इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है और इसकी कानूनी शक्ति क्या है? इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रकार.

आज किसी कागजी दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाने, उसे कागज़ से इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बदलने आदि के कई तरीके हैं। यदि आपको कागजी दस्तावेजों की प्रतियां बनाने के लिए केवल एक फोटोकॉपियर की आवश्यकता है, तो एक कागजी दस्तावेज़ को उसके इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में बदलने के लिए आपको न केवल विशेष उपकरण, बल्कि सॉफ्टवेयर की भी आवश्यकता होगी।

किसी दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण कैसे बनाएं?

किसी दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि बनाने के लिए, उपयोगकर्ता को एक स्कैनर या एमएफपी (मल्टीफ़ंक्शन डिवाइस) की आवश्यकता होगी। बेशक, यदि एमएफपी की कोई आवश्यकता नहीं है, तो आपको इसे नहीं खरीदना चाहिए; स्कैनर के साथ काम करना आसान है। सबसे पहले, इसकी लागत बहुत कम होगी, और दूसरी बात, यह बिल्कुल वही कार्य करेगा जो उपयोगकर्ता को चाहिए, अर्थात् किसी दस्तावेज़ को स्कैन करना और उसे इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में परिवर्तित करना।

स्कैनर को संचालित करने के लिए आपको विशेष सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होगी - एक ड्राइवर। आमतौर पर यह डिवाइस के साथ आता है, लेकिन अगर यह नहीं है, तो आप इसे हमेशा इंटरनेट पर पा सकते हैं। आप यूनिवर्सल एबीबीवाई फाइनरीडर प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं, जो सीधे टेक्स्ट को स्कैन और पहचानता है।

किसी कागजी दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में परिवर्तित करने की पूरी प्रक्रिया केवल इन दो प्रक्रियाओं (स्कैनिंग और टेक्स्ट पहचान) तक सीमित हो जाती है। किसी दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि बनाने के लिए, आपको यह करना होगा: "प्रारंभ" मेनू पर जाएं, और सभी प्रोग्रामों की सूची में, या तो स्कैनर या एमएफपी, या एबीबीवाई फाइनरीडर प्रोग्राम के लिए ड्राइवर ढूंढें और इसे चलाएं। प्रोग्राम और स्कैनर शुरू करने के बाद, आप ढक्कन खोल सकते हैं और उस पर एक कागजी दस्तावेज़ रख सकते हैं जिसमें टेक्स्ट नीचे की ओर हो। दस्तावेज़ को डिवाइस की कामकाजी सतह के किनारों के संबंध में स्कैनर की सतह पर यथासंभव समान रूप से रखा जाना चाहिए। इसके बाद, आपको ढक्कन को यथासंभव कसकर दबाना होगा ताकि प्रकाश काम की सतह पर न गिरे। अन्यथा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ ओवरएक्सपोज़्ड हो जाएगा, अर्थात, पाठ का वह भाग जो प्रकाशित हुआ था, दिखाई नहीं देगा।

इसके बाद, सेटिंग्स में, आपको इष्टतम स्कैनिंग पैरामीटर का चयन करना चाहिए, जैसे कि रंग, आउटपुट आकार, आउटपुट रिज़ॉल्यूशन इत्यादि। जब सब कुछ तैयार हो जाए, तो आप "स्कैन" बटन पर क्लिक कर सकते हैं। जब प्रक्रिया पूरी हो जाए, तो आपको "Recognition" पर क्लिक करना चाहिए, जिसकी मदद से टेक्स्ट को इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मेट, उदाहरण के लिए .doc, में बदल दिया जाएगा और बदलाव करने के लिए दस्तावेज़ को टेक्स्ट एडिटर में खोला जा सकता है।

एंड्रियानोवा करीना व्लादिमीरोवाना
केमेरोवो संस्थान (शाखा) आरजीटीईयू, केमेरोवो

बड़े पैमाने पर कम्प्यूटरीकरण के साथ, अधिक उन्नत प्रौद्योगिकियों का उद्भव और सॉफ़्टवेयरतथाकथित "पेपरलेस" कार्यालय कार्य में संक्रमण की वास्तविक संभावना है, जिसका आधार एक "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" है - नए, पारंपरिक विशेषताओं से अलग एक दस्तावेज़।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा के उद्भव का इतिहास 1970 के दशक में यूएसएसआर में "मशीन-पठनीय दस्तावेज़" शब्द से शुरू होता है। 1984 में जारी GOST 6.10.4-84 ने इस तथ्य को स्थापित किया कि नए मीडिया पर दस्तावेज़ीकरण वृत्तचित्र वातावरण में उपलब्ध है। एक मशीन-पठनीय दस्तावेज़ को "इसमें निहित जानकारी के स्वचालित पढ़ने के लिए उपयुक्त दस्तावेज़" के रूप में समझा गया था।

GOST 6.10.1-88 में मशीन-पठनीय दस्तावेज़ से संबंधित चार परिभाषाएँ शामिल हैं: एक मशीन-उन्मुख दस्तावेज़, मशीन मीडिया पर एक दस्तावेज़, मशीन चुंबकीय मीडिया (चुंबकीय टेप, चुंबकीय डिस्क) पर एक दस्तावेज़ और एक मशीन आरेख। विशिष्ट विशेषताऐसे दस्तावेज़ों की संख्या केवल यह है कि उन्हें कंप्यूटर पर प्रसंस्करण के लिए उपयुक्त होना चाहिए, या कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके बनाया जाना चाहिए, लेकिन उनका विवरण सभी दस्तावेज़ों के लिए स्थापित तरीके से तैयार किया जाता है।

