एक्सेल टेबल में डेटा कैसे सॉर्ट करें। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा सॉर्ट फीचर का उपयोग कैसे करें

यदि डेटा टेक्स्ट है, तो इसे वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जा सकता है ("ए से ज़ेड तक" या "ज़ेड से ए तक")। यदि डेटा संख्यात्मक है, तो आप इसे आरोही या अवरोही क्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। यदि किसी डेटा श्रेणी में एक पंक्ति या स्तंभ है जिसमें समय या दिनांक डेटा है, तो आप इसे आगे या पीछे कालानुक्रमिक क्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। तत्वों को फ़ॉर्मेट करके पूर्व-स्वरूपित डेटा को सॉर्ट करना भी संभव है।

आप डेटा को एक शर्त के अनुसार क्रमबद्ध कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों की सूची को अंतिम नाम के आधार पर क्रमबद्ध करना) या कई (उदाहरण के लिए, कर्मचारियों की सूची को स्थिति के आधार पर क्रमबद्ध करना, और प्रत्येक स्थिति के भीतर, अंतिम नामों को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध करना)। डेटा को एक कॉलम (या एकाधिक कॉलम) या पंक्ति द्वारा क्रमबद्ध किया जा सकता है।

एक मानदंड के आधार पर क्रमबद्ध करें

चरण दर चरण चरण:

1. जिस कॉलम से सॉर्टिंग की जानी है, उसमें आपको किसी भी सेल का चयन करना होगा (आपको पूरे कॉलम का चयन करने की आवश्यकता नहीं है)।
2. टैब पर डेटाआदेशों का एक समूह ढूंढें.

ध्यान दें कि इस बटन पर अक्षर केवल सॉर्टिंग दिशा दर्शाते हैं, और बटन की उपस्थिति टेक्स्ट और संख्यात्मक डेटा दोनों के लिए समान रहती है।

डेटा को सॉर्ट करने का एक और सुविधाजनक तरीका है: कॉलम के सेल पर राइट-क्लिक करके जिसके द्वारा सॉर्टिंग की जाएगी, संदर्भ मेनू में आइटम का चयन करें छंटाई, और फिर - आवश्यक सॉर्टिंग विकल्प।

चरण दर चरण चरण:

1. सॉर्ट किए जा रहे डेटा ऐरे में से एक सेल का चयन करें।

यदि किसी डेटा श्रेणी में खाली कॉलम या पंक्तियाँ हैं, तो Excel स्वचालित रूप से उन्हें क्रमबद्ध डेटा सरणी की सीमाओं के रूप में मानता है। इस मामले में, आपको सॉर्ट किए जाने वाले सभी डेटा का चयन करना चाहिए।

1. टैब पर डेटाएक कमांड समूह ढूंढें और उसमें से एक कमांड चुनें छंटाई .
2. क्रमिक रूप से सॉर्ट स्तर सेट करें (कॉलम नाम से निर्धारित)।

तीन फ़ील्ड के आगे वाले तीर पर क्लिक करके ( स्तंभ, छंटाई, आदेश) आपको चयन करना होगा:

1. सॉर्ट करने के लिए कॉलम का नाम.
2. मानदंड का प्रकार (इस पर निर्भर करता है कि सॉर्टिंग कॉलम में डेटा मानों द्वारा की जाएगी, या सेल डिज़ाइन द्वारा, या सेल आइकन द्वारा)।
3. क्रमबद्ध करें (अवरोही या आरोही)।

यदि छँटाई के लिए चयनित कॉलम में महीनों या सप्ताह के दिनों के नाम हैं, तो फ़ील्ड की सूची में आदेशआप विकल्प का चयन कर सकते हैं कस्टम सूचीऔर एक नई विंडो में, प्रस्तावित सॉर्टिंग विकल्पों में से एक का चयन करें।

फ़ॉर्मेटिंग के अनुसार क्रमबद्ध करें

अक्सर, डेटा का विश्लेषण करने के लिए, सेल (या फ़ॉन्ट) को रंग से भर दिया जाता है। सॉर्टिंग आपको फ़ॉर्मेटिंग के आधार पर डेटा व्यवस्थित करने में भी मदद कर सकती है।

चरण दर चरण प्रक्रिया:

