विधि नियोजन प्रौद्योगिकी. अल्पा, पेरेटो, आइजनहावर विधि का उपयोग करके योजना प्रौद्योगिकी कई लोगों को योजना बनाने में कठिनाई होती है क्योंकि वे इसे केवल सोचने के रूप में देखते हैं

यह पहले ही संकेत दिया गया था कि संपूर्ण योजना प्रणाली के सबसे "अत्याधुनिक" भाग में परिचालन संबंधी अल्पकालिक योजनाएं हैं, विशेष रूप से दैनिक योजनाएं (वे असंभव के जितना संभव हो उतना करीब हैं)

4.17. आल्प्स विधि का उपयोग करके अपने दिन की योजना बनाएं"

संबंधित प्रदर्शन, वास्तव में इसके साथ "जुड़े हुए" हैं)।

एक नियम के रूप में, कोई भी व्यक्ति जो किसी भी तरह से अपने जीवन के समय के प्रबंधन में रुचि रखता है, दैनिक योजना को अनदेखा करने में सक्षम नहीं है। एक दैनिक योजना "करने योग्य" सूची का सबसे सरल रूप ले सकती है, जिसे कागज के एक टुकड़े पर या सिर्फ आपके दिमाग में रेखांकित किया जा सकता है। हालाँकि, दैनिक योजना (और दिन के लिए नियोजित कार्यों के निष्पादन पर नियंत्रण) के लिए सबसे सुविधाजनक एक नियमित आयोजक (डायरी) है। (याद रखें कि आयोजक न केवल सुविधाजनक है, बल्कि एक सार्वभौमिक उपकरण भी है जो आपको "वास्तविक समय में" समय का प्रबंधन करने की अनुमति देता है: योजनाओं की योजना बनाएं और समायोजित करें, समय निष्पादन, खर्च किए गए समय की प्रकृति का त्वरित विश्लेषण करें, आदि; अनुभाग 3.7 देखें, 3.8).

पश्चिमी और घरेलू टीएम दैनिक नियोजन प्रणाली "अल-पाइ" दोनों में एक पारंपरिक और व्यापक रूप से उपयोग की जाती है (नाम सशर्त है, इच्छित "ऊंचाइयों" - लक्ष्यों पर चढ़ने का प्रतीक है)। आल्प्स प्रणाली दैनिक लक्ष्य निर्धारण के लिए पांच-चरणीय एल्गोरिदम है:

आइए हम आल्प्स प्रणाली के पांच चरणों में से प्रत्येक का अधिक विस्तार से वर्णन करें: 1. पिछले दिन की शाम को, अगले दिन के सभी कार्यों को लिख लें (या अगले दिन की सुबह में, सभी कार्यों को लिख लें) आज के लिए)। निम्नलिखित पर विचार करना महत्वपूर्ण है:

A. कार्यों की संख्या इष्टतम होनी चाहिए। आमतौर पर, दैनिक कार्य बड़े पैमाने पर छोटे होते हैं (प्रयास और खर्च किए गए समय के संदर्भ में), इसलिए उनकी संख्या 7+2 की "जादुई संख्या" के साथ काफी सुसंगत है। में अपवाद स्वरूप मामले(अगर हम बात कर रहे हैंविश्राम के बारे में या, इसके विपरीत, गंभीर बड़े पैमाने के कार्य करने के बारे में), उनकी संख्या छोटी (3-4 से कम) हो सकती है। बहुत ज़्यादा योजना बनाने से बचें बड़ी संख्या मेंकार्य (8-9 से अधिक), क्योंकि वे या तो पूरे नहीं होंगे, या बहुत छोटे सहायक कार्यों को "कार्य" के रूप में वर्गीकृत किया जाएगा।

अध्याय 4. लक्ष्य निर्धारण, योजना, कार्यान्वयन

बी. उद्देश्य सप्ताह या महीने के लिए कार्यों (लक्ष्यों) की सूची के अनुरूप होने चाहिए। दिन के लिए नियोजित कुछ कार्य पूरी तरह से अन्य योजनाओं से मेल खा सकते हैं उच्च स्तर(उदाहरण के लिए, एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक बैठक जिसकी योजना एक महीने पहले बनाई गई थी, लेकिन आज होनी चाहिए)। दैनिक कार्यों में से कुछ उच्च-स्तरीय कार्यों (लक्ष्यों) के छोटे हिस्से हैं, जो उन्हें प्राप्त करने के थोड़ा ही करीब हैं। इस नियम का मुख्य परिणाम यह है कि, यदि संभव हो, तो दैनिक योजना और अनावश्यक, "खाली" कार्यों के निष्पादन से बचना आवश्यक है जो आपकी उच्च-स्तरीय योजनाओं (साप्ताहिक, दैनिक, आदि) के कार्यान्वयन में कोई योगदान नहीं देते हैं। ),

बी. कार्य पूरे होने चाहिए, लक्ष्य प्राप्त होने चाहिए। यहां तक कि जो लोग समय के मामले में सबसे अधिक सक्षम हैं, उनके पास "अधूरे कार्यों" के रूप में अपने स्वयं के "कोठरी में कंकाल" हैं - समय पर पूरे नहीं किए गए कार्य, "बाद के लिए" स्थगित कर दिए गए। "अपूर्णता" (यहां तक कि छोटी चीज़ों में भी) में "ऊर्जा पिशाचवाद" की बहुत बुरी संपत्ति है। यह जानते हुए कि कुछ चीजें की जानी चाहिए थीं, लेकिन कभी नहीं की गईं, अपराधबोध और गंभीरता की भावना पैदा होती है भावनात्मक तनाव, गंभीर समस्याओं के प्रभावी समाधान से ध्यान भटकाना। यदि "लटकती" चीजों को आसानी से त्यागा और भुलाया नहीं जा सकता है, तो मनोवैज्ञानिक रूप से नियमित रूप से "मलबे को बाहर निकालना" बहुत महत्वपूर्ण है, धीरे-धीरे अधूरी चीजों को पूरा करना। आदर्श रूप से, हर दिन कम से कम एक कार्य की योजना बनाई जानी चाहिए, जिसका उद्देश्य कम से कम एक "अधूरे कार्य" को पूर्ण और अंतिम रूप से समाप्त करना हो। साथ ही, अपराध की दुर्बल भावना से पूरी तरह छुटकारा पाने के लिए मध्यवर्ती परिणाम नहीं, बल्कि अंतिम परिणाम प्राप्त करना महत्वपूर्ण है।

यदि अचानक आप सौभाग्य से "अधूरे" से बच गए हैं, तो दिन के दौरान न केवल नियमित कार्यों को पूरा करने का प्रयास करें, बल्कि वास्तव में गंभीर परिणाम प्राप्त करें जो उच्च-स्तरीय योजनाओं के कार्यान्वयन के अनुरूप हो। उदाहरण के लिए, हर दिन कम से कम एक लक्ष्य (औसतन) हासिल करना महत्वपूर्ण है जो साप्ताहिक योजना के संदर्भ में सार्थक हो। हर सप्ताह मासिक योजना आदि में शामिल 1-3 लक्ष्यों को प्राप्त करना महत्वपूर्ण है।

D. असंभव के लिए योजना बनाएं। विरोधाभास के बावजूद यह सलाह, अपने स्वयं के अंतर्ज्ञान को विकसित और प्रशिक्षित करना अभी भी आवश्यक है। आम तौर पर मुख्य समस्यादैनिक योजनाएँ सभी प्रकार के अप्रत्याशित अत्यावश्यक मामले हैं जो अचानक सामने आते हैं, और आपको नियोजित कार्यों को पूरा करने से विचलित करते हैं। दिलचस्प बात यह है कि इनमें से कई "आश्चर्य" वास्तव में काफी पूर्वानुमानित हैं। ऐसा करने के लिए, यह केवल संकलन के समय ही पर्याप्त है

4.17. आल्प्स पद्धति का उपयोग करके अपने दिन की योजना बनाएं

अच्छी तरह से सोचने की योजना बनाएं: "क्या इस दिन वास्तव में कोई महत्वपूर्ण और जरूरी बात सामने आ सकती है?" यदि इस प्रश्न का उत्तर सकारात्मक है, तो आपको समय के एक छोटे से रिजर्व की योजना बनाकर "खुद का बीमा" करने की आवश्यकता है, जो यदि आवश्यक हो, तो अत्यावश्यक अनिर्धारित मामलों का मुख्य "झटका" लेगा।

कार्यों की सूची बनाने के तुरंत बाद उन्हें महत्व के आधार पर वितरित करें, यानी प्राथमिकता दें। ऐसा करने के लिए, उदाहरण के लिए, मैं एबीसी विधि (या एबीसी; खंड 4.15 देखें) का उपयोग करता हूं:

ए - कार्य को सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण रूप से पूरा किया जाना चाहिए; बी - यह काफी महत्वपूर्ण है और यह वांछनीय है कि ये कार्य हों

पूरा हुआ, लेकिन कार्य ए पूरा करने के बाद ही; सी - यदि कार्य ए और बी पूरा करने के बाद समय बचता है तो इन कार्यों को भी पूरा करना अच्छा रहेगा।

मेरे द्वारा उपयोग किए जाने वाले आयोजक में (अनुभाग 3.8, साथ ही परिशिष्ट में आयोजक प्रपत्र देखें), उदाहरण के लिए, दिन के लिए कार्यों को सेट करने के लिए ब्लॉक इस प्रकार दिखता है:

