché tiene conto di tutti sfumature necessarie la procedura corrispondente.

L'atto di restituzione dei beni dal deposito è firmato dalle persone finanziariamente responsabili sia del custode che del depositario. Il fatto di firmare questo modulo di documento è la base per:

• cancellazione di articoli di inventario da contabilità di magazzino effettuato utilizzando conti fuori bilancio;
• addebitando il costo dei servizi di stoccaggio.

La procedura per compilare l'atto MX-3

L'atto di restituzione delle merci e dei materiali dal deposito è redatto in 2 copie, una per ciascuna delle parti. La forma dell'atto di trasferimento secondo il modulo MX-3 può essere divisa in 3 parti. La prima sezione (titolo) contiene tutte le informazioni relative al contratto di stoccaggio e alle parti coinvolte in tale transazione. La parte tabellare del documento descrive nel dettaglio le caratteristiche della merce e dei materiali restituiti. Bene, nella terza parte vengono visualizzati gli accordi reciproci, che sono confermati dalle firme dei rappresentanti di fiducia delle parti.

Dove posso scaricare l'atto MX-3

Il modulo del documento primario che registra la restituzione della proprietà dal deposito è stato approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 09/08/1999 n. 66. Il codice del modulo OKUD è 0335003. È possibile scaricare il modulo di questo documento su il nostro sito web.