जीएसडीओ (2.3.3.1) 1991 में मशीन-पठनीय दस्तावेज़ की थोड़ी अलग व्याख्या दी गई है: इसे "इसमें निहित जानकारी के स्वचालित पढ़ने के लिए उपयुक्त दस्तावेज़" के रूप में समझा जाता है। एम.वी. के अनुसार। लारिना, इस परिभाषा की त्रुटि जानकारी को पढ़ने के लिए प्रौद्योगिकी की क्षमताओं को बढ़ा-चढ़ाकर बताने में निहित है स्वचालित मोड. आज भी, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की भारी प्रगति के साथ, मानवीय हस्तक्षेप के बिना ऐसा करना हमेशा संभव नहीं होता है।

आधुनिक कानून में "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा की कई परिभाषाएँ हैं:

1) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - मशीन-पठनीय माध्यम पर एक दस्तावेज़, जिसके उपयोग के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की आवश्यकता होती है (GOST 7.83-2001 का खंड 3.1)।

2) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - एक सूचना वस्तु जिसमें दो भाग होते हैं:

विवरण जिसमें पहचानने योग्य विशेषताएँ (नाम, रचना का समय और स्थान, लेखक के बारे में जानकारी, आदि) और एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर शामिल हैं;

यदि आवश्यक हो तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ खरीदा जा सकता है विभिन्न आकारदृश्य प्रदर्शन: स्क्रीन या कागज पर (आर 50.1.031-2001)।

3) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - एक दस्तावेज़ जिसमें जानकारी इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल रूप में प्रस्तुत की जाती है। में यह परिभाषाइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का सार किसी भी तरह से परिभाषित नहीं है: यदि आप इस परिभाषा का पालन करते हैं, तो इलेक्ट्रॉनिक रूप में किसी भी जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ माना जाएगा।

4) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की गई दस्तावेजी जानकारी है, जो कि इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर का उपयोग करके मानव धारणा के लिए उपयुक्त रूप में है, साथ ही सूचना और दूरसंचार नेटवर्क पर संचरण या सूचना प्रणालियों में प्रसंस्करण है।

5) इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ - किसी योग्य द्वारा हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक रूप में जानकारी इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, हस्तलिखित हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित एक कागजी दस्तावेज़ के बराबर, सिवाय इसके कि संघीय कानून या विनियम उनके अनुसार अपनाए गए हों कानूनी कार्यएक आवश्यकता स्थापित की गई है कि दस्तावेज़ विशेष रूप से कागज पर तैयार किया जाना चाहिए।

नवीनतम परिभाषा 6 अप्रैल, 2011 के संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" में निहित है। यह सबसे सफल है, क्योंकि यह एक इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म और एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की उपस्थिति की पुष्टि करता है।
कानूनी परिभाषाओं की विविधता को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर एकीकृत कानून की कमी से समझाया गया है।

2005 में ऐसा कानून बनाने की कोशिश की गई थी. रूसी संघ की संघीय विधानसभा के राज्य ड्यूमा ने संघीय कानून संख्या 159016-4 "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर" मसौदा पेश किया। विधेयक का उद्देश्य इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी व्यवस्था को परिभाषित करना था, जिसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सुरक्षा सुनिश्चित करने के साथ-साथ उन्हें कानूनी बल देने के उद्देश्य से आवश्यकताओं को स्थापित करना शामिल था। बिल को रूसी संघ की सरकार का समर्थन नहीं मिला। परियोजना के प्रावधानों को स्पष्टीकरण की आवश्यकता थी, जो काफी हद तक 10 जनवरी 2002 के संघीय कानून एन 1-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" की नकल करता था। वर्तमान में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी व्यवस्था स्थापित करने के उद्देश्य से कोई वैकल्पिक परियोजनाएँ नहीं हैं।

इसलिए समस्या है कानूनी विनियमनशासन को कोई विधायी समाधान नहीं मिला।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि वहाँ एक महत्वपूर्ण है विदेशी अनुभवकानूनी विनियमन जनसंपर्कइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के क्षेत्र में, वर्तमान में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर कानून आर्मेनिया गणराज्य, बेलारूस गणराज्य, मोल्दोवा, उज़्बेकिस्तान और कज़ाकिस्तान में लागू हैं। 28 दिसंबर 2009 के बेलारूस गणराज्य के कानून संख्या 113-3 "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षरों पर" ने "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रतिलिपि" और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता जैसी अवधारणाओं को पेश किया। कानून के अनुच्छेद 17 के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में दो अभिन्न भाग होते हैं - सामान्य और विशेष। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के सामान्य भाग में वह जानकारी होती है जो दस्तावेज़ की सामग्री बनाती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के एक विशेष भाग में एक या अधिक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर होते हैं, और इसमें इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर को सत्यापित करने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की पहचान करने के लिए आवश्यक अतिरिक्त डेटा भी हो सकता है, जो तकनीकी नियमों द्वारा स्थापित होते हैं।

वैज्ञानिक अध्ययन कर रहे हैं इस समस्या, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा की अपनी परिभाषाएँ प्रस्तुत करें। वे या तो आधुनिक कानून में प्रस्तावित अवधारणाओं के समान हैं या उनसे भिन्न हैं। उदाहरण के लिए, ए.आई. ज़ेम्सकोव एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की परिभाषा देता है जो GOST 7.83 - 2001 के खंड 3.1 में निहित है: "सामग्री में पूर्ण जानकारी की एक श्रृंखला, मशीन-पठनीय तरीके से मशीन-पठनीय माध्यम पर दर्ज की गई।" इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की यह समझ स्वीकार्य नहीं है, क्योंकि यह केवल ऐसे दस्तावेज़ के अस्तित्व के तथ्य की बात करता है, इसके विवरण, निष्पादन के स्थापित नियमों या इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की उपस्थिति का संकेत दिए बिना।