योजना दिवस (तारीख सप्ताह के 21 दिन सोमवार माह जून वर्ष 2004 नियोजित कार्य बिल्ली। कार्य का विवरण निष्पादन 1 (ए) परियोजना के जी एन भाग 2 पर चर्चा 7एक्स हाँ, उत्पादक" 2 (बी) टी को जानकारी प्राप्त करने का निर्देश दें Uysk के साझेदार हाँ, नियंत्रण, 2 दिन में 3 (बी) त्रैमासिक रिपोर्ट पूरी करें (5 पृष्ठ) हाँ, 5 पृष्ठ पूर्ण करें 4 (बी) एम को कॉल करें, बैठक की व्यवस्था करें हाँ, रिकॉर्ड किया गया 5 (बी) के साथ कम से कम 15 मिनट चैट करें बॉस (नेटवर्किंग) केईटी, स्कूल में 6 (बी) अभिभावक बैठक नहीं पकड़ पाया (यदि पत्नी नहीं कर सकती; नहीं (पत्नी) 7 (बी) 17.00 से पहले स्पष्ट करें) "श्रेणी" कॉलम (श्रेणी) में सात सूचीबद्ध हैं अग्रिम ("जादुई संख्या" 7 ±2 के अनुसार) एबीसी अनुपात के अनुसार दैनिक कार्य (धारा 4.15 देखें): उनमें से एक बहुत महत्वपूर्ण है, दो मध्यम महत्व के हैं, चार कम महत्व के हैं।

"कार्य विवरण" कॉलम कार्य का सुविधाजनक रूप में वर्णन करता है। प्रगति कॉलम दिन के दौरान या उसके अंत में कार्य पूरा होने पर भर दिया जाता है।

अध्याय 4, लक्ष्य निर्धारण, योजना, निष्पादन

कुशलतापूर्वक समाधान किया जाएगा। "आदर्श समय" में न केवल कार्य की कुल अवधि का एक विचार शामिल है, बल्कि दिन के एक विशिष्ट समय के लिए निष्पादन का बंधन भी शामिल है, जो गतिविधि की सबसे बड़ी दक्षता की गारंटी देता है। सिद्धांत रूप में, यदि आपके लिए कार्यों को पूरा करने के लिए नियोजित समय को ध्यान में रखना मुश्किल है, तो आप इसे आयोजक के "समापन और मूल्यांकन" ब्लॉक में चिह्नित कर सकते हैं (अनुभाग 3.8 देखें), कार्यों को पेंसिल में लिखें और नोट करें उनके पूरा होने के लिए वांछित अंतराल। फिर, दैनिक समय की प्रक्रिया में, वास्तव में पूर्ण किए गए कार्यों को "निष्पादन और मूल्यांकन" ब्लॉक में जोड़ा जाता है, उदाहरण के लिए, बॉलपॉइंट पेन के साथ, और उन्हें प्राप्त करने में बिताया गया वास्तविक समय भी नोट किया जाता है।

निर्धारित कार्यों और उन्हें प्राप्त करने के लिए आवंटित समय पर एक बार फिर नज़र डालें। निम्नलिखित नियंत्रण प्रश्नों के आधार पर, सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए समय के आवंटन पर निर्णय को समायोजित करें: किन कार्यों के लिए समय बढ़ाया जाना चाहिए? किसे कम किया जा सकता है? इस कार्य को पूरा करने के लिए दिन का कौन सा समय सर्वोत्तम है? क्या कार्य को "एक टुकड़े में" पूरा किया जाना चाहिए या इसे कई ब्लॉकों (कितने, किस अवधि के) में विभाजित किया जाना चाहिए? अप्रत्याशित आपात स्थितियों के लिए कितना समय आरक्षित रहेगा?

4. युक्तिकरण की संभावनाओं पर विचार करें (आप किसी कार्य को कम प्रयास और संसाधनों आदि के साथ तेजी से, आसानी से कैसे पूरा कर सकते हैं) और किसी भी कार्य को सौंपना।

5. दिन के दौरान, एक आयोजक का उपयोग करके सौंपे गए कार्यों को पूरा करने में खर्च किए गए वास्तविक समय का रिकॉर्ड (समय) रखें (सरल या गुणात्मक विश्लेषण के लिए; अनुभाग 3.7 और 3.8 देखें)।

6. दिन के अंत में, सौंपे गए कार्यों के पूरा होने की जांच करना सुनिश्चित करें (आयोजक के "योजनाबद्ध कार्य" ब्लॉक में "पूर्ण" कॉलम भरकर, ऊपर देखें): कौन से कार्य पूरे हो चुके हैं और कौन से पूरा नहीं किया गया? कौन से कार्य पूर्ण रूप से पूर्ण हो गये हैं तथा कौन से कार्य आंशिक रूप से पूर्ण हो गये हैं? किस कारण से? आपको किन बाधाओं का सामना करना पड़ा? कौन से युक्तिकरण विचारों से सफलता मिली? आपने क्या सौंपने का प्रबंधन किया?

दिन के अंत में, इस दिन और/या पिछले दिनों के अधूरे कार्यों ("अधूरे कार्य") पर निर्णय लें: इसे कल (किसी और दिन) करें? इसे खत्म करें? रीमेक? अस्वीकार करना? अपना निर्णय संबंधित दिन की योजना में दर्ज करें।

टिप्पणी। क्लासिक आल्प्स पद्धति में, दैनिक योजना में चरणों का क्रम थोड़ा अलग है: 1) कार्य; 2) अवधि मूल्यांकन; 3) समय आरक्षण; 4) प्राथमिकताएं, प्रत्यायोजन और युक्तिकरण; 5) नियंत्रण.

4.18. दैनिक योजना कैसे पूरी करें?

(1 अनुभाग में प्रस्तावित दैनिक नियोजन की "आल्प्स" पद्धति का विश्लेषण करें। आपकी राय में, यह क्या है ताकत? आल्प्स पद्धति के क्या नुकसान हैं?

क्या आप अपने निजी टीएम सिस्टम में इस दैनिक नियोजन पद्धति का उपयोग करने के लिए तैयार हैं? क्या विधि को किसी प्रसंस्करण या संशोधन की आवश्यकता है? अपनी स्वयं की दैनिक योजना पद्धति सुझाएँ।

यूरी ओकुनेव स्कूल

नमस्कार, प्रिय ग्राहकों! यूरी ओकुनेव आपके साथ हैं।

क्या आप वाकई हर चीज़ का उपयोग कर रहे हैं? संभावित तरीकेसमय के उपयोग को अनुकूलित करने के लिए? मैं तुरंत ध्यान दूँगा कि आइजनहावर मैट्रिक्स, औसत प्राथमिकता सिद्धांत और पारेतो का नियम सभी समय प्रबंधक उपकरण नहीं हैं! क्या आपको कोई संदेह है? और उन्होंने यह सही किया!

आज हम समय नियोजन में अल्पा पद्धति के बारे में बात करेंगे। यह आपको प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य को उसके स्थान पर रखने की अनुमति देता है और साथ ही पूरे दिन के लिए लक्ष्यों की एक चेकलिस्ट की सक्षमतापूर्वक योजना बनाने की अनुमति देता है।

नहीं, नहीं, पहाड़ों, पर्वतारोहण और उनके जैसे अन्य लोगों का इससे कोई लेना-देना नहीं है। यह तकनीक पिछली शताब्दी में यूरोप के प्रसिद्ध जर्मन समय प्रबंधन विशेषज्ञ लोथर सेवर्ट द्वारा विकसित की गई थी। रूस में उन्हें मुख्यतः पुस्तक के कारण जाना जाता है « आपका समय आपके हाथ में है»

अल्पा सिद्धांत कई लोकप्रिय समय प्रबंधन तकनीकों को जोड़ता है, जिसमें नए और बेहद शामिल हैं महत्वपूर्ण बारीकियाँ. परिणामस्वरूप, आपको एक पूर्ण शक्तिशाली नियोजन उपकरण मिलता है जो किसी भी रोजमर्रा के कार्य के महत्व, तात्कालिकता और समाधान की जटिलता जैसे पहलुओं को ध्यान में रखता है।

विधि सबसे सरल नहीं है, लेकिन यदि आप इसे समझते हैं, तो आगे का कार्यविधि के अनुसार प्रतिदिन 10-15 मिनट से अधिक नहीं लगेगा। इसलिए, मैं दृढ़ता से स्वयं पर प्रयास करने की अनुशंसा करता हूं।

आल्प्स विधि चरण दर चरण

इस प्रणाली में कार्य विश्लेषण और समय ट्रैकिंग के 5 चरणों से गुजरना शामिल है। आइए जानें कि वे क्या हैं।

स्टेज नंबर 1. कार्यों की सूची बनाना

कागज का एक टुकड़ा लें और उस पर उन सभी लक्ष्यों को लिखें जिन्हें आप एक दिन में हासिल करने जा रहे हैं। केवल अधिक या कम महत्वपूर्ण और समय लेने वाले कार्यों का चयन करें। छोटी-छोटी बातें जैसे "एक पत्र फेंकना।" मेलबॉक्स"आप इसे एक अलग शीट पर लिख सकते हैं।

स्टेज नंबर 2. प्राथमिकताओं का आकलन करना

अब सोचें कि कौन से कार्य अधिक महत्वपूर्ण/अत्यावश्यक हैं और कौन से कम आवश्यक हैं। आइजनहावर मैट्रिक्स, जिसके बारे में मैंने विस्तार से बात की थी, इसमें मदद करेगा।

मैट्रिक्स के आधार पर, कार्यों को तीन कॉलमों में वितरित करें: महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक; महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक नहीं; अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं. जैसा कि आप शायद पहले ही अनुमान लगा चुके हैं, छोटे-छोटे कार्यों के साथ कागज की एक अलग शीट चौथा कॉलम बन जाएगी - वे चीजें जो अत्यावश्यक या महत्वपूर्ण नहीं हैं।

इस मामले में, आप तुरंत कार्य के प्रकार (बैठक, यात्रा - "इन", नियंत्रण - "के", निष्पादन की प्रक्रिया में - "पी", आदि) के अनुरूप संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग कर सकते हैं। इससे मामलों को समूहों में वर्गीकृत करने और समय बचाने में मदद मिलेगी।

स्टेज नंबर 3. समय की गणना एवं आरक्षण

तीसरे कॉलम के बारे में थोड़ी देर के लिए भूल जाइए और अपना सारा ध्यान पहले दो पर केंद्रित कर दीजिए। प्रत्येक कार्य के आगे, उसे हल करने में लगने वाला अनुमानित समय इंगित करें। उदाहरण के लिए, 30 मिनट या 1.5 घंटे.

