इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - प्रतीकों, ध्वनि रिकॉर्डिंग या छवियों के एक सेट के रूप में एक मूर्त माध्यम पर दर्ज की गई जानकारी है, जिसका उद्देश्य भंडारण और सार्वजनिक उपयोग के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और दूरसंचार का उपयोग करके समय और स्थान में संचरण करना है।

कंप्यूटर मीडिया पर जानकारी को कानूनी संबंधों की वस्तु (कानूनी अर्थ में एक दस्तावेज़) के रूप में तभी पहचाना जा सकता है जब इसे प्रदान किया जाए अंगुली का हस्ताक्षर . साथ ही, ऐसे हस्ताक्षर की पीढ़ी और सत्यापन सुनिश्चित करने वाले सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर को प्रमाणित किया जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का उपयोग करके बनाया, प्रसारित और संग्रहीत किया गया;

इस संघीय कानून द्वारा स्थापित संरचना है;

मानवीय धारणा के लिए समझने योग्य रूप में प्रस्तुत करने में सक्षम होना।

इलेक्ट्रॉनिक संस्करण - एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का एक समूह जो संपादकीय और प्रकाशन प्रसंस्करण से गुजर चुका है, अपरिवर्तित रूप में वितरण के लिए है, और इसमें छाप जानकारी भी है।

3. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

सभी बनाए गए प्रबंधन दस्तावेज़ कुछ प्रबंधन कार्यों को "सेवा" देते हैं, उदाहरण के लिए: योजना, लेखांकन, वित्तपोषण, रिपोर्टिंग, परिचालन प्रबंधन, स्टाफिंग, आदि।

एक प्रबंधन कार्य से संबंधित दस्तावेज़ों को आमतौर पर दस्तावेज़ीकरण प्रणाली कहा जाता है, उदाहरण के लिए: संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एक प्रणाली।

दस्तावेज़ीकरण प्रणाली - यह उनके मूल, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के दायरे और उनके निष्पादन के लिए समान आवश्यकताओं के आधार पर परस्पर जुड़े दस्तावेजों का एक सेट है।

सभी संगठनों में प्रबंधन कार्य एक ही प्रकार के होते हैं, इसलिए प्रत्येक कार्य के दस्तावेज़ प्रकार और रूप में समान होने चाहिए। दस्तावेज़ों की संरचना और रूप में इष्टतम एकरूपता लाना कहलाता है एकीकरण दस्तावेज़. दस्तावेज़ का एक एकीकृत रूप गतिविधि के किसी दिए गए क्षेत्र में हल किए जा रहे कार्यों के अनुसार स्थापित विवरणों का एक सेट है और भंडारण माध्यम पर एक निश्चित क्रम में स्थित है।

दस्तावेज़ों का एकीकरण उनके मानकीकरण के तरीकों में से एक है। मानकीकरण - यह उनके स्वैच्छिक बार-बार उपयोग के उद्देश्य से नियमों और विशेषताओं को स्थापित करने की एक गतिविधि है, जिसका उद्देश्य उत्पादों के उत्पादन और संचलन के क्षेत्र में सुव्यवस्था प्राप्त करना और उत्पादों, कार्यों या सेवाओं की प्रतिस्पर्धात्मकता को बढ़ाना है।

प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के मानक दस्तावेज़ के व्यक्तिगत तत्वों (विवरण), उनके स्थान और डिज़ाइन नियमों की संरचना स्थापित करते हैं।

दस्तावेज़ों के असंख्य प्रकार और किस्में, उनकी संरचना की जटिलता, दस्तावेज़ों को कानूनी बल देने के लिए विशेष नियमों की उपस्थिति और प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण से जुड़ी अन्य गंभीर समस्याओं के लिए गतिविधि की एक विशेष शाखा की पहचान की आवश्यकता होती है जो दस्तावेज़ीकरण और आधिकारिक के साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है। दस्तावेज़. गतिविधि की इस शाखा को कहा जाता है कार्यालय का काम या प्रबंधन के लिए दस्तावेज़ीकरण समर्थन .

रूस में "कार्यालय कार्य" शब्द 18वीं शताब्दी के उत्तरार्ध में उत्पन्न हुआ।

उस समय से, इसका उपयोग भाषाई शब्दकोशों में दर्ज किया गया है। यह शब्द "कार्यवाही" शब्दों के मेल से बना है।

राष्ट्रीय मानक GOST R 51141-98 “कार्यालय कार्य, संग्रह। शर्तें - परिभाषाएँ" शब्द कार्यालय का काम और इसका पारिभाषिक पर्यायवाची, प्रबंधन का दस्तावेज़ीकरण समर्थन (डीओयू), गतिविधि की एक शाखा के रूप में परिभाषित किया गया है जो आधिकारिक दस्तावेजों के साथ दस्तावेज़ीकरण और काम का संगठन प्रदान करता है।

ऑफिस का काम या सिस्टम दस्तावेज़ प्रवाह , दस्तावेज़ों का प्रबंधन करने वाले दोनों व्यक्तियों और व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान दस्तावेज़ बनाने या उपयोग करने वाले किसी अन्य व्यक्ति की व्यावहारिक गतिविधियों पर लागू होता है।

एक कार्यालय प्रबंधन प्रणाली या दस्तावेज़ प्रवाह प्रणाली आपको संगठन की गतिविधियों के बारे में जानकारी का एक संसाधन बनाने की अनुमति देती है, जो बाद की गतिविधियों और व्यक्तिगत गतिविधियों का समर्थन कर सकती है। प्रबंधन निर्णयऔर सभी हितधारकों के प्रति जवाबदेही सुनिश्चित करें।

आगमन के साथ कंप्यूटर प्रौद्योगिकीदस्तावेज़ प्रबंधन के तरीकों में एक सफलता मिली है, दस्तावेज़ों के साथ पहले की तुलना में अधिक कुशलतापूर्वक, आसान और तेज़ काम करना संभव हो गया है। इसके बारे मेंन केवल तैयार टाइपोग्राफ़िक फॉर्म को कंप्यूटर पर संग्रहीत इलेक्ट्रॉनिक टेम्पलेट्स से बदलने के बारे में। हालाँकि यह अकेले ही कार्यालय उत्पादकता को काफी हद तक बढ़ा सकता है।

एक ही समय में, एक साथ कई दिशाओं में सफलता मिली। पहली लहर इंटरनेट के कारण उत्पन्न हुई थी। ई-मेल, विभिन्न प्रकार की जानकारी वाली बड़ी संख्या में सुलभ साइटों के लिए डीबीएमएस से भिन्न डेटा संरचना प्रणाली की आवश्यकता होती है। "संदेश", HTML, XML, "खोज इंजन", आदि। - डीबीएमएस से बिल्कुल अलग क्षेत्र से शब्द।

इसी समय, आदेशों के निष्पादन पर रिकॉर्ड रखने और नियंत्रण की प्रणालियाँ विकसित होने लगीं। इन प्रणालियों में, दस्तावेज़ की अवधारणा मुख्य है, भले ही वास्तव में केवल माध्यमिक जानकारी - पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड - चल रही हो। और अंत में, सूचना के "वृत्तचित्र" दृष्टिकोण के लिए मौलिक औचित्य बहुत ही कागज रहित तकनीक को पेश करने के प्रयासों से आया जो इसे दूर करती हुई प्रतीत होती थी। यह पता चला कि नेटवर्क पर महत्वपूर्ण जानकारी प्रसारित करने के लिए, इसे हस्ताक्षर द्वारा "प्रमाणित" किया जाना चाहिए। लेकिन एक हस्ताक्षर, यहां तक ​​कि एक इलेक्ट्रॉनिक भी, किसी डेटा या डेटा के सेट के नीचे नहीं रखा जाता है, बल्कि केवल एक दस्तावेज़ के नीचे रखा जाता है, जो कागज़ के समान होता है।

इस प्रकार धीरे-धीरे एक पूरा क्षेत्र बनता है - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस)। कोई दस्तावेज़ प्रवाह कह सकता है, और यह सही होगा, लेकिन, दुर्भाग्य से, इस शब्द को अक्सर बहुत ही संकीर्ण अर्थ में कार्यालय कार्य के एक प्रकार के विस्तार के रूप में समझा जाता है। क्षेत्र का गठन किया जा रहा है, हालांकि यह अभी तक आकार नहीं ले पाया है, हर किसी के द्वारा समझा नहीं गया है, इसकी विशिष्टता में "पचाया" गया है, एक स्पष्ट रूप से व्यक्त अवधारणा, अवधारणाओं की सीमा, कार्यों आदि के साथ। उपरोक्त में से कुछ पर पहले ही पर्याप्त रूप से काम किया जा चुका है, अन्य को अभी साकार किया जाना शुरू हो गया है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के निर्माण, प्रसंस्करण, भंडारण और विनिमय की प्रक्रिया;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन उपकरण - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में उपयोग किया जाने वाला सॉफ़्टवेयर और/या हार्डवेयर;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में भागीदार - शारीरिक और कानूनी संस्थाएँ, साथ ही रूसी संघ के सरकारी निकाय और स्थानीय सरकारी निकाय और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान में शामिल अन्य निकाय;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्रेषक - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में एक भागीदार जो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाता है, उस पर इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर या हस्ताक्षर के किसी अन्य इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग के साथ हस्ताक्षर करता है और इसे प्राप्तकर्ता को सीधे या सूचना मध्यस्थ के माध्यम से भेजता है;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में एक भागीदार जिसने उसे संबोधित एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त किया;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान में मध्यस्थ (सूचना मध्यस्थ) - एक कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान से संबंधित सेवाएं प्रदान करता है;

इलेक्ट्रॉनिक पुरालेख - नियामक द्वारा स्थापित तरीके से भंडारण के अधीन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की एक श्रृंखला कानूनी कार्यरूसी संघ;

सबसे पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ आंदोलन के दृष्टिकोण से फायदेमंद है। आख़िरकार, कंप्यूटर रूप में एक दस्तावेज़ केवल कोड का एक सेट है जो आसानी से कंप्यूटर नेटवर्क पर भेजा जाता है ईमेल, आसानी से दोहराया, संपादित और पूरक किया जाता है।

डेटाबेस और ज्ञानकोष बनाने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को आसानी से संयोजित किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक पुस्तकालयों ने व्यावहारिक रूप से कागजी दस्तावेज़ों की असुविधाजनक, अपूर्ण, सीमित पुस्तकालयों का स्थान ले लिया है। इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग तक पहुंच प्रदान करते हैं आवश्यक जानकारीकागज या कार्ड कैटलॉग के साथ काम करते समय यह संभव से सैकड़ों गुना तेज हो जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मूल सिद्धांत:

किसी दस्तावेज़ का एकल पंजीकरण, आपको दस्तावेज़ को विशिष्ट रूप से पहचानने की अनुमति देता है।

समानांतर की संभावना संचालन करना, दस्तावेजों की आवाजाही के समय को कम करने और उनके निष्पादन की दक्षता बढ़ाने की अनुमति देता है।

दस्तावेज़ संचलन की निरंतरता, दस्तावेज़ (प्रक्रिया) के जीवन में प्रत्येक क्षण दस्तावेज़ (कार्य) के निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की पहचान करने की अनुमति देती है।

दस्तावेज़ जानकारी का एक एकीकृत (या समन्वित वितरित) डेटाबेस, जो दस्तावेज़ों की नकल की संभावना को समाप्त करता है।

एक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित दस्तावेज़ खोज प्रणाली जो आपको दस्तावेज़ के बारे में न्यूनतम जानकारी के साथ खोजने की अनुमति देती है।

दस्तावेज़ों की विभिन्न स्थितियों और विशेषताओं के लिए एक विकसित रिपोर्टिंग प्रणाली, आपको दस्तावेज़ प्रवाह प्रक्रियाओं के माध्यम से दस्तावेज़ों की आवाजाही को नियंत्रित करने और रिपोर्ट से डेटा के आधार पर प्रबंधन निर्णय लेने की अनुमति देती है।

सूचनाओं के आदान-प्रदान की प्रथा लंबे समय से स्थापित है इलेक्ट्रॉनिक रूप. सबसे सामान्य स्थिति में, पेपरलेस दस्तावेज़ प्रवाह को Microsoft Office प्रोग्राम द्वारा आसानी से समर्थित किया जाता है। टेक्स्ट एडिटर वर्ड, इलेक्ट्रॉनिक एक्सेल टेबल, पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन पैकेज आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने में मदद करता है। आउटलुक मेल क्लाइंट उन्हें ट्रांसपोर्ट करता है।

इस प्रकार, एक मानक कार्यालय सॉफ़्टवेयर सेट के साथ भी, किसी उद्यम के भीतर और यहां तक ​​कि उद्यमों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करना संभव है। लेकिन प्रोग्रामर की बढ़ती संख्या भी अलग नहीं रहती है और समय-समय पर अपने स्वयं के सिस्टम के प्रस्तावों पर विस्तार से काम करते हुए गेम में प्रवेश करती है।

यहां तक ​​कि ऐसे विकास के लिए एक विशेष संक्षिप्त नाम भी स्थापित किया गया है - एएसडीओयू(स्वचालित प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण सिस्टम)। वे गंभीर डेटाबेस प्रदान करते हैं जिनके लिए लंबे अध्ययन, कई और बहु-स्तरीय जांच और निर्मित और प्रसारित जानकारी की गोपनीयता बनाए रखने के लिए पुन: जांच की आवश्यकता होती है।

यदि कोई इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रमाणित हो तो उसे पूर्ण दर्जा प्राप्त हो सकता है इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस)। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कोड का एक सेट है जो विशिष्ट रूप से मालिक की पहचान करता है। डिजिटल हस्ताक्षर बनाने की तकनीक काफी जटिल है और डिजिटल हस्ताक्षर बनाने के साधन अलग-अलग हो सकते हैं। उनकी क्षमता कानून द्वारा स्थापित है। हम अगले व्याख्यान में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे।

आधुनिक दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियाँ एक एकीकृत (एकीकृत) सूचना प्रसंस्करण प्रौद्योगिकी का समर्थन करती हैं, जिसमें निम्नलिखित घटक शामिल हैं:

बहु-उपयोगकर्ता DBMS;

रिपोर्ट, टेबल, आरेख, फॉर्म, रिक्त स्थान के रूप में दस्तावेज़ (पाठ, ग्राफिक, मल्टीमीडिया) तैयार करने के लिए उपकरण;

स्थानीय नेटवर्क;

बाह्य संचार के साधन - ई-मेल, फैक्स;

सिस्टम प्रशासन उपकरण - हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर कॉन्फ़िगरेशन का निर्धारण करना, सिस्टम और उसके एक्सेस अधिकार सेट करना अलग - अलग घटक, संस्करण नियंत्रण और पहुंच अधिकार, उल्लंघन की अधिसूचना;

मैक्रो प्रोग्रामिंग उपकरण जो विशिष्ट ग्राहक आवश्यकताओं और क्षमताओं के लिए सिस्टम की विस्तारशीलता और अनुकूलन प्रदान करते हैं।

जाहिर है, वितरित सूचना प्रसंस्करण एक संचार वातावरण की उपस्थिति को मानता है जो आवश्यक लेनदेन, सामान्य तक एकाधिक पहुंच प्रदान करता है सूचना संसाधन. को संचार प्रणाली , सूचना वितरण के कार्य करते हुए, निम्नलिखित आवश्यकताएँ लगाई जाती हैं:

डिलीवरी की विश्वसनीयता (दस्तावेजों के खोने की संभावना को छोड़कर);

संभाव्य-समय विशेषताओं में वृद्धि;

प्रेषित दस्तावेज़ों की विश्वसनीयता;

दस्तावेज़ों की गोपनीयता;

संदेश वितरण और यातायात पंजीकरण का नियंत्रण;

बाहरी सिस्टम से सूचना प्रसारित करने और प्राप्त करने के लिए बाहरी टेलीमैटिक्स सेवाओं तक पहुंचने की क्षमता;

सिस्टम दोष सहनशीलता (संसाधन आरक्षण) 1.

विभिन्न दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं जो किसी न किसी स्तर पर सूचीबद्ध कार्य करती हैं। सिस्टम चुनते समय, आर्थिक और तकनीकी दोनों मानदंडों द्वारा निर्देशित होना आवश्यक है। मौजूदा प्रौद्योगिकियों की निरंतरता के साथ-साथ संभावना भी बहुत महत्वपूर्ण है इससे आगे का विकासऔर एकल आधार पर प्रणाली में सुधार करना। व्यवस्था के प्रबंधन एवं प्रशासन का मुद्दा भी आवश्यक है।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस)

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ (डीएमएस) कंप्यूटर नेटवर्क पर बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ बनाने, पहुंच प्रबंधित करने और वितरित करने की प्रक्रिया प्रदान करती हैं, और संगठन में दस्तावेज़ों के प्रवाह पर नियंत्रण भी प्रदान करती हैं। अक्सर ये दस्तावेज़ विशेष रिपॉजिटरी या फ़ाइल सिस्टम पदानुक्रम में संग्रहीत होते हैं। फ़ाइल प्रकार जो आमतौर पर डीएमएस सिस्टम द्वारा समर्थित होते हैं उनमें टेक्स्ट दस्तावेज़, चित्र, स्प्रेडशीट, ऑडियो, वीडियो और वेब दस्तावेज़ शामिल हैं। ICS सिस्टम की सामान्य क्षमताएँ दस्तावेज़ निर्माण, अभिगम नियंत्रण, परिवर्तन और सुरक्षा हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की संरचना में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं: मॉड्यूल , अर्थात्:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ अनुमोदन मॉड्यूल;

आने वाले सभी दस्तावेजों का प्रारंभिक पंजीकरण और निष्पादन का सावधानीपूर्वक नियंत्रण;

आउटगोइंग दस्तावेज़ों का विस्तृत लॉग;

दस्तावेज़ों का इलेक्ट्रॉनिक संग्रह;

कॉर्पोरेट फोरम;

विभिन्न संगठन निर्देशिकाएँ;

संपूर्ण सिस्टम के लिए प्रशासन मॉड्यूल.

के बदले में मिलान मॉड्यूल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ निम्नलिखित कार्य करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं:

संगठन में स्वीकृत टेम्प्लेट के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का निर्माण;

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पारित करने के लिए एक मार्ग बनाना;

अनुमोदन में भाग लेने वाले सभी इच्छुक पार्टियों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का अनुमोदन;

एक कंपनी कर्मचारी से दूसरे कर्मचारी को शक्तियों का पुनर्वितरण;

दस्तावेज़ अनुमोदन;

दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले सभी व्यक्तियों के संकल्पों का भंडारण;

बंद स्वीकृतियां.

प्रसंस्करण मॉड्यूल आउटगोइंग और इनकमिंग पत्राचार के लिए निम्नलिखित कार्य करता है:

आउटगोइंग और इनकमिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का पंजीकरण;

सभी पत्राचार का वर्गीकरण;

नियंत्रण की स्थापना;

आउटगोइंग और इनकमिंग इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए निर्देश जारी करना;

विस्तृत पत्राचार का संचालन करना;

आने वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को पहले से निर्मित या नए दस्तावेज़ मार्गों के साथ भेजना;

इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार में आउटगोइंग और इनकमिंग दस्तावेज़ों के बीच सभी कनेक्शन संग्रहीत करना;

निर्मित मार्गों पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के पारित होने का नियंत्रण;

संगठन के दस्तावेज़ों के इलेक्ट्रॉनिक संस्करणों में लॉग भरना।

सूचना उत्पादों को संग्रहीत करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाया गया था, विस्तृत खोज, आवश्यक सामग्रियों की प्रतियों का चयन और हटाए गए या ग़लती से खोए गए दस्तावेज़ों की सटीक पुनर्प्राप्ति।

नियंत्रण और आदेश जारी करने के लिए मॉड्यूल निम्नलिखित कार्य करता है:

सिस्टम में आदेश देता है, संगठन के प्रशासनिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में विभाग डेटा, बैठकों के कार्यवृत्त;

कंपनी के प्रमुख, उसके सहायक से कर्मचारियों को निर्देश भेजता है, और निर्देशों को पूरा करने की समय सीमा पर नियंत्रण भी सुनिश्चित करता है;

संगठन के दस्तावेज़ीकरण का इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाए रखता है।

प्रशासन मॉड्यूल निम्नलिखित कार्य करता है:

संगठन के कर्मचारियों के पहुंच अधिकारों को प्रतिबंधित करना;

उपयोगकर्ता की सभी गतिविधियों की जाँच की जा रही है।

ऊपर वर्णित संरचना को लागू करने वाली इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ संगठनात्मक स्वचालन प्रणालियों की एक नई पीढ़ी बनाती हैं।

वर्तमान में बाजार में मौजूद प्रणालियों को, उनमें अंतर्निहित प्रौद्योगिकियों के आधार पर, तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. पश्चिमी निर्मित प्रणालियाँ। विकास का वातावरण.

2. लोटस डोमिनोज़/नोट्स पर आधारित स्थानीय उत्पादन प्रणालियाँ (रूस, यूक्रेन)।

3. पूर्णतः स्थानीय विकास।

पहले समूह में निम्नलिखित तीन पश्चिमी प्रणालियाँ (विकास वातावरण) शामिल हैं:

DOCSOpen/DOCSFusion

लोटस डोमिनोज़.डॉक्टर

दूसरे समूह में निम्नलिखित कंपनियाँ और प्रणालियाँ शामिल हैं:

कंपनीमीडिया - इंटरट्रस्ट

ऑफिसमीडिया - इंटरट्रस्ट

बॉस रेफ़रेंट - आईटी कंपनी

सिंड्रेला एसटीसी - आईआरएम

एस्काडो इंटरप्रोकॉम - लैन

सिस्टम जिन्हें तीसरे समूह के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है:

1सी: पुरालेख - 1सी

आरबीसी डॉक्स - आरबीसी सॉफ्ट

डॉक्सविज़न - डिजिटल डिज़ाइन

आईआईजी इंट्रावर्ट - आईआईजी

आईटी-इंको - इंकोफ्लो

लैनडॉक्स - लैनिट

ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो - ऑप्टिमा

विजुअलडॉक - सेंटरइन्वेस्ट सॉफ्ट

ग्रैन डॉक - ग्रेनाइट

केस - ईओएस

डॉकमैनेजर - सॉफ्टइंटेग्रो

यूफ्रेट्स संज्ञानात्मक - प्रौद्योगिकी

प्रभाव-कार्यालय IKK - गारंट इंटरनेशनल

डेलो प्रणाली का उद्देश्य मुख्य रूप से सरकारी संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण समर्थन को स्वचालित करना है;

कार्यालय संचालन के सभी चरणों और उद्यम की मुख्य कार्यात्मक प्रक्रियाओं पर काम के परिणामों का नियंत्रण;

पंजीकरण कार्ड बनाकर नागरिकों के पत्रों और अपीलों सहित आने वाले सभी आंतरिक पत्राचार का एकीकृत पंजीकरण।

संदर्भ और विश्लेषणात्मक कार्य करने के उद्देश्य से दस्तावेजों के निष्पादन की निगरानी के लिए पंजीकरण कार्ड और संकल्प की खोज करें;

संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह पर नज़र रखना, जिसमें मूल कागज़ों और दस्तावेज़ों की प्रतियों, संकल्पों, निष्पादन रिपोर्टों, दस्तावेज़ अनुमोदन की आवाजाही शामिल है;

निर्देशों, संस्थानों, संगठनों के अनुरोधों, प्रस्तावों और प्रबंधन के निर्देशों के समय पर निष्पादन पर नियंत्रण; दस्तावेजों के निष्पादन के लिए समय सीमा की जाँच करना;

प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए सूचना और सांख्यिकीय सामग्री, सारांश, रिपोर्ट प्राप्त करना;

- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का भंडारण।

सॉफ्टवेयर और प्रौद्योगिकी परिसर "सिंड्रेलाविन" - इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय

आउटगोइंग और इनकमिंग मेल का पंजीकरण, साथ ही मुख्य दस्तावेज़, दोहराए गए और माध्यमिक दस्तावेज़ों से जुड़े दस्तावेजों का पंजीकरण;

समय के साथ और कलाकार द्वारा नियंत्रण दस्तावेजों और उनके निष्पादन की समय सीमा की याद के साथ प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण;

विषयगत शीर्षकों आदि द्वारा दस्तावेज़ों की संपूर्ण मात्रा पर प्रमाण पत्र, सारांश और सूचियाँ तैयार करना;

दस्तावेज़ की सामग्री (नाम) द्वारा प्रासंगिक खोज सहित किसी भी ज्ञात विवरण या विवरण के सेट का उपयोग करके किसी भी दस्तावेज़ (एक उत्तर और दोहराया गया एक सहित) की खोज करें;

दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियों तक पहुंच का आयोजन।

घरेलू कार्यान्वित समाधान

कॉमर्सएमएल मानकों के अनुसार सूचना प्रणालियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान

संक्रमण के साथ व्यापार संगठनकंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग कर लेखांकन, इलेक्ट्रॉनिक रूप में सूचना विनिमय की भूमिका बढ़ रही है। 1C कंपनी ने, Microsoft Corporation के तकनीकी विशेषज्ञों के सहयोग से, व्यावसायिक सूचनाओं के आदान-प्रदान और XML विनिमय योजना कॉमर्सML के लिए मानक विकसित किए हैं। इलेक्ट्रॉनिक सूचना विनिमय के लिए खुले, आम तौर पर स्वीकृत मानकों का उपयोग विभिन्न संगठनों के बीच वाणिज्यिक जानकारी के आदान-प्रदान को एकीकृत करके सूचना बातचीत के आयोजन की लागत को काफी कम कर सकता है: इंटरनेट वाणिज्य बाजार में काम करने वाले और पारंपरिक (ऑफ) के क्षेत्र में काम करने वाले दोनों -लाइन) व्यापार।