वी.आई. तिखोनोव का मानना ​​है कि "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक डेटा होते हैं जिनमें विशेषताएँ और विवरण होते हैं जो उन्हें पहचानने की अनुमति देते हैं।" नतीजतन, वह दस्तावेज़ में विवरण, एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की आवश्यकता पर जोर देते हैं, जिसका निस्संदेह एक सकारात्मक अर्थ है।
एम.एन. कोस्टोमारोव सभी प्रस्तावित परिभाषाओं का खंडन करते हैं, यह मानते हुए कि इस घटना का सार "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रपत्र" शब्द द्वारा सबसे सटीक रूप से परिलक्षित होता है, और "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" केवल एक मध्यवर्ती स्थिति है, दस्तावेज़ बनाने वाले तत्वों को संग्रहीत करने का एक अस्थायी रूप है। स्मृति।

इस प्रकार, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा के बारे में मौजूदा विविधता के साथ, इस घटना की एक भी परिभाषा न तो वैज्ञानिक दुनिया में और न ही आधुनिक कानून में मौजूद है। आदर्श अवधारणा में विवरण और हस्ताक्षर की अनिवार्य उपस्थिति प्रतिबिंबित होनी चाहिए। "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की अवधारणा में "मानवीय धारणा के लिए उपयुक्त" जैसी समझ से बाहर की अभिव्यक्तियाँ नहीं होनी चाहिए। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विवरण और एक योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर युक्त जानकारी व्यक्त करने का एक इलेक्ट्रॉनिक रूप है।

तो, स्वीकृति विधायी अधिनियमइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के कानूनी महत्व को सुनिश्चित करने के विधायी विनियमन के विकास में मौजूदा रुझानों में से एक है, जो आपको प्रतिबंधों को हटाने और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग में बाधाओं को खत्म करने, स्थापित करने की अनुमति देता है। कानूनी व्यवस्थाडेटा दस्तावेज़, और अंततः, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" की एक एकीकृत अवधारणा का प्रस्ताव करते हैं।

दस्तावेज़मानव धारणा के लिए इच्छित जानकारी का एक संरचित सेट है, जो उपयोगकर्ताओं और/या सूचना प्रणालियों के बीच आदान-प्रदान का एक अभिन्न उद्देश्य हो सकता है।

इलेक्ट्रॉनिकदस्तावेज़कंप्यूटर मीडिया पर रिकॉर्ड किया गया एक दस्तावेज़ है और इसमें पहचानी गई जानकारी शामिल है, जिसकी प्रामाणिकता इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होती है।

"इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़" शब्द की उपस्थिति उद्यमों और संगठनों में सूचना प्रौद्योगिकी के गहन उपयोग और कंप्यूटर मीडिया पर विभिन्न सूचनाओं के निर्माण से जुड़ी है: वैज्ञानिक और तकनीकी, उत्पादन, प्रबंधन, आदि।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की स्थिति निर्धारित करने वाले नियामक दस्तावेजों की अज्ञानता के कारण, इस शब्द का उपयोग अक्सर रिपोर्ट, पत्र, भुगतान आदेश, रसीदें, अन्य प्रकार की पाठ जानकारी, साथ ही कंप्यूटर मीडिया पर डेटाबेस की इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां बनाते समय किया जाता है।

बेलारूस गणराज्य के कानून दिनांक 10 जनवरी 2000 संख्या 357-जेड "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर" के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कंप्यूटर मीडिया पर दर्ज की गई जानकारी है और इस कानून द्वारा स्थापित आवश्यकताओं को पूरा करती है।

मशीन मीडिया - इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटिंग तकनीक का उपयोग करके जानकारी रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने के लिए चुंबकीय डिस्क, चुंबकीय टेप, लेजर डिस्क और अन्य मूर्त मीडिया का उपयोग किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:

सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का उपयोग करके बनाया, संसाधित, प्रसारित और संग्रहीत किया गया;

10 जनवरी 2000 के बेलारूस गणराज्य के कानून संख्या 357-जेड "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों पर" द्वारा स्थापित संरचना है, और इसमें ऐसे विवरण शामिल हैं जो इसकी पहचान की अनुमति देते हैं;

ऐसे रूप में प्रस्तुत किया जाए जो मानवीय धारणा के लिए समझ में आ सके।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की संरचना

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में दो अभिन्न भाग होते हैं - सामान्यऔर विशेष.

सामान्यइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के भाग में वह जानकारी होती है जो दस्तावेज़ की सामग्री बनाती है। प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी सामान्य भाग को संदर्भित करती है।

विशेषकिसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के भाग में एक या अधिक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर(ईडीएस) - इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के माध्यम से उत्पन्न वर्णों का एक सेट और जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का एक अभिन्न अंग है।

ईडीएस का उपयोग व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं द्वारा हस्तलिखित हस्ताक्षर के एक एनालॉग के रूप में किया जाता है ताकि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित और सीलबंद कागजी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति के बराबर कानूनी बल दिया जा सके।

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर उपकरण सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर हैं जो इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की पीढ़ी और सत्यापन सुनिश्चित करते हैं और बेलारूस गणराज्य की राष्ट्रीय प्रमाणन प्रणाली द्वारा जारी अनुरूपता प्रमाण पत्र या मान्यता प्रमाण पत्र रखते हैं।