इसे गिनें कुलइन दो कॉलमों से आज के लिए सौंपे गए सभी कार्यों को पूरा करने में लगने वाला समय। अब 60:40 अनुपात के आधार पर प्राप्त आंकड़ों का विश्लेषण करें, यानी। 60% नियोजित कार्यों के लिए 40% नए कार्य जो अचानक सामने आए।

फिर यदि आपके पास 8 घंटे का कार्य दिवस है, तो आपके द्वारा संकलित कार्यों की सूची में केवल 5 घंटे शामिल होने चाहिए। यदि ऐसा कहा जाए तो शेष 3 घंटों को अलग रखा जाना चाहिए।

स्टेज नंबर 4. प्राथमिकताएँ निर्धारित करना और कार्य पुनः सौंपना

यदि आपको एहसास है कि सौंपे गए कार्यों में आपके कामकाजी समय का 60% से अधिक समय लगता है, तो आपको सबसे पहले उन मामलों को सामने लाना होगा जिन्हें आज हल करने की आवश्यकता है और विशेष रूप से आपकी व्यक्तिगत भागीदारी के साथ। आपको या तो शेष वस्तुओं को अन्य दिनों के लिए पुनर्निर्धारित करना होगा या उन्हें कंपनी के अन्य कर्मचारियों को सौंपना होगा।

स्टेज नंबर 5. खूंटियां और पैच + प्रगति नियंत्रण

सभी जोड़-तोड़ के बाद आपको जो सूची मिलती है, उसमें आपको कई अतिरिक्त जोड़ने की आवश्यकता होती है। सबसे पहले, आपको उन चीज़ों की पहचान करने की ज़रूरत है जो एक विशिष्ट घंटे से सख्ती से जुड़ी हुई हैं - ये तथाकथित "खूंटे" हैं।

उदाहरण के लिए, "8.45 बजे डॉक्टर के पास जाएं", "16.30 बजे प्रिंटर से तैयार ऑर्डर लें", "20.50 बजे हवाई अड्डे पर अपनी सास से मिलें", आदि।

दूसरे, आपको उन कार्यों की एक सूची तैयार करनी होगी जिन्हें आप मुख्य कार्यों के बीच ब्रेक के दौरान या अचानक खाली समय होने की स्थिति में अपने शेड्यूल में शामिल कर सकते हैं। ये तथाकथित "अस्थायी पैच" हैं। इन्हें आपकी मूल सूची के तीसरे और चौथे कॉलम से लिया जा सकता है। उदाहरण के लिए, "रेस्तरां में एक टेबल बुक करें", "थाईलैंड की यात्रा की लागत का पता लगाएं", "किसी सहकर्मी के लिए जन्मदिन का उपहार खरीदें", "ऑनलाइन स्टोर से किताब ऑर्डर करें", आदि।

इस तरह, आपके पास इस दिन (या अगले, यदि आप पहले से योजना बनाते हैं) के लिए कार्यों का एक स्पष्ट क्रम है और यह हमेशा एक बड़ा प्लस है और आपके समय के अधिकतम नियंत्रण की दिशा में एक गंभीर कदम है।

अल्पा पद्धति क्या प्रदान करती है?

हाँ, बस उपयोगी और महत्वपूर्ण चीज़ों का एक समूह!

आप आज/कल क्या करेंगे इसका स्पष्ट विचार।
मौजूदा समस्याओं को हल करने के लिए आपको कितने समय की आवश्यकता होगी, इसकी स्पष्ट समझ।
यह समझना कि आप अपने सहायकों, सहकर्मियों को कौन से कार्य सौंपेंगे या बाद के लिए स्थगित कर देंगे।
10 मिनट में उच्च सटीकता के साथ अपने पूरे दिन की योजना बनाने की क्षमता।
सभी प्रकार की अप्रत्याशित परिस्थितियों, अनियोजित मामलों के लिए अतिरिक्त समय की उपलब्धता और बस "इसे आसानी से लेने" का अवसर।
छोटे लेकिन आवश्यक कार्यों को हल करने के लिए समय निकालना और अपने और अपने प्रियजन के लिए समय निकालना।
समय सीमा छूटने आदि की संभावना को कम करना।

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सामान्य तौर पर, इस प्रणाली के लिए धन्यवाद, आप केवल संगठन और उत्पादकता का प्रतीक हैं! मेरा विश्वास करो, आपको यह एहसास पसंद आएगा, और जल्द ही आप इसके बिना अस्तित्व में नहीं रह पाएंगे।

आप केवल मेरे लिए साइन अप करके प्रभाव को बढ़ा सकते हैं, जिससे आप और भी अनूठी तकनीकें और समय प्रबंधन तकनीकें सीखेंगे। इसके अलावा, मेरे मार्गदर्शन में, आप तुरंत सभी तकनीकों को क्रियान्वित करने का प्रयास करेंगे, जो वास्तव में उत्कृष्ट परिणाम और भविष्य में न्यूनतम गलतियों की गारंटी देता है।

और यदि आपके पास अभी भी प्रश्न हैं, तो मैं आपको व्यक्तिगत परामर्श के लिए आमंत्रित करता हूं। विवरण।

यह सभी आज के लिए है। चलिए अलविदा कहते हैं. न्यूज़लेटर की सदस्यता लें और दोस्तों को साइट पर आमंत्रित करें। आगे बहुत सारी दिलचस्प चीज़ें हैं। फिर मिलेंगे! आपका, यूरी ओकुनेव।

यदि आप अपने जीवन में कम से कम एक बार ट्रेन चूक चुके हैं तो आप कभी भी ट्रेन के लिए देर नहीं करेंगे।
जे.के. चेस्टरटन

हर दिन काम पर आप या तो समय सीमा तय करते हैं या उन पर बातचीत करते हैं। समय सीमाएँ महत्वपूर्ण हैं, और वे हम सभी के पास हैं। लगभग हर काम को पूरा करने की एक समय सीमा होती है।

काम की समय सीमा तय करते समय गलतियों से कैसे बचें?

कुछ समय-सीमाएँ स्पष्ट हैं क्योंकि एक कार्य को एक निश्चित तिथि तक पूरा किया जाना चाहिए और दूसरे के लिए एक शर्त बन जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, मासिक रिपोर्ट प्रत्येक माह के अंत में प्रस्तुत की जानी चाहिए ताकि लेखा कर्मचारी संगठन के समग्र प्रदर्शन की गुणवत्ता की निगरानी कर सकें। अन्य समय सीमाएँ मनमानी हैं। उदाहरण के लिए, फ़ाइल कैबिनेट का विश्लेषण: यहां आप अपने लिए एक समय सीमा भी निर्धारित कर सकते हैं जो आपको यथार्थवादी लगती है, लेकिन यदि आप इसे पूरा नहीं करते हैं, तो कुछ भी बुरा नहीं होगा।

समय सीमा निर्धारित करते समय समस्याएँ उत्पन्न होने का मुख्य कारण यह है कि या तो हम उन्हें वास्तविकता से बिल्कुल नहीं जोड़ते हैं, या जो कुछ हो रहा है उसके अर्थ के बारे में सोचे बिना हम उन लोगों से सहमत होते हैं जो हमें पेश किए जाते हैं।

मैं अपनी समय सीमा को पूरा करना कैसे सीख सकता हूँ?