1. कॉलम में किसी भी सेल पर क्लिक करें जिसे आप क्रमबद्ध करना चाहते हैं।
2. टैब पर डेटासमूह का चयन करें और फिर टीम का चयन करें छंटाई.
3. क्षेत्र में स्तंभवह कॉलम निर्दिष्ट करें जिसके द्वारा छँटाई की जाएगी।
4. क्षेत्र में छंटाईपॉप-अप मेनू से सॉर्टिंग मानदंड चुनें: कोशिका का रंग, फ़ॉन्ट रंगया सेल आइकन.
5. मैदान आदेशइसमें दो ड्रॉप-डाउन सूचियाँ हैं। पहले में, आपको मानदंड के प्रकार का चयन करना होगा, और दूसरे में, इस मानदंड (लाइन) के अनुसार क्रमबद्ध कोशिकाओं का स्थान ऊपरया नीचे की ओर से ).
6. यदि आवश्यक हो, तो विंडो में एक और सॉर्टिंग मानदंड जोड़ें छंटाईआपको एक बटन चुनना होगा स्तर जोड़ें.

आप "ऑर्डर" फ़ील्ड में पिछले मान को एक नए के साथ बदलकर "कॉपी लेवल" कमांड का भी उपयोग कर सकते हैं।

1. सॉर्टिंग का चयन करने के बाद बटन दबाएँ ठीक है.

आप सूची को अधिकतम तीन फ़ील्ड के अनुसार वर्णानुक्रम, संख्यात्मक या कालानुक्रमिक रूप से क्रमबद्ध कर सकते हैं। प्रत्येक कॉलम के लिए, आप आरोही और अवरोही क्रम निर्दिष्ट कर सकते हैं।

आरोही क्रम क्रम:

संख्याओं को सबसे छोटी ऋणात्मक से सबसे बड़ी धनात्मक संख्या के क्रम में क्रमबद्ध किया जाएगा।

दिनांक और समय मानों को प्रारंभिक से नवीनतम मान तक क्रमबद्ध किया जाएगा।

पाठ को वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाएगा. इस मामले में, पाठ के रूप में निर्दिष्ट संख्यात्मक मान पहले स्थित होंगे।

बूलियन मानों को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करते समय, मान FALSE पहले प्रदर्शित किया जाएगा, उसके बाद मान TRUE प्रदर्शित किया जाएगा।

त्रुटि मानों को उसी क्रम में क्रमबद्ध किया जाएगा जिसमें उनका सामना किया गया था (छँटाई के दृष्टिकोण से, वे सभी समान हैं)।

क्रमबद्ध सूची के अंत में खाली सेल दिखाई देंगे।

अवरोही क्रम क्रम:

अवरोही सॉर्ट क्रम के मामले में, एक्सेल ऊपर वर्णित विपरीत क्रम में रिकॉर्ड को सॉर्ट करता है। सूची के अंत में अभी भी केवल खाली सेल ही दिखाए जाएंगे।

कस्टम सॉर्ट क्रम:

आरोही और अवरोही सॉर्ट क्रम के बजाय, आप एक निर्दिष्ट कस्टम सूची द्वारा निर्धारित कस्टम सॉर्ट क्रम का भी उपयोग कर सकते हैं।

सूची क्रमबद्ध करना

किसी सूची को सॉर्ट करने के लिए, सेल पॉइंटर को सूची के अंदर रखें और डेटा - सॉर्ट कमांड निष्पादित करें।

एक्सेल स्वचालित रूप से सूची का चयन करता है और सॉर्ट रेंज संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है, जहां आप सॉर्टिंग विकल्प निर्दिष्ट कर सकते हैं।

आप अधिकतम तीन सूची फ़ील्ड के आधार पर सॉर्टिंग सेट कर सकते हैं और प्रत्येक फ़ील्ड के लिए एक अलग सॉर्ट क्रम निर्दिष्ट कर सकते हैं।

यदि नाम वाले कक्षों का प्रारूप डेटा वाले कक्षों के प्रारूप से भिन्न है, तो एक्सेल स्वचालित रूप से फ़ील्ड नामों को पहचानता है।

क्रमबद्ध श्रेणी संवाद बॉक्स.