डिजिटल हस्ताक्षर उत्पन्न करने के लिए, तथाकथित असममित एल्गोरिदम का उपयोग करके क्रिप्टोग्राफ़िक सूचना सुरक्षा उपकरण (सीआईपीएफ) का उपयोग किया जाता है, जो प्रत्येक उपयोगकर्ता की सार्वजनिक और निजी कुंजी का उपयोग करते हैं।

निजी हस्ताक्षर कुंजी- वर्णों का एक सेट जो किसी विशिष्ट व्यक्ति से संबंधित होता है और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के विकास में उपयोग किया जाता है।

सार्वजनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी- सभी इच्छुक पार्टियों के लिए उपलब्ध वर्णों का एक सेट और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर को सत्यापित करते समय उपयोग किया जाता है।

हस्ताक्षर सत्यापन सार्वजनिक कुंजी कार्ड- एक कागजी दस्तावेज़ जिसमें सार्वजनिक हस्ताक्षर सत्यापन कुंजी का मूल्य होता है और किसी व्यक्ति या कानूनी इकाई द्वारा इसके स्वामित्व की पुष्टि की जाती है।

उपयोगकर्ता की व्यक्तिगत कुंजी कंप्यूटर मीडिया पर दूसरों के लिए दुर्गम स्थान पर संग्रहीत की जाती है, और सार्वजनिक कुंजी सूचना के आदान-प्रदान में सभी प्रतिभागियों को स्थानांतरित कर दी जाती है।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का उपयोग गतिविधि के सभी क्षेत्रों में किया जा सकता है जहां जानकारी बनाने, प्रसंस्करण, भंडारण, संचारण और प्राप्त करने के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर का उपयोग किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सहायता से लेनदेन (अनुबंध) किए जा सकते हैं, भुगतान किया जा सकता है, दस्तावेजों और अन्य सूचनाओं का पत्राचार और हस्तांतरण किया जा सकता है।

सूचना प्रणाली और नेटवर्क सहित संचार के किसी भी माध्यम का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ भेजे जा सकते हैं, यदि यह बेलारूस गणराज्य के कानून का खंडन नहीं करता है और अंतर्राष्ट्रीय अनुबंधबेलारूस गणराज्य.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है आंतरिक और बाह्य प्रतिनिधित्व के रूप.

आंतरिक प्रतिनिधित्व का रूपइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कंप्यूटर मीडिया पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने वाली जानकारी की रिकॉर्डिंग है।

बाह्य प्रस्तुति का स्वरूपएक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का डिस्प्ले स्क्रीन पर, कागज़ या कंप्यूटर माध्यम से अलग की जाने वाली अन्य भौतिक वस्तु पर दृश्य देखने के लिए सुलभ रूप में (अतिरिक्त तकनीकी उपकरणों के बिना) और मानव धारणा के लिए समझने योग्य रूप में पुनरुत्पादन है।

बेलारूस गणराज्य का कानून "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर" मूल की कानूनी शक्ति और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की एक प्रति से संबंधित बुनियादी अवधारणाओं को परिभाषित करता है।

मूल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़केवल मशीन मीडिया पर मौजूद है। कंप्यूटर मीडिया पर रिकॉर्ड की गई और एक-दूसरे के समान इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सभी प्रतियां मूल हैं और उनमें समान कानूनी बल है।

ऐसे मामले में जहां एक व्यक्ति एक कागजी दस्तावेज़ और एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाता है जो सामग्री में समान हैं, दोनों दस्तावेज़स्वीकार करते हैं स्वतंत्र दस्तावेज़. इस मामले में, कागज़ी दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रतिलिपि नहीं है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रतियांकागज पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के बाहरी प्रतिनिधित्व के रूप को, कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार प्रमाणित करके बनाया जाता है। कागज पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रतियों में यह संकेत होना चाहिए कि वे संबंधित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रतियां हैं।

बाहरी प्रस्तुति प्रपत्र प्रमाणीकरणकागज पर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तैयार किया जा सकता है:

एक नोटरी या नोटरी कार्य करने के लिए अधिकृत अन्य व्यक्ति;

एक व्यक्तिगत उद्यमी या कानूनी इकाई, जिसे बेलारूस गणराज्य के कानून के अनुसार ऐसी गतिविधियों को अंजाम देने का अधिकार है।

कागज के अलावा किसी अन्य भौतिक वस्तु पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का पुनरुत्पादन, मशीन मीडिया से अलग करना, या कागज पर उसकी एक प्रति जो उचित रूप से प्रमाणित नहीं है, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की प्रतियों का कोई कानूनी बल नहीं है.

मशीन मीडिया पर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ कागज पर एक दस्तावेज़ के बराबर है और है जो उसीउनके साथ कानूनी बल.

यदि बेलारूस गणराज्य के कानून के लिए आवश्यक है कि किसी दस्तावेज़ को लिखित रूप में तैयार किया जाए या लिखित रूप में या लिखित रूप में प्रस्तुत किया जाए, तो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को इन आवश्यकताओं का अनुपालन करने वाला माना जाता है।

मूल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और कागज पर उनकी प्रतियां हैं समान कानूनी बल.