अपनी समय सीमा को हमेशा पूरा करने के लिए, अपने काम में निम्नलिखित नियमों का पालन करने का प्रयास करें:

जब आपसे एक समय सीमा पूरी करने के लिए कहा जाए, तो अपनी कार्य सूची देखें और देखें कि क्या आप वास्तव में समय सीमा चूके बिना काम पूरा करने के लिए समय पा सकते हैं।
कभी भी "जितनी जल्दी हो सके" वाक्यांश का प्रयोग न करें। यह अर्थहीन है. यदि आपके पास "जितनी जल्दी हो सके" के रूप में चिह्नित बहुत सारे कागजी काम हैं, तो आप नहीं जानते कि पहले क्या निपटाना है, इसलिए आप जैसा चाहें वैसा करें। लोगों को हमेशा एक विशिष्ट तारीख और समय और उसका औचित्य बताएं। (उदाहरण के लिए, उसकी विफलता के परिणामों के बारे में बात करें। वरिष्ठ प्रबंधन और ग्राहकों द्वारा भी इसकी सराहना की जाएगी)।
एक बार जब आपको "जितनी जल्दी हो सके" चिह्नित दस्तावेज़ प्राप्त हो जाए, तो प्रेषक को कॉल करें और पता करें कि आपको वास्तव में उस पर रिपोर्ट करने की आवश्यकता कब है।
यही बात "अत्यावश्यक" शब्द पर भी लागू होती है। हमें तात्कालिकता की किस अवधारणा से शुरुआत करनी चाहिए? आप नहीं जानते कि क्या शुरू करें। इसलिए, यहां भी, समय सीमा चूकने के कारणों/परिणामों के साथ एक विशिष्ट तिथि और समय बताएं। जब आपको "अत्यावश्यक" के रूप में चिह्नित कुछ प्राप्त होता है, तो उस व्यक्ति को कॉल करें जिसने इसे भेजा है और पता करें कि इसे वास्तव में कब करने की आवश्यकता है।
किसी को कोई दस्तावेज़ भेजते समय जिसे आप वापस पाना चाहते हैं या बस उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं, हमेशा प्रतिक्रिया के लिए समय सीमा बताएं और, यदि आवश्यक हो, तो ऐसी समय सीमा का कारण बताएं।
उत्तर देने वाली मशीन पर संदेश छोड़ते समय, आपको आवश्यक कार्रवाई को पूरा करने की समय सीमा और ऐसी समय सीमा निर्धारित करने का कारण बताएं।
यदि कोई समय सीमा है, तो काम पूरा होने की पहले ही जांच कर लें (अंतिम समय पर नहीं!)। आप जानते हैं कि आपको काम का परिणाम नहीं मिला है, और यह संभव है कि काम अभी तक पूरा नहीं हुआ है। कार्यकाल की समाप्ति के करीब किसी व्यक्ति को "धक्का" देकर, आप अपनी ओर से क्रोध और उसकी ओर से बचाव के लिए जमीन तैयार करते हैं।
अपनी विलंब सूची में लिखिए कि नियत समय से पहले प्रगति की जाँच कब करनी है।
समय सीमा तय करते समय लोगों को बताएं कि आप काम पर नज़र रखेंगे। इसे यह कहकर विनम्रतापूर्वक किया जा सकता है, उदाहरण के लिए: "मैं आपको मंगलवार को फोन करूंगा, पूछूंगा कि आप कैसे हैं (यदि कोई कठिनाइयां हैं), आदि।" इससे कुछ ही लोग नाराज होंगे. बल्कि इसका स्वागत किया जायेगा.

आल्प्स पद्धति का उपयोग करके योजना बनाना

साल दर साल हम और अधिक तैयार होते जाते हैं
अपनी आकांक्षाओं को प्राप्त करने के लिए. लेकिन हमारा लक्ष्य क्या है?
लॉरेंस पीटर

आल्प्स विधि क्या है?

आल्प्स विधि अपेक्षाकृत सरल है, और कुछ अभ्यासों के बाद आपको दैनिक योजना बनाने के लिए औसतन 10 मिनट से अधिक की आवश्यकता नहीं होगी।

विधि में पाँच चरण शामिल हैं:

असाइनमेंट लिखना;
नियोजित कार्यों की अवधि का आकलन;
समय आरक्षण (60:40 अनुपात);
प्राथमिकताओं पर निर्णय लेना और व्यक्तिगत कार्यों का पुनर्निर्धारण करना;
नियंत्रण (जो नहीं किया गया उसका लेखा-जोखा)।

आल्प्स विधि क्या प्रदान करती है?

आल्प्स पद्धति का उपयोग करने से निम्नलिखित मुख्य लाभ मिलते हैं:

आगामी कार्य दिवस के लिए सबसे अच्छा मूड।
अगले दिन की योजना बनाना.
दिन के कार्यों की स्पष्ट समझ।
दिन के प्रवाह को व्यवस्थित करना.
भूलने की बीमारी पर काबू पाना.
सबसे जरूरी पर एकाग्रता.
"कागजी" कार्य की मात्रा कम करना।
प्राथमिकताएँ निर्धारित करने और पुनः कार्यभार सौंपने के बारे में निर्णय लेना।
अव्यवस्था और अवांछित रुकावटों को कम करें।
तनाव और तंत्रिका तनाव को कम करना।
बेहतर आत्म-नियंत्रण.
बढ़ी हुई संतुष्टि और प्रेरणा.
कार्य के व्यवस्थित आयोजन से समय लाभ होगा।

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आल्प्स पद्धति का उपयोग करके योजना कहाँ से शुरू करें?

पहला चरण कार्यों की तैयारी है। ऐसा करने के लिए, "दिन की योजना" के उपयुक्त शीर्षकों के अंतर्गत वह सब कुछ लिखें जो आप चाहते हैं या अगले दिन करने की आवश्यकता है:

कार्य सूची से या साप्ताहिक (मासिक) योजना से कार्य;
एक दिन पहले अधूरा;
जोड़े गए मामले;
समय-सीमाएँ जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए;
आवर्ती कार्य.

उदाहरण के लिए, "डे प्लान" फॉर्म में गतिविधि के प्रकार या शीर्षकों के अनुरूप संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करें:

में- दौरे, बैठकें;

डी -मामलों का प्रतिनिधिमंडल;

को- नियंत्रण;

पी- प्रक्रिया में, क्रिया में;

पीसी- यात्राएं, व्यापार यात्राएं;

वगैरह- कागजी कार्रवाई, व्यावसायिक पत्र, श्रुतलेख;

साथ- सचिव;

टी- टेलीफोन पर बातचीत;

एच -पढ़ने की प्रक्रिया (रिपोर्ट, परिपत्र, समाचार पत्र, आदि)।

इस तरह से संकलित दिन के कार्यों की सूची, उदाहरण के लिए, इस तरह दिख सकती है:

पीसी- नया कार्यालय स्थान;

में

पी- बाज़ार अनुसंधान परियोजना;

को

वगैरह- वासिलिव (पत्र);

एच -प्रबंधकों के लिए एक विशेष पत्रिका;

टी

थोड़े से अभ्यास से, आप कार्यों की एक सूची बना सकते हैं ताकि:

पहले सन्निकटन के रूप में, उन्हें प्राथमिकता के आधार पर वितरित करें;
उन्हें दीर्घकालिक और लघु, अल्पकालिक में विभाजित करें;
यह देखने के लिए कि क्या उन्हें अधिक तर्कसंगत तरीके से (फोन आदि का उपयोग करके) पूरा किया जा सकता है, व्यक्तिगत संपर्क से संबंधित कार्यों की दोबारा जाँच करें।

पी- बाज़ार अनुसंधान परियोजना;

में- इवानोव (विशेषज्ञ मूल्यांकन);

पीसी- नया कार्यालय स्थान;

एच- प्रबंधकों के लिए एक विशेष पत्रिका;

अल्पावधि कार्य:

को- सिदोरोव (बिक्री आँकड़े);

वगैरह- वासिलिव (पत्र);

"फ़ोन ब्लॉक":

टी- शिश्किन (कंप्यूटर प्रोग्राम);

टी- कोस्किन (कर्मचारियों की कमी);

टी- सर्गेई (बिलियर्ड्स का शाम का खेल)।

हालाँकि, यह आपकी दैनिक योजना बनाने की केवल शुरुआत है।

दिन भर के कार्यों की सूची निर्धारित करने के बाद क्या करें?

याद रखें कि एक यथार्थवादी दैनिक योजना हमेशा उस तक सीमित होनी चाहिए जो आप वास्तव में करने में सक्षम हैं। दिन के लिए कार्यों की सूची निर्धारित करने के बाद, आपको नियोजित कार्यों की अनुमानित अवधि का अनुमान लगाने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए:

जाहिर है, व्यक्तिगत मामलों की अवधि का बिल्कुल सटीक अनुमान नहीं लगाया जा सकता है। हालाँकि, कुछ अनुभव प्राप्त करने के बाद, आप अपने समय की अधिक सटीक योजना बनाना सीखेंगे। यह भी ध्यान रखें कि काम के लिए अक्सर उतना ही समय चाहिए होता है जितना आपके पास होता है। इसलिए, व्यक्तिगत कार्यों के लिए एक विशिष्ट समयावधि निर्धारित करके, आप स्वयं को इस विशेष समय में फिट होने के लिए मजबूर करते हैं। यदि आपने किसी निश्चित कार्य के लिए एक निश्चित समय निर्धारित किया है, तो आप अधिक ध्यान केंद्रित करके काम करते हैं और अधिक लगातार विकर्षणों से छुटकारा पाते हैं।

मुझे कितना समय आरक्षित रखना होगा?

दैनिक योजना बनाते समय, समय नियोजन के मूल नियम का पालन करें, जिसके अनुसार योजना में आपके समय का 60% से अधिक नहीं होना चाहिए और लगभग 40% अप्रत्याशित चीजों के लिए आरक्षित समय के रूप में छोड़ा जाना चाहिए। यदि आप 10 घंटे का कार्य दिवस मानते हैं, तो इसका मतलब है कि आपको योजना के साथ 6 घंटे से अधिक काम नहीं करना चाहिए। हालाँकि, आपका लक्ष्य लगभग 5 घंटे के नियोजित समय के साथ 8 घंटे का कार्यदिवस होना चाहिए!

यदि आपने अपने 60% से अधिक समय की योजना बनाई है, तो आपको अनिवार्य रूप से अपने द्वारा संकलित कार्यों की सूची को निर्दिष्ट मापदंडों पर लाना चाहिए, प्राथमिकताएं निर्धारित करना, कार्यों को सौंपना और उनके लिए आवंटित समय को कम करना चाहिए। शेष कार्य को या तो अगले दिन ले जाया जाना चाहिए, समाप्त किया जाना चाहिए, या ओवरटाइम के माध्यम से पूरा किया जाना चाहिए।

आल्प्स पद्धति का उपयोग करके नियोजन कैसे समाप्त होता है?