यदि प्रोग्राम द्वारा किया गया रेंज चयन पूरी तरह से सही नहीं है, तो संवाद बॉक्स के नीचे स्थित स्विच को वांछित स्थिति में सेट करें ("लेबल (रेंज की पहली पंक्ति)" या "शीट कॉलम पदनाम" द्वारा फ़ील्ड को पहचानें)।

सॉर्ट डायलॉग बॉक्स में आपके द्वारा निर्दिष्ट रेंज और सॉर्ट विकल्प सहेजे जाएंगे और अगली बार जब आप इसे खोलेंगे तो डायलॉग बॉक्स में प्रदर्शित होंगे।

आप पंक्तियों के बजाय श्रेणी स्तंभों को क्रमबद्ध करना भी चुन सकते हैं। ऐसा करने के लिए, "सॉर्टिंग रेंज" संवाद बॉक्स में "विकल्प" बटन पर क्लिक करें और "सॉर्टिंग विकल्प" संवाद बॉक्स में, "सॉर्ट" समूह में, स्विच को "रेंज कॉलम" स्थिति पर सेट करें।

26. एक्सेल में डेटा फ़िल्टर करना।

सूची में डेटा फ़िल्टर करने से आप केवल उन्हीं रिकॉर्ड्स को प्रदर्शित कर सकते हैं जो निर्दिष्ट शर्तों को पूरा करते हैं।

स्वत: फ़िल्टर

ऑटोफ़िल्टर लागू करते समय, फ़ील्ड नामों को ड्रॉप-डाउन सूचियों के साथ पूरक किया जाएगा जिससे आप वांछित फ़ील्ड मान का चयन कर सकते हैं या एक कस्टम मानदंड सेट कर सकते हैं।

ऑटोफ़िल्टर सम्मिलित करना

1. सेल पॉइंटर को सूची के अंदर रखें।

2. डेटा - फ़िल्टर सबमेनू में, "ऑटोफ़िल्टर" कमांड का चयन करें। फ़ील्ड नामों के आगे तीर बटन प्रदर्शित होंगे, जिन पर क्लिक करके आप सूची खोल सकते हैं।

3. उस फ़ील्ड की सूची खोलें जिसका मान आप फ़िल्टर (चयन मानदंड) के रूप में उपयोग करना चाहते हैं। सूची चयनित फ़ील्ड की कोशिकाओं के मान दिखाएगी।

4. सूची से वांछित वस्तु का चयन करें। केवल वे प्रविष्टियाँ जो निर्दिष्ट फ़िल्टर से मेल खाती हैं, स्क्रीन पर प्रदर्शित की जाएंगी।

5. यदि आवश्यक हो, तो किसी अन्य फ़ील्ड की सूची से आवश्यक तत्व का चयन करें। केवल वे रिकॉर्ड जो सभी निर्दिष्ट फ़िल्टरिंग शर्तों से मेल खाते हैं, स्क्रीन पर प्रदर्शित किए जाएंगे (अलग-अलग फ़ील्ड की शर्तों को तार्किक ऑपरेशन "AND" का उपयोग करके संयोजित किया जाता है)।

जिन फ़ील्ड के लिए फ़िल्टरिंग स्थितियाँ निर्दिष्ट हैं, उनके लिए ऑटोफ़िल्टर खोलने के बटन नीले रंग में रंगे गए हैं।

यदि आपने ऑटोफ़िल्टर कमांड निष्पादित करने से पहले एक या अधिक कॉलम का चयन किया है, तो ड्रॉप-डाउन सूचियाँ केवल संबंधित फ़ील्ड में जोड़ी जाएंगी।

सभी सूची प्रविष्टियों को स्क्रीन पर फिर से प्रदर्शित करने के लिए, डेटा - फ़िल्टर सबमेनू से "सभी प्रदर्शित करें" कमांड निष्पादित करें।

आप इस फ़ील्ड के लिए ऑटोफ़िल्टर सूची में "सभी" आइटम का चयन करके किसी व्यक्तिगत फ़ील्ड के लिए फ़िल्टरिंग मानदंड को हटा सकते हैं।

ऑटोफ़िल्टर फ़ंक्शन को निष्क्रिय करने के लिए (ड्रॉप-डाउन सूचियां हटाएं), डेटा - फ़िल्टर - ऑटोफ़िल्टर कमांड को फिर से चुनें।

एक कस्टम ऑटोफ़िल्टर लागू करना

कस्टम ऑटोफ़िल्टर का उपयोग करके, आप तार्किक ऑपरेटरों का उपयोग करके व्यक्तिगत रिकॉर्ड चयन शर्तों को कनेक्ट कर सकते हैं।

डेटा - फ़िल्टर - ऑटोफ़िल्टर कमांड का चयन करके सूची में एक ऑटोफ़िल्टर डालें।

वांछित फ़ील्ड के लिए ऑटोफ़िल्टर सूची खोलें और उसमें तत्व (स्थिति) का चयन करें।

खुलने वाले "कस्टम ऑटोफ़िल्टर" संवाद बॉक्स में (चित्र 6.3.27.), पहला मानदंड निर्दिष्ट करें।

एक तार्किक ऑपरेटर का चयन करें जो पहले और दूसरे मानदंड को जोड़ता है।

"कस्टम ऑटोफ़िल्टर" संवाद बॉक्स।

आप कस्टम ऑटोफ़िल्टर में किसी व्यक्तिगत फ़ील्ड के लिए एक या दो मानदंड निर्धारित कर सकते हैं। बाद के मामले में, उन्हें तार्किक ऑपरेटर "AND" या "OR" के साथ जोड़ा जा सकता है।

दूसरा मानदंड निर्धारित करें.

"ओके" बटन पर क्लिक करें। एक्सेल आपके द्वारा निर्दिष्ट मानदंडों के आधार पर रिकॉर्ड को फ़िल्टर करेगा।

आधुनिक फ़िल्टर

सूची डेटा को फ़िल्टर करने के लिए जटिल स्थितियाँ सेट करने के लिए, Excel उपयोगकर्ता की सहायता के लिए एक तथाकथित उन्नत फ़िल्टर प्रदान करता है।

मानदंड की सीमा

मानदंड कार्यपत्रक पर किसी भी खाली स्थान पर निर्धारित किए जा सकते हैं। मानदंड श्रेणी में आप दो प्रकार के मानदंड दर्ज और संयोजित कर सकते हैं:

सरल मानदंड: प्रोग्राम निर्दिष्ट मानदंड के साथ फ़ील्ड की सामग्री की तुलना करेगा (ऑटोफ़िल्टर का उपयोग करने के समान)।

परिकलित मानदंड: इस मामले में, आप सूत्र द्वारा लौटाए गए मान भी निर्दिष्ट कर सकते हैं जो सूचीबद्ध नहीं हैं।

सरल मानदंड निर्दिष्ट करते समय, आपको पहले मानदंड श्रेणी में फ़ील्ड नाम निर्दिष्ट करना होगा, और आप केवल वे फ़ील्ड नाम दर्ज कर सकते हैं जिनके लिए आप मानदंड निर्दिष्ट कर रहे हैं।

फ़ील्ड नाम पंक्ति के ठीक नीचे वाली पंक्ति वह जगह है जहां आप मानदंड निर्दिष्ट करते हैं। मानदंड निर्दिष्ट करते समय एक्सेल केस संवेदनशील नहीं है। क्या आप मानदंड निर्दिष्ट करते समय वाइल्डकार्ड का उपयोग कर सकते हैं? और *।

एक पंक्ति पर निर्दिष्ट सभी मानदंडों को एक साथ निष्पादित किया जाना चाहिए (तार्किक और ऑपरेटर के अनुरूप)। "OR" ऑपरेटर का उपयोग करके मानदंड के कनेक्शन को निर्दिष्ट करने के लिए, विभिन्न पंक्तियों पर मानदंड निर्दिष्ट करें।

एक उन्नत फ़िल्टर लागू करना

एक बार जब आप मानदंड श्रेणी बना लेते हैं, तो आप उन्नत फ़िल्टर चला सकते हैं और सूची डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं।

1. सेल पॉइंटर को सूची के अंदर रखें। इस स्थिति में, Excel स्वचालित रूप से सूची श्रेणी को पहचान लेगा और संवाद बॉक्स में श्रेणी के लिए एक लिंक प्रस्तुत करेगा।

2. डेटा - फ़िल्टर - उन्नत फ़िल्टर कमांड निष्पादित करें। इनपुट कर्सर को "कंडीशन रेंज" फ़ील्ड में रखें और वर्कशीट में संबंधित रेंज को हाइलाइट करें।

3. "ओके" बटन पर क्लिक करके डायलॉग बॉक्स बंद करें। स्क्रीन अब ऐसे रिकॉर्ड प्रदर्शित करेगी जो निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करते हैं।

आप प्रति कार्यपत्रक केवल एक उन्नत फ़िल्टर लागू कर सकते हैं।

यदि आप नहीं चाहते कि उन्नत फ़िल्टर लागू करने के परिणामस्वरूप डुप्लिकेट रिकॉर्ड प्रदर्शित हों, तो उन्नत फ़िल्टर संवाद बॉक्स में केवल अद्वितीय रिकॉर्ड चेक बॉक्स का चयन करें।

फ़िल्टर करने के बाद वर्कशीट में सभी सूची प्रविष्टियों का प्रदर्शन सेट करने के लिए, डेटा - फ़िल्टर - सभी प्रदर्शित करें कमांड चलाएँ।

एक्सेल में डेटा सॉर्ट करते समय, आपको एक ही समय में डेटा को कई कॉलम में सॉर्ट करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ सकता है। आज मैं आपको बताऊंगा कि यह कैसे करना है।

उदाहरण के तौर पर, आइए एक तालिका लें जिसमें उनकी लागत और समाप्ति तिथि के साथ उत्पादों की एक सूची है। कार्य उत्पादों को वर्णानुक्रम में और समाप्ति तिथि के अनुसार क्रमबद्ध करना है।

तालिका के सभी कक्षों का चयन करें जिन पर हम छँटाई लागू करेंगे। हमारे मामले में, आप बस सीमा के भीतर किसी भी सेल पर खड़े हो सकते हैं। टैब पर अगला घरआइकन पर क्लिक करें छँटाई और फ़िल्टरऔर ड्रॉप-डाउन मेनू से आइटम का चयन करें कस्टम छँटाई.

सॉर्टिंग सेटिंग विंडो खुल जाएगी. पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह यह सुनिश्चित करना है कि चेकबॉक्स चेक किया गया है मेरे डेटा में हेडर हैं. यह सेटिंग आपको पहली पंक्ति को सीमा से हटाने और भविष्य में फ़िल्टरिंग में भाग नहीं लेने की अनुमति देती है।

अब हम कॉलम जोड़ेंगे जिसके आधार पर सॉर्टिंग होगी। हमारे मामले में पहला, कॉलम है उत्पादों. क्षेत्र में छंटाईहम प्रदर्शन करते हैं अर्थऔर इंस्टॉल करें आदेशसे A से Z.

अब उत्पादों को पहले पहले कॉलम के आधार पर और इसके अतिरिक्त दूसरे कॉलम के आधार पर क्रमबद्ध किया जाएगा। इस मामले में, दूसरी छँटाई पहले को प्रभावित नहीं करती है। आप इसी तरह से अधिक कॉलमों को क्रमबद्ध कर सकते हैं।

वैसे छँटाई पंक्तियों द्वारा भी की जा सकती है। मैं आपको अगले पाठ में बताऊंगा कि यह कैसे करना है।

पिछले दो पाठों में हमने डुप्लिकेट हटा दिए थे। आप इसके बारे में भी पढ़ सकते हैं. इस पाठ में हम कार्यान्वयन करेंगे डुप्लिकेट खोजें.

इस पाठ में मैं आपको बताऊंगा कि प्रत्येक एक्सेल पेज पर हेडर कैसे संलग्न करें। यदि आप बड़ी तालिकाओं के साथ काम कर रहे हैं तो यह आवश्यक हो सकता है। आमतौर पर, जब वे मुद्रित होते हैं, तो बड़ी संख्या में पृष्ठों वाले दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं, और उनके साथ काम करना सुविधाजनक बनाने के लिए, प्रत्येक शीट पर टेबल हेडर को सहेजना आवश्यक होता है।

इस पाठ में मैं आपको बताऊंगा कि एक्सेल में सेल की शुरुआत में किसी संख्या से पहले प्लस चिह्न या शून्य कैसे लगाया जाता है। आइए एक ऐसी स्थिति की कल्पना करें जहां आपको एक सेल में "+7 987..." प्रारूप में एक फ़ोन नंबर दर्ज करने की आवश्यकता है। आम तौर पर, एक्सेल इस प्लस चिह्न को आसानी से हटा देगा।

एक्सेल में सॉर्टिंग एक अंतर्निहित फ़ंक्शन है जिसके साथ उपयोगकर्ता बाद के विश्लेषण के लिए सुविधाजनक क्रम में शीट पर कॉलम में डेटा व्यवस्थित कर सकता है।

आप जानकारी को वर्णानुक्रम में, आरोही या अवरोही मानों द्वारा, दिनांक या आइकन द्वारा, टेक्स्ट या सेल रंग द्वारा क्रमबद्ध कर सकते हैं। यह वही है जिस पर यह लेख चर्चा करेगा।

नंबर

यहां सब कुछ काफी सरल है. आइए निम्नलिखित तालिका को एक उदाहरण के रूप में लें। आइए डेटा को कॉलम C के अनुसार क्रमबद्ध करें। ऐसा करने के लिए, इसे चुनें और "होम" टैब पर बटन पर क्लिक करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर". अगले मेनू में, या चुनें "...न्यूनतम से अधिकतम की ओर", या "...अधिकतम से न्यूनतम की ओर". चलिए दूसरा विकल्प चुनते हैं.

अब हमारे पास C में डेटा अवरोही क्रम में व्यवस्थित है।

मेरे पास कॉलम सी दो अन्य के बीच स्थित है, जो डेटा से भरे हुए हैं। इस मामले में, एक्सेल चयनित कॉलम को तालिका का हिस्सा मानता है (और सही ढंग से गिनती करता है)। परिणामस्वरूप, निम्न संदेश प्रकट हुआ. चूँकि मुझे कक्षा के लिए विशेष रूप से क्रमबद्ध करने की आवश्यकता है, इसलिए मैं आइटम को मार्कर से हाइलाइट करता हूँ "...निर्दिष्ट आवंटन के भीतर"और "सॉर्ट करें" पर क्लिक करें।

वर्णक्रम

यह ऊपर वर्णित उसी सिद्धांत के अनुसार किया जाता है। वांछित सीमा का चयन करें और बटन दबाएँ "सॉर्टिंग और फ़िल्टर". ड्रॉप-डाउन मेनू में आइटम बदल गए हैं. या तो "ए से ज़ेड" या "ज़ेड से ए" चुनें।

उदाहरण में नामों की सूची वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध है।

तिथि के अनुसार

एक्सेल में तारीखों को क्रमबद्ध करने के लिए सबसे पहले इस बात पर ध्यान दें कि जिन सेलों में वे लिखी गई हैं, उनके लिए कौन सा प्रारूप निर्धारित किया गया है। उन्हें चुनें और "होम" टैब पर "नंबर" समूह देखें। सबसे अच्छा प्रारूप "तिथि", छोटा या लंबा, या "(सभी प्रारूप)" है - तारीख विभिन्न तरीकों से लिखी जा सकती है: DD.MM.YYYY, DD.MMM, MMM.YY।

यह बिंदु बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि अन्यथा तिथियों को केवल पहले दो अंकों को बढ़ाकर, या वर्णमाला क्रम में महीने के अनुसार क्रमबद्ध किया जा सकता है।

उसके बाद, कोशिकाओं की वांछित श्रेणी का चयन करें और बटन पर क्लिक करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर". मेनू से आप या चुन सकते हैं "पुराने से नये तक", या "नये से पुराने तक".

सेल या टेक्स्ट रंग द्वारा

इस पद्धति का उपयोग तब किया जा सकता है जब एक्सेल तालिका में कोशिकाओं में पाठ होता है या कोशिकाएँ स्वयं अलग-अलग रंगों में रंगी होती हैं। उदाहरण के लिए, आइए विभिन्न रंगों में चित्रित संख्याओं का एक स्तंभ लें। आइए इसे क्रमबद्ध करें ताकि लाल रंग से रंगे हुए नंबर पहले आएं, फिर हरे और काले रंग से।

संपूर्ण रेंज का चयन करें और बटन पर क्लिक करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर"और मेनू से चयन करें "अनुकूलन योग्य...".

अगली विंडो में, यदि आपने उन्हें शीर्ष पंक्ति, जो कि तालिका शीर्षलेख है, के बिना चुना है तो बॉक्स को अनचेक करें। फिर हम उस कॉलम का चयन करते हैं जिसके द्वारा हम सॉर्ट करेंगे, उदाहरण में यह "I" है। "सॉर्टिंग" अनुभाग में, ड्रॉप-डाउन सूची से "फ़ॉन्ट रंग" चुनें। ऑर्डर अनुभाग में, "लाल रंग" - "शीर्ष" चुनें। हमने संख्याओं को लाल रंग में क्रमबद्ध किया।

अब आपको कॉलम में हरे रंग की संख्याएँ शामिल करने की आवश्यकता है। बटन पर क्लिक करें "स्तर जोड़ें". सभी सेटिंग्स समान हैं, बस "हरा रंग" चुनें। ओके पर क्लिक करें।

हमारा कॉलम निम्नानुसार क्रमबद्ध है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, संख्याएँ क्रम में नहीं हैं। आइए संख्याओं को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करें। कॉलम चुनें और क्लिक करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर" – "अनुकूलन योग्य...". खुलने वाली विंडो में बटन पर क्लिक करें "स्तर जोड़ें". कॉलम "I" रहता है, अगले फ़ील्ड में हम "मान" क्रम से चयन करते हैं "आरोही". ओके पर क्लिक करें।

अब हमारा कॉलम टेक्स्ट के रंग और डेटा के आरोही क्रम में क्रमबद्ध है।

डेटा को सेल रंग द्वारा उसी तरह क्रमबद्ध किया जाता है, केवल "सॉर्टिंग" अनुभाग में, सूची से "सेल रंग" चुनें।

टेबल

यदि आपके पास एक तालिका है जिसमें आपको एक साथ कई स्तंभों के आधार पर क्रमबद्ध करने की आवश्यकता है, तो निम्न कार्य करें। शीर्षलेख के साथ तालिका कक्षों की संपूर्ण श्रृंखला का चयन करें। बटन पर क्लिक करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर"और चुनें "अनुकूलन योग्य...".

आइए कक्षा को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करें, और उसी प्रकार औसत अंक भी।

सॉर्टिंग विंडो में, बॉक्स को चेक करें "मेरे डेटा में हेडर शामिल हैं". "कॉलम" अनुभाग में, सूची से "वर्ग" चुनें, "मान" के आधार पर क्रमबद्ध करें और क्रमबद्ध करें "आरोही".

औसत स्कोर के लिए भी ऐसा ही करने के लिए बटन पर क्लिक करें "स्तर जोड़ें". "कॉलम" अनुभाग में, "औसत स्कोर" चुनें। ओके पर क्लिक करें।

तालिका में डेटा क्रमबद्ध है.

अब "नाम" कॉलम में लड़कों वाले सेल्स को नीला और लड़कियों वाले सेल्स को गुलाबी रंग दें। प्रत्येक सेल के लिए अलग-अलग ऐसा करने से बचने के लिए, एक्सेल में सेल का चयन कैसे करें पर लेख पढ़ें - यह आपको बताता है कि गैर-आसन्न सेल का चयन कैसे करें।

आइए इस कॉलम को सेल रंग के आधार पर क्रमबद्ध करें: पहले लड़कियां होंगी, फिर लड़के। पूरी तालिका फिर से चुनें, "सॉर्ट करें" पर क्लिक करें - "अनुकूलन योग्य...".

खुलने वाली विंडो में पहले से ही दो स्तर हैं जो हमने पहले बनाए थे। इन स्तरों की प्राथमिकता है - पहला सबसे बड़ा है, दूसरा छोटा है, इत्यादि। अर्थात्, यदि हम चाहते हैं कि लड़कियों/लड़कों की तालिका में डेटा को पहले क्रमबद्ध किया जाए, फिर कक्षा के अनुसार, और फिर औसत अंक के आधार पर, तो हमें स्तरों को उसी क्रम में व्यवस्थित करना होगा।

बटन पर क्लिक करें "स्तर जोड़ें". "कॉलम" अनुभाग में, "नाम", क्रम - "सेल रंग", क्रम - "गुलाबी", "शीर्ष" चुनें।

अब, तीरों का उपयोग करके, इस पंक्ति को सूची के शीर्ष पर ले जाएँ। ओके पर क्लिक करें।

क्रमबद्ध डेटा वाली तालिका इस तरह दिखती है।

यदि आपको किसी तालिका में कोई विशिष्ट मान खोजने की आवश्यकता है, तो क्रमबद्ध डेटा में ऐसा करना सबसे सुविधाजनक है। इसके बाद, हम देखेंगे कि एक्सेल में किसी तालिका को अवरोही या आरोही क्रम, टेक्स्ट या सेल रंग और अन्य चीज़ों के आधार पर कैसे क्रमबद्ध किया जाए।

एक्सेल में तालिकाओं को क्रमबद्ध करने के लिए, मेनू आइटम का उपयोग करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर"होम टैब पर. एक्सेल तालिका में दी गई सबसे सरल सॉर्टिंग आरोही या अवरोही है, जिसे टेक्स्ट मान और संख्यात्मक मान दोनों पर लागू किया जा सकता है।

उचित छँटाई के लिए, क्रमबद्ध किए जाने वाले सभी कक्षों का प्रारूप समान होना चाहिए, उदाहरण के लिए, संख्याओं वाले सभी कक्ष संख्यात्मक प्रारूप में होने चाहिए। साथ ही, मानों से पहले कोई अतिरिक्त स्थान नहीं होना चाहिए और क्रमबद्ध श्रेणी में कोई छिपी हुई पंक्तियाँ या स्तंभ नहीं होने चाहिए।

एक्सेल तालिका में मानों को क्रमबद्ध करना क्रमबद्ध किए जाने वाले कॉलम के चयन से शुरू होता है। यह कर्सर को कॉलम के पहले सेल में रखने के लिए भी पर्याप्त है। हमारे उदाहरण में, दूसरे कॉलम के पहले सेल का चयन करें और मेनू से चयन करें "सॉर्टिंग और फ़िल्टर", और इंगित करें "छोटे से बड़े क्रम में क्रमबद्ध करें".

तालिका में डेटा को क्रमबद्ध करने के परिणामस्वरूप, दूसरी तालिका में मानों को आरोही क्रम में क्रमबद्ध किया जाता है, लेकिन पहली सेल अपने स्थान पर बनी रहती है। ऐसा इसलिए है क्योंकि डिफ़ॉल्ट रूप से तालिका में पहली पंक्ति को हेडर माना जाता है, यानी। स्तंभ नाम, और क्रमबद्ध नहीं है।

क्रमबद्ध डेटा की सीमा स्वचालित रूप से विस्तारित होती है, अर्थात एक्सेल स्वचालित रूप से संपूर्ण तालिका का चयन करता है और चयनित कॉलम के अनुसार डेटा को पंक्तियों में क्रमबद्ध करता है। यदि आप किसी कॉलम में सभी कक्षों का चयन करते हैं जिन्हें आप सॉर्ट करना चाहते हैं और आरोही या अवरोही सॉर्ट का चयन करते हैं, तो एक्सेल एक संदेश प्रदर्शित करेगा जो आपसे एक सॉर्ट विकल्प चुनने के लिए कहेगा। विकल्प उपलब्ध होगा "स्वचालित रूप से चयनित सीमा का विस्तार करें", जो संपूर्ण तालिका का चयन करेगा, और "निर्दिष्ट चयन के भीतर क्रमबद्ध करें", जो आपको आसन्न कॉलम में डेटा को प्रभावित किए बिना केवल चयनित कॉलम को सॉर्ट करने की अनुमति देगा। इस मामले में, सॉर्ट करते समय पहली सेल को फिर से ध्यान में नहीं रखा जाएगा।

Excel में तालिकाओं को सभी चयनित कक्षों के अनुसार पूरी तरह से क्रमबद्ध करने के लिए, आपको मेनू पर जाना चाहिए "सॉर्टिंग और फ़िल्टर"आइटम चुनें "कस्टम छँटाई...".

इस मामले में, हम तुरंत देखेंगे कि एक्सेल आगे की सॉर्टिंग के लिए तालिका के किस भाग का चयन करता है।

संपूर्ण डेटा क्षेत्र का चयन करने के लिए, दिखाई देने वाली विंडो में, "छँटाई"आइटम से चेक मार्क हटा दें "मेरे डेटा में हेडर शामिल हैं".

अब इस विंडो में आप हमारे डेटा की सॉर्टिंग को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। पहले कॉलम में "स्तंभ"इन - लाइन "इसके अनुसार क्रमबद्ध करें"उस कॉलम का चयन करें जिसमें आप डेटा को सॉर्ट करना चाहते हैं। दूसरे कॉलम में "छँटाई"आपको वह शर्त चुननी होगी जिसके अनुसार छँटाई की जाएगी। विकल्प उपलब्ध हैं "मूल्य", "सेल रंग", "फ़ॉन्ट रंग"और "सेल आइकन". हमारे मामले में, हम मूल्यों को क्रमबद्ध करेंगे। खैर, आखिरी कॉलम में "आदेश देना"आप मानों का क्रम चुन सकते हैं "आरोही", "अवरोही"और "कस्टम सूची". आइए आरोही क्रम में चुनें। परिणामस्वरूप, मध्य स्तंभ मानों को क्रमबद्ध किया जाता है।

आप किसी व्यक्तिगत कॉलम की छँटाई को भी अनुकूलित कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, आप एक्सेल में कई सॉर्टिंग स्तरों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आइए पहले कॉलम को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करें, और फिर दूसरे कॉलम को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करें। और हम अंतिम तीसरे कॉलम को पहले सेल रंग के आधार पर और फिर फ़ॉन्ट रंग के आधार पर क्रमबद्ध करेंगे। एक नया स्तर जोड़ने के लिए आपको विंडो की आवश्यकता होगी "छँटाई"बटन दबाएँ "स्तर जोड़ें", और स्तरों का क्रम मायने रखता है।