कागज़ी दस्तावेज़ प्रबंधन की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का लाभ। दस्तावेज़ स्वचालन का लाभ

• दस्तावेज़ विनिमय समय में उल्लेखनीय कमी - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ लगभग तुरंत प्रसारित होता है।
• सूचना प्रणाली में आने वाले दस्तावेज़ों को दर्ज करने का समय कम करना।
• इनपुट त्रुटियों की संख्या कम करना.
• उपभोग्य सामग्रियों, डाक और कूरियर लागत पर बचत।
• कागज़ी संग्रह बनाए रखने की कोई आवश्यकता नहीं है, दस्तावेज़ खोए नहीं हैं।

कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बीच अंतर
माल (उत्पाद) बेचने और खरीदने की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के उदाहरण का उपयोग करना

बिक्री

	कागजी दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान	इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान ("1सी:एंटरप्राइज़ 8" और "1सी-टैस्कॉम" के उदाहरण का उपयोग करके)
प्रतिपक्ष के बारे में डेटा	प्रतिपक्ष विवरण दर्ज करना	प्रतिपक्ष विवरण दर्ज करना
लेखांकन में दस्तावेज़ का प्रतिबिंब	1. प्राथमिक दस्तावेज़ दर्ज करना 2. प्रिंटर पर मुद्रण	1. प्राथमिक दस्तावेज़ दर्ज करना
	3. हस्तलिखित हस्ताक्षर 4. संगठन की मुहर	2. डिजिटल हस्ताक्षर का निर्माण
प्रतिपक्ष को स्थानांतरण	5. आउटगोइंग दस्तावेज़ों का रजिस्टर	डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजना और उसे आउटगोइंग रजिस्टर में सहेजना स्वचालित रूप से होता है
	7. व्यक्तिगत रूप से या मेल द्वारा रसीद (कूरियर सेवा) 8. प्राप्त प्रति को हस्ताक्षर सहित जांचना 9. आने वाले दस्तावेज़ों का रजिस्टर	प्रतिपक्ष के डिजिटल हस्ताक्षर से इलेक्ट्रॉनिक पुष्टि प्राप्त करना, स्वचालित जांचप्रतिपक्ष के ईडीएस और आने वाले रजिस्टर में बचत स्वचालित रूप से होती है
मूल को पुरालेख में संग्रहीत करना	10. हस्ताक्षर एवं मुहर के साथ मूल फ़ोल्डर में दाखिल करना

अधिग्रहण

	कागजी दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान	1सी:एंटरप्राइज़ 8 में इलेक्ट्रॉनिक रूप से दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान
प्रतिपक्ष के बारे में डेटा	प्रतिपक्ष विवरण दर्ज करना	प्रतिपक्ष विवरण दर्ज करना "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग पर समझौता" का निर्माण
प्रतिपक्ष वीज़ा के साथ एक दस्तावेज़ प्राप्त करना	1. व्यक्तिगत रूप से या मेल द्वारा रसीद (कूरियर सेवा) 2. प्राप्त प्रति को हस्ताक्षर सहित जांचना 3. आने वाले दस्तावेज़ों का रजिस्टर	प्रतिपक्ष के डिजिटल हस्ताक्षर के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्राप्ति, प्रतिपक्ष के डिजिटल हस्ताक्षर का स्वचालित सत्यापन और आने वाले रजिस्टर में बचत स्वचालित रूप से होती है
जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा अनुमोदन	4. हस्तलिखित हस्ताक्षर 5. संगठन की मुहर	1. डिजिटल हस्ताक्षर का निर्माण
प्रतिपक्ष को स्थानांतरण	6. व्यक्तिगत रूप से डिलीवरी या मेल द्वारा भेजना (कूरियर सेवा) 7. आउटगोइंग दस्तावेज़ों का रजिस्टर	डिजिटल हस्ताक्षर के साथ इलेक्ट्रॉनिक पुष्टिकरण भेजना और इसे आउटगोइंग रजिस्ट्री में सहेजना स्वचालित रूप से होता है
लेखांकन में प्रतिबिंब	8. प्राथमिक दस्तावेज़ दर्ज करना	डेटा भरना स्वचालित रूप से होता है 2. प्राप्तकर्ता की ओर से विशिष्ट गुम डेटा की मैन्युअल प्रविष्टि
मूल को पुरालेख में संग्रहीत करना	9. हस्ताक्षर और मुहर के साथ मूल फ़ोल्डर में दाखिल करना	पुरालेख निर्माण स्वचालित रूप से होता है

प्रणाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनया ईडीएमएस किसी भी संगठन की कागजी कार्रवाई को काफी सुविधाजनक बनाता है। स्वचालन दस्तावेज़ीकरण के निर्माण, संचलन और भंडारण से जुड़ी सामग्री और समय की लागत को काफी कम कर सकता है। कागज़ी दस्तावेज़ीकरण के साथ नियमित कार्य धीरे-धीरे अतीत की बात बनता जा रहा है। साथ ही की मांग सॉफ़्टवेयर, जो आपको दस्तावेज़ों के साथ काम को स्वचालित करने की अनुमति देता है, अपरिवर्तित रहता है।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• आपको किसी संगठन में ईडीएमएस लागू करने की आवश्यकता क्यों है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या कार्य करती है और यह किन कार्यों को हल करने में मदद करती है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के क्या फायदे हैं;
• क्या ईडीएमएस दस्तावेज़ प्रवाह लागत को कम करने में मदद करता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

दस्तावेज़ों के साथ काम का स्वचालन अभी भी आधुनिक कार्यालय कार्य के सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में से एक बना हुआ है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के उपयोग के लाभों की सराहना अधिकांश आधुनिक संगठनों द्वारा की गई है: सरकारी एजेंसियों से लेकर छोटी निजी कंपनियों तक। वे नियमित कागजी कार्रवाई से संबंधित गतिविधियों को महत्वपूर्ण रूप से सरल बनाते हैं: समय और सामग्री की लागत को कम करते हैं, सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता बनाए रखते हैं। अधिकांश प्रबंधक अब यह सवाल नहीं करते कि उन्हें इसकी आवश्यकता क्यों है ईडीएमएस. आधुनिक कंपनियों में यह आईटी बुनियादी ढांचे का एक आवश्यक तत्व बनता जा रहा है।

ईडीएमएस एक विशेष सॉफ्टवेयर है जिसे असंरचित दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह आपको कोई भी डिजिटल दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने, खोजने और स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। कुछ मामलों में, ईडीएमएस एक ईसीएम (एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन) प्रणाली में विकसित हो सकता है, जो प्रकृति में अधिक व्यापक है। एक उद्यम सामग्री प्रबंधन प्रणाली ईडीएमएस के सभी कार्य करती है और साथ ही इसमें सूचना प्रबंधन प्रौद्योगिकियां भी होती हैं।

ईडीएमएस के क्षेत्र में नियामक ढांचा

स्वचालित प्रणालियों की बढ़ती लोकप्रियता के बावजूद, उनके डेवलपर्स की गतिविधियों को विधायी स्तर पर व्यावहारिक रूप से विनियमित नहीं किया जाता है। सॉफ़्टवेयर बनाते समय और उसके कार्यान्वयन में, निम्नलिखित नियमों का उपयोग दिशानिर्देश के रूप में किया जाता है:

• N149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर";
• गोस्ट आर 51141-98। रिकॉर्ड रखना और संग्रहीत करना;
• गोस्ट आर 6.30-2003। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली;
• N1-FZ "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर";
• सरकारी डिक्री संख्या 754 "अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रणाली पर विनियमों के अनुमोदन पर";
• N152-FZ "व्यक्तिगत डेटा पर";

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्य

इस प्रश्न का उत्तर कि इसकी आवश्यकता क्यों है ईडीएमएसइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेज़ों के साथ काम करने की अधिकांश प्रक्रियाओं में जो गुणात्मक परिवर्तन करती है, वह एक आधार के रूप में काम कर सकता है। ईडीएमएस के मुख्य कार्यों में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ीकरण का निर्माण, पंजीकरण, प्रसंस्करण, स्थानांतरण और भंडारण;
• दस्तावेज़ों में परिवर्तनों पर नज़र रखना और उनके निष्पादन की समय सीमा की निगरानी करना;
• निर्देशिकाओं का निर्माण;
• दस्तावेज़ों की आवाजाही, उनका उपयोग करने के अधिकारों का हस्तांतरण, समीक्षा और सुधार;
• रिपोर्ट तैयार करना;
• अभिगम नियंत्रण;
• संस्करण नियंत्रण;
• कार्यालय कार्य के मुख्य क्षेत्रों का स्वचालन;
• बैठकों, बैठकों, अनुबंधों का प्रबंधन।

विभिन्न संगठनात्मक स्तरों पर कार्यालय कार्य में ईडीएमएस के कार्य

कई प्रबंधक आश्चर्य करते हैं कि उन्हें व्यक्तिगत रूप से ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है। अधिकांश लोग इसे केवल कार्यालय प्रबंधन सेवा के लिए एक उपकरण के रूप में देखते हैं, एक ऐसी तकनीक जो प्रशासनिक प्रक्रियाओं को प्रभावित नहीं करती है। हालाँकि, यह संगठनात्मक संरचना के विभिन्न पदानुक्रमित स्तरों की बातचीत को बहुत सुविधाजनक बनाता है, जिससे आप प्रासंगिक जानकारी का त्वरित आदान-प्रदान कर सकते हैं और उसके आधार पर निर्णय ले सकते हैं।

ईडीएमएस कार्यों को कंपनी प्रबंधन के स्तरों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

• कंपनी प्रबंधन, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख:

  ○ गोद लेने के लिए आवश्यक डेटा की शीघ्र प्राप्ति प्रबंधन निर्णय;
  ○ दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

• सहायक प्रबंधक, सचिव, सहायक:

  ○ सेवा दस्तावेज़ की तेज़ और सटीक खोज;
  ○ प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण;
  ○ परियोजना की तैयारी के समय में कमी;
  ○ अनुमोदन और अनुमोदन प्रक्रियाओं में तेजी लाना;
  ○ आयोजनों की तैयारी को सुविधाजनक बनाना;

• वित्तीय, आर्थिक और लेखा सेवा:

  ○ शाखाओं से मूल संगठन में स्थानांतरण समय में कमी;
  ○ प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के नुकसान के जोखिम को कम करना;
  ○ रिपोर्ट तैयार करने, राज्य पर्यवेक्षी अधिकारियों द्वारा सुलह या निरीक्षण के लिए दस्तावेजों का चयन करने में लगने वाले समय में कमी;

• कानूनी सेवा

  ○ समझौतों, समझौतों, अनुबंधों की तैयारी पर काम की श्रम तीव्रता को कम करना;
  ○ समय सीमा का नियंत्रण;
  ○ स्थानीय नियमों की त्वरित खोज।

विषय पर दस्तावेज़ डाउनलोड करें:

• कार्यालय कार्य के लिए निर्देश (खंड)। दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के माइग्रेशन और पुनर्लेखन का जर्नल
• कॉर्पोरेट ईमेल के साथ काम करने के निर्देश

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के लाभ

बाज़ार में मौजूद इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में, यह भेद करने की प्रथा है: कार्यालय प्रबंधन प्रणाली, डिजिटल अभिलेखागार, वर्कफ़्लो और ईसीएम सिस्टम। वे सभी समर्थित कार्यों की संख्या में भिन्न हैं, हालांकि, उनके समान फायदे हैं, जो इस सवाल को लगभग पूरी तरह से खत्म कर देते हैं आपको ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है?एक आधुनिक कंपनी में. यह प्रदान करता है:

• सुरक्षा;
• संस्करणीकरण;
• त्वरित खोज;
• रिपोर्ट और अधिसूचनाओं का शीघ्र सृजन;
• रूटिंग;
• वेब के साथ एकीकरण;
• डेटाबेस में दस्तावेज़ीकरण का व्यवस्थितकरण;
• कागज की मूल प्रतियों की स्कैनिंग और पहचान;
• बैकअप प्रतियां बनाने की क्षमता;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सूचना समर्थन।

ईडीएमएस की तकनीकी क्षमताएं

पारंपरिक कार्यालय प्रबंधन प्रौद्योगिकियों की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कई स्पष्ट लाभ हैं। नई प्रौद्योगिकियों के आगमन से ईडीएमएस की कार्यक्षमता का विस्तार करना संभव हो गया है। ऐसी प्रौद्योगिकियों के उदाहरणों में शामिल हैं:

• कागजी दस्तावेज़ों की स्कैनिंग और पहचान

प्राप्ति पर पत्राचार को स्कैन करना और पहचानना, कागज के मूल को संग्रह में स्थानांतरित करना और कर्मचारियों को आगे के उपयोग के लिए इसका डिजिटल संस्करण प्रदान करना आने वाले दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने में मदद करता है।

• मीडिया प्रौद्योगिकियों का उपयोग

आधुनिक ईडीएमएस आपको न केवल ग्राफिक छवियों और टेक्स्ट फ़ाइलों का आदान-प्रदान करने की अनुमति देता है, बल्कि अधिकांश मौजूदा मीडिया प्रारूपों का भी समर्थन करता है। मल्टीमीडिया आपको अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों को अधिक स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने और आवश्यक कार्यान्वयन की विशेषताओं को बताने की अनुमति देता है।

• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तकनीक ईडीएमएस की सूचना सुरक्षा बढ़ाती है। यह आपको आधिकारिक कृत्यों के लेखकत्व को प्रमाणित करने की अनुमति देता है और विभिन्न संगठनात्मक स्तरों पर प्रबंधकों के बीच अनुमोदन प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाता है।

• गोपनीय दस्तावेज़ीकरण और उसके प्रसारण चैनलों का एन्क्रिप्शन

एन्क्रिप्शन दस्तावेज़ संचरण को आसान बनाता है उच्च स्तरगोपनीयता, और डिजिटल कुंजी का उपयोग करके उन तक पहुंच को विनियमित करने में भी मदद करता है।

• थोक मेलिंग

ईमेल के साथ एकीकरण से बड़ी संख्या में कर्मचारियों को ऑर्डर और सूचनाएं तुरंत भेजना संभव हो जाता है, जिससे कार्यों को पूरा करने की दक्षता में काफी वृद्धि होती है।

• रिपोर्ट छापना

ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है इसका एक और उदाहरण आधुनिक संगठनरिपोर्टों की स्वचालित पीढ़ी की संभावना में देखा जा सकता है। इससे समय की महत्वपूर्ण बचत होती है और प्रत्येक कर्मचारी की कार्यक्षमता बढ़ती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लागू करते समय, अधिकांश कंपनियां सबसे पहले स्वचालन के आर्थिक लाभों के बारे में सोचती हैं। हालाँकि, लागत में कमी के संदर्भ में प्रणाली का आकलन केवल आंशिक रूप से सही है। ऐसी प्रणालियों का मुख्य कार्य प्रशासनिक निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार करना है। यदि ईडीएमएस ने कार्यान्वयन परियोजना के प्रारंभिक उद्देश्यों को हल करने में मदद की, तो इसका उपयोग उचित है, और प्रश्न का उत्तर: ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है, पहले ही मिल चुका है।

कुछ समय पहले मुझे EDMS 1C से निपटना पड़ा था: ग्राहकों में से एक के लिए दस्तावेज़ प्रवाह, स्थिति दर्दनाक रूप से विशिष्ट थी:

• उद्यम सक्रिय रूप से 1सी का उपयोग करता है, उदाहरण के लिए यूपीपी या नई शैली वाली ईआरपी, लेखांकन और कर्मियों के लिए वेबसाइट प्रबंधन प्रणाली के रूप में 1सी-बिट्रिक्स का उपयोग करती है;

• मानक क्षेत्रों के स्वचालन के बाद, प्रबंधन ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करने का निर्णय लिया

• किसी अन्य 1C उत्पाद के विरुद्ध सिस्टम प्रशासक,

• एक वाणिज्यिक निदेशक जो 1सी के प्रति वफादार है, फ्रेंचाइजी को उनके उपहारों और सेमिनारों के लिए स्वाभाविक रूप से धन्यवाद देता है। वह लंबे समय से 1C का उपयोग कर रहा है और इसका आदी है।

परिणामस्वरूप, सिस्टम प्रशासकों ने प्रबंधन को यह समझाने के अनुरोध के साथ मुझसे संपर्क किया कि उन्हें हर संभव काम के लिए 1C प्लेटफ़ॉर्म का आँख बंद करके उपयोग क्यों नहीं करना चाहिए।

मैं 1सी के फायदों और इसके नुकसानों पर गंभीरता से विचार करने का प्रस्ताव करता हूं।

ईडीएमएस 1सी के बारे में: दस्तावेज़ प्रवाह।

1सी कंपनी को लेखांकन, कार्मिक, गोदाम आदि के लिए उद्यम स्वचालन प्रणाली के विकासकर्ता के रूप में जाना जाता है।

1सी: दस्तावेज़ प्रवाह एक प्रौद्योगिकी मंच पर रूसी कंपनी 1सी का एक सॉफ्टवेयर उत्पाद है "1सी:एंटरप्राइज़ 8", दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया।

1सी: दस्तावेज़ प्रवाह में निम्नलिखित संस्करण हैं:

• "1C: दस्तावेज़ प्रवाह 8 PROF" छोटे और मध्यम आकार के वाणिज्यिक उद्यमों के लिए है बजटीय संस्थाएँएक सरल संगठनात्मक संरचना और दस्तावेज़ प्रवाह होना।
• जटिल संगठनात्मक संरचना या जटिल दस्तावेज़ प्रवाह वाले बजटीय संस्थानों और वाणिज्यिक उद्यमों के स्वचालन के लिए "1C: दस्तावेज़ प्रवाह 8 KORP" की अनुशंसा की जाती है।
• "1सी: दस्तावेज़ प्रवाह 8 डीजीयू" विशेष रूप से जटिल संगठनात्मक संरचना वाले बड़े बजट संस्थानों के लिए तैयार किया गया है।

कार्य के मुख्य क्षेत्र यह निर्णय- कार्यालय कार्य, सामान्य दस्तावेज़ प्रवाह, संविदात्मक गतिविधियों का प्रबंधन, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह और अनुरोधों के साथ कार्य।

1सी के लाभ: दस्तावेज़ प्रवाह

1सी कंपनी और इसकी कई फ्रेंचाइजी दोनों मुख्य रूप से 1सी के निम्नलिखित फायदों के बारे में बात करती हैं: दस्तावेज़ प्रवाह समाधान:

• कम लाइसेंस लागत- संस्करण 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह PROF की लागत 36,000 रूबल से है।

• कम समय में दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन- सब कुछ शामिल है, सभी कार्यक्षमताएं डिलीवरी पैकेज में शामिल हैं, जो समाधान लॉन्च करने के समय में काफी तेजी लाती है।

• विकसित सहबद्ध नेटवर्क- 23 देशों के 600 शहरों में 10,000 से अधिक स्थायी भागीदार कार्यक्रम के कार्यान्वयन और अनुकूलन के लिए सेवाएं प्रदान करते हैं।

• - एक इंटरफ़ेस जो पहले से ही 1C उपयोगकर्ताओं से परिचित है, जिसमें एक वेब क्लाइंट और iPad और Android के लिए मोबाइल एप्लिकेशन शामिल हैं।

• सिस्टम में संग्रहीत किसी भी दस्तावेज़ की सरल खोज— जब कोई कर्मचारी कार्यालय से अनुपस्थित हो तो दस्तावेज़ों की त्वरित खोज

• अन्य 1सी उत्पादों के साथ आसान एकीकरण— बॉक्स में पहले से ही उपयोग किए गए 1C उत्पादों को एक दूसरे के साथ एकीकृत करने की संभावनाएं।

• अद्यतनों का नियमित प्रकाशन- कार्यक्रम की कार्यक्षमता लगातार विकसित हो रही है, नई सुविधाएँ सामने आती हैं और हर छह महीने में नए संस्करण जारी होते हैं।

• स्थापित करना आसान है- ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सिस्टम को आसानी से कॉन्फ़िगर किया गया है।

खैर, वास्तव में बहुत बढ़िया प्रतिस्पर्धात्मक लाभ, जो, पहले दृष्टिकोण में, वास्तव में किसी व्यक्ति को 1C: दस्तावेज़ प्रवाह के सही विकल्प के बारे में आश्वस्त कर सकता है।

हमारे पास वास्तव में क्या है...

और अब हकीकत. 1सी के नुकसान: दस्तावेज़ प्रवाह

आइए 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह के प्रत्येक लाभ को क्रम से देखें।

कम लाइसेंस लागत

1सी की कम लागत: दस्तावेज़ प्रवाह एक मिथक है, क्योंकि एक निश्चित समय अवधि में सिस्टम के मालिक होने की लागत, न कि केवल लाइसेंस, को ध्यान में नहीं रखा जाता है। 3 साल की अवधि में एक सिस्टम के मालिक होने की लागत की गणना करना इष्टतम है, जिसमें कॉन्फ़िगरेशन और प्लेटफ़ॉर्म के लिए न केवल सर्वर और क्लाइंट लाइसेंस शामिल हैं, बल्कि कार्यान्वयन के लिए 1C विशेषज्ञ या फ्रेंचाइजी के काम की लागत भी शामिल है। 3 वर्षों के लिए सूचना और तकनीकी सहायता (आईटीएस), अपडेट के साथ निरंतर समस्याओं का समर्थन और समाधान, निरंतर अपडेट के कारण डाउनटाइम, आदि।

3 वर्षों के लिए स्वामित्व की लागत की गणना करने के बाद, यह पता चलता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए 1C समाधान ऐसा बजट समाधान नहीं है।

विकसित सहबद्ध नेटवर्क

1सी वेबसाइट पर आप अपने क्षेत्र में 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह कार्यान्वयन सेवाएं प्रदान करने वाले प्रमाणित भागीदारों की सूची पा सकते हैं।

वास्तव में, प्रमाणित 1C भागीदार का दर्जा प्राप्त करने के लिए, आपके पास कर्मचारियों में केवल 1 विशेषज्ञ होना चाहिए, जो किसी दिए गए फ्रेंचाइजी को बहुत समय पहले छोड़ सकता है, लेकिन कंपनी फ्रेंचाइजी की स्थिति बरकरार रखेगी। इसके अलावा, यह सच नहीं है कि आपके प्रोजेक्ट में एक प्रमाणित विशेषज्ञ शामिल होगा; कई परियोजनाएं हैं, लेकिन आमतौर पर पर्याप्त विशेषज्ञ नहीं हैं। इसलिए, वास्तव में, कोई भी आपके पास आ सकता है, यहां तक ​​कि एक फ्रीलांसर जिसे आपके प्रोजेक्ट के लिए काम पर रखा गया था, या एक छात्र जिसने सुझाव दिया था कम कीमत, या यूनिवर्सल 1C-IC, जो आपके प्रोजेक्ट पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की जटिलताओं को समझता है।

अधिकांश फ्रेंचाइजी उत्कृष्ट विक्रेता हैं, लेकिन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने और आगे के रखरखाव के अभ्यास के लिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को व्यवस्थित करने में क्षमता की कमी स्पष्ट रूप से दिखाई देती है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के साथ गैर-मानक समस्याओं को हल करने में कोई अनुभव नहीं है प्रबंधन, ज्ञान की कमी रूसी विधान, जिसके संबंध में 1C: दस्तावेज़ प्रवाह का सफल कार्यान्वयन केवल SMB सेक्टर में ही हो सकता है।

इसलिए, प्रमाणित फ्रेंचाइजी की सूची में 1सी वेबसाइट पर एक या किसी अन्य फ्रेंचाइजी की उपस्थिति परियोजना की सफलता की गारंटी नहीं देती है।

परियोजना कार्यान्वयन की गुणवत्ता और आगे के रखरखाव को 1C द्वारा किसी भी तरह से नियंत्रित नहीं किया जाता है, परिणामस्वरूप, बिक्री के बाद की सेवा बहुत कम होती है और वास्तव में केवल ITS को अपडेट की बिक्री के साथ समाप्त होती है;

सर्वसमावेशी या कम समय में कार्यान्वयन

बॉक्सिंग संस्करण की कार्यक्षमता पूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए पर्याप्त नहीं है, और कार्यक्षमता का विस्तार करने के लिए आपको 1C भाषा में प्रोग्रामिंग की आवश्यकता होगी।

प्रोग्रामिंग टूल के साथ संशोधन से कार्यान्वयन का समय काफी बढ़ जाता है, संशोधन के लिए इतना नहीं, बल्कि विकसित ऐड-ऑन और संपूर्ण कॉन्फ़िगरेशन के परीक्षण की प्रक्रिया के लिए।

परिणामस्वरूप हमारे पास क्या है? संशोधित कॉन्फ़िगरेशन को बनाए रखना अधिक कठिन है, क्योंकि प्रत्येक 1सी अपडेट के साथ आपको सभी अतिरिक्त विकासों का परीक्षण करना होगा, जिसमें अतिरिक्त कार्यक्षमता भी शामिल है जिसे फिर से "फिर से लिखना" होगा।

कार्यक्षमता की सरलता, सुलभ इंटरफ़ेस

1C प्लेटफ़ॉर्म का इंटरफ़ेस एक कहावत है; इंटरफ़ेस को अपडेट करने के बाद भी, सिस्टम इंटरफ़ेस सामान्य कर्मचारियों के लिए अस्पष्ट रहता है जो लेखांकन से दूर हैं। 1C इंटरफ़ेस बहुत भ्रमित करने वाला लगता है, मानो जानबूझकर जटिल हो। और 1सी में अन्य ईडीएमएस के लिए कई सरल और सामान्य क्रियाएं: दस्तावेज़ प्रवाह स्पष्ट रूप से टेढ़ा ढंग से किया जाता है या बिल्कुल भी काम नहीं करता है।

उदाहरण चाहिए? कृपया...

दस्तावेज़ पंजीकृत करते समय, उदाहरण के लिए, आपको निम्नलिखित प्रतिबंधों का सामना करना पड़ता है:

• आप किसी आने वाले दस्तावेज़ कार्ड से किसी अन्य आने वाले दस्तावेज़ का लिंक किया हुआ कार्ड नहीं बना सकते
• यदि रजिस्ट्रार "अनुमोदन" प्रक्रिया में भागीदार नहीं है तो रजिस्ट्रार यह नहीं देख सकता कि दस्तावेज़ को किसने मंजूरी दी है
• साथ ही अतार्किक अनुमतियाँ (उदाहरण के लिए, "अनुमोदित नहीं" स्थिति के साथ किसी दस्तावेज़ को पंजीकृत करने की क्षमता)
• कानूनी संस्थाओं से आने वाले दस्तावेज़ों की पुनरावृत्ति की कोई जाँच नहीं है
• पुनरावृत्ति जांच केवल नागरिकों के अनुरोधों के लिए मैन्युअल मोड में लागू की जाती है।

निष्पादन नियंत्रण प्रणाली में कई विशेषताएं भी हैं:

• "असाइनमेंट" व्यवसाय प्रक्रिया में, एक कार्य को कई निष्पादकों को संबोधित नहीं किया जा सकता है
• "निष्पादन" व्यवसाय प्रक्रिया में, यदि एक उपयोगकर्ता निष्पादन की गुणवत्ता और समय सीमा दोनों की जाँच करता है, तो 2 भूमिकाएँ निरीक्षक और नियंत्रक निर्धारित करना आवश्यक है और, तदनुसार, व्यवसाय प्रक्रिया को दो बार काम करना होगा
• कई जिम्मेदार निष्पादकों की नियुक्ति का कोई प्रावधान नहीं है
• बहु-मद दस्तावेजों या मसौदा प्रस्तावों के साथ काम करने का कोई प्रावधान नहीं है।

खैर, और 1C: दस्तावेज़ प्रवाह में कुछ और "सुविधाएँ" मिलीं, जो स्पष्ट रूप से आश्चर्यजनक थीं:

• विवरण के लिए कोई अलग खोज तंत्र नहीं है

• किसी संगठन के भीतर किसी कागजी दस्तावेज़ की गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए, "डॉक्यूमेंट ट्रांसफर जर्नल" का उपयोग किया जा सकता है, लेकिन दस्तावेज़ की गतिविधि पर सभी नोट्स मैन्युअल रूप से बनाने होंगे।

• के बीच आंतरिक दस्तावेजों का संचलन संरचनात्मक विभाजनयहां तक ​​कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी यह बंद हो जाता है, क्योंकि आंतरिक दस्तावेज़ों के अधिकार फ़ोल्डरों के माध्यम से कार्यान्वित किए जाते हैं, फ़ोल्डर तक पहुँचने का कोई अधिकार नहीं है - इस फ़ोल्डर से किसी दस्तावेज़ तक पहुँचने का कोई अधिकार नहीं है

• आउटगोइंग दस्तावेज़ों के लिए, बाहरी प्रेषण के रजिस्टरों के साथ काम करने, डाक रजिस्टरों को प्रिंट करने, लिफाफे को ओवरप्रिंट करने, बैच मेल का उल्लेख नहीं करने का कोई प्रावधान नहीं है

• दस्तावेज़ फ़ाइलों के साथ काम करने के कार्यों को फ़ाइलों की एक सूची मुद्रित करने और फ़ाइल दाखिल करने और इसे संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए दस्तावेज़ों को प्रिंट करने की क्षमता तक कम कर दिया गया है। साथ ही, अंतराल भी हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ "मामले की आंतरिक सूची" कॉलम "मामले में दस्तावेज़ संख्या" रिक्त के साथ बनाई गई है। संगठन के संग्रह के अन्य कार्य इस या अन्य 1सी कॉन्फ़िगरेशन में कार्यान्वित नहीं किए जाते हैं।

• मानक वितरण में मसौदा दस्तावेजों का स्वतंत्र लेखांकन शामिल नहीं है। कार्यान्वयन संशोधनों के माध्यम से इस कार्यक्षमता को और अधिक कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।

• व्यक्तिगत उपयोगकर्ता फ़ोल्डरों को बनाए रखना संभव नहीं है।

• संलग्न फ़ाइलों को देखने के लिए कोई अंतर्निहित उपकरण नहीं हैं; जब आप किसी दस्तावेज़ पर क्लिक करते हैं, तो वही वर्ड, एडोब रीडर आदि खुल जाता है।

• समूह के कार्यों पर कोई नजर नहीं है, समूह से नेता के रूप में किसी निष्पादक को नियुक्त नहीं किया जा रहा है

• आप अतिरिक्त विवरण के लिए अनिवार्य पूर्णता को कॉन्फ़िगर नहीं कर सकते

• दस्तावेज़ क्रमांकन सेट करने की कमज़ोर क्षमताएँ - ऐसी कोई कार्यक्षमता नहीं है जो आपको किसी विभाग के भीतर दस्तावेज़ों को क्रमांकित करने की अनुमति दे

• और वही आनंद जो 1C के लगभग सभी उपयोगकर्ताओं और प्रशासकों को मिला: दस्तावेज़ प्रवाह - अधिकार अक्सर खो जाते हैं

और सिस्टम में ऐसी बहुत सारी कमियाँ, असुविधाएँ, बार-बार की जाने वाली कार्रवाइयाँ, अनावश्यक क्लिक और सीधे-सीधे गलतियाँ हैं।

बेशक, जो लोग पहले से ही 1सी उत्पादों के साथ काम कर चुके हैं, उन्हें बहुत सी चीजें परिचित मिलेंगी, जैसे कि हेजहोग के बारे में पुराने चुटकुले में, जिन्होंने ड्रग्स लिया लेकिन कैक्टस खाना जारी रखा... लेकिन जिन लोगों ने पहले 1सी के साथ काम नहीं किया है, प्रबंधक, कार्यालय, कई अधिकारी, वे कर्मचारी, स्पष्ट रूप से यह अफ़सोस की बात है। कार्य की दक्षता कम होगी और ईडीएस का कार्यान्वयन स्पष्ट रूप से संघर्षों के बिना संभव नहीं होगा।

स्थापित करना आसान है

1सी: दस्तावेज़ प्रवाह के प्रशासन और रखरखाव में भी सब कुछ सुचारू नहीं है।

• बस एक नया उपयोगकर्ता बनाना एक पूरी घटना है जो एक घंटे या उससे भी अधिक समय तक चल सकती है, क्योंकि अद्यतन खोजकर्ता के अनुसार होता है।

• सिस्टम में अधिकार लचीले हैं, लेकिन कॉन्फ़िगर करना कठिन है, वे बार-बार विफल होते हैं, और अपडेट होने में लंबा समय लगता है। पुनर्गणना के दौरान, उपयोगकर्ताओं के कार्य गायब हो जाते हैं, हाल ही में खोले गए रिकॉर्ड की सूची में, "ऑब्जेक्ट नहीं मिला" त्रुटि अक्सर दिखाई देती है, "डेटाबेस तक कोई पहुंच अधिकार नहीं" श्रृंखला के विभिन्न संदेश दिखाई देते हैं, यदि हम जांचना चाहते हैं कि किस उपयोगकर्ता के पास है पहुंच अधिकार और "पहुंच अधिकार" लिंक पर क्लिक करें, फिर वास्तव में दस्तावेज़ तक पहुंच रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को प्रदर्शित नहीं किया जाएगा (बग)।

• उपयोगकर्ता अनुमतियाँ बदलने में समान समस्याएँ हैं।

• विभिन्न 1C प्रणालियों के एकीकरण की आसानी भी उतनी सरल नहीं है जितनी 1C स्वयं प्रस्तुत करती है, बहुत सारे हैं लेकिन, आइए कम से कम शुरुआत करें मुख्य समस्या- एक-दूसरे के साथ एकीकृत सभी 1सी प्रणालियों में नवीनतम अपडेट होना चाहिए, अन्यथा एकीकरण समाप्त हो जाएगा। और 1सी अपडेट करने के बाद बाकी सब कुछ बंद हो जाता है। संबंधित अनुभाग देखें.

यह पता चला है कि 1C: दस्तावेज़ प्रवाह की सर्विसिंग लाभदायक हो जाती है... यह सही है - 1C: फ़्रैंचाइज़ी के लिए।

1सी अपडेट क्लाइंट के लिए एक आपदा है

क्या आप जानते हैं कि 1C प्रोग्राम कैसे काम करते हैं? ज्यादातर मामलों में, ग्राहक एक या अधिक सॉफ़्टवेयर उत्पाद खरीदता है, जिसमें प्लेटफ़ॉर्म और कॉन्फ़िगरेशन (इस प्लेटफ़ॉर्म के लिए एप्लिकेशन) शामिल होते हैं।

कार्यान्वयन के दौरान, प्रोग्रामर इस कॉन्फ़िगरेशन के संचालन को ग्राहक की आवश्यकताओं के अनुसार समायोजित करता है, रिपोर्ट को अंतिम रूप देता है, और अतिरिक्त सुविधाएँ स्थापित करता है। प्लगइन्स, आदि

साथ ही, 1C प्लेटफ़ॉर्म और उस पर आधारित कॉन्फ़िगरेशन इतने स्थिर नहीं हैं, 1C से और फ़्रैंचाइज़ी से कॉन्फ़िगरेशन और संशोधन दोनों में, यहां और वहां बहुत सारी बग हैं;

सभी प्रकार के बग को ठीक करने के लिए, आपको अपडेट इंस्टॉल करना होगा, जिसे 1C महीने में 3-4 बार गहरी नियमितता के साथ जारी करता है, यहां तक ​​कि अकाउंटेंट भी पुष्टि करेंगे कि उनके 1C उपनाम लगातार मेहमान हैं जो अपडेट और सुधार के साथ आते हैं, जिसके कारण 1C बाद में ढह जाता है। फिर से, सप्ताह में 1-2 बार के अनुसार।

इसके अलावा, अपडेट करते समय, आपको न केवल उपयोग किए गए घटकों को अपडेट करना होगा, बल्कि पूरे प्लेटफ़ॉर्म, यहां तक ​​​​कि उस हिस्से और उन मॉड्यूल को भी अपडेट करना होगा जो आपके द्वारा उपयोग नहीं किए जाते हैं।

परिणामस्वरूप, हमें की गई सेटिंग्स को फिर से लिखना होगा, जब भी संभव हो सिस्टम का परीक्षण करना होगा, जिसमें नई कार्यक्षमता भी शामिल है, जिसके कारण क्लाइंट के लिए लिखी गई कार्यक्षमता अब काम नहीं करती है, और टूटी हुई मरम्मत करना है लाइसेंस कुंजियाँ 1सी, जो अद्यतन होने पर गहरी नियमितता के साथ समाप्त हो जाता है, आदि। और यह सब एक उत्पादन वातावरण में, जब सिस्टम को एक कार्यशील की आवश्यकता होती है, जब इसमें कुछ डेटा संग्रहीत होता है, जब एक परिचालन रिपोर्ट की आवश्यकता होती है या किसी समस्या को जल्दी से हल किया जाता है, उदाहरण के लिए, एक समझौते पर सहमत होने के परिणामस्वरूप, उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में भूलने और ईमेल कनेक्शन + अनुमोदन शीट "रनर" पर वापस जाने के लिए मजबूर किया जाता है।

एक नया अपडेट नए बग लाता है, जिसके कारण कुछ फिर से बंद हो जाता है, आपको कॉन्फ़िगरेशन और सेटिंग्स में कुछ को फिर से लिखना होगा, परीक्षण करना होगा, नए अपडेट इंस्टॉल करना होगा, नई समस्याओं के बावजूद, और फिर से लिखना, परीक्षण करना आदि। दुष्चक्र जिसकी बदौलत 1C फ्रैंचाइज़ी का व्यवसाय इतने वर्षों तक लाभदायक बना रहा, और सभी संभावित संकटों से बच गया, और 1998, 2008 और 2015 भी जीवित रहेगा, निर्मित 1C पारिस्थितिकी तंत्र के लिए धन्यवाद।

बेशक, आप 1C अपडेट को अस्वीकार कर सकते हैं और केवल तभी अपडेट कर सकते हैं जब स्थिर अपडेट के लिए आवश्यक हो, जो 1C में अभी भी है, लेकिन क्या होगा यदि उसी प्लेटफ़ॉर्म में वेतन और कर्मचारी शामिल हों जिन्हें काम करने के लिए नियमित अपडेट की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, करों के संबंध में? आप अपडेट को पूरी तरह से अस्वीकार कर सकते हैं और रिपोर्टिंग के लिए उसी वीएलएसआई++ या कॉन्टूरएक्सटर्न का उपयोग कर सकते हैं, और उन्हें कनेक्शन के लिए भुगतान कर सकते हैं, उनके बीच एकीकरण और निर्यात के साथ छेड़छाड़ कर सकते हैं। लेकिन फिर, यह सिस्टम के स्वामित्व की कुल लागत और उपयोग में आसानी दोनों को प्रभावित करेगा। और लेखा विभाग इस दृष्टिकोण से खुश नहीं होगा...

1सी का सारांश: दस्तावेज़ प्रवाह

1C प्लेटफ़ॉर्म बहुत बड़ा और बोझिल है, जिसे उद्यम स्वचालन के सभी संभावित कार्यों को कवर करने के लिए डिज़ाइन किया गया है: लेखांकन और कर्मियों, उत्पादन और गोदाम, ग्राहक लेखांकन, संग्रह और दस्तावेज़ प्रबंधन आदि से। सबसे पहले, प्लेटफ़ॉर्म के लिए यह दृष्टिकोण प्रशंसा का कारण बनता है , लेकिन जैसे ही आप इसका उपयोग करते हैं, प्रशंसा जल्दी ही ख़त्म हो जाती है।

क्या 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह का कोई भविष्य है? निश्चित रूप से हाँ, विशाल 1सी:फ़्रैंचाइज़ी नेटवर्क के कारण, जो पहले से ही देश और सीआईएस में छोटे व्यवसायों से लेकर मध्यम आकार के व्यवसायों तक मजबूती से स्थापित है। मुझे लगता है कि निकट भविष्य में 1C: दस्तावेज़ प्रवाह, अपनी भूलों और गड़बड़ियों के बावजूद, EDMS बाज़ार पर कब्ज़ा करने में सक्षम होगा, वर्तमान नेताओं डायरेक्टम और EOS (शेयरपॉइंट के लिए EDS डेलो और EOS) को विस्थापित करेगा, और 70 तक काट देगा। अगले 3-5 वर्षों में ईडीएमएस बाजार का %।

यह आपको तय करना है कि 1सी: दस्तावेज़ प्रबंधन आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त है या नहीं। अपने ईडीएमएस के रूप में 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह को चुनने से पहले, प्लेटफ़ॉर्म के बारे में समीक्षाओं का अध्ययन करें, समान अकाउंटेंट के साथ 1सी समस्याओं के बारे में बात करें, प्लेटफ़ॉर्म अपडेट की आवृत्ति के बारे में पूछें, फ्रेंचाइजी कितनी बार उनके पास आती हैं, सिस्टम की कार्यक्षमता और इंटरफ़ेस का गहन अध्ययन करें .

शायद आपको अपने सभी अंडे एक टोकरी में नहीं रखने चाहिए और एक ही प्रणाली का उपयोग करके सभी समस्याओं का समाधान नहीं करना चाहिए? बाज़ार में अब अन्य विक्रेताओं के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए विशिष्ट उत्कृष्ट समाधान उपलब्ध हैं, जिनका पहले ही हजारों बार परीक्षण किया जा चुका है।

स्क्रिप्टम के बाद

यदि आप 1सी और 1सी: दस्तावेज़ प्रवाह की विशेषताओं में रुचि रखते हैं, तो मैं निम्नलिखित लेख और मंच पढ़ने की भी सलाह देता हूं:

• 1C खराब क्यों है और 1C प्रोग्रामर इसे इतना पसंद क्यों नहीं करते हैं, 1C से तुलना करें

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

ऑफिस का काम- किसी उद्यम या संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के उपायों का एक सेट। कार्यालय प्रबंधन एक शब्द है जिसका उपयोग कार्यालय अभ्यास में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए नियमों के एक औपचारिक सेट को दर्शाने के लिए किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़(ईडी) - कंप्यूटर सूचना प्रसंस्करण उपकरणों का उपयोग करके बनाया गया एक दस्तावेज़, जिसे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) के साथ हस्ताक्षरित किया जा सकता है और उपयुक्त प्रारूप की फ़ाइल के रूप में कंप्यूटर मीडिया पर सहेजा जा सकता है।

दस्तावेज़ प्रवाह- दस्तावेज़ बनाने, व्याख्या करने, संचारित करने, प्राप्त करने और संग्रहीत करने के साथ-साथ उनके कार्यान्वयन की निगरानी करने और उन्हें अनधिकृत पहुंच से बचाने के लिए एक प्रणाली।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन(ईडीआई) - "कागज रहित कार्यालय कार्य" की अवधारणा के कार्यान्वयन के साथ, इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्वचालित प्रक्रियाओं का एक सेट।

• उत्पादन दस्तावेज़ प्रवाह;
• प्रबंधन दस्तावेज़ प्रवाह;
• संग्रहण (अभिलेखीय दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं का एक सेट);
• कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह (एचआर प्रक्रियाएं);
• लेखांकन दस्तावेज़ प्रवाह;
• गोदाम दस्तावेज़ प्रवाह;
• गुप्त और गोपनीय रिकॉर्ड प्रबंधन;
• तकनीकी और तकनीकी दस्तावेज़ प्रवाह।

और दूसरे। यह स्पष्ट है कि जितने प्रकार की गतिविधियाँ हैं उतने ही दस्तावेज़ प्रवाह प्रणालियाँ हो सकती हैं, परिणामस्वरूप, बड़े पैमाने पर उत्पादन की दिशा में विशेष प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह को स्वचालित करने वाली सूचना प्रणालियाँ विकसित हो रही हैं।

		समय की बचत:कर्मचारी कागजी दस्तावेजों की खोज में कम समय व्यतीत करते हैं। नियमित रूप से बनाए गए केंद्रीय डेटाबेस के लिए धन्यवाद बैकअपफ़ाइलें, जिससे यह संभावना समाप्त हो जाती है कि यदि कोई दस्तावेज़ विमान में भूल जाता है, गलती से या जानबूझकर नष्ट हो जाता है, या कार्यालय की अराजकता में गायब हो जाता है, तो वह हमेशा के लिए खो जाएगा। उन फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को खोजने में लगने वाले समय की हानि, जो किसी कारण से अपनी जगह पर नहीं थे, पूरी तरह समाप्त हो गई है।
		भौतिक स्थान और प्रौद्योगिकी का अधिक पर्याप्त उपयोग:कीमती वर्ग मीटरअनावश्यक सर्वरों और अन्य दस्तावेज़ भंडारण उपकरणों के कब्जे को मुक्त किया जा सकता है। जानकारी की स्थिति और प्रासंगिकता के आधार पर, दस्तावेज़ों और फ़ाइलों को उनकी अवधारण अवधि समाप्त होने के बाद सुरक्षित रूप से हटाया जा सकता है। डेटा प्रबंधन न केवल आपको कॉर्पोरेट नियमों का अनुपालन करने में मदद करता है, बल्कि भंडारण स्थान का अधिक कुशल उपयोग करने में भी आपकी मदद करता है।
		उद्यम के आंतरिक कार्य की बढ़ती पारदर्शिता: ईडीएमएस(इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) प्रबंधकों को किसी दस्तावेज़ के अनुमोदन और अनुमोदन के सभी चरणों के दौरान उसकी स्थिति की निगरानी करने की अनुमति देती है। इस के अलावा, ईडीएमएसआपको न केवल अनुरोधित फ़ाइल को तुरंत और आसानी से याद करने की अनुमति देता है, बल्कि इसे किसने बनाया, इसे किसने एक्सेस किया और इसे किसने संपादित किया, इसकी पूरी रिपोर्ट भी देता है।
		रख-रखाव व्यक्तिगत इतिहासप्रत्येक फ़ाइल और संलग्न दस्तावेज़: ईडीएमएसआपको ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संबंधों को केंद्रीय रूप से प्रबंधित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, केवल एक क्लिक उन सभी आवश्यक दस्तावेजों को सामने लाने के लिए पर्याप्त है जिनमें संगठन और बाहरी संस्थाओं के बीच विभिन्न प्रकार के संबंधों से जुड़ी आवश्यकताएं शामिल हैं।
		कर्मचारियों के भौतिक स्थान के संबंध में अधिक लचीलापन:इलेक्ट्रॉनिक पहुंच और संचार क्षमताओं के कारण, कर्मचारी दूर से काम करने में सक्षम हैं। और उसी में रहकर भी भौगोलिक स्थितिकर्मचारियों को अब अगले कार्यालय से भेजी जाने वाली फाइलों की कागजी प्रतियों का इंतजार नहीं करना पड़ेगा।
		सूचना और दस्तावेज़ों की सुरक्षा बढ़ाई गई:जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, एक केंद्रीय डेटाबेस आपको दस्तावेज़ों का बैकअप लेने की अनुमति देता है, जिससे फ़ाइलों के आकस्मिक या जानबूझकर नुकसान का जोखिम कम हो जाता है। साथ ही, खोजने में कम समय खर्च होता है आवश्यक दस्तावेज़, यदि किसी कारणवश उसका स्थान बदल गया हो।
		मुद्रण, डाक टिकट, लिफाफे और डाक शुल्क में कमी:विभागों या आपूर्तिकर्ताओं के बीच भेजे गए कागजी दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजे जा सकते हैं।
		कर्मचारियों और प्रबंधकों की संतुष्टि का स्तर बढ़ाना:दैनिक कार्यों को अनुकूलित करने से कर्मचारी अपने काम का अधिक आनंद ले सकते हैं। कर्मचारियों को चालान संसाधित करने जैसे अक्सर उबाऊ कार्यों से मुक्त करने से उन्हें खुद को अन्य गतिविधियों में समर्पित करने की अनुमति मिलती है। साथ ही, विभाग प्रमुखों को अपने अधीनस्थों के काम को नियंत्रित करने के अधिक अवसर मिलते हैं। अंततः, कुछ संगठनों को लग सकता है कि बचत उन्हें व्यवसाय के नए स्तरों तक पहुंचने में सक्षम बनाती है।

• सुरक्षा प्रभावी प्रबंधनकार्यान्वयन के स्वचालित नियंत्रण के कारण, सभी स्तरों पर पूरे संगठन की गतिविधियों में पारदर्शिता आती है।
• एक गुणवत्ता नियंत्रण प्रणाली बनाए रखना जो अंतरराष्ट्रीय मानकों का अनुपालन करती हो।
• सूचना और ज्ञान के प्रभावी संचय, प्रबंधन और पहुंच का समर्थन करना। प्रत्येक कर्मचारी की गतिविधियों की अधिक औपचारिकता और उसकी गतिविधियों के संपूर्ण पृष्ठभूमि इतिहास को संग्रहीत करने की क्षमता के कारण कर्मियों का लचीलापन सुनिश्चित करना।
• समग्र रूप से उद्यम की गतिविधियों को रिकॉर्ड करना (आंतरिक जांच, विभागों की गतिविधियों का विश्लेषण, गतिविधियों में "हॉट स्पॉट" की पहचान करना)।
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अनुकूलन और उनके निष्पादन और नियंत्रण के लिए तंत्र का स्वचालन।
• उद्यम के आंतरिक संचलन से कागजी दस्तावेजों का बहिष्कार। संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह के प्रबंधन की लागत कम करके संसाधनों की बचत करना।
• परिचालन इलेक्ट्रॉनिक संग्रह की उपलब्धता के कारण कागजी दस्तावेजों के भंडारण की आवश्यकता को समाप्त करना या महत्वपूर्ण रूप से सरल बनाना और कम करना।

• भंडारण मात्रा आवश्यकताएँ. एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का चयन करना आवश्यक है जो पदानुक्रमित संरचनात्मक भंडारण (एचएसएम - पदानुक्रमित भंडारण प्रबंधन) का समर्थन करता है। यह तंत्र सबसे सक्रिय रूप से उपयोग किए जाने वाले डेटा को सबसे तेज़ लेकिन सबसे महंगे मीडिया पर संग्रहीत करता है, जबकि कम बार उपयोग की जाने वाली जानकारी स्वचालित रूप से धीमे और सस्ते मीडिया में स्थानांतरित हो जाती है।
• औपचारिक प्रक्रियाओं की उपलब्धता जिनके कार्यान्वयन और नियंत्रण के स्वचालन (दस्तावेजों की तैयारी) के लिए समर्थन की आवश्यकता होती है निश्चित प्रकार, संगठन के मानक कार्य करना, आदि)।
• स्वचालन की आवश्यकता प्रशासनिक प्रबंधनसंगठन। संगठनात्मक संरचना की जटिलता की डिग्री.
• भौगोलिक दृष्टि से वितरित इकाइयों की उपलब्धता. यह कारक दूरस्थ पहुंच, डेटा प्रतिकृति आदि के लिए कुछ आवश्यकताएं लगाता है।
• एक बड़े पेपर संग्रह की उपलब्धता। कुछ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ पहले से ही एकीकृत बड़े पैमाने पर दस्तावेज़ प्रविष्टि उपप्रणालियों के साथ आती हैं।
• एक दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली की उपस्थिति जो वर्तमान जरूरतों को पूरा नहीं करती है।
• उन्नत दस्तावेज़ रूटिंग और वर्कफ़्लो प्रबंधन की आवश्यकता। इस आवश्यकता की निरंतरता के रूप में, मनमानी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का समर्थन करने की आवश्यकता है, संभवतः इन प्रक्रियाओं का समर्थन करने के लिए एप्लिकेशन सिस्टम के साथ मिलकर काम करना।
• दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि के लिए आवश्यकताएँ। लंबी भंडारण अवधि (दसियों वर्ष) के लिए, माइक्रोफिल्म पर एक समानांतर संग्रह के आयोजन पर गंभीरता से विचार करना उचित है।
• सिस्टम के "खुलेपन" और विस्तारशीलता के लिए आवश्यकताएँ। मौजूदा सूचना प्रणालियों के साथ एकीकरण और मौजूदा उपकरणों के उपयोग की संभावना।
• दस्तावेज़ छवियों को संग्रहीत करने की आवश्यकता. संगठन में विशिष्ट दस्तावेज़ भंडारण प्रारूपों का उपयोग। इंजीनियरिंग और डिज़ाइन कार्यों और उद्यम की अन्य विशेषताओं का समर्थन करने की आवश्यकता।
• विकसित सूचना पुनर्प्राप्ति उपकरणों की आवश्यकता। संगठन में उपलब्ध दस्तावेज़ों के लिए पूर्ण भाषा प्रणाली समर्थन।
• सुरक्षा आवश्यकताएँ (एन्क्रिप्शन, एक्सेस संगठन, आदि)। दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली में संगठन के सूचना बुनियादी ढांचे में पहले से ही उपलब्ध पहुंच तंत्र का उपयोग करने की क्षमता।
• कुछ मानकों के अनुपालन के लिए आवश्यकताएँ: आंतरिक, उद्योग, GOST, अंतरराष्ट्रीय मानकगुणवत्ता नियंत्रण, सूचना भंडारण के संगठन के स्तर पर।

किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में निम्नलिखित श्रेणियों में से प्रत्येक के तत्व शामिल हो सकते हैं, लेकिन अधिकांश का एक क्षेत्र पर विशेष ध्यान होता है, जो मुख्य रूप से उत्पाद स्थिति से संबंधित होता है।

		जानकारी संग्रहीत करने और पुनर्प्राप्त करने के विकसित साधनों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ(इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार - ईए)। इलेक्ट्रॉनिक पुरालेख है विशेष मामलादस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ सूचना के कुशल भंडारण और पुनर्प्राप्ति पर केंद्रित हैं। कुछ प्रणालियाँ विशेष रूप से अपने विकसित पूर्ण-पाठ खोज उपकरणों के कारण अलग दिखती हैं: फ़ज़ी खोज, सिमेंटिक खोज, आदि, अन्य - के कारण प्रभावी संगठनभंडारण: एचएसएम, भंडारण उपकरण आदि की एक विस्तृत श्रृंखला का समर्थन करता है।
		विकसित वर्कफ़्लो टूल के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ(डब्ल्यूएफ)। ये सिस्टम मुख्य रूप से पूर्व निर्धारित मार्गों (तथाकथित "हार्ड रूटिंग") के साथ कुछ वस्तुओं की आवाजाही सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। प्रत्येक चरण में वस्तु बदल सकती है, इसलिए इसे सामान्य शब्द "कार्य" कहा जाता है। इस प्रकार के सिस्टम को वर्कफ़्लो सिस्टम कहा जाता है - "वर्क फ़्लो" (दुर्भाग्य से, रूसी में इस शब्द का कोई सटीक समकक्ष नहीं है)। दस्तावेज़ नौकरियों से जुड़े हो सकते हैं, लेकिन दस्तावेज़ इन प्रणालियों का मूल उद्देश्य नहीं हैं। ऐसी प्रणालियों की सहायता से कुछ कार्यों को व्यवस्थित करना संभव है जिसके लिए सभी चरण पहले से ज्ञात हों और निर्धारित किए जा सकें।
		इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ संगठन प्रबंधन और ज्ञान संचय का समर्थन करने पर केंद्रित हैं। ये "हाइब्रिड" प्रणालियाँ हैं, जो आमतौर पर पिछले दो के तत्वों को जोड़ती हैं। इस मामले में, सिस्टम में मूल अवधारणा स्वयं दस्तावेज़ और वह कार्य दोनों हो सकती है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है। किसी संगठन को प्रबंधित करने के लिए, आपको "हार्ड" और "लूज़" दोनों रूटिंग की आवश्यकता होती है, जब किसी दस्तावेज़ का रूट प्रबंधक द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है (आने वाले दस्तावेज़ का "वर्णन करता है"), इसलिए दोनों प्रौद्योगिकियां किसी न किसी रूप में मौजूद हो सकती हैं। सिस्टम. इन प्रणालियों का सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता हैसरकारी एजेंसियों

प्रबंधन, बड़ी कंपनियों के कार्यालयों में, जिनमें एक विकसित पदानुक्रम होता है, दस्तावेजों की आवाजाही के लिए कुछ नियम और प्रक्रियाएं होती हैं। साथ ही, कर्मचारी सामूहिक रूप से दस्तावेज़ बनाते हैं, तैयार करते हैं और निर्णय लेते हैं, उनके निष्पादन को निष्पादित या नियंत्रित करते हैं।

		बड़े उद्यमों में ऐसी प्रणालियों को लागू करते समय, यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि क्या सिस्टम प्रभावी प्रशासन, बड़ी मात्रा में जानकारी संसाधित करने, स्वचालित उत्पादन प्रबंधन प्रणालियों के साथ एकीकरण, स्केलेबिलिटी, चरणबद्ध कार्यान्वयन, क्षेत्रीय वितरण को ध्यान में रखते हुए, जटिल संगठनात्मक संरचना प्रदान करता है या नहीं। , भूमिका-आधारित पहुंच, आदि।(सहयोग)। यह दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के क्षेत्र में एक नया चलन है, जो आधुनिक दुनिया में बाजार की स्थितियों की परिवर्तनशीलता की समझ और तेजी से आंदोलन के लिए "केवल वही आवश्यक है" की आवश्यकता से जुड़ा है, बिना अनावश्यक, बहुत उपयोगी, लेकिन भारी गिट्टी. ऐसी प्रणालियाँ, पिछली प्रणालियों के विपरीत, संगठन में पदानुक्रम की अवधारणा को शामिल नहीं करती हैं और काम के प्रवाह की किसी भी औपचारिकता की परवाह नहीं करती हैं। उनका काम उपलब्ध कराना है एक साथ काम करनासंगठन में लोग, भले ही वे भौगोलिक रूप से अलग-अलग हों, और इस कार्य के परिणामों को सुरक्षित रखते हैं। आमतौर पर "पोर्टल" की अवधारणा में लागू किया गया। वे इंट्रानेट पर दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने और प्रकाशित करने, जानकारी खोजने, चर्चा करने और नियुक्तियाँ करने (वास्तविक और आभासी दोनों) के लिए सेवाएँ प्रदान करते हैं। ऐसी प्रणालियाँ तेजी से बढ़ती वाणिज्यिक कंपनियों, बड़ी कंपनियों और सरकारी एजेंसियों में कार्य समूहों के बीच ग्राहक ढूंढती हैं।
		विकसित अतिरिक्त सेवाओं के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली।उदाहरण के लिए, ग्राहक संबंध प्रबंधन सेवा (सीआरएम - ग्राहक संबंध प्रबंधन), परियोजना प्रबंधन, बिलिंग, ई-मेल, आदि। (ध्यान दें कि कार्यों की जटिलता के संदर्भ में, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और, उदाहरण के लिए, सीआरएम सेवा हो सकती है संगठन के आधार पर अलग-अलग अनुपात, लेकिन इस आलेख के संदर्भ में, सीआरएम कार्यक्षमता वैकल्पिक है।)

ऐसा मंच चुनते समय मुख्य ध्यान इस पर दिया जाना चाहिए:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भंडारण का संगठन;
• संगठन की व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए दस्तावेज़ प्रवाह का स्वचालन;
• मौजूदा सूचना परिवेश के साथ एकीकरण।

कार्यात्मक आवश्यकताएँ

सामान्य	विशिष्ट
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का निर्माण सुनिश्चित करना (स्कैनिंग, आयात)	दस्तावेज़ों पर चर्चाएँ बनाना
दस्तावेज़ों में टिप्पणियाँ जोड़ने की क्षमता	ग्राफ़िक सहित दस्तावेज़ सामग्री की तुलना
दस्तावेज़ों के बीच संबंध बनाना

मानव आदतों की जड़ता उद्यमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) के कार्यान्वयन में मुख्य बाधा है। प्रतिस्पर्धात्मक संघर्ष में उनके फायदे जल्द ही निर्णायक बन जाएंगे, इसलिए अब हमें कार्यालय के काम को डिजिटल रेल में स्थानांतरित करने के बारे में सोचने की जरूरत है।

ईडीएस का कानूनी आधार

व्यापक शाखा नेटवर्क वाले बड़े उद्यम तेजी से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच कर रहे हैं, जो पर्याप्त उपलब्धता से सुगम है विधायी ढांचा.

ईडीएमएस के कार्य को विनियमित करने वाले कानून हैं:

1. नंबर 149-एफजेड "सूचना, सूचनाकरण और सूचना सुरक्षा पर।"
2. नंबर 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर"।
3. क्रमांक 263-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह पर प्रतिबंधों के उन्मूलन पर।"
4. दीवानी संहिता।
5. मध्यस्थता प्रक्रियात्मक संहिता.

प्रत्यक्ष विधायी मानदंडसभी के लिए समान हैं, लेकिन ईडीएमएस लागू करते समय, एक उद्यम को अतिरिक्त रूप से कई आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज़ विकसित करने होंगे:

• डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग के लिए नियम;
• विवादास्पद स्थितियों को हल करने के लिए एल्गोरिदम के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कॉर्पोरेट नियम;
• नियमों के पालन पर दस्तावेज़, जिस पर सभी कर्मचारियों को हस्ताक्षर करना होगा।

कंपनी के कर्मचारियों को केवल प्रमाणित डिजिटल हस्ताक्षर और क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा उपकरण का उपयोग करना आवश्यक है। इस नियम का अनुपालन और विधायी ढांचे की स्थिरता कॉर्पोरेट ईडीएमएस में कर्मचारी के कार्यों को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण बनाना संभव बनाती है।

ईडीएमएस का सार और कार्य

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली - स्वचालित प्रणालीवर्कफ़्लो प्रबंधन, कर्मचारियों को पेपर मीडिया का उपयोग किए बिना डिजिटल उपकरणों के माध्यम से बातचीत करने की अनुमति देता है।

ईडीएमएस के मूल कार्य हैं:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का निर्माण, स्थानांतरण, भंडारण (ईडी);
• कागजी दस्तावेजों का डिजिटलीकरण;
• इसकी विशेषताओं के साथ एक दस्तावेज़ कार्ड बनाना;
• के आधार पर दस्तावेजों का सृजन तैयार टेम्पलेटदिए गए गुणों के साथ;
• एक केंद्रीकृत डेटाबेस में दस्तावेज़ खोजें;
• दस्तावेज़ रूटिंग;
• दस्तावेज़ की प्राप्ति और उसमें निहित निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण;
• पत्रिकाओं, वर्गीकरणकर्ताओं को बनाए रखना;
• ईडी को संगत प्रारूपों में परिवर्तित करना;
• आने वाले दस्तावेज़ों का स्वचालित पंजीकरण;
• सूचनाएं भेजना;
• दस्तावेज़ों का अनुमोदन;
• ईडी के साथ सामूहिक कार्य;
• कंपनी के प्रतिपक्षकारों के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के माध्यम से बातचीत;
• दस्तावेज़ों के निष्पादन और संचलन पर रिपोर्ट तैयार करना।

ईडीएमएस का एक महत्वपूर्ण पैरामीटर इसकी मॉड्यूलैरिटी है, जो आपको बुनियादी सेटिंग्स में महत्वपूर्ण बदलाव किए बिना कार्यक्षमता का विस्तार करने की अनुमति देता है।

ईडीएमएस के प्रकार

यह स्पष्ट है कि बड़े औद्योगिक उद्यमों और व्यापारिक कंपनियों की ईडीएमएस के लिए अलग-अलग आवश्यकताएं हैं। इसीलिए सॉफ़्टवेयर उत्पादों को कार्य प्रक्रियाओं के मानकीकरण के आधार पर दो श्रेणियों में विभाजित किया जाता है:

• "बॉक्सिंग";
• व्यापक कॉन्फ़िगरेशन विकल्पों के साथ बुनियादी।

"बॉक्सिंग" उत्पाद गोदाम संचालन, कार्यालय प्रक्रियाओं और छोटे पैमाने पर उत्पादन के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। उन्हें केवल मॉड्यूलर कॉन्फ़िगरेशन और प्राथमिक जानकारी की शुरूआत की आवश्यकता होती है।

उनकी विशेषताएं:

• शीघ्र व्यवस्थित;
• मानकीकृत प्रशिक्षण;
• किसी संशोधन की आवश्यकता नहीं;
• रखरखाव की कम लागत.

कोर प्लेटफ़ॉर्म अद्वितीय संगठनात्मक और उत्पादन संरचनाओं वाले बड़े उद्यमों में तैनात किए जाते हैं। ऐसे ईडीएमएस को लंबे समय तक परिशोधन की आवश्यकता होती है, जिसमें ग्राहक के स्वयं के आईटी विशेषज्ञ भी शामिल होते हैं।

उनमें निम्नलिखित विशेषताएं हैं:

• विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूल होने की क्षमता;
• ग्राहकों की आवश्यकताओं के अनुसार अतिरिक्त सॉफ्टवेयर मॉड्यूल का निर्माण;
• इंटरफ़ेस परिवर्तनशीलता;
• सुधार की मात्रा का अनुमान लगाने में असमर्थता के कारण लागत नियोजन में कठिनाई।

अधिकांश छोटे व्यवसायों के लिए और व्यापार संगठनमानक "आउट ऑफ द बॉक्स" समाधान पर्याप्त होंगे।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभ

उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह का अनुवाद इलेक्ट्रॉनिक दृश्यकंपनी को कई संगठनात्मक स्तरों पर लाभ मिलता है। ईडीएमएस आपको प्रबंधन और सामान्य कर्मचारियों दोनों के काम को सरल बनाने की अनुमति देता है।

सामरिक लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको किसी व्यवसाय की वर्तमान परिचालन लागत को कम करने की अनुमति देता है। पूरे उद्यम में ईडीएमएस स्थापित करने का निर्णय लेते समय, सिस्टम को लागू करने से पहले कर्मचारियों की उत्पादकता को मापने की सिफारिश की जाती है। आप टेम्प्लेट कार्यों को पूरा करने, प्रस्तावों को मंजूरी देने और आवश्यक दस्तावेजों की खोज के लिए समय की गणना कर सकते हैं। आप अलग से निर्धारित कर सकते हैं दौड़ने की कीमतकार्यालय उपकरण और स्टेशनरी के लिए.

कंपनी की बुनियादी प्रक्रियाओं की दक्षता के आधार पर, ईडीएमएस के निम्नलिखित लाभों पर प्रकाश डाला गया है:

1. उपयोगकर्ता कार्यस्थानों पर भौतिक स्थान खाली करना।
2. अभिलेखीय परिसर को किराये पर लेने की लागत कम करना।
3. दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाने, उन्हें संसाधित करने और उन्हें पत्रिकाओं में दर्ज करने में श्रमिकों के समय की बचत।
4. नकल उपकरण के लिए कागज और सामग्री की लागत कम करना।
5. विभागों के बीच कागजी दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए आवश्यक समय को कम करना।
6. परिचालन प्रक्रियाओं के हिस्से को पूरी तरह से स्वचालित करके कर्मचारी का समय बचाएं।
7. नियमित कार्य को कम करके कर्मचारी उत्पादकता बढ़ाना।

ईडीएमएस के सामरिक लाभ सामान्य कर्मचारियों के काम को सबसे आसान बनाते हैं, इसलिए वे ही हैं जो सबसे पहले सुधारों पर ध्यान देंगे।

सामरिक लाभ

ईडीएमएस को लागू करते समय रणनीतिक लक्ष्य मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को प्रभावित करते हैं: लाभ संकेतक, समकक्षों के साथ संचार की गति और प्रभावशीलता, वाणिज्यिक जानकारी की सुरक्षा।

इन क्षेत्रों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के निम्नलिखित लाभों की पहचान की जा सकती है:

1. एक केंद्रीकृत का निर्माण सूचना स्थानईडी बेस और समायोज्य के साथ दूरदराज का उपयोगउसे।
2. विशेषताओं के आधार पर जानकारी की खोज में तेजी लाएँ।
3. कंप्यूटर नेटवर्क पर व्यावसायिक जानकारी की व्यापक सुरक्षा की संभावना।
4. कार्य प्रक्रियाओं की पारदर्शिता बढ़ाना, भ्रष्टाचार योजनाओं को रोकना।
5. आंतरिक दस्तावेज़ों के समानांतर अनुमोदन की संभावना.
6. कार्यस्थल के बाहर कार्य प्रक्रियाओं तक दूरस्थ पहुंच।
7. दस्तावेज़ों की सुरक्षा में वृद्धि और उन्हें गलत साबित करने की असंभवता।
8. कर्मचारियों के कार्यों की ऑनलाइन निगरानी के कारण आदेशों के निष्पादन में तीव्र वृद्धि।

रणनीतिक लाभ कंपनी की प्रबंधन क्षमता और छवि के विकास में योगदान करते हैं, जो नए ग्राहकों को आकर्षित करने में महत्वपूर्ण लाभ प्रदान करता है।

आम उपयोगकर्ताओं के लिए लाभ

लंबे समय तक नियमित संचालन को स्वास्थ्य के लिए हानिकारक माना जाता है और उत्पादकता में तेजी से कमी आती है। विभिन्न कार्यक्रमों में अनुरोधों और दस्तावेजों का नीरस प्रसंस्करण जिम्मेदारियों से ध्यान भटकाता है, जिससे कामकाजी समय का बड़ा हिस्सा बर्बाद हो जाता है।

इन उपयोगकर्ता समस्याओं को हल करने के लिए ईडीएमएस के कई फायदे हैं:

1. संग्रह में ईडी का सुविधाजनक स्थान, आपको 1-2 मिनट के भीतर विशेषताओं द्वारा उन्हें ढूंढने की अनुमति देता है।
2. परिचालन प्रक्रियाओं का विनियमन. परिणामस्वरूप, कर्मचारी को केवल वही कार्य प्राप्त होते हैं जो उसे कार्य विवरण के अनुसार करने की आवश्यकता होती है।
3. इंट्रा-कॉर्पोरेट इंटरैक्शन को स्वचालित करके कार्य प्रक्रियाओं के लिए नए कर्मचारियों के अनुकूलन में तेजी लाना।
4. अनुमोदन की श्रृंखला और परियोजना कार्यान्वयन के चरणों के बारे में जानकारी प्राप्त करने की संभावना।
5. कंप्यूटर पर कार्य वातावरण को संयोजित करके, टेम्प्लेट का उपयोग करके, दस्तावेज़ों को मुद्रित करने और उन पर हस्ताक्षर करने के चरण को समाप्त करके नियमित संचालन को कम करना।

गैर-विशिष्ट संचालन की संख्या और अवधि को कम करने से आप सीधे उन कार्य प्रक्रियाओं पर समय समर्पित कर सकते हैं जिनके लिए उच्च योग्यता की आवश्यकता होती है।

उद्यम आईटी संरचना के लिए लाभ

ईडीएमएस को लागू करते समय, इसे मौजूदा आईटी बुनियादी ढांचे के साथ एकीकृत किया जाता है, जो निम्नलिखित लाभ प्रदान करता है:

• सिस्टम पर नियंत्रण की सुविधा प्रदान करना, इसके प्रशासक के लिए योग्यता आवश्यकताओं को कम करना;
• मानक प्रोग्रामिंग टूल के बिना नए टेम्पलेट और दस्तावेज़ मार्गों को कॉन्फ़िगर करने की क्षमता;
• एक ही कार्य वातावरण में कई अनुप्रयोगों का संयोजन;
• अतिरिक्त लागत के बिना सिस्टम को स्केल करने की क्षमता;
• मौजूदा कंप्यूटरों को बदलने की कोई आवश्यकता नहीं;
• मैलवेयर के विरुद्ध व्यापक नेटवर्क सुरक्षा।

ईडीएमएस में तकनीकी साधनों में कुछ निवेश शामिल होते हैं, लेकिन वे थोड़े समय में भुगतान कर देते हैं।

कंप्यूटर हार्डवेयर संगत हो जाता है, जिसके परिणामस्वरूप संसाधन उपयोग में वृद्धि होती है।

प्रबंधकों के लिए लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के निम्नलिखित लाभों के कारण प्रबंधन कर्मचारियों के कार्य को कुशल बनाता है:

1. ईडीएमएस गतिशीलता, ईडी तक पहुंचने की क्षमता दूरस्थ कंप्यूटरव्यापारिक यात्राओं पर.
2. कर्मचारियों की कार्यकुशलता, उत्पादकता और कार्यों के समय पर निष्पादन पर रिपोर्ट का उपयोग करके उनकी सुविधाजनक निगरानी।
3. के साथ एकीकरण के माध्यम से.
4. ईडीएमएस साझा करते समय आपूर्तिकर्ताओं और खरीदारों के बीच रसद प्रक्रियाओं में तेजी लाना। एकल बाहरी ऑपरेटर से जुड़कर प्राथमिक ईडी का आदान-प्रदान संभव है जो दस्तावेजों की कानूनी वैधता की गारंटी देता है।
5. सचिवालय को छोड़कर, विशेष रूप से शीर्ष प्रबंधकों को वित्तीय जानकारी तक पहुंच प्रदान करना।
6. महत्वपूर्ण दस्तावेज़ खोने की संभावना कम हो जाएगी।

प्रबंधक हमेशा सिस्टम में लॉग इन कर सकता है और प्रत्येक कर्मचारी के प्रदर्शन पर एक रिपोर्ट तैयार कर सकता है।

इस तथ्य के बारे में कर्मचारियों की जागरूकता उन्हें आराम करने और अपने काम से काम रखने का अवसर नहीं देती है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के नुकसान

किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत की भी अपनी कमियाँ हैं। वे ही हैं जो छोटे व्यवसायों को ईडीएमएस के आधार पर पूर्ण पैमाने पर गोदाम संचालन और प्रबंधन शुरू करने से रोकते हैं।

नुकसान में शामिल हैं:

1. अज्ञात दुर्भावनापूर्ण कोड द्वारा डेटाबेस भ्रष्टाचार की संभावना। नेटवर्क से कनेक्ट नहीं होने वाले उपकरणों पर नियमित रूप से जानकारी का बैकअप लेने से इस समस्या का समाधान हो सकता है।
2. 40+ आयु वर्ग के कर्मचारियों को बातचीत के डिजिटल स्वरूप में ढालने में कठिनाई।
3. ऊंची लागत. छोटे व्यवसायों के लिए घरेलू ईडीएमएस की कीमत $1,000 से $10,000 तक होती है।
4. कंपनी के समकक्षों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के अभाव में ईडीएमएस की प्रभावशीलता कम हो जाती है।
5. अतिरिक्त कार्य इकाइयों और परिसर के बिना कॉम्पैक्ट कार्यालयों में प्रणाली का लाभ संदिग्ध है।
6. कुछ समकक्षों के साथ काम करते समय ईडी को कागजी रूप में डुप्लिकेट करने की आवश्यकता।

ये कमियाँ मुख्यतः आवश्यक कानूनी मानदंडों को अपनाने में देरी और कारोबारी माहौल में ईडीएस की कम पैठ के कारण हैं। लेकिन रुझान बताते हैं कि 10-20 वर्षों में, किसी उद्यम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को अपवाद से अधिक नियम माना जाएगा।

सही ईडीएमएस कैसे चुनें?

ईडीएमएस चुनना आसान नहीं है, क्योंकि इसमें गलत उत्पाद खरीदने या किसी अक्षम कंपनी के साथ समझौता करने की उच्च संभावना है।

इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम खरीदने का निर्णय लेते समय, इसकी कई विशेषताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है:

1. रूसी बाजार पर ईडीएमएस निर्माता का परिचालन समय। राष्ट्रीय कानून के अनुकूल होने के लिए, ऐसी प्रणालियों को लागू करने में वर्षों के व्यावहारिक अनुभव की आवश्यकता होती है।
2. उद्योग मानकों का अनुपालन.
3. कंपनी संरचना के साथ अनुकूलता.
4. सॉफ़्टवेयर उत्पाद के आगे समर्थन की संभावना और लागत।
5. उद्यम का विस्तार करते समय ईडीएमएस की स्केलेबिलिटी।
6. पूर्णकालिक आईटी विशेषज्ञों के लिए सॉफ़्टवेयर कॉन्फ़िगरेशन के लिए दस्तावेज़ीकरण की उपलब्धता।
7. सूचना सुरक्षा स्तर.
8. डेटा बैकअप विकल्प
9. विफलताओं के बाद पुनर्प्राप्ति का समय।

ईडीएमएस को लागू करने के लिए किसी कंपनी का अंतिम चयन करने के लिए, कई प्रदाताओं का विश्लेषण करने, डेमो सामग्रियों का अध्ययन करने और सॉफ़्टवेयर का डेमो संस्करण स्थापित करने के लिए कहने की अनुशंसा की जाती है। निर्णय लेते समय, उपकरण अद्यतन करने की लागत और अपने स्वयं के आईटी विशेषज्ञों के पेशेवर प्रशिक्षण के स्तर को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है।

ईडीएमएस को लागू करने में कठिनाइयाँ

रूस में ईडीएमएस को लागू करने की प्रक्रिया कई बिना लाइसेंस वाले कार्यक्रमों के उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग, उनकी असंगति और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के मैन्युअल प्रबंधन की प्रबलता से प्रभावित है।

परिणामस्वरूप, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रदाताओं को उद्यमों में निम्नलिखित कठिनाइयों का सामना करना पड़ता है:

1. विभिन्न विभागों में विभिन्न डेटा भंडारण प्रारूप।
2. प्रयुक्त अनुप्रयोगों में संरचित जानकारी का अभाव।
3. विशिष्ट व्यावसायिक प्रक्रियाओं तक कर्मचारी की पहुंच की अनियमित प्रणाली। आदर्श फॉर्म कार्य विवरणियांईडीएमएस संगठन को ज्यादा मदद नहीं करता है।
4. सूचना प्रवाह नौकरशाही प्रक्रियाओं और अनुमोदनों से भरा हुआ है।
5. विभिन्न अनुप्रयोगों में डेटा भंडारण के कारण क्रैश।
6. उद्यम कर्मचारियों की कंप्यूटर निरक्षरता और कलाकार स्तर पर प्रशिक्षण कार्यक्रमों में तोड़फोड़।
7. उद्योग मानकों और उपनियमों के साथ ईडीएमएस का अनुपालन न करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करना पर्याप्त नहीं है दृढ़ इच्छाशक्ति वाला निर्णयमैनुअल. व्यवस्थागत सुधार की जरूरत नौकरी की जिम्मेदारियांकंपनी के कर्मचारी और प्रबंधन संरचना। ऐसी प्रणाली के साथ एकीकरण जिसे कानून के अनुसार स्थापित किया जाना चाहिए, वांछनीय है।

ईडीएमएस के कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण दिशा सख्त है कार्मिक नीतिअयोग्य एवं अप्रशिक्षित कर्मचारियों के विरुद्ध। क्योंकि नए सिद्धांतों के अनुसार काम करने में उनकी अनिच्छा से कार्यान्वयन प्रक्रिया और इलेक्ट्रॉनिक समर्थन की लागत में काफी वृद्धि होगी। ईडीएमएस को एक ही तंत्र के भीतर लोगों के साथ बातचीत करनी चाहिए, इसलिए इसके खराब काम करने वाले तत्वों को समय पर ठीक किया जाना चाहिए या प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए।

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गोपनीयता से युक्त समझौते

और व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण

1.सामान्य प्रावधान

1.1. व्यक्तिगत डेटा की गोपनीयता और प्रसंस्करण पर यह समझौता (बाद में समझौते के रूप में संदर्भित) स्वतंत्र रूप से और अपनी स्वतंत्र इच्छा से स्वीकार किया गया था, और इंसेल्स रस एलएलसी और/या इसके सहयोगियों सहित सभी सूचनाओं पर लागू होता है। एलएलसी "इन्सैल्स रस" (एलएलसी "ईकेएएम सर्विस" सहित) वाला एक ही समूह एलएलसी "इंसेल्स रस" (इसके बाद के रूप में संदर्भित) की किसी भी साइट, सेवाओं, सेवाओं, कंप्यूटर प्रोग्राम, उत्पादों या सेवाओं का उपयोग करते समय उपयोगकर्ता के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकता है। सेवाएँ) और इनसेल्स रस एलएलसी के निष्पादन के दौरान उपयोगकर्ता के साथ कोई भी समझौता और अनुबंध। समझौते के लिए उपयोगकर्ता की सहमति, जो सूचीबद्ध व्यक्तियों में से किसी एक के साथ संबंधों के ढांचे के भीतर उसके द्वारा व्यक्त की गई है, अन्य सभी सूचीबद्ध व्यक्तियों पर लागू होती है।

1.2.सेवाओं के उपयोग का अर्थ है कि उपयोगकर्ता इस अनुबंध और उसमें निर्दिष्ट नियमों और शर्तों से सहमत है; इन शर्तों से असहमति के मामले में, उपयोगकर्ता को सेवाओं का उपयोग करने से बचना चाहिए।

"बिक्री में"- सीमित देयता कंपनी "इन्सैल्स रस", ओजीआरएन 1117746506514, आईएनएन 7714843760, केपीपी 771401001, पते पर पंजीकृत: 125319, मॉस्को, एकेडेमिका इलुशिना सेंट, 4, बिल्डिंग 1, कार्यालय 11 (इसके बाद "इंसेल्स" के रूप में संदर्भित), पर एक ओर, और

"उपयोगकर्ता" -

या व्यक्तिकानूनी क्षमता होना और रूसी संघ के कानून के अनुसार नागरिक कानूनी संबंधों में भागीदार के रूप में मान्यता प्राप्त होना;

या कानूनी इकाई, उस राज्य के कानून के अनुसार पंजीकृत, जहां का ऐसा व्यक्ति निवासी है;

या व्यक्तिगत उद्यमीउस राज्य के कानूनों के अनुसार पंजीकृत, जहां का ऐसा व्यक्ति निवासी है;

जिसने इस समझौते की शर्तों को स्वीकार कर लिया है।

1.4. इस समझौते के प्रयोजनों के लिए, पार्टियों ने निर्धारित किया है कि गोपनीय जानकारी किसी भी प्रकृति (उत्पादन, तकनीकी, आर्थिक, संगठनात्मक और अन्य) की जानकारी है, जिसमें बौद्धिक गतिविधि के परिणामों के साथ-साथ कार्यान्वयन के तरीकों के बारे में जानकारी भी शामिल है। व्यावसायिक गतिविधियाँ(इनमें शामिल है, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं है: उत्पादों, कार्यों और सेवाओं के बारे में जानकारी; प्रौद्योगिकियों और अनुसंधान कार्यों के बारे में जानकारी; के बारे में जानकारी तकनीकी प्रणालियाँऔर सॉफ़्टवेयर तत्वों सहित उपकरण; व्यावसायिक पूर्वानुमान और प्रस्तावित खरीदारी के बारे में जानकारी; विशिष्ट साझेदारों और संभावित साझेदारों की आवश्यकताएँ और विशिष्टताएँ; बौद्धिक संपदा से संबंधित जानकारी, साथ ही उपरोक्त सभी से संबंधित योजनाएं और प्रौद्योगिकियां) एक पक्ष द्वारा दूसरे पक्ष को लिखित और/या इलेक्ट्रॉनिक रूप में संप्रेषित की जाती हैं, जिसे स्पष्ट रूप से पार्टी द्वारा अपनी गोपनीय जानकारी के रूप में निर्दिष्ट किया जाता है।

1.5. इस समझौते का उद्देश्य गोपनीय जानकारी की रक्षा करना है जिसे पक्षकार बातचीत के दौरान, अनुबंधों के समापन और दायित्वों को पूरा करने के साथ-साथ किसी भी अन्य बातचीत (जिसमें परामर्श, अनुरोध करना और जानकारी प्रदान करना और अन्य कार्य करना शामिल है, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं है) के दौरान आदान-प्रदान करेंगे। निर्देश)।

2. पार्टियों की जिम्मेदारियां

2.1. पार्टियां आपसी बातचीत के दौरान एक पक्ष द्वारा दूसरे पक्ष से प्राप्त सभी गोपनीय जानकारी को गुप्त रखने, पूर्व लिखित अनुमति के बिना किसी तीसरे पक्ष को ऐसी जानकारी प्रकट करने, प्रकट करने, सार्वजनिक करने या अन्यथा प्रदान करने के लिए सहमत हैं। अन्य पक्ष, वर्तमान कानून में निर्दिष्ट मामलों के अपवाद के साथ, जब ऐसी जानकारी का प्रावधान पार्टियों की जिम्मेदारी है।

2.2.प्रत्येक पार्टी कम से कम उन्हीं उपायों का उपयोग करके गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए सभी आवश्यक उपाय करेगी जो पार्टी अपनी गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के लिए उपयोग करती है। गोपनीय जानकारी तक पहुंच केवल प्रत्येक पक्ष के उन कर्मचारियों को प्रदान की जाती है जिन्हें इस समझौते के तहत अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने के लिए इसकी उचित आवश्यकता है।

2.3. गोपनीय जानकारी को गुप्त रखने का दायित्व इस अनुबंध की वैधता अवधि के भीतर, कंप्यूटर प्रोग्राम के लिए लाइसेंस समझौता दिनांक 1 दिसंबर 2016, कंप्यूटर प्रोग्राम, एजेंसी और अन्य समझौतों के लिए लाइसेंस समझौते में शामिल होने और पांच साल के लिए वैध है। उनके कार्यों को समाप्त करने के बाद, जब तक कि अन्यथा पार्टियों द्वारा अलग से सहमति न हो।

(ए) यदि प्रदान की गई जानकारी किसी एक पक्ष के दायित्वों के उल्लंघन के बिना सार्वजनिक रूप से उपलब्ध हो गई है;

(बी) यदि प्रदान की गई जानकारी किसी पार्टी को अपने स्वयं के अनुसंधान, व्यवस्थित टिप्पणियों या अन्य पार्टी से प्राप्त गोपनीय जानकारी के उपयोग के बिना की गई अन्य गतिविधियों के परिणामस्वरूप ज्ञात हुई;

(सी) यदि प्रदान की गई जानकारी कानूनी रूप से किसी तीसरे पक्ष से प्राप्त की गई है, तो इसे किसी एक पक्ष द्वारा प्रदान किए जाने तक इसे गुप्त रखने की बाध्यता के बिना;

(डी) यदि जानकारी किसी सरकारी एजेंसी, अन्य सरकारी एजेंसी, या स्थानीय सरकारी निकाय के लिखित अनुरोध पर उनके कार्यों को करने के लिए प्रदान की जाती है और इन निकायों को इसका खुलासा करना पार्टी के लिए अनिवार्य है। इस मामले में, पार्टी को तुरंत प्राप्त अनुरोध के बारे में दूसरे पक्ष को सूचित करना चाहिए;

(ई) यदि जानकारी उस पार्टी की सहमति से किसी तीसरे पक्ष को प्रदान की जाती है जिसके बारे में जानकारी स्थानांतरित की गई है।

2.5.इंसेल्स उपयोगकर्ता द्वारा प्रदान की गई जानकारी की सटीकता को सत्यापित नहीं करता है और उसकी कानूनी क्षमता का आकलन करने की क्षमता नहीं रखता है।

2.6.सेवाओं में पंजीकरण करते समय उपयोगकर्ता द्वारा इंसेल्स को जो जानकारी प्रदान की जाती है, वह व्यक्तिगत डेटा नहीं है जैसा कि इसमें परिभाषित किया गया है संघीय विधानआरएफ संख्या 152-एफजेड दिनांक 27 जुलाई 2006। "व्यक्तिगत डेटा के बारे में।"

2.7.इन्सेल्स को इस अनुबंध में परिवर्तन करने का अधिकार है। में परिवर्तन करते समय वर्तमान संस्करणतिथि अंकित है आखिरी अपडेट. अनुबंध का नया संस्करण पोस्ट किए जाने के क्षण से ही लागू हो जाता है, जब तक कि अनुबंध के नए संस्करण द्वारा अन्यथा प्रदान न किया गया हो।

2.8. इस अनुबंध को स्वीकार करके, उपयोगकर्ता समझता है और सहमत है कि इंसेल्स उपयोगकर्ता को सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार करने, नए उत्पादों को विकसित करने, व्यक्तिगत ऑफ़र बनाने और भेजने के लिए वैयक्तिकृत संदेश और जानकारी (सहित, लेकिन इन्हीं तक सीमित नहीं) भेज सकता है। उपयोगकर्ता को, टैरिफ योजनाओं और अपडेट में बदलावों के बारे में उपयोगकर्ता को सूचित करने के लिए, सेवाओं के विषय पर उपयोगकर्ता विपणन सामग्री भेजने के लिए, सेवाओं और उपयोगकर्ताओं की सुरक्षा के लिए और अन्य उद्देश्यों के लिए।

उपयोगकर्ता को ईमेल पते InSales - पर लिखित रूप से सूचित करके उपरोक्त जानकारी प्राप्त करने से इनकार करने का अधिकार है।

2.9. इस अनुबंध को स्वीकार करके, उपयोगकर्ता समझता है और सहमत है कि सेवाएँ समग्र रूप से सेवाओं की कार्यक्षमता सुनिश्चित करती हैं व्यक्तिगत कार्यविशेष रूप से, कुकीज़, काउंटर और अन्य प्रौद्योगिकियों का उपयोग किया जा सकता है और उपयोगकर्ता के पास इस संबंध में इंसेल्स के खिलाफ कोई दावा नहीं है।

2.10. उपयोगकर्ता समझता है कि इंटरनेट पर साइटों पर जाने के लिए उसके द्वारा उपयोग किए जाने वाले उपकरण और सॉफ़्टवेयर में कुकीज़ (किसी भी साइट के लिए या कुछ साइटों के लिए) के साथ संचालन को प्रतिबंधित करने के साथ-साथ पहले से प्राप्त कुकीज़ को हटाने का कार्य हो सकता है।

इनसेल्स को यह स्थापित करने का अधिकार है कि एक निश्चित सेवा का प्रावधान केवल इस शर्त पर संभव है कि उपयोगकर्ता द्वारा कुकीज़ की स्वीकृति और प्राप्ति की अनुमति हो।

2.11. उपयोगकर्ता अपने खाते तक पहुंचने के लिए चुने गए साधनों की सुरक्षा के लिए स्वतंत्र रूप से जिम्मेदार है, और स्वतंत्र रूप से उनकी गोपनीयता भी सुनिश्चित करता है। उपयोगकर्ता सेवाओं के अंतर्गत या उसके अंतर्गत उपयोग की जाने वाली सभी गतिविधियों (साथ ही उनके परिणामों) के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार है खाताउपयोगकर्ता, जिसमें किसी भी स्थिति (अनुबंध या समझौते के तहत) के तहत तीसरे पक्ष को उपयोगकर्ता के खाते तक पहुंचने के लिए डेटा के उपयोगकर्ता द्वारा स्वैच्छिक हस्तांतरण के मामले शामिल हैं। इस मामले में, उपयोगकर्ता के खाते के अंतर्गत सेवाओं के भीतर या उपयोग करने वाली सभी कार्रवाइयों को उपयोगकर्ता द्वारा स्वयं ही किया जाना माना जाता है, उन मामलों को छोड़कर जहां उपयोगकर्ता ने उपयोगकर्ता के खाते का उपयोग करके सेवाओं तक अनधिकृत पहुंच और/या किसी उल्लंघन के बारे में इंसेल्स को सूचित किया है। (उल्लंघन का संदेह) आपके खाते तक पहुँचने के उसके साधनों की गोपनीयता का।

2.12. उपयोगकर्ता उपयोगकर्ता के खाते का उपयोग करके सेवाओं तक अनधिकृत (उपयोगकर्ता द्वारा अधिकृत नहीं) पहुंच के किसी भी मामले और/या उनके पहुंच के साधनों की गोपनीयता के किसी भी उल्लंघन (उल्लंघन का संदेह) के बारे में तुरंत सूचित करने के लिए बाध्य है। खाता. सुरक्षा उद्देश्यों के लिए, उपयोगकर्ता सेवाओं के साथ काम करने के प्रत्येक सत्र के अंत में अपने खाते के तहत काम को स्वतंत्र रूप से सुरक्षित रूप से बंद करने के लिए बाध्य है। इंसेल्स डेटा के संभावित नुकसान या क्षति के साथ-साथ किसी भी प्रकृति के अन्य परिणामों के लिए ज़िम्मेदार नहीं है जो उपयोगकर्ता द्वारा अनुबंध के इस भाग के प्रावधानों के उल्लंघन के कारण हो सकते हैं।

3. पार्टियों की जिम्मेदारी

3.1.वह पक्ष जिसने उल्लंघन किया समझौते द्वारा प्रदान किया गयासमझौते के तहत हस्तांतरित गोपनीय जानकारी की सुरक्षा के संबंध में दायित्व, रूसी संघ के वर्तमान कानून के अनुसार समझौते की शर्तों के उल्लंघन के कारण हुई वास्तविक क्षति के लिए, घायल पक्ष के अनुरोध पर, क्षतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है।

3.2. क्षति के लिए मुआवजा समझौते के तहत अपने दायित्वों को ठीक से पूरा करने के लिए उल्लंघन करने वाले पक्ष के दायित्वों को समाप्त नहीं करता है।

4.अन्य प्रावधान

4.1. इस अनुबंध के तहत सभी नोटिस, अनुरोध, मांगें और अन्य पत्राचार, जिसमें गोपनीय जानकारी भी शामिल है, लिखित रूप में होना चाहिए और व्यक्तिगत रूप से या कूरियर के माध्यम से वितरित किया जाना चाहिए, या द्वारा भेजा जाना चाहिए। ईमेल 1 दिसंबर 2016 के कंप्यूटर प्रोग्रामों के लिए लाइसेंस समझौते में निर्दिष्ट पतों पर, कंप्यूटर प्रोग्रामों के लिए लाइसेंस समझौते में परिग्रहण समझौते पर और इस समझौते में या अन्य पतों पर जिन्हें बाद में पार्टी द्वारा लिखित रूप में निर्दिष्ट किया जा सकता है।

4.2. यदि इस अनुबंध के एक या अधिक प्रावधान (शर्तें) अमान्य हैं या हो जाते हैं, तो यह अन्य प्रावधानों (शर्तों) को समाप्त करने का कारण नहीं बन सकता है।

4.3. यह समझौता और समझौते के आवेदन के संबंध में उपयोगकर्ता और इनसेल्स के बीच संबंध रूसी संघ के कानून के अधीन हैं।

4.3. उपयोगकर्ता को इस अनुबंध के संबंध में सभी सुझाव या प्रश्न इनसेल्स उपयोगकर्ता सहायता सेवा या डाक पते पर भेजने का अधिकार है: 107078, मॉस्को, सेंट। नोवोरियाज़ंस्काया, 18, बिल्डिंग 11-12 बीसी "स्टेंडल" एलएलसी "इंसेल्स रस"।

प्रकाशन दिनांक: 12/01/2016

रूसी में पूरा नाम:

सीमित देयता कंपनी "इनसेल्स रस"

रूसी में संक्षिप्त नाम:

एलएलसी "इंसेल्स रस"

अंग्रेजी में नाम:

इनसेल्स रस लिमिटेड देयता कंपनी (इनसेल्स रस एलएलसी)

कानूनी पता:

125319, मॉस्को, सेंट। एकेडेमिका इलुशिना, 4, भवन 1, कार्यालय 11

डाक का पता:

107078, मॉस्को, सेंट। नोवोरयाज़ंस्काया, 18, बिल्डिंग 11-12, बीसी "स्टेंडल"

आईएनएन: 7714843760 चेकप्वाइंट: 771401001

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