नियोजन का चौथा चरण: प्राथमिकताओं, कटौती और पुनर्नियुक्ति पर निर्णय लेना। लक्ष्य: दैनिक कार्यों को पूरा करने के लिए आवंटित समय को घटाकर 5-6 घंटे करें।

ऐसा करने के लिए, सबसे पहले, अपने मामलों के लिए स्पष्ट प्राथमिकताएँ निर्धारित करें और उनके अनुसार दिन के कार्यों को स्पष्ट करें। दूसरे, अपनी गणना की गई समय आवश्यकताओं की दोबारा जांच करें और सभी कार्यों के लिए समय को उतना कम करें जितना आवश्यक हो। प्रत्येक क्रिया को पुन: असाइन करने और तर्कसंगत बनाने की संभावना के दृष्टिकोण से विचार करें।

अंतिम संस्करण में, दिन की योजना इस तरह दिख सकती है:

और अंत में, पांचवें चरण में, आप अपनी दैनिक योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करते हैं और जो नहीं किया गया उसे दूसरे दिन में स्थानांतरित कर देते हैं। अनुभव से पता चलता है कि सभी कार्य पूरे नहीं किए जा सकते हैं, और सभी टेलीफोन वार्तालाप नहीं हो सकते हैं, इसलिए उन्हें अगले दिन तक के लिए पुनर्निर्धारित करना पड़ता है। यदि आप एक ही कार्य को कई बार स्थगित करते हैं, तो यह आपके लिए बोझ बन जाता है, और फिर दो संभावनाएँ होती हैं: आप अंततः इसे निर्णायक रूप से लेते हैं और इसे अंत तक लाते हैं, या आप इस कार्य को छोड़ देते हैं, क्योंकि कभी-कभी समस्या स्वयं ही हल हो जाती है।

काम शुरू करने से पहले, यानी जाने वाले दिन की शाम को एक योजना बनाएं: आप अधिक आत्मविश्वास और आराम के साथ घर जाएंगे और अगली सुबह अधिक ऊर्जा एकाग्रता के साथ एक नया दिन शुरू करेंगे!

घर जाते समय और सुबह काम पर जाते समय, आपका अवचेतन मन दिन के कार्यों को संसाधित करता है और संभावित समाधान तैयार करता है। चूंकि मुख्य कार्यों का सूत्रीकरण आपकी आंखों के सामने है और उन्हें हल करने के तरीकों की रूपरेखा तैयार की गई है, काम से भरा एक नया दिन अब धुंधला और कठिन नहीं दिखता है, बल्कि पूर्वानुमानित, योजनाबद्ध और प्रबंधनीय लगता है।

फ्रैंकलिन योजना

क्या तुम्हें जीवन से प्यार है? तो फिर अपना समय लापरवाही से बर्बाद मत करो
क्योंकि यह वह चीज़ है जिससे जीवन बना है।
बेंजामिन फ्रैंकलिन

फ्रैंकलिन योजना की विशेषताएं क्या हैं?

पश्चिमी कंपनियों के कई प्रबंधक और अधिकारी सफलतापूर्वक नियोजन प्रणाली का उपयोग करते हैं, जिसके निर्माण का श्रेय बेंजामिन फ्रैंकलिन को दिया जाता है। जो लोग अभ्यास में इस प्रणाली का उपयोग करते हैं, वे ध्यान देते हैं कि यह कार्य कुशलता में उल्लेखनीय वृद्धि करने में मदद करता है - अधिक प्रभावी समय प्रबंधन के माध्यम से और स्वयं कार्य की योजना बनाकर।

खर्च किए गए समय के आधार पर बनाई गई प्रणालियों के विपरीत, फ्रैंकलिन की प्रणाली "आगे-उन्मुख" है - यह जो करने की आवश्यकता है उसके साथ काम करती है। वैश्विक कार्य को उप-कार्यों में विभाजित किया गया है, जिन्हें और भी छोटे उप-कार्यों में विभाजित किया गया है। दृश्य रूप से, इस प्रणाली को एक चरणबद्ध पिरामिड के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता है, और इसके अनुप्रयोग की प्रक्रिया को इस पिरामिड के निर्माण की प्रक्रिया के रूप में दर्शाया जा सकता है:

"पिरामिड बनाने" की प्रक्रिया व्यवहार में कैसी दिखती है?

सबसे पहले, पिरामिड का विशाल आधार रखा गया है, जो अन्य सभी मंजिलों के लिए समर्थन के रूप में कार्य करता है। एक व्यक्ति अपने जीवन मूल्यों को निर्धारित करता है (मोटे तौर पर कहें तो वह जीवन से क्या चाहता है)। एक के लिए, इसका मतलब भविष्य में भौतिक संपदा और आत्मविश्वास है। दूसरे के लिए - एक समृद्ध परिवार, प्यारी पत्नीऔर खुश बच्चे. तीसरे के लिए - महिमा और उच्च सामाजिक स्थिति. चौथे के लिए - शक्ति. पांचवें के लिए - ज्ञान. पिरामिड के निर्माण में जीवन मूल्यों को निर्धारित करने का चरण सबसे महत्वपूर्ण है - यदि इस चरण में कोई गलती होती है (उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति "ज्ञान" और "लोगों की सेवा करना" चुनता है, हालांकि वास्तव में, सबसे महत्वपूर्ण क्या है उसके पास "प्रसिद्धि" और "उच्च सामाजिक स्थिति" है), तो वह अनिवार्य रूप से बाद में निराश होगा।
इसलिए, पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह जीवन मूल्यों की एक सूची बनाना है, और आपको इस पर बहुत अधिक समय खर्च करने से डरना नहीं चाहिए - सूची के बारे में अच्छी तरह से सोचना महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि चुने गए मूल्य एक-दूसरे का खंडन न करें .
अगला चरण पिरामिड की दूसरी मंजिल का निर्माण है, जो पहले पर आधारित है। संकलित सूची के आधार पर व्यक्ति को यह तय करना होगा कि वह क्या हासिल करना चाहता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई मानता है कि उसके लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजें "प्रसिद्धि," "शक्ति," और "उच्च सामाजिक स्थिति" हैं, तो वह निर्णय ले सकता है कि वह संयुक्त राज्य अमेरिका का राष्ट्रपति बनना चाहता है। ज़रूरी अपने सामने रखो वैश्विक लक्ष्य . यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि चुना गया लक्ष्य वास्तव में पिछले चरण में संकलित सूची के सभी जीवन मूल्यों को पूरा करता है।
पिरामिड की तीसरी मंजिल दूसरी पर टिकी हुई है। एक मास्टर प्लान तैयार किया जा रहा है - जिसके अनुसार सब मिलाकर, पिछले चरण में निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका का राष्ट्रपति बनने के लिए, आपको पहले किसी राज्य का राज्यपाल या संयुक्त राज्य अमेरिका के प्रमुख शहरों में से एक का मेयर बनना होगा, आपके पास पार्टी और/या वित्तीय सहायता होनी चाहिए, आपके पास होना चाहिए एक प्रसिद्ध सार्वजनिक वक्ता, आपकी बेदाग प्रतिष्ठा होनी चाहिए, आपको एक सम्मानित विवाहित व्यक्ति होना चाहिए, आपको अवश्य मिलना चाहिए उच्च शिक्षाएक प्रतिष्ठित में शैक्षिक संस्थाऔर इसी तरह। इस प्रकार योजना लिखी जाती है. लक्ष्य निर्धारित करने के बाद, आपको लक्ष्य प्राप्त करने के लिए एक मास्टर प्लान बनाना चाहिए।
पिरामिड की चौथी मंजिल एक दीर्घकालिक (कई वर्ष) अंतरिम योजना है जो विशिष्ट लक्ष्यों और विशिष्ट समय-सीमाओं को दर्शाती है। यह इंगित करना बहुत महत्वपूर्ण है कि मास्टर प्लान की कौन सी विशेष वस्तु इस विशिष्ट लक्ष्य की प्राप्ति में योगदान देती है। एक विशिष्ट समय सीमा बताना और भी महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति राष्ट्रपति बनने की योजना बना रहा है और जानता है कि इसके लिए उच्च शिक्षा की आवश्यकता है, तो वह अपनी पंचवर्षीय योजना में इसे शामिल कर सकता है अगला बिंदु: "20 के दशक के अंत से पहले, समाजशास्त्र और राजनीति विज्ञान में डिग्री के साथ हार्वर्ड विश्वविद्यालय से सम्मान के साथ स्नातक होना - इससे, सबसे पहले, मुझे आवश्यक उच्च शिक्षा मिलेगी, और, दूसरी बात, मैं लोगों से परिचित हो सकूंगा जो मेरे लिए महत्वपूर्ण हैं।” इसलिए, चाहिए अगले 4-5 वर्षों के लिए एक योजना बनाएं , प्रश्न पूछते हुए: "मास्टर प्लान में उल्लिखित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मैं आने वाले वर्षों में क्या कर सकता हूं?" की दृष्टि से यह महत्वपूर्ण है संकेत देना विशिष्ट लक्ष्यऔर कई महीनों तक सटीक विशिष्ट समय-सीमाएँ , और बताएं कि मास्टर प्लान का कौन सा बिंदु इस लक्ष्य की प्राप्ति से मेल खाता है .
पाँचवीं मंजिल एक अल्पकालिक (कई सप्ताह से कई महीनों तक) योजना है। दीर्घकालिक योजना को देखते समय, एक व्यक्ति खुद से पूछता है: "मैं इस या उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आने वाले हफ्तों या महीनों में क्या कर सकता हूं?" दीर्घकालिक योजना मदों को अधिक विशिष्ट कार्यों में विभाजित किया गया है। उदाहरण के लिए, यदि दीर्घकालिक योजना में आइटम शामिल है: "हार्वर्ड विश्वविद्यालय से स्नातक", तो अल्पकालिक योजना में "हार्वर्ड विश्वविद्यालय में आवेदन करें," "परीक्षा तैयारी पाठ्यक्रम लें," आदि जैसे आइटम शामिल होंगे। चाहिए 2-3 सप्ताह से 2-3 महीने की अवधि के लिए एक योजना बनाएंऔर, पिछले चरण की तरह, कुछ दिनों के लिए सटीक विशिष्ट समय-सीमाएँ इंगित करें.
अंत में, पिरामिड की छठी मंजिल है दिन के लिए योजना बनाएं. जैसा कि आप अनुमान लगा सकते हैं, इसे एक अल्पकालिक योजना के आधार पर संकलित किया गया है - छोटे कार्यों को एक दिन में पूरी तरह से हल किया जाता है, बड़े कार्यों को उप-कार्यों में विभाजित किया जाता है। उदाहरण के लिए, कार्य "हार्वर्ड विश्वविद्यालय में दस्तावेज़ जमा करें" को उप-कार्यों में विभाजित किया गया है जैसे "पता लगाएं कि कौन से दस्तावेज़ जमा किए जाने चाहिए और किसे", "पूरा करें" आवश्यक दस्तावेज", "दस्तावेज़ भेजें" और "सुनिश्चित करें कि दस्तावेज़ प्राप्त हो गए हैं", जिनमें से प्रत्येक को एक विशिष्ट दिन के लिए निर्धारित किया जा सकता है। आम तौर पर दिन की योजना सिर्फ एक दिन पहले नहीं बनाई जाती है, बल्कि इसमें विभिन्न कार्यों की एक सूची शामिल होती है पिछले कुछ हफ्तों में इस दिन को सौंपा गया है, अक्सर दिन के दौरान इसमें समायोजन भी किया जाता है, अधिमानतः दिन के लिए एक योजना बनाना। प्रत्येक कार्य के पूरा होने का समय बताएं।