सॉफ़्टवेयर सिस्टम "1C:एंटरप्राइज़ 8" कॉमर्सएमएल मानकों के अनुसार तैयार किए गए हैं इलेक्ट्रॉनिक कैटलॉग, मूल्य सूचियाँ और ट्रेडिंग ऑपरेशन ऑर्डर के साथ जुड़े दस्तावेज़।

कैटलॉग, मूल्य सूचियाँ और व्यापार लेनदेन आदेश के साथ दस्तावेज़, इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्राप्त और कॉमर्सएमएल मानकों का अनुपालन करते हुए, जल्दी से सूचना डेटाबेस में लोड किए जा सकते हैं। यह बड़ी मात्रा में जानकारी की समय लेने वाली मैन्युअल प्रविष्टि से बचाता है।

1C:एंटरप्राइज़ 8 प्रोग्राम सिस्टम आपको इसकी अनुमति देता है:

• सूचना आधार में उपलब्ध उत्पाद श्रृंखला के आधार पर सिस्टम का उपयोग करके वाणिज्यिक ऑफ़र उत्पन्न करें
• कॉमर्सएमएल मानकों का समर्थन करने वाले किसी भी वेब स्टोरफ्रंट पर वाणिज्यिक ऑफ़र और कैटलॉग प्रकाशित करें
• उत्पाद, समकक्षों, कीमतों आदि के बारे में संरचित जानकारी के प्रसंस्करण के आधार पर बाजार का विश्लेषण करें।
• अधिकांश प्रणालियों के लिए समझने योग्य XML प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करें और भेजें
• संगठनों (ग्राहकों, साझेदारों आदि) को मूल्य सूचियाँ भेजें

वेब स्टोरफ्रंट पर वाणिज्यिक ऑफ़र और कैटलॉग तैयार करने और प्रकाशित करने के तंत्र को पहले और दूसरे दोनों संस्करणों में कॉमर्सएमएल मानक के अनुसार कार्यान्वित किया जाता है। यह उद्यमों को कॉन्फ़िगरेशन लागू करते समय पहले से उपयोग की जाने वाली तकनीकों को सहेजने और सबसे सुविधाजनक प्रारूप चुनने की अनुमति देता है।

कॉमर्सएमएल मानकों के प्रारूप में डेटा को XML फ़ाइल में डाउनलोड करना या ईमेल द्वारा ऐसा डेटा भेजना संभव है।

अभी कुछ समय पहले मैं अपने एक ग्राहक के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन लागू कर रहा था। इस प्रक्रिया में, मुझे कई अवधारणाओं को समझाना पड़ा, बताना पड़ा कि यह क्या है, इस प्रकार की प्रणालियाँ कैसे काम करती हैं। और उसके बाद ही वह मेरे प्रस्तावों के सार को समझ पाए और कार्य योजना को मंजूरी दी। चर्चा के दौरान मुझे एहसास हुआ कि इस विषय पर बहुत कम लिखा गया है। सरल भाषा मेंपाठकों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए। हमेशा की तरह, मैं इस अवधारणा को सरल भाषा में समझाने का प्रयास करूँगा।

यह समझना महत्वपूर्ण है कि दस्तावेज़ प्रवाह दो प्रकार के होते हैं - आंतरिक (ईडीएमएस) और बाहरी (ईडीएम)। ईडीआई और ईडीएमएस रूसी संघ में सैद्धांतिक रूप से इन अवधारणाओं को साझा करते हैं। यानी, यदि आप समकक्षों के साथ आदान-प्रदान के लिए एक प्रणाली की तलाश कर रहे हैं, तो आपको ईडीआई की तलाश करनी होगी, यदि आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के लिए, तो ईडीएमएस की।

इस लेख में मैं कंपनी और उसके समकक्षों के बीच बाहरी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रवाह के बारे में बात करना चाहता हूं। आंतरिक प्रणालियाँइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग एक कंपनी के विभागों के बीच दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान के लिए किया जाता है, वे आवश्यकताओं के थोड़े अलग सेट के अधीन होते हैं; लेकिन मैं यहां उन पर विचार नहीं करूंगा.

हमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता क्यों है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पारंपरिक कागज़ दस्तावेज़ों का एक आधुनिक, सुविधाजनक विकल्प है जिसका उपयोग किसी भी प्रकार की व्यावसायिक गतिविधि के लिए किया जाता है।

पारंपरिक दस्तावेज़ प्रवाह निरंतर समय विलंब से जुड़ा हुआ है। किसी ग्राहक के साथ सहयोग शुरू करने के लिए, आपको एक चालान, अक्सर एक समझौता, और फिर हस्ताक्षरित चालान, प्रदर्शन किए गए कार्य के प्रमाण पत्र आदि की आवश्यकता होती है। ये सभी कागजात अनुमोदित हैं, मुद्रित, हस्ताक्षरित और सीलबंद हैं। जिसके बाद उन्हें बिजनेस पार्टनर के पास ट्रांसफर करना जरूरी हो जाता है, जहां वे मंजूरी और हस्ताक्षर की प्रक्रिया से भी गुजरते हैं।

इसके बाद, हस्ताक्षर वाले दस्तावेज़ स्कैन किए जाते हैं और ईमेल द्वारा भेजे जाते हैं। जिसके बाद मूल प्रतियां कूरियर, कर्मचारियों या नियमित मेल द्वारा भेजी जाती हैं। इस सब में काफी समय लगता है, कागजी दस्तावेज़ कभी-कभी खो जाते हैं और सुधार की आवश्यकता होती है (जो दस्तावेज़ प्राप्त करने की प्रक्रिया को और धीमा कर देता है)। और उनके भंडारण के लिए अक्सर पूरे कमरे आवंटित किए जाते हैं। परिणामस्वरूप, व्यवसाय को बहुत असुविधा का अनुभव होता है, लेन-देन के समापन में देरी होती है, लेखांकन में समस्याएँ उत्पन्न होती हैं, क्योंकि रिपोर्टिंग अवधि के अंत में कागजात अभी भी कहीं "पारगमन में" होते हैं। और यदि, किसी एक पक्ष द्वारा हस्ताक्षर करने के बाद, समझौते में विवादास्पद बिंदुओं की पहचान की गई थी या लेखांकन दस्तावेज़ीकरणयदि कोई त्रुटि पाई जाती है, तो सही कागज़ दस्तावेज़ प्राप्त करने की प्रक्रिया और भी आगे बढ़ जाती है, कभी-कभी महीनों तक भी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको इन सभी असुविधाओं से छुटकारा दिलाता है:

• सभी दस्तावेज़ डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से "हस्ताक्षरित" होते हैं। यह त्वरित और आसान है.
• एक कागजी प्रति प्राप्त करने के लिए, बस एक प्रति प्रिंट करें। इच्छुक पार्टियों को पत्र या कोरियर के लिए लंबे समय तक इंतजार किए बिना तुरंत सभी दस्तावेज प्राप्त होते हैं।
• अनुबंधों का निष्कर्ष और सहयोग के पूरा होने की पुष्टि (चालान और अधिनियम) कर्मचारियों की ओर से देरी और अतिरिक्त प्रयासों के बिना होती है।
• व्यवसाय पर मानवीय कारक का प्रभाव कम हो जाता है: दस्तावेज़ खो नहीं जाते, त्रुटियाँ थोड़े समय में ठीक हो जाती हैं।
• कई कागजी दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए उपयोगी स्थान आवंटित करने की आवश्यकता नहीं है।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन राज्य को व्यवसाय रिपोर्टिंग की समस्या को हल करने की अनुमति देता है। पहले, दस्तावेज़ केवल कागज़ के रूप में स्वीकार किए जाते थे, और कंपनी के कर्मचारी कर कार्यालय की यात्रा करने में लंबा समय बिताते थे, निरीक्षक से मिलने के लिए लाइनों में खड़े होते थे, और निरीक्षक, रिपोर्ट की सटीकता की जांच करने के लिए बहुत सारी कागजी कार्रवाई करते थे और सामान्य डेटाबेस में डेटा दर्ज करें।

अब इन सभी मुद्दों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करके भी हल किया जा सकता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में कर सेवा रिपोर्ट और दस्तावेजों को सख्ती से स्वीकार करती है स्थापित नमूना. अन्य कोई प्रारूप स्वीकार नहीं किया जायेगा। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को लागू करते समय, कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ीकरण के प्रारूप की जांच करना और यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ टेम्पलेट्स में उचित समायोजन करना समझ में आता है।

पहले चरण में, राज्य ने इलेक्ट्रॉनिक रूप से कर रिटर्न स्वीकार करना शुरू किया। तकनीक सफल साबित हुई. और हाल ही में, सभी दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक रूप से भी स्वीकार किए जाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में क्या शामिल है?

इस प्रकार के दस्तावेज़ प्रवाह में 4 पक्ष शामिल हैं:

1. वस्तुओं या सेवाओं का आपूर्तिकर्ता। वह पक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करता है।
2. क्रेता या ग्राहक. वह पक्ष जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करता है।
3. विक्रेता कंपनी जो प्रदान करती है इलेक्ट्रॉनिक मंचइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के आयोजन के लिए दस्तावेज़ विनिमय और सेवा के लिए।
4. राज्य। सरकारी एजेंसियां, जिन्हें विक्रेता कंपनी रिकॉर्ड किए गए लेनदेन और निष्पादित दस्तावेजों पर डेटा स्थानांतरित करती है।

इसे व्यवहार में कैसे लागू किया जाता है:

1. वस्तुओं या सेवाओं का आपूर्तिकर्ता स्वयं एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार करता है लेखांकन प्रणालीया सीधे विक्रेता द्वारा प्रदान की गई सेवा में।
2. सेवा के भीतर दस्तावेज़ तुरंत प्राप्तकर्ता कंपनी को भेजा जाता है, जो इसे या तो सीधे सेवा में या सेवा से जुड़े अपने स्वयं के कार्यक्रम में प्राप्त करता है।
3. प्लेटफ़ॉर्म दस्तावेज़ के बारे में डेटा रिकॉर्ड करता है।
4. प्राप्तकर्ता द्वारा "हस्ताक्षर" (पुष्टि) के बाद, दस्तावेज़ डेटा कर कार्यालय को भेजा जाता है।

इस प्रकार, दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने का तथ्य स्वचालित रूप से दर्ज किया जाता है। दस्तावेज़ों वाले पेपर बैग के विपरीत जो कंपनी के कर्मचारियों, कूरियर या द्वारा सौंपे जाते हैं डाक सेवा, किसी दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्राप्त न करना या उसे खोना असंभव है। तथ्य यह है कि दस्तावेज़ समय पर प्राप्त हुआ था इलेक्ट्रॉनिक प्रणालीस्वचालित रूप से रिकॉर्ड किया जाता है, इस डेटा का उपयोग विवाद की स्थिति में, यहां तक ​​कि अदालत में भी किया जा सकता है।

साथ ही, दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित दस्तावेजों की जानकारी स्वचालित रूप से प्रेषित की जाती है कर प्राधिकरण, जो लेखांकन त्रुटियों, खोई हुई कागजी प्रतियों या रिपोर्ट में कुछ लेनदेन को शामिल करने में विफलता की संभावना को कम करता है, जो भविष्य में संभावित जुर्माना और मानव कारक से जुड़ी अन्य कर समस्याओं को समाप्त करता है और उपयोग करते समय इतनी आम है कागज़ दस्तावेज़ प्रवाह.

कागज़ी दस्तावेज़ प्रवाह के साथ, कंपनी प्रबंधक के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ की समय पर प्राप्ति को नियंत्रित करना मुश्किल होता है। अक्सर, इन मुद्दों को अकाउंटेंट, कोरियर और बिक्री प्रबंधकों के स्तर पर हल किया जाता है। नतीजतन, कागज की मूल प्रति हमेशा रिपोर्टिंग अवधि की समाप्ति से पहले अकाउंटेंट तक नहीं पहुंचती है। और अगर इसकी जांच की जाए तो जुर्माना और अन्य परेशानियां हो सकती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए:

• मूल दस्तावेज़ तुरंत वितरित किया जाता है। की कोई ज़रूरत नहीं डाक आइटम, कोरियर या प्रबंधकों से सहायता। कोई देरी या संबंधित समस्याएँ नहीं हैं।
• कंपनी का प्रमुख किसी भी समय जाँच कर सकता है कि दस्तावेज़ कब भेजा और प्राप्त किया गया था। और महत्वपूर्ण दस्तावेजों की कमी से जुड़ी समस्याओं के मामले में, कर्मचारियों के पास अपनी गलतियों के लिए जिम्मेदारी को स्थानांतरित करने का अवसर नहीं है। खराब कार्यमेल" और अन्य बाह्य कारक. कंपनी के कर्मचारी खुद इस बात को समझते हैं। इसलिए, इस प्रणाली के कार्यान्वयन के बाद दस्तावेज़ भेजने/प्राप्त करने में देरी और समस्याएं अत्यंत दुर्लभ हो जाती हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के माध्यम से सहयोग को लागू करने के लिए यह आवश्यक है कि दोनों पक्ष इसका उपयोग करें सॉफ़्टवेयरकिसी भी दस्तावेज़ प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म से जुड़ा हुआ। या, एक विकल्प के रूप में, एक या दोनों पक्ष दस्तावेज़ भेजने और प्राप्त करने के लिए सीधे सेवा में काम कर सकते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

दस्तावेज़ों के इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान को व्यवस्थित करने के लिए उच्च स्तर की सुरक्षा और सुरक्षा की आवश्यकता होती है। सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ एक सुरक्षित कनेक्शन, डेटा एन्क्रिप्शन का उपयोग करती हैं और भेजे जा रहे दस्तावेज़ की प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करती हैं।

डिजिटल हस्ताक्षर एक विशेष "इलेक्ट्रॉनिक कुंजी" है जो उपयोगकर्ता प्रमाणपत्र और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ से डेटा के गणितीय प्रसंस्करण का उपयोग करके एक अद्वितीय डिजिटल कोड बनाता है। सार्वजनिक प्रमाणपत्रों का उपयोग हस्ताक्षरों को सत्यापित और पुष्टि करने के लिए किया जाता है। और पीढ़ी (हस्ताक्षर) के लिए - उपयोगकर्ता की व्यक्तिगत गोपनीय "कुंजी"।

दस्तावेज़ प्रवाह प्लेटफ़ॉर्म (सेवाएँ)

आज दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ प्रदान करने वाले प्लेटफार्मों की एक विस्तृत श्रृंखला मौजूद है। ये हैं Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Diadok और कई अन्य। वे सभी लगभग समान कार्य करते हैं:

• उपयोगकर्ता से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त करना।
• प्राप्तकर्ता को उसके में भेजा जा रहा है खाताया निर्दिष्ट सिस्टम पर स्थानांतरित करें यदि प्राप्तकर्ता किसी अन्य सेवा के साथ काम कर रहा है।
• दस्तावेज़ और शिपमेंट के बारे में डेटा रिकॉर्ड करना।

अपनी कंपनी के लिए सिस्टम चुनते समय, सबसे महत्वपूर्ण बात जिस पर विचार करना चाहिए वह है आपके ग्राहकों की प्राथमिकताएँ। यहां यह महत्वपूर्ण है कि आप या तो क्लाइंट के रूप में उसी सिस्टम में काम करें जो आपके लिए महत्वपूर्ण है, या सेवा में आपके सिस्टम और आपके क्लाइंट द्वारा उपयोग किए जाने वाले समान प्लेटफ़ॉर्म के बीच एकीकृत (डेटा विनिमय) करने की क्षमता होनी चाहिए।

कुछ मामलों में, आप खरीदार को ऐसे प्लेटफ़ॉर्म के साथ काम शुरू करने के लिए मना पाएंगे जो आपके लिए सुविधाजनक हो। लेकिन अक्सर, विशेष रूप से बड़ी खुदरा श्रृंखलाओं और उद्यमों के साथ सहयोग शुरू करते समय, वे बहुत पहले ही अपनी पसंद बना चुके होते हैं, और सहयोग की शर्तों में से एक एक निश्चित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन मंच के साथ काम करने की क्षमता है।

ईडीआई और ईडीआई सिस्टम: क्या अंतर है?

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनते समय, कई उपयोगकर्ताओं के सामने ऐसी प्रणालियाँ भी आती हैं जो स्वयं को ईडीआई के रूप में स्थापित नहीं करती हैं, अर्थात। "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन", लेकिन ईडीआई (खुदरा के लिए दस्तावेज़ प्रवाह) के रूप में।

ईडीआई सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक विशेष मामला है। वे व्यापारिक साझेदारों या विभागों के साथ डेटा के आदान-प्रदान पर केंद्रित हैं ट्रेडिंग नेटवर्क. यदि, सामान्य तौर पर, किसी भी प्रकार के कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेजों को दस्तावेज़ प्रवाह के माध्यम से किया जाता है, तो यहां संगठनों के बीच वाणिज्यिक जानकारी का तेजी से आदान-प्रदान लागू किया जाता है, जिसमें कानूनी रूप से भी शामिल है महत्वपूर्ण दस्तावेज़व्यापारिक कार्यों के लिए आवश्यक।

पारंपरिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पार्टियों के लिए सुविधाजनक किसी भी प्रारूप में किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ के उपयोग की अनुमति देता है। ईडीआई का उपयोग करते समय, संभावित दस्तावेजों की सूची और उनके प्रारूप को सख्ती से विनियमित किया जाता है। कंपनी के आंतरिक प्रारूप में दस्तावेज़ बनाने और प्रसारित करने का कोई तरीका नहीं है या जो सीधे तौर पर ट्रेडिंग संचालन से संबंधित नहीं है। मैं निम्नलिखित लेखों में से एक में बात करूंगा कि ईडीआई कैसे काम करता है, इसका उपयोग केवल व्यापार में ही क्यों किया जाता है और इसके क्या फायदे हैं।

1सी और अन्य लेखा प्रणालियों के साथ एकीकरण

के लिए कुशल कार्यइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपके द्वारा चुना गया प्लेटफ़ॉर्म आपके लेखा प्रणाली के साथ एकीकरण का समर्थन करता है।

इसकी आवश्यकता क्यों है:

• कंपनी के कर्मचारी उद्यम लेखा प्रणाली में दस्तावेज़ बनाते हैं;
• पीढ़ी के बाद, दस्तावेज़ स्वचालित रूप से हस्ताक्षर के लिए सिस्टम के भीतर प्रबंधक या एकाउंटेंट को स्थानांतरित कर दिया जाता है;
• प्रबंधक द्वारा सत्यापित और पुष्टि किए गए दस्तावेज़ को विरूपण या मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के बिना प्रस्तुत किया जाना चाहिए, अर्थात। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा में अतिरिक्त समय लागत और संभावित त्रुटियाँ;
• यदि इसे सही ढंग से लागू किया जाए, तो डेटा स्थानांतरण स्वचालित रूप से होता है। "दस्तावेज़ भेजें" बटन पर क्लिक करने के बाद, यह स्वचालित रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए आवश्यक फॉर्म में बदल जाता है और सेवा में भेज दिया जाता है, जहां दस्तावेज़ रिकॉर्ड किया जाता है और प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है।

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपके लेखांकन सिस्टम में सेवा पक्ष पर एक तैयार समाधान हो, जिसके आधार पर आपके विशेषज्ञ लेखांकन कार्यक्रम के लिए आवश्यक ऐड-ऑन लागू करने में सक्षम होंगे। यदि ऐसा कोई समाधान नहीं है, तो इसे स्वयं लागू करने का प्रयास न करना बेहतर है; यह एक बहुत ही श्रम-गहन और जटिल प्रक्रिया है। दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करती हैं, जटिल प्रणालियाँकूटलेखन। इसलिए, इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि प्रोग्रामर के सभी प्रयासों के बाद भी आपको वांछित परिणाम मिलेगा। किसी अन्य प्लेटफ़ॉर्म को चुनना बेहतर है जहाँ आपको एक उपयुक्त एकीकरण विकल्प मिलेगा।

सेवा लागत

दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएँ आमतौर पर सेवा से निःशुल्क कनेक्शन प्रदान करती हैं। दस्तावेज़ भेजने के लिए शुल्क लिया जाता है। कुछ मामलों में, यह भेजे गए प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक निश्चित मूल्य होगा। कहीं आप पैकेजों में सेवाएँ खरीद सकते हैं, अर्थात्। एक राशि 100 दस्तावेज़ों के लिए है, दूसरी 1000 प्रति माह आदि के लिए है।

इस मुद्दे पर भी समझदारी से विचार किया जाना चाहिए। एक ओर, आप जितना बड़ा पैकेज चुनेंगे, एक दस्तावेज़ भेजने की लागत उतनी ही कम होगी। दूसरी ओर, यदि दस्तावेज़ प्रवाह प्रति माह 100 दस्तावेज़ों से अधिक नहीं है, तो 300, 500 या 1000 दस्तावेज़ों के पैकेज के लिए भुगतान करने का कोई मतलब नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों

क्या सभी दस्तावेज़ों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से भेजने की आवश्यकता है?

नहीं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करके, आप केवल वे दस्तावेज़ भेजेंगे जिन्हें इस तरह भेजना सबसे सुविधाजनक है। आमतौर पर ये पूर्ण किए गए कार्य, कर चालान, कभी-कभी अनुबंध आदि के कार्य होते हैं। यह सब आपकी जरूरतों और सुविधा पर निर्भर करता है।

क्या शिपिंग भुगतान प्रति दस्तावेज़ या प्रति पृष्ठ है?

आप भुगतान करते हैं, और सिस्टम दस्तावेज़ भेजने को रिकॉर्ड करता है। भले ही आपके दस्तावेज़ में कई पृष्ठ हों, इसे एक बिल योग्य इकाई के रूप में गिना जाता है।

यह कितना सुरक्षित है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पूरी तरह सुरक्षित है. इसके अलावा, सेवा प्रदान करने वाली सेवा सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है। इसके लिए डिजिटल हस्ताक्षर, डेटा एन्क्रिप्शन और एक सुरक्षित संचार चैनल का उपयोग किया जाता है। सुरक्षा का स्तर लगभग आपकी सामान्य बैंक-ग्राहक सेवाओं जैसा ही है।

यदि हमारे पास 1सी स्थापित है, तो क्या सभी उपयोगकर्ता इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन तक पहुंच पाएंगे?

नहीं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए लेखांकन प्रणाली में पहुंच अधिकारों को प्रतिबंधित करने के अलावा, कनेक्शन एक कंप्यूटर पर एक सत्र तक सीमित है। किसी अन्य कंप्यूटर से एक्सेस करने के लिए, आपको सभी पासवर्ड और अन्य सुरक्षा विधियों के साथ शुरुआत से कनेक्ट करना होगा।

क्या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और सशुल्क सेवाओं से कनेक्शन के बिना इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करना संभव है?

नहीं। आपके दस्तावेज़ प्रबंधन को प्राप्त करने के लिए राज्य-प्रमाणित दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा पर हस्ताक्षर करना और उसका उपयोग करना आवश्यक है कानूनी बल. बेशक, आप किसी भी चैनल के माध्यम से किसी भी तरीके का उपयोग करके अपने ग्राहकों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बिना दस्तावेज़ भेज सकते हैं। लेकिन उन्हें दस्तावेज़ प्रवाह नहीं माना जाता है. ये संदर्भ के लिए प्रतियों से अधिक कुछ नहीं हैं। इस मामले में, आपको हमेशा मूल कागज़ों से उनकी पुष्टि करने की आवश्यकता होगी।

क्या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का उपयोग करना इतना कठिन है?

कठिनाइयाँ केवल कनेक्शन चरण में ही उत्पन्न हो सकती हैं। लेकिन इस समस्या को हल करने के लिए आमतौर पर विशेषज्ञों को लाया जाता है। उपयोग की प्रक्रिया स्वयं सरल एवं सुविधाजनक है। प्रबंधक (जिम्मेदार व्यक्ति) दस्तावेज़ की जाँच करता है, "हस्ताक्षर" और "भेजें" बटन दबाता है। वे। ईमेल द्वारा स्कैन का आदान-प्रदान करने की तुलना में दस्तावेज़ भेजना बहुत आसान हो जाता है।

यदि मेरा ग्राहक मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग नहीं करता है तो क्या होगा?

आपके पास दो विकल्प हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने खर्च पर किसी प्रतिपक्षकार को अपनी साइट से जोड़ सकते हैं। या आप पता लगा सकते हैं कि क्या आपके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम के बीच एकीकरण की संभावना है। यदि हाँ, तो बस इस सेवा का उपयोग करें। फिर दस्तावेज़ निम्नलिखित योजना के अनुसार प्रेषित किया जाएगा: आपसे - आपके सिस्टम तक - फिर प्राप्तकर्ता के सिस्टम तक - और अंत में, व्यक्तिगत रूप से प्राप्तकर्ता को। इससे दस्तावेज़ प्राप्त करने की गति या सिस्टम का उपयोग करने की जटिलता प्रभावित नहीं होगी।

दूरसंचार चैनलों (बाद में सिस्टम के रूप में संदर्भित) के माध्यम से डिजिटल हस्ताक्षर के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का सूचना आदान-प्रदान - सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर का एक सेट जो कर की प्रस्तुति सुनिश्चित करता है और वित्तीय विवरणऔर सूचना सेवाएँदूरसंचार चैनलों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में, सिस्टम प्रतिभागियों से संबंधित, साथ ही सिस्टम प्रतिभागियों के संबंधों को विनियमित करने वाले नियामक और संगठनात्मक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों का एक सेट..."

स्रोत:

रूसी संघ की संघीय कर सेवा का आदेश दिनांक 12 दिसंबर, 2006 एन SAE-3-13/848@ "प्राप्त करने, भंडारण और प्राथमिक प्रसंस्करण के लिए एक एकीकृत प्रणाली का परीक्षण संचालन करने पर" कर विवरणीऔर दूरसंचार चैनलों के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप में वित्तीय विवरण" ("कर रिटर्न और वित्तीय विवरणों की प्राप्ति, भंडारण और प्राथमिक प्रसंस्करण के लिए एक एकीकृत प्रणाली में दूरसंचार चैनलों के माध्यम से डिजिटल हस्ताक्षर के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए अस्थायी नियम")

आधिकारिक शब्दावली.

Akademik.ru.

2012.देखें अन्य शब्दकोशों में "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सूचना विनिमय प्रणाली" क्या है: इलेक्ट्रॉनिक पैसा- (इलेक्ट्रॉनिक मनी) इलेक्ट्रॉनिक मनी है मौद्रिक दायित्व

इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारीकर्ता इलेक्ट्रॉनिक धन, इलेक्ट्रॉनिक धन के इतिहास और विकास, विभिन्न भुगतान प्रणालियों में इलेक्ट्रॉनिक धन के हस्तांतरण, विनिमय और निकासी के बारे में आपको जो कुछ जानने की आवश्यकता है...निवेशक विश्वकोश GOST R 53394-2009: एकीकृत लॉजिस्टिक्स समर्थन। बुनियादी नियम और परिभाषाएँ- शब्दावली GOST R 53394 2009: एकीकृत लॉजिस्टिक्स समर्थन। मूल नियम और परिभाषाएँ मूल दस्तावेज़: इंटरैक्टिव इलेक्ट्रॉनिक तकनीकी प्रकाशन 3.3.12 से शब्द की परिभाषाएँ

विभिन्न दस्तावेज़: इंटरैक्टिव इलेक्ट्रॉनिक…… इलेक्ट्रॉनिक सीमा शुल्क घोषणा- इलेक्ट्रॉनिक (सीमा शुल्क) घोषणा - स्थानांतरण, स्वागत और प्रसंस्करण

सीमा शुल्क घोषणाएँइलेक्ट्रॉनिक रूप में निर्मित वस्तुओं के लिए। यह सीमा शुल्क अधिकारियों और विदेशी आर्थिक गतिविधि (एफईए) में प्रतिभागियों के बीच प्रभावी बातचीत मानता है... विकिपीडिया अंतर्राष्ट्रीय रेटिंग एजेंसियां- (अंतर्राष्ट्रीय रेटिंग एजेंसियां) रेटिंग एजेंसियां ​​संस्थाओं की शोधनक्षमता का आकलन करने में शामिल संगठन हैं वित्तीय बाजार: अंतरराष्ट्रीयरेटिंग एजेंसी मौद्रिक दायित्व

क्रेडिट रेटिंग

देश, फिच रेटिंग्स, मूडीज, एसएंडपी, मॉर्निंगस्टार,... ...अंगुली का हस्ताक्षर

एड्स- इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस) एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक आवश्यकता है जिसका उद्देश्य इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को जालसाजी से बचाना है, जो एक निजी कुंजी का उपयोग करके जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त किया जाता है... विकिपीडिया मानक और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण की शर्तों की शब्दकोश-संदर्भ पुस्तक

प्रत्येक कंपनी, विशेष रूप से भौगोलिक रूप से वितरित कंपनी, अपने ग्राहकों के साथ दस्तावेज़ प्रवाह में पेपर मीडिया का उपयोग करते समय लागत का बोझ उठाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएफ) में परिवर्तन किसी भी उद्यम के विकास में एक तार्किक और महत्वपूर्ण कदम है।

Mail.ru ग्रुप के शोध के अनुसार, लगभग 60% कार्यालयीन कर्मचारीवे मोबाइल उपकरणों का उपयोग न केवल व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए करते हैं, बल्कि कुछ कार्य कार्यों को करने के लिए भी करते हैं। कागजों से अटी पड़ी डेस्कों वाले कार्यालय में काम करना अतीत की बात होती जा रही है। ईडीआई सिस्टम का मुख्य लाभ: कंपनी सामग्री और समय की लागत कम कर देती है। जब सभी दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक हैं, तो कागज़ के ढेर की प्रतिलिपि बनाने और मुद्रण करने का कोई मतलब नहीं है।

आज, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन एक ऐसा कदम है जिसे हर प्रबंधक उठाने का निर्णय नहीं लेगा। कई लोगों के अनुसार, "पक्ष" की तुलना में "विरुद्ध" अभी भी अधिक हैं।

हमारी सामग्री में, हमने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय में संक्रमण के विरुद्ध सबसे आम तर्क एकत्र किए हैं। और हमने ठेकेदारों के साथ वास्तविक स्थिति और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करने के फायदों के बारे में बात करने की कोशिश की।

मिथक 1. कागज पर काम करना अधिक विश्वसनीय है। इस पर मोहर और हस्ताक्षर हैं

कागज पर काम करना अधिक आम बात है। हाँ, आज हाथ में मौजूद दस्तावेज़ एक संपन्न अनुबंध का प्रतीक है जिसे "छुआ" जा सकता है। बहुत से लोग अपने दुखद अनुभव से जानते हैं कि कागजी दस्तावेज़ जाली हो सकते हैं। नतीजतन: वित्तीय घाटा, मुक़दमेबाजी और बर्बाद हुई नसें और अंततः व्यवसाय का पतन।

आज इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरकागज़ी दस्तावेज़ का अधिक आधुनिक और सुरक्षित एनालॉग। एक कानूनी इकाई का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) सूचना के लेखकत्व और प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए डिजिटल दस्तावेजों से जुड़ा एन्क्रिप्टेड डेटा है। वास्तव में, यह कानूनी इकाई के सामान्य हस्तलिखित हस्ताक्षर और नीली मुहर का स्थान लेता है।

डिजिटल हस्ताक्षरों की मदद से, कानूनी संस्थाएं अनुबंध में प्रवेश कर सकती हैं और अनुबंध समाप्त कर सकती हैं, डेटा नेटवर्क के माध्यम से ग्राहकों और भागीदारों के साथ प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का आदान-प्रदान कर सकती हैं, इंटरनेट के माध्यम से सरकारी एजेंसियों को रिपोर्ट जमा कर सकती हैं और प्रमाणन के दौरान उनके लेखकत्व की पुष्टि कर सकती हैं। विभिन्न जानकारीऔर इसी तरह।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर विक्रेता चुनते समय क्या जानना महत्वपूर्ण है?मुख्य बात मान्यता प्राप्त प्रमाणन केंद्रों को प्राथमिकता देना है, जो रूसी बाजार में अग्रणी हैं। निम्नलिखित बिंदुओं पर ध्यान दें: प्रमाणन केंद्र कितने वर्षों से बाजार में काम कर रहा है; पता लगाएं कि कितने इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र उपलब्ध हैं पिछले सालउसने छोड़ा; यदि दसियों हज़ार हैं, तो आप ग़लत नहीं थे।

मिथक 2. मेरे लिए कागज़ी दस्तावेज़ों के साथ व्यवस्थित रहना आसान है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आशावादी और संशयवादी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के बारे में कितना तर्क देते हैं, कोई भी इस तथ्य से इनकार नहीं करता है कि अधिकांश कार्यालय दस्तावेज़ कंप्यूटर पर बनाए जाते हैं। सूचना प्रौद्योगिकी की ऐसी बिना शर्त जीत के कारण पूरी तरह स्पष्ट हैं:

• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाना, संपादित करना, पुनरुत्पादन करना, वितरित करना और अग्रेषित करना आसान है;
• इलेक्ट्रॉनिक रूप से खोजना बहुत आसान है आवश्यक जानकारी, और प्रासंगिक खोज ऐसे अवसर प्रदान करती है जिनका कोई केवल कागजी कार्य करते समय सपना देख सकता है;
• जानकारी और दस्तावेजों को आरक्षित करने, बीमा अभिलेखागार और फंड बनाने आदि के मुद्दों को अधिक आसानी से और कम प्रयास के साथ हल किया जाता है;
• व्यावसायिक गतिविधियों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, जब सही ढंग से उपयोग किए जाते हैं, तो निर्णय लेने में तेजी लाने और उनकी गुणवत्ता में सुधार करना संभव हो जाता है।

मिथक 3. मुझे डर है कि मेरे दस्तावेज़ घुसपैठियों द्वारा चुरा लिए जा सकते हैं या ईडीएफ ऑपरेटर मेरी जानकारी के बिना उन्हें तीसरे पक्ष को हस्तांतरित कर सकता है।

यदि हम टैक्सनेट द्वारा विकसित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली "ट्रांसक्रिप्ट" की बात करें तो इसमें एक प्रतिपक्ष से दूसरे प्रतिपक्ष तक डेटा सुरक्षित HTTPS प्रोटोकॉल के माध्यम से इंटरनेट पर प्रसारित किया जाता है। सिस्टम तक उपयोगकर्ता की पहुंच दो तरीकों से की जाती है - एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र का उपयोग करके और लॉगिन-पासवर्ड का उपयोग करके। सिस्टम सर्वर से डेटा रिसाव को बाहर रखा गया है: उपयोगकर्ता खाता पासवर्ड एन्क्रिप्टेड रूप में संग्रहीत किए जाते हैं, और पहुंच के लिए प्रमाणपत्रों की निजी कुंजी उपयोगकर्ताओं द्वारा स्वयं संग्रहीत की जाती हैं। इस प्रकार, यदि सिस्टम उपयोगकर्ता किसी को एक्सेस जानकारी स्थानांतरित नहीं करता है, तो उसे हस्तांतरित जानकारी के रिसाव को बाहर रखा जाएगा।

विशेष रूप से गोपनीय जानकारी के भंडारण और प्रसारण के लिए, इस मामले में एक अधिक विशिष्ट उत्पाद "क्लाउड" सेवा "क्रिप्टोग्राम" है, जिसे टैक्सनेट द्वारा भी विकसित किया गया है। सेवा आपको दस्तावेज़ों को सुरक्षित क्लाउड स्टोरेज में संग्रहीत करने, सुरक्षित संचार चैनलों के माध्यम से सूचनाओं का आदान-प्रदान करने की अनुमति देती है, और दूरस्थ रूप से क्रिप्टो संचालन करने की क्षमता भी रखती है। इस तरह के संचालन में एक या अधिक प्राप्तकर्ताओं को संबोधित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना और एन्क्रिप्ट करना, डेटा को डिक्रिप्ट करना और हस्ताक्षरों को सत्यापित करना शामिल है।

इसका मतलब यह है कि उपयोगकर्ता किसी भी हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और शुद्धता को आसानी से सत्यापित कर सकता है। इसके अलावा, एक अतिरिक्त सुरक्षा उपकरण के रूप में, सेवा दो-कारक प्रमाणीकरण प्रणाली का उपयोग करती है मोबाइल डिवाइस, जो सिस्टम तक पहुंचने या विशेष रूप से महत्वपूर्ण संचालन को अंजाम देने के लिए दो प्रकार के कारकों का उपयोग करता है।

लेकिन किसी भी मामले में, कोई भी ईडीएफ ऑपरेटर रूसी संघ के कानून के अनुसार सूचना रिसाव के लिए जिम्मेदार है।

मिथक 4. ईडीआई हमारे लिए उपयुक्त नहीं है; मेरे आपूर्तिकर्ता विभिन्न प्रमाणन प्राधिकरणों से इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए, केवल एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (संघीय कानून 63 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर") का उपयोग करना आवश्यक है। प्रतिपक्षों के पास विभिन्न सीए द्वारा जारी प्रमाणपत्र होना ईडीआई के कार्यान्वयन के लिए कोई समस्या नहीं है। उदाहरण के लिए, "ट्रांसक्रिप्ट" प्रणाली में दूरसंचार और जन संचार मंत्रालय द्वारा मान्यता प्राप्त लोगों की सूची में शामिल किसी भी प्रमाणन प्राधिकरण (बाद में सीए के रूप में संदर्भित) द्वारा जारी योग्य प्रमाणपत्रों का उपयोग करना संभव है।

मिथक 5. हम अपने समकक्षों के साथ काम स्थापित करने में सक्षम नहीं होंगे - उनमें से लगभग एक हजार हैं और वे पूरे रूसी संघ में स्थित हैं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय है सर्वोत्तम समाधानकंपनियों के लिए एक लंबी संख्याप्रतिपक्ष।

पहले तो:कागज से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर स्विच करने से दस्तावेज़ों को संसाधित करने और भेजने का समय 80% कम हो जाएगा।

दूसरा:इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से दस्तावेज़ों के साथ काम करने वाले आपके कर्मचारियों की उत्पादकता 25% बढ़ जाएगी।

तीसरेट्रांसक्रिप्ट इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय प्रणाली पर स्विच करने पर, दस्तावेजों को संसाधित करने और लेखाकारों और प्रबंधकों द्वारा दस्तावेजों में समायोजन करने का समय 75% कम हो जाएगा।

ये संकेतक बताते हैं कि यह है सही निर्णयके लिए आधुनिक व्यवसाय. सिस्टम में काम करने के लिए आपको केवल एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर और इंटरनेट की आवश्यकता है। आरंभ करने के लिए, अपने समकक्षों को सिस्टम में आमंत्रित करें और सिस्टम में पंजीकरण के लिए एक अनुस्मारक संलग्न करें।

हम अपने ग्राहकों को नमूना निमंत्रण पत्र, आरंभ करने के निर्देश प्रदान करते हैं, और दस्तावेज़ विनिमय प्रक्रिया को पूरी तरह से निःशुल्क स्थापित करने में मदद करते हैं।

मिथक 6. ईडीआई सिस्टम में आप भेजे गए प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए भुगतान करते हैं, तो यह मेल से सस्ता कैसे है?

दरअसल, कुछ कंपनियां भेजे गए प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए शुल्क लेती हैं। अपने निर्णय में, हमने इस तथ्य को ध्यान में रखा कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन हमारे ग्राहकों के लिए वित्तीय रूप से फायदेमंद होना चाहिए। ट्रांसक्रिप्ट प्रणाली में, भेजे गए दस्तावेज़ों के पैकेज के लिए शुल्क लिया जाता है, जो आपको दस्तावेज़ों के आदान-प्रदान पर महत्वपूर्ण बचत करने की अनुमति देता है।

लेकिन 31 अक्टूबर तक आप इसका इस्तेमाल कर सकते हैं विशेष पेशकशऔर सिस्टम में मुफ़्त में काम करें। विवरण लिंक पर पाया जा सकता है।

मिथक 7. मुझे कृत्यों और चालानों को स्थानांतरित करने के लिए ईडीआई पर स्विच करने का कोई मतलब नहीं दिखता

जैसा कि पहले ही एक से अधिक बार नोट किया जा चुका है, ईडीआई पर स्विच करना वास्तव में सुविधाजनक और लाभदायक है। अब आपको दस्तावेज़ तैयार करने और भेजने में समय बर्बाद नहीं करना पड़ेगा, और आप बहुत महंगी कागजी प्रक्रिया को समाप्त करके बहुत बचत भी कर सकते हैं। आप पत्राचार के आदान-प्रदान में लगने वाले समय को बचाने में सक्षम होंगे, जिससे आपकी कंपनी की गतिशीलता और उत्पादकता भी बढ़ेगी। क्योंकि ईडीआई बहुत तेजी से किया जाता है, इसके अलावा कोई भी नहीं होगा मानवीय कारक, जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में त्रुटियों की संख्या को न्यूनतम कर देता है।

लगभग किसी भी दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक बनाया जा सकता है। ट्रांसक्रिप्ट प्रणाली उनके लिए एक अनौपचारिक दस्तावेज़ प्रवाह (अनुबंध, महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी, अनुमान और बहुत कुछ) प्रदान करती है।

ऐसे दस्तावेज़ों की फ़ाइलें किसी भी प्रारूप की हो सकती हैं और प्रतिपक्ष को निम्नलिखित फ़ाइल प्रकारों में से एक में प्रदान की जा सकती हैं: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, * .rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. सामान्य तौर पर, सिस्टम में आप कोई भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त और प्रसारित कर सकते हैं।

दस्तावेज़ों की सुरक्षा और सुरक्षा के कारक के बारे में मत भूलिए - "प्रतिलेख" प्रणाली में, सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एन्क्रिप्टेड रूप में प्रसारित होते हैं, जो अवरोधन और प्रतिस्थापन को समाप्त करता है। और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग किसी भी भौतिक हस्ताक्षर की तुलना में अधिक विश्वसनीय है।

मिथक 8. मेरे पास ईडीआई पर स्विच करने के लिए पर्याप्त प्रतिपक्ष नहीं हैं। मुझे ऐसा लगता है कि यह एक महँगा आनंद है

भले ही आज आपका व्यवसाय छोटा है, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको वित्तीय खर्चों का अनुकूलन नहीं करना चाहिए और अपने कर्मचारियों की उत्पादकता का ध्यान नहीं रखना चाहिए। यदि कंपनी में व्यावसायिक प्रक्रियाएं शुरू से ही सही ढंग से स्थापित की गई हैं और आधुनिक बाजार के रुझानों को पूरा करती हैं, तो आपका व्यवसाय अधिक आराम से बढ़ेगा और विकसित होगा!

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