देने के बुनियादी मुद्दे कानूनी स्थितिइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, साथ ही इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की सुरक्षा बेलारूस गणराज्य के निम्नलिखित विधायी कृत्यों और नियामक दस्तावेजों द्वारा विनियमित होती है:

बेलारूस गणराज्य का कानून दिनांक 10 जनवरी 2000 नंबर 357-जेड "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों पर", जो एक आधिकारिक दस्तावेज़ के रूप में एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी स्थिति, इसके निष्पादन के लिए आवश्यकताओं, साथ ही अधिकारों, दायित्वों और जिम्मेदारियों को स्थापित करता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के संचलन के क्षेत्र में उत्पन्न होने वाले कानूनी संबंधों में प्रतिभागियों की;

एसटीबी 1221-2000, जो निर्माण, त्वरित संचलन आदि की प्रक्रिया के लिए समान आवश्यकताओं को स्थापित करता है पुरालेख भंडारणआधिकारिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, विनिमय के तरीकों, सूचना प्रसंस्करण और आवेदन के दायरे की परवाह किए बिना;

एसटीबी आरबी 1176.1-99 “सूचना प्रौद्योगिकी। सूचना सुरक्षा. हैश प्रक्रिया";

एसटीबी आरबी 1176.2-99 “सूचना प्रौद्योगिकी। सूचना सुरक्षा. इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर विकसित करने और सत्यापित करने की प्रक्रियाएँ";

मौजूदा सूचीबद्ध करने से पहले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रकार, आइए परिभाषा देखें।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है, इसमें लिखा गया है संघीय विधानदिनांक 27 जुलाई 2006 संख्या 149-एफजेड "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना सुरक्षा पर।" यह इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रस्तुत की गई प्रलेखित जानकारी है, अर्थात, इलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर का उपयोग करके मानव धारणा के लिए उपयुक्त रूप में, साथ ही सूचना और दूरसंचार नेटवर्क पर प्रसारण या सूचना प्रणालियों में प्रसंस्करण के लिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रकार

एक से अधिक वर्गीकरण हैं जो कुछ को अलग करते हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रकार. आइए सबसे आम पर नजर डालें।

सामग्री प्रकार के अनुसार.अक्सर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को सामग्री प्रकार की कसौटी के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है। इस मामले में, आवंटित करें पाठ, ग्राफिक, एनीमेशन, ध्वनि, मल्टीमीडियाफ़ाइलें.

उपलब्धता के अनुसार.पहुंच की डिग्री के आधार पर, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हो सकता है खुलाऔर छिपा हुआ. खुले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सार्वजनिक होते हैं, व्यापक श्रेणी के लोगों के लिए सुलभ होते हैं, क्योंकि उनमें कोई रहस्य नहीं होता है। वेबसाइटों, लाइसेंसिंग समझौतों, मूल्य सूचियों आदि पर जानकारी आमतौर पर ऐसी ही दिखती है। छिपे हुए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ केवल सीमित संख्या में लोगों द्वारा देखे जा सकते हैं, क्योंकि उनमें गोपनीय जानकारी होती है, जो कभी-कभी वाणिज्यिक या यहां तक ​​कि राज्य रहस्य भी बन जाती है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की उपस्थिति के आधार पर।सभी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित और अहस्ताक्षरित में विभाजित किया जा सकता है। आप शायद जानते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (बाद में ईएस के रूप में संदर्भित) के लिए धन्यवाद, आप उस व्यक्ति की पहचान कर सकते हैं जिसने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं। इसलिए, लेखकत्व निर्धारित किया जा सकता है। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अखंडता और अपरिवर्तनीयता की गारंटी देता है।

उद्योग द्वारा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का वर्गीकरण भी होता है, विशेषकर आज जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनहमारी गतिविधि के अधिक से अधिक क्षेत्रों को शामिल करता है। प्रत्येक उद्योग आम तौर पर स्वीकृत और विशिष्ट दोनों दस्तावेज़ों का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, खुदरा में - चालान, पूर्ण कार्य के कार्य, चालान टीओआरजी-12, स्थापित विसंगति के कार्य टीओआरजी-2, समायोजन चालान। ऊर्जा बिक्री परिसर में समान प्राथमिक डेटा और समाधान रिपोर्ट, भुगतान के लिए चालान आदि मौजूद हैं।

लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के प्रकार

अक्सर, कंपनियां प्राथमिक दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करती हैं। आइए प्राथमिक के प्रकारों पर करीब से नज़र डालें:

• चालान,कला के पैराग्राफ 1 के अनुसार। रूसी संघ के टैक्स कोड के 169 भाग दो को तैयार और प्रदर्शित किया जा सकता है इलेक्ट्रॉनिक रूप. संघीय कर सेवा के आदेश दिनांक 03/05/2012 एन ММВ-7-6/138@ के अनुसार, एक इलेक्ट्रॉनिक चालान (बाद में ईएसएफ के रूप में संदर्भित) को .XML प्रारूप का पालन करना होगा। जब कंपनी के प्रमुख या किसी अधिकृत व्यक्ति द्वारा योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो ईएसएफ कानूनी महत्व प्राप्त कर लेता है।

  विस्तार में जानकारीआप इलेक्ट्रॉनिक चालान के उपयोग, प्रतिपक्षों के बीच उनके आदान-प्रदान और नियामक सूक्ष्मताओं के बारे में "इलेक्ट्रॉनिक चालान" प्रकाशन में जानकारी पा सकते हैं। उपयोग के लिए निर्देश"।

• पूर्ण कार्य का प्रमाण पत्र (सेवाएँ)आज तक, इसका कोई अनिवार्य इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप नहीं है। उपयोग के लिए एक अनुशंसित प्रारूप है - .XML। हालांकि कानून यह प्रावधान नहीं करता एक निश्चित क्रम काइलेक्ट्रॉनिक अधिनियम के साथ काम करें, डेटा का आदान-प्रदान करें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का प्रकारयह ऑपरेटरों की मदद के बिना संभव है।

  आपके लिए सुविधाजनक किसी भी प्रारूप का उपयोग करें - उदाहरण के लिए, .पीडीएफ। हालाँकि वहाँ है महत्वपूर्ण बारीकियां: यदि संघीय कर सेवा को इलेक्ट्रॉनिक रूप में मांग प्राप्त होती है, तो आपको किए गए कार्य के कृत्यों को .XML प्रारूप में प्रस्तुत करना होगा।

• खेप नोट (टीओआरजी-12)इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी इसका प्रयोग तेजी से हो रहा है। इसे आमतौर पर तीन प्रारूपों में से एक में संकलित किया जाता है - .XML, .JPG या .TIF। इस मामले में, संगठन स्वयं कंसाइनमेंट नोट का रूप विकसित कर सकते हैं। लेकिन मुख्य शर्त पूरी होनी चाहिए: दस्तावेज़ में कई विवरण प्रतिबिंबित होने चाहिए (उत्पाद का नाम और उसकी मात्रा, वैट और वैट की राशि, आदि)।

आप इसके बारे में हमारी सामग्री "इलेक्ट्रॉनिक कंसाइनमेंट नोट" में अधिक पढ़ सकते हैं।

उपरोक्त को सारांशित करते हुए, मैं एक बार फिर नोट करना चाहूंगा:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में प्रवेश कर चुके हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के आगमन के साथ, लोगों का जीवन बहुत आसान हो गया है, विशेषकर उनके संदर्भ मेंश्रम गतिविधि

. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने में बहुत कम समय लगता है, इसे संग्रहीत करना अधिक सुविधाजनक होता है, और डिजिटल रूप में प्रस्तुत आवश्यक जानकारी को खोजने में कुछ ही मिनट लगते हैं। एक शब्द में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के बहुत सारे फायदे हैं, और आज विभिन्न क्षेत्रों में काम करने वाले लोग उन सभी की सराहना कर सकते हैं - लेखांकन से लेकर व्यापार तक, ऊर्जा आपूर्ति कंपनियों से लेकर बीमा तक। मुख्य बात भ्रमित नहीं होना है, क्योंकि समय के साथ अधिक से अधिक प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सामने आते हैं, और उनमें से कुछ (उदाहरण के लिए, चालान) के निष्पादन के लिए राज्य की सख्त आवश्यकताएं होती हैं। अब लगभग सभी स्वाभिमानी उद्यम मना कर देते हैंकागज़ दस्तावेज़ प्रवाह

, इसे और अधिक आधुनिक के साथ प्रतिस्थापित करना। - सभी आधुनिक फ़ाइलों के अस्तित्व का सबसे वर्तमान रूप जिसमें बड़ी मात्रा में महत्वपूर्ण जानकारी होती है।

मुख्य लाभ

अन्य बातों के अलावा, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह की उपस्थिति संगठन में बड़ी संख्या में दस्तावेज़ों को बनाए रखने की आवश्यकता से बचाती है। संचित कागजात को संग्रहीत करने के लिए, आपको उद्यम के क्षेत्र में एक उपयुक्त क्षेत्र आवंटित करने की आवश्यकता होगी, साथ ही एक उच्च योग्य पुरालेखपाल को नियुक्त करना होगा जो उपलब्ध सामग्रियों को जल्दी से समझ सके। किसी इलेक्ट्रॉनिक संग्रह को संग्रहीत करने के लिए, आपको केवल कॉम्पैक्ट हटाने योग्य मीडिया या कई हार्ड ड्राइव की आवश्यकता होती है।

डायडॉक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और चालानों का आदान-प्रदान करने का सबसे आसान तरीका है।

ईडी से आप क्या समझते हैं?

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वह सामग्री है जो विशेष मीडिया (डिस्क, यूएसबी फ्लैश ड्राइव, अतिरिक्त उपकरण) पर दर्ज की जाती है।

यह छवियों, ध्वनि फ़ाइलों और प्रतीकों का एक पूरा सेट हो सकता है। ऐसी फ़ाइल को अंतरिक्ष और समय का उपयोग करके स्थानांतरित किया जा सकता है विशेष साधनदूरसंचार. दूरसंचार चैनलों का उपयोग प्रकाशन, भंडारण और आगे की प्रक्रिया के लिए भी किया जा सकता है। यहां मुख्य बात सभी मौजूदा डेटा को सही ढंग से संसाधित करना है।

इस दस्तावेज़ को भी समझा जाना चाहिए विशेष रूप, जिसके साथ आप डेटा का उपयोग पूरी तरह से अलग-अलग उद्देश्यों के लिए कर सकते हैं। हम इलेक्ट्रॉनिक या चुंबकीय सामग्री मीडिया पर जानकारी रिकॉर्ड करने और फिर उनकी आगे की प्रक्रिया और डेटा सुधार प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों को भेजने के बारे में बात कर रहे हैं।

सभी प्रलेखित सामग्रियाँ जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में परिवर्तित किया गया है, मौजूदा में प्रसंस्करण के लिए उपयुक्त हैं सूचना संरचनाएँऔर टीकेएस के माध्यम से प्रसारण। ये सभी फ़ाइलें विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण के योग्य हैं, जो सूचना प्रणालियों का उपयोग करके किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और डिजिटल हस्ताक्षर

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में कानूनी बल होना चाहिए - अन्यथा अन्य संरचनाओं के साथ काम करते समय उनका उपयोग नहीं किया जा सकता है। आप इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करके किसी दस्तावेज़ की वैधता को सुरक्षित कर सकते हैं, जिसमें नियमित कागज़ के समान क्षमताएं होती हैं।

डिजिटल हस्ताक्षर प्रासंगिक होगा यदि इसके गठन के दौरान कई शर्तें पूरी होती हैं:

• हस्ताक्षर के संचालन को नियंत्रित करने वाली कुंजी का प्रमाणपत्र इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों के अनुमोदन के समय चालू होना चाहिए;
• साक्ष्य प्रदान किया जाना चाहिए जिसका उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जा सकता है कि फ़ाइल पर हस्ताक्षर कब किए गए थे;
• डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि उसी फ़ाइल में की जानी चाहिए जहाँ इसका उपयोग किया जाता है;
• हस्ताक्षर का उपयोग संलग्न प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट जानकारी के अनुसार किया जाना चाहिए।

ऐसा हस्ताक्षर प्राप्त करने के लिए, आपको प्रमाणन केंद्र से संपर्क करना होगा। इस मामले में, आपको दस्तावेज़ों का एक पैकेज पहले से तैयार करना होगा। संगठन का स्थान रूस के पेंशन फंड की क्षेत्रीय शाखा में स्पष्ट किया जा सकता है, जहां आप एसएनआईएलएस भी प्राप्त कर सकते हैं।

पेंशन प्रमाणपत्र पर दर्शाए गए एसएनआईएलएस के अलावा, आपको अपने पासपोर्ट की एक प्रति और एक वर्तमान ई-मेल प्रदान करना होगा। इसके अलावा, आपको पहले से एक यूएसबी ड्राइव तैयार करने की आवश्यकता है, जिस पर प्रमाणन केंद्र के कर्मचारियों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के समर्थन के लिए आवश्यक चाबियाँ और प्रमाणपत्र लिखना होगा।

किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का विवरण तभी मान्य होता है जब वह इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर से प्रमाणित हो। एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उसके कागजी समकक्ष के समान महत्व है, लेकिन इसके लिए सभी आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए। आवश्यक शर्तें. हस्ताक्षर कानूनी होना चाहिए, सीए के साथ पंजीकृत होना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अवधारणा यह प्रदान करती है कि इसमें न केवल ऐसे प्रतीक शामिल हो सकते हैं जो उपयोगकर्ताओं के लिए समझ में आते हैं। असंरचित जानकारी होना स्वीकार्य है जिसे समझा जाना चाहिए ऑपरेटिंग सिस्टम. मुख्य बात यह है कि सामग्री को एक विशेष माध्यम पर संग्रहित किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ का एक महत्वपूर्ण घटक इसका वर्णन करने के लिए आवश्यक विशेषताओं के एक सेट के साथ एक रूप भी है। इस प्रकार, फ़ाइल में इसके बारे में जानकारी होनी चाहिए:

• इसके गठन की तिथि;
• डेटा का लेखक;
• दस्तावेज़ का नाम;
• सामग्री के सही पढ़ने के लिए आवश्यक प्रारूप।

मौजूदा दस्तावेज़ के बारे में जानकारी जितनी अधिक विस्तृत होगी, भविष्य में उसके साथ काम करना उतना ही आसान होगा। एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पहले के बिना आपस में घनिष्ठ रूप से जुड़े हुए हैं, दूसरा असंभव है; साथ ही, यदि सूचना का आदान-प्रदान करने वाले संगठन समान दूरसंचार प्रणालियों और सॉफ्टवेयर उपकरणों का उपयोग करते हैं तो सामग्रियों का संचलन बहुत सरल हो जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में ऐसी सामग्रियाँ शामिल हो सकती हैं जिनका उपयोग फ़ाइलों को खोजने या उन्हें कुछ मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत करने के लिए किया जा सकता है। सभी मौजूदा फ़ाइलों में अलग-अलग रिज़ॉल्यूशन हो सकते हैं, और उनमें कोई संरचित तत्व भी नहीं हो सकते हैं। इस मामले में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ सीधे उसके मालिक पर निर्भर करता है। संरचित सामग्रियों में विशेष तत्व हो सकते हैं जो बाहरी अतिरिक्त अनुप्रयोगों को फ़ाइल के व्यक्तिगत तत्वों के बारे में डेटा प्राप्त करने की अनुमति देते हैं।

कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की एक दूसरे से तुलना नहीं की जा सकती, क्योंकि डिजिटल दस्तावेज़ों के कई फायदे हैं। उनमें से:

• दीर्घकालिक भंडारण की संभावना;
• अतिरिक्त संचालन (संपादन, हटाना, संग्रह करना, आदि) करने में सुविधा;
• कुंजी मार्करों का उपयोग करके फ़ाइलों के अंदर डेटा खोजने की क्षमता;
• प्रसंस्करण सामग्री का उपयोग करने में आसानी स्वचालित प्रणाली, इलेक्ट्रॉनिक सर्कुलेशन का अभ्यास करने वाले संगठनों द्वारा उपयोग किया जाता है।

अब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के लिए कई प्रारूप हैं, लेकिन सबसे लोकप्रिय "ओडीएफ" प्रारूप है, जो किसी भी सॉफ़्टवेयर पर काम करते समय सुविधाजनक है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अवधारणा और संरचना काफी भिन्न हो सकती है। इसे प्रोसेस करने के लिए उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर का इस पर बहुत बड़ा प्रभाव पड़ता है। 1C का उपयोग करके संसाधित सामग्री को अलग से हाइलाइट किया जाना चाहिए। ऐसी फ़ाइलें दूसरों से काफी भिन्न होती हैं क्योंकि उन्हें हाइलाइट नहीं किया जाता है व्यक्तिगत दस्तावेज़. इन्हें केवल एक सूचना इकाई के रूप में ही माना जा सकता है अद्वितीय पहचानकर्ताऔर संशोधन के साधन.

ऐसे दस्तावेज़ीकरण में वे सामग्रियाँ भी शामिल हो सकती हैं जो लागू सूचना प्रणालियों के सक्रिय संचालन के परिणामस्वरूप बनाई गई हैं। वे मौजूदा सामग्री भंडार का उपयोग करके गतिशील रूप से उत्पन्न होते हैं। इस प्रकार, वे अपने बारे में कोई जानकारी नहीं रखते हैं; उन्हें केवल सिस्टम का उपयोग करके देखा जा सकता है।

जैसे ही कोई दस्तावेज़ मुद्रित या देखा जाता है, वह सिस्टम में एक वस्तु के रूप में मौजूद होना बंद हो जाता है। अब से यह एक विशेष एप्लिकेशन के रूप में कार्य करता है। यदि फ़ाइल को अन्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके खोलने की आवश्यकता है, तो आपको इसे कनवर्ट करना होगा।

कौन से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ मौजूद हैं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक फ़ाइल है जिसमें कुछ ऐसी जानकारी होती है जो उपयोगकर्ता को हमेशा स्पष्ट नहीं होती है। इन फ़ाइलों का संग्रह और संग्रह बनाने के लिए, आपको उनका वर्गीकरण जानना होगा।

• एक अवतार में, सामग्रियों को समान मुद्रित दस्तावेजों की उपस्थिति या अनुपस्थिति से अलग किया जा सकता है।
• फ़ाइलें इस बात में भी भिन्न हो सकती हैं कि उनमें कौन सी जानकारी है। इस वर्गीकरण में हम बात कर रहे हैंहे:

1. मूलपाठ,
2. अच्छा,
3. आवाज़,
4. मल्टीमीडिया प्रकाशन,
5. सॉफ्टवेयर उत्पाद.

उत्तरार्द्ध को प्रोग्राम ग्रंथों और कोडों के अलग-अलग टुकड़ों के अलग-अलग कार्यों या प्रकाशनों के रूप में माना जाना चाहिए।

• सबसे बड़े वर्गीकरण को उनके इच्छित उद्देश्य के अनुसार इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के प्रकारों पर विचार किया जाना चाहिए। अधिकतर आधिकारिक प्रकाशन होते हैं जो प्रकाशित होते हैं सरकारी एजेंसियों, उनमें आमतौर पर नियम होते हैं।
• उद्यमों में उत्पादन प्रकाशनों का उपयोग किया जाता है। वे मौजूदा उत्पादन के संगठन के बारे में जानकारी रखते हैं। कुछ सामग्रियाँ विशेष रूप से कर्मचारियों को कुछ निश्चित जानकारी देने के लिए बनाई गई थीं उत्पादन क्षेत्रउद्यमों के क्षेत्र में रहने पर मानकों और आवश्यकताओं के अस्तित्व के बारे में।
• उपयोग में आसान शैक्षिक और संदर्भ प्रकाशन तैयार किए जाते हैं। खोजो आवश्यक जानकारीऐसी फ़ाइल में आप इसे कुछ ही सेकंड में कर सकते हैं, इससे आप बड़ी मात्रा में समय और प्रयास बचा सकते हैं। ऐसे दस्तावेज़ों का उपयोग न केवल छात्र, बल्कि शिक्षक भी कर सकते हैं।
• राजनीतिक दल अक्सर प्रचार सामग्री के रूप में इलेक्ट्रॉनिक प्रकाशनों का उपयोग करते हैं। इनमें सामाजिक मुद्दों पर काम शामिल हैं जो पाठकों के व्यापक वर्ग के लिए हैं। ऐसी सामग्रियों में आप अक्सर विश्लेषणात्मक जानकारी पा सकते हैं जिसका उपयोग दुनिया भर के राजनीतिक वैज्ञानिकों और समाजशास्त्रियों द्वारा किया जाता है।
• दस्तावेज़ों का एक अन्य वर्गीकरण उन्हें वितरण की विधि के आधार पर अलग करता है। ऐसे स्थानीय प्रकाशन हैं जिनका उपयोग किसी व्यक्तिगत उद्यम के भीतर किया जा सकता है, वे कागजी संस्करणों में भी जारी किए जाते हैं; सीमित मात्रासमान प्रतियाँ.
• ऑनलाइन प्रकाशन व्यापक उपयोग के लिए हैं, उनकी संख्या सीमित नहीं है। इस मामले में अतिरिक्त कागजी प्रतियां अनिवार्य नहीं हैं, इससे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का मूल्य कई गुना बढ़ जाता है। ऐसे दस्तावेजों को आसानी से अभिलेखागार में भेजा जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल दस्तावेज़ आधुनिक समाज की एक आवश्यकता है

अब आप जानते हैं कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ क्या है, यह किस प्रकार का होता है और इनका उपयोग कैसे किया जा सकता है रोजमर्रा की जिंदगी. इस मामले में, जानकारी एन्क्रिप्टेड प्रारूप में फ़ाइलों में हो सकती है। उनके साथ काम करने के लिए, आपको मौजूदा पासवर्ड का उपयोग करना होगा, जिसे किसी भी समय बदला जा सकता है।

दूरसंचार चैनलों के किसी भी उपयोगकर्ता को अपने स्वयं के दस्तावेज़ बनाने का अधिकार है। इसके लिए उसे केवल एक विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है। ऐसी फ़ाइलों की भंडारण अवधि असीमित है। आप किसी भी समय उनके साथ कोई भी ऑपरेशन कर सकते हैं।