फ्रैंकलिन प्रणाली का उपयोग करके मेरी दैनिक कार्य योजना बनाने की प्रक्रिया वास्तव में कैसी दिखती है?

एक दिन के भीतर, फ्रैंकलिन प्रणाली निम्नलिखित योजना तकनीक का उपयोग करती है: सभी कार्यों को तीन श्रेणियों में विभाजित किया गया है: प्राथमिक, माध्यमिक और महत्वहीन.

जैसा कि नाम सुझाव देता है, प्राथमिकताअत्यावश्यक कार्य हैं - नकसीर, लेकिन हल! माध्यमिकऐसे कार्य हैं जिन्हें जल्द से जल्द हल करना भी वांछनीय है, लेकिन कुछ भी भयानक नहीं होगा यदि चरम मामलों में, उन्हें एक या दो दिन के लिए विलंबित किया जाए (हालांकि, यदि आप किसी द्वितीयक कार्य को हल करने में बहुत अधिक समय तक देरी करते हैं, तो यह हो सकता है) प्राथमिकता बनें)। अंत में, तुच्छऐसे कार्यों पर विचार किया जाता है जिन्हें किसी दिन हल करने की आवश्यकता होती है (निश्चित रूप से, यह अच्छा होगा, आज), लेकिन समय सीमा दबाव नहीं डाल रही है और, यदि आज समय नहीं है, तो आप उन्हें कल, परसों या शुरुआत तक के लिए स्थगित कर सकते हैं अगले महीने का.

दिन के दौरान, एक व्यक्ति को प्राथमिकताओं के क्रम में समय आवंटित करना चाहिए - पहले प्राथमिकता वाले कार्यों से निपटें, जब वे हल हो जाएं - माध्यमिक कार्यों पर आगे बढ़ें, और केवल अगर समय बचा हो, तो वह महत्वहीन काम कर सकता है। उदाहरण के लिए, आपने आज के लिए निम्नलिखित चीजों की योजना बनाई है:

अपने ग्राहक के लिए एक रणनीतिक विकास कार्यक्रम का विकास पूरा करें।
पत्रिका "मार्केटिंग रिसर्च" के लिए लेख समाप्त करें।
अपनी कंपनी के एक कर्मचारी पेत्रोव को उसके जन्मदिन पर बधाई दें।
आप जिस अप्रैल मार्केटिंग सेमिनार में भाग लेने जा रहे हैं, उसके बारे में पता करें।
ड्राई क्लीनर से अपनी जैकेट उठाएँ।
मार्केटिंग रिसर्च पत्रिका के संपादक द्वारा आपको भेजे गए पाठक कुद्रियावत्सेवा के पत्र का उत्तर।

पहला काम आपके लिए प्राथमिकता है, क्योंकि... कार्यक्रम पर काम करने की समय सीमा आज समाप्त हो रही है और ग्राहक को इसे आज, अधिकतम कल, लेकिन सुबह 8 बजे से पहले प्राप्त करना चाहिए। तीसरा काम भी है प्राथमिकता- व्यक्ति को इसी दिन जन्मदिन की बधाई देनी चाहिए।

चौथा और छठा कार्य गौण हैं - आपको दोनों को अगले कुछ दिनों में करने की आवश्यकता है, इसे आज करना अच्छा रहेगा, लेकिन यदि आप बहुत व्यस्त हैं और इन चीजों के लिए समय नहीं दे सकते हैं, तो आप उन्हें सुरक्षित रूप से कल तक के लिए स्थगित कर सकते हैं।

दूसरा और पांचवां कार्य आपके लिए बहुत कम महत्व रखता है (चूंकि लेख जमा करने की समय सीमा अभी भी दूर है, और जैकेट ड्राई क्लीनर में हो सकता है) - आप खुद को ज्यादा नुकसान पहुंचाए बिना उन्हें टाल सकते हैं।

परिणामस्वरूप, सूची, यदि कार्य प्राथमिकता के आधार पर क्रमबद्ध की जाती है, तो निम्नलिखित रूप लेना चाहिए:

विकास ख़त्म करो रणनीतिक योजनाविकास।
ब्रेक के दौरान, पेट्रोव को उनके जन्मदिन पर बधाई दें।
यदि मेरे पास समय हो तो अप्रैल मार्केटिंग सेमिनार के बारे में जानकारी प्राप्त कर लूंगा।
अपने खाली समय में, मार्केटिंग पर एक लेख समाप्त करें।
अपने खाली समय में ड्राई क्लीनर से अपनी जैकेट उठा लें।
यदि मेरे पास समय है, तो मैं मार्केटिंग रिसर्च पत्रिका के संपादक द्वारा आपको भेजे गए पाठक कुद्रियावत्सेवा के पत्र का उत्तर दूंगा।

एक व्यक्ति जो सोच-समझकर अपने दिन की योजना बनाता है, एक नियम के रूप में, सभी प्राथमिकता वाले कार्यों को हल करने का प्रबंधन करता है, उसके पास अक्सर माध्यमिक कार्यों से निपटने के लिए पर्याप्त समय होता है, और यदि वह भाग्यशाली है, तो महत्वहीन कार्यों के लिए अभी भी समय है।

यदि कोई कार्य दिन के दौरान हल नहीं होता है, तो उसे अगले दिन की योजना में स्थानांतरित कर दिया जाता है। अगर कोई काम डायरी के एक पन्ने से दूसरे पन्ने तक भटकता रहे, अधूरा रह जाए तो ध्यान से सोचें कि क्या इस काम को निपटाना जरूरी है? यदि आवश्यक हो, तो क्या आप आश्वस्त हैं कि आपने इसकी प्राथमिकता की सही पहचान कर ली है?

क्या फ्रैंकलिन प्रणाली में रिकॉर्ड रखने के लिए कोई विशेष फॉर्म हैं?

हाँ, वे प्रदान किये गये हैं। फ्रैंकलिन प्रणाली का उपयोग आसान बनाने के लिए अमेरिकी विशेष डायरियों का उपयोग करते हैं।

डायरी के पहले (या आखिरी) पन्ने जीवन मूल्यों की सूची (पिरामिड की पहली मंजिल), वैश्विक लक्ष्य का विवरण (दूसरी मंजिल) और मास्टर प्लान (तीसरी मंजिल) को रिकॉर्ड करने के लिए एक तालिका के लिए आरक्षित हैं। .

डायरी की शुरुआत में वर्ष के लिए लक्ष्यों की सूची के लिए आवंटित कई उचित रूप से चिह्नित पृष्ठ हैं (वास्तव में, दीर्घकालिक योजना चौथी मंजिल है)।

प्रत्येक माह और/या प्रत्येक सप्ताह की शुरुआत में, उस अवधि के लिए कार्यों की तालिका के लिए एक पृष्ठ आवंटित किया जाता है (अल्पकालिक योजना - 5वीं मंजिल)।

अंत में, प्रत्येक दिन का अपना पृष्ठ होता है जिसमें दिन (छठी मंजिल) के कार्यों की सूची के लिए एक तालिका होती है। इसके अलावा, तालिका कार्यों की प्राथमिकता को इंगित करने के लिए कॉलम प्रदान करती है (उच्च प्राथमिकता वाले कार्यों को "ए" अक्षर से, द्वितीयक कार्यों को "बी" अक्षर से और महत्वहीन कार्यों को "सी" अक्षर से निर्दिष्ट करने की अनुशंसा की जाती है) और ए के लिए कार्य की स्थिति दर्शाने वाला चिह्न। इन कॉलमों को आपके जाते ही भर दिया जाना चाहिए और दिन के अंत में निश्चित रूप से जाँचा जाना चाहिए। पूर्ण किए गए कार्यों को "" अक्षर से चिह्नित करने की अनुशंसा की जाती है वी"। रद्द किया गया, - किसी न किसी कारण से, - पत्र के साथ " एक्स" (यह कारण दर्ज करना भी उचित है कि कार्य क्यों रद्द किया गया था)। स्थगित कार्यों के लिए, प्रविष्टि को दूसरे दिन की योजना (अक्सर अगले दिन) में और वर्तमान दिन के लिए "स्थिति" कॉलम में कॉपी किया जाता है। , एक तीर खींचा जाता है और जिस तिथि में प्रविष्टि दर्ज की गई थी उसे इस कार्य की दिन योजना में दर्ज किया जाता है।

फ्रैंकलिन पद्धति का उपयोग करके कार्य की योजना बनाने के लिए एक डायरी पृष्ठ का एक उदाहरण।

यदि दिन चढ़ने के साथ मेरी योजनाएँ बदल जाती हैं तो मुझे क्या करना चाहिए?

जैसा कि आप समझते हैं, ये सभी योजनाएँ किसी भी तरह से अपरिवर्तनीय नहीं हैं। उदाहरण के लिए, दिन के लिए आपकी योजना संभवतः दिन के दौरान आपके द्वारा बदल दी जाएगी। इसमें कुछ भी गलत नहीं है, इसके विपरीत, अपनी योजनाओं की नियमित रूप से समीक्षा करने की अनुशंसा की जाती है।

अल्पकालिक योजनाओं की हर एक से दो सप्ताह में समीक्षा करने की सिफारिश की जाती है।
दीर्घकालिक योजनाएँहर चार से छह महीने में कम से कम एक बार जांच की जानी चाहिए (और, यदि आवश्यक हो, तो समायोजित किया जाना चाहिए)।
मास्टर प्लान की वर्ष में एक बार समीक्षा की जानी चाहिए। तो यह आपके द्वारा निर्धारित वैश्विक लक्ष्य पर एक आलोचनात्मक नज़र डालने के लायक है (क्या यह अभी भी आपको आकर्षित करता है? क्या आप कुछ समायोजन करना चाहते हैं?) और यहां तक कि आपके द्वारा लिखे गए जीवन मूल्यों पर पुनर्विचार करने का प्रयास भी करें।

फाइलिंग कैबिनेट और समय डायरी का उपयोग करके "प्रत्यक्ष" योजना

अगले सप्ताह कोई संकट नहीं होगा.
वे मेरे शेड्यूल में शामिल नहीं हैं.
हेनरी किसिंजर

यदि मुझे अभी भी अपनी योजनाओं को लगातार समायोजित करना पड़ता है, तो क्या बिताए गए समय का "प्रत्यक्ष" रिकॉर्ड रखना आसान नहीं होगा? क्या ऐसी प्रणालियाँ मौजूद हैं, और उनकी प्रभावशीलता क्या है?

बेशक, ऐसी प्रणालियाँ मौजूद हैं। उदाहरण के लिए, श्रम के वैज्ञानिक संगठन में घरेलू विशेषज्ञों के बीच, जीवविज्ञानी और गणितज्ञ ए.ए. की समय ट्रैकिंग प्रणाली व्यापक रूप से जानी जाती है। हुबिश्चेवा। 1916 से (हुबिश्चेव तब 26 वर्ष के थे) उन्होंने अपने बिताए गए समय का वार्षिक प्रति घंटा रिकॉर्ड रखना शुरू कर दिया। 56 वर्षों तक, उन्होंने दैनिक रूप से रिकॉर्ड किया कि बेसिक पर कितना समय खर्च किया गया वैज्ञानिकों का काम, कितना समय - अतिरिक्त कार्य के लिए, अन्य कौन सा कार्य किया गया, कितना समय बर्बाद हुआ और क्यों। हर महीने एक सारांश संकलित किया जाता था, हर साल एक वार्षिक शेष निकाला जाता था। इस पर एक बार फिर जोर दिया जाना चाहिए: रिकॉर्ड 56 वर्षों तक प्रतिदिन रखे जाते रहे!आप हमारे "प्रैक्टिकम" का संदर्भ लेकर इस प्रणाली के बारे में अधिक जान सकते हैं।

अंततः, ए. हुबिश्चेव की समय ट्रैकिंग प्रणाली ने उन्हें निम्नलिखित प्रदान किया:

वह कर सकेगा अनुमान लगाना रियल टाइमजो उसके पास था.
लेखांकन परिणाम होने पर, वह कर सकता था उच्च स्तर की सटीकता के साथ अपने समय की योजना बनाएं. यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पिछले अनुभव के विश्लेषण ने ए. हुबिश्चेव को विशिष्ट पुस्तकों को पढ़ने, लिखने के लिए उच्च सटीकता के साथ समय की योजना बनाने की अनुमति दी
वह कर सकेगा समय का अधिक कुशलतापूर्वक उपयोग करें एक सामान्य व्यक्तिआवश्यक हानियाँ मानी जाती हैं. "समय की बर्बादी" से निपटने के बारे में उनका सबसे छोटा विचार है। यात्रा करते समय, वह छोटे प्रारूप की किताबें पढ़ते हैं और भाषाएँ सीखते हैं। अंग्रेजी भाषाउदाहरण के लिए, उन्होंने मुख्य रूप से "समय के अवशेषों" में सीखा -डी ग्रैनिन।
सिस्टम ने उसे अनुमति दी अपने प्रदर्शन में परिवर्तनों को अधिक प्रभावी ढंग से समझें और उनका उपयोग करें।"पूरे दिन बांटी गई किताबों का पाठन कैसा रहा? सुबह में, जब मेरा सिर तरोताजा होता है, मैं गंभीर साहित्य (दर्शनशास्त्र, गणित पर) लेता हूं। जब मैं डेढ़ से दो घंटे काम कर लेता हूं, तो आगे बढ़ता हूं पढ़ने में आसान - एक ऐतिहासिक या जैविक पाठ जब मेरा सिर थक जाता है, तो आप कथा साहित्य का सहारा लेते हैं।''ए हुबिश्चेव ने लिखा।

व्यवहार में "प्रत्यक्ष" योजना प्रणालियों में समय ट्रैकिंग कैसी दिखती है?

"प्रत्यक्ष" नियोजन प्रणालियों में समय को व्यवस्थित करने का प्रारंभिक बिंदु सटीक लिखित रिकॉर्डिंग का उपयोग करके बिताए गए समय को रिकॉर्ड करना है। यह तथाकथित का उपयोग करके किया जाता है दैनिक समय कार्डया "समय डायरी"।ऐसे कार्ड का एक उदाहरण नीचे दिया गया है. आपको हमारे "प्रैक्टिकम" में समय ट्रैकिंग के लिए अन्य फॉर्म मिलेंगे।

दैनिक समय कार्ड का टुकड़ा

क्या मुझे दिन भर में जो कुछ भी करता हूं उसे लिखने की ज़रूरत है?

हर उस चीज़ को लिखने की ज़रूरत नहीं है जिसमें आपका समय लगता है, बस प्रत्येक को नोट करें ध्यान बदलनानीचे में वर्णित किया गया है।

ध्यान बदलने के क्षण को रिकॉर्ड करें, चाहे यह कितना भी अल्पकालिक क्यों न लगे। उदाहरण के लिए, आप काम के सहकर्मियों, फ़ोन कॉल, प्रबंधन को कॉल, अनिर्धारित आगंतुकों, अत्यावश्यक बैठकों और बहुत कुछ से विचलित हो सकते हैं।

इन ध्यान परिवर्तनों को घटित होने पर रिकॉर्ड करें।. कुछ लोग गलती से मानते हैं कि उन्हें सब कुछ याद रहेगा ताकि वे दिन के अंत में समय का ध्यान रख सकें। हालाँकि, स्मृति एक कमजोर मार्गदर्शक है, इसलिए यह दृष्टिकोण कभी भी पर्याप्त जानकारी प्रदान नहीं करता है।

कार्ड भरते समय आपको और क्या ध्यान देना चाहिए?

उपरोक्त के अलावा, टाइम कार्ड भरते समय निम्नलिखित अनुशंसाओं का पालन करना महत्वपूर्ण है:

काम पर पहुंचने के क्षण से ही अपने समय पर नज़र रखना शुरू करें और कार्य दिवस के अंत तक जारी रखें।
यदि आप काम घर ले जाते हैं, तो घर पर बिताए गए समय को कार्ड में शामिल करें।
अपने नोट्स संक्षिप्त रखें और संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करें
कार्ड भरना शुरू करते समय, कॉलम से शुरू करें "समय", "गतिविधि का प्रकार" और "व्यतीत समय"।
कॉलम भरने के लिए "प्राथमिकता"अध्याय 3 में सामग्री का उपयोग करें।
स्तंभ "टिप्पणियाँ"आप अपने व्यक्तिगत अस्थायी नुकसान का विश्लेषण करके इसकी भरपाई कर सकते हैं।

मेरी राय में, ऐसी समय ट्रैकिंग प्रणाली को बनाए रखने में एक बड़ी खामी है - यह बहुत श्रमसाध्य काम है।

वास्तव में, "टाइम कार्ड" बनाए रखने में आपको प्रतिदिन 5-10 मिनट से अधिक समय नहीं लगेगा। यदि इसमें वास्तव में बहुत समय लगता है, तो आप बहुत अधिक विस्तार में जा रहे हैं। अधिक संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग करें. यदि आप कंप्यूटर का उपयोग करते हैं, तो स्प्रेडशीट के रूप में एक समय कार्ड दर्ज करने का प्रयास करें, जो आपको दिन के अंत में प्रत्येक गतिविधि को स्वचालित रूप से सारांशित करने की अनुमति देगा।

"टाइम डायरी" क्या है?

टाइम डायरी आपकी व्यक्तिगत कार्य फ़ाइल है, जिसमें दैनिक समय ट्रैकिंग की अलग-अलग शीट एक साथ सिल दी जाती हैं और अन्य जानकारी एकत्र की जाती है जो आपको प्रभावी ढंग से अपने समय की योजना बनाने की अनुमति देती है। टाइम डायरी की मदद से आपको न केवल सभी अल्पकालिक और दीर्घकालिक समय-सीमाओं की, बल्कि सभी योजनाओं, स्वभावों और कमोबेश बड़ी परियोजनाओं की भी पूरी तस्वीर मिलती है। आप स्थिति में किसी भी बदलाव पर लचीले ढंग से प्रतिक्रिया कर सकते हैं और किसी भी समय अपनी योजनाओं को अपडेट कर सकते हैं।

एक विशिष्ट "समय डायरी" की संरचना क्या है?

आमतौर पर, "समय डायरी" में निम्नलिखित संरचना होती है:

कैलेंडर भाग.

इस भाग में आप मध्यवर्ती रजिस्टरों के साथ मासिक, दस-दिवसीय और दैनिक योजनाओं के लिए विभिन्न रूपों को "सिलाई" कर सकते हैं। विशेष अर्थदैनिक योजना से जुड़ा हुआ। मूल सिद्धांत: प्रति दिन एक शीट।
संबंधित महीनों और दशकों के लिए कैलेंडर अनुभाग में नोट्स रखें, जिससे समय सीमा और लक्ष्यों को अलग-अलग सप्ताहों और दिनों में स्थानांतरित करना आसान हो जाएगा।
उपयोग के बाद, आप अलग-अलग दैनिक शीट को उचित क्रम में बांध सकते हैं, और समय के साथ आपके पास अपने जीवन के समय और सफलताओं का एक संग्रह होगा - भविष्य की सफलताओं की सचेत योजना के लिए एक विश्वसनीय सहायता।
नई "आने वाली" दैनिक शीट को दस-दिवसीय और मासिक शीट से सभी समय सीमा और कार्यों के साथ प्रदान किया जाना चाहिए। जन्मदिन, वर्षगाँठ, छुट्टियाँ, भुगतान दिवस आदि जैसी तिथियाँ संबंधित शीट से स्थानांतरित की जाती हैं, ताकि आप अपने सभी व्यक्तिगत मामलों को एकीकृत कर सकें, और कुछ भी खो नहीं जाएगा, बशर्ते कि वे नियमित रूप से भरे जाएं और निगरानी की जाए।

आधिकारिक और निजी तिथियों का अनुभाग.यहां, उपयुक्त शीटों और प्रपत्रों पर, आप लिख सकते हैं और हर समय अपने पास रख सकते हैं। महत्वपूर्ण सूचना, उदाहरण के लिए:

संगठनात्मक लघु योजनाएँ;
जन्मदिन सूची
विभिन्न घटनाओं का समय;
पत्रक, अनुस्मारक, आदि

पते और फ़ोन नंबर अनुभाग.आपकी उंगलियों पर हमेशा सबसे महत्वपूर्ण चीजें रहेंगी दूरभाष संख्याऔर वे पते जिनका आप अक्सर उपयोग करते हैं।

समय नियोजन आयोजित करते समय सामान्य गलतियाँ

परिस्थिति:"समय प्रबंधन मेरे लिए कठिन है क्योंकि मैं स्वाभाविक रूप से एक अव्यवस्थित व्यक्ति हूं।"

गलती:यदि आपने अपनी युवावस्था में आत्म-संगठन नहीं सीखा, तो आप जीवन भर स्वयं को एक अव्यवस्थित व्यक्ति मान सकते हैं। हालाँकि, सच्चाई यह है कि कोई भी व्यक्ति किसी भी उम्र में अपने समय को व्यवस्थित करना सीख सकता है। इसके लिए बस आपके जीवन में परिवर्तन करने की इच्छा की आवश्यकता है, साथ ही यह ज्ञान भी है कि ये परिवर्तन कहाँ, कब और कैसे करने हैं।

परिस्थिति:"मेरा मानना है कि समय प्रबंधन जीवन से अप्रत्याशितता के तत्व को हटा देता है और इसे नियमित बना देता है।"

गलती:अपने लक्ष्यों और प्राथमिकताओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने का मतलब यह नहीं है कि आप एक उबाऊ और पूर्वानुमानित दिनचर्या में फंस जाएंगे। वास्तव में, अपने समय को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करके, आप स्वयं को कार्य करने की और भी अधिक स्वतंत्रता देंगे। उदाहरण के लिए, किसी गर्म दिन पर आप जल्दी घर जाना चाह सकते हैं। लेकिन जाने से पहले, आपको अचानक याद दिलाया जाता है कि आपको एक रिपोर्ट ख़त्म करनी है जिसके बारे में आप लगभग भूल गए थे। परिणामस्वरूप, आप न केवल जल्दी नहीं निकलते, बल्कि काम के बाद भी देर तक रुकते हैं। यदि आपकी रिपोर्ट पहले से ही देय है, तो आप अपने कार्य शेड्यूल में समायोजन कर सकते हैं और कार्य दिवस के अंत में समय खाली करने के लिए रिपोर्ट को जल्दी समाप्त करने का प्रयास कर सकते हैं।

परिस्थिति:"और अधिक करने के लिए, मुझे और भी अधिक मेहनत करने की आवश्यकता है..."

गलती:बहुत अधिक काम करने और अपने आप पर अत्यधिक परिश्रम करने से, आप न केवल अपनी उत्पादकता नहीं बढ़ाते हैं, बल्कि, सबसे अधिक संभावना है, आप उस काम की गुणवत्ता भी कम कर देते हैं जिस पर आप इतना समय और प्रयास खर्च करते हैं! जितना संभव हो सके अपने जीवन से "व्यस्तता" को खत्म करना सीखें और इसे सबसे अधिक काम से बदलें प्रभावी उपयोगसमय।

परिस्थिति:“मेरे सभी लक्ष्य और योजनाएँ मेरे दिमाग में हैं। मेरा मानना है कि उन्हें कागज़ पर लिखने की कोई ज़रूरत नहीं है।”

गलती:जो योजनाएँ और लक्ष्य लिखित रूप में निर्धारित नहीं किए गए हैं उन्हें आपके इरादे अधिक सही ढंग से माने जाते हैं। आपकी आकांक्षाओं को क्रियान्वित करने से पहले उन्हें स्पष्ट रूप से परिभाषित कार्य योजनाओं में तब्दील किया जाना चाहिए। यही बात लक्ष्य निर्धारण पर भी लागू होती है। आपके दिमाग में बंद रहकर, वे दिन-ब-दिन आपके कार्यों का मार्गदर्शन करने की संभावना नहीं रखते हैं।

परिस्थिति:"जब मैं जीवन से बहुत कुछ चाहता हूँ तो मैं अपने लक्ष्य कैसे सूचीबद्ध कर सकता हूँ?"

गलती:वास्तव में, यदि आप सभी संभव या यहां तक कि सभी वांछित लक्ष्यों को प्राप्त करना चाहते हैं, तो आपका जीवन पर्याप्त नहीं हो सकता है। यदि आप "विशाल को गले लगाने" का प्रयास करते हैं, तो संभवतः आप कम स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों के साथ हासिल की तुलना में बहुत कम हासिल करेंगे। मुख्य लक्ष्यों को गौण लक्ष्यों से अलग करने का प्रयास करें। कुछ लोग चुनाव करने में झिझकते हैं। तितलियों की तरह, वे एक चीज़ से दूसरी चीज़ पर फड़फड़ाते हैं, कुछ भी हासिल करने के लिए खुद को किसी भी चीज़ पर लंबे समय तक टिकने की अनुमति नहीं देते हैं। यह गलती मत करो. प्राथमिकता देना सीखें (अध्याय 3 में इसके बारे में जानें)।

सफलता का रहस्य निरंतरता है।
बेंजामिन डिज़रायली

अपने काम के दौरान आपको लगातार चुनाव करना पड़ता है सर्वोत्तम निर्णयउन पर उपलब्ध से इस पल- यह प्रबंधन का केंद्रीय कार्य है - निर्णय लेना।

निर्णय लेने में प्राथमिकता वाले कार्यों और गतिविधियों को चुनना शामिल है। प्राथमिकता निर्धारण का अर्थ है यह तय करना कि किन कार्यों को सर्वोच्च प्राथमिकता दी जानी चाहिए।

क्या आप निर्णय ले सकते हैं?

आप कुछ देखते हैं और पूछते हैं "क्यों?"
और मैं कुछ ऐसी कल्पना करता हूं जो कभी नहीं हुआ,
और मैं यह भी पूछता हूं "ऐसा क्यों नहीं था?"
बर्नार्ड शो

मैं कैसे मूल्यांकन कर सकता हूं कि मैं कितने प्रभावी ढंग से निर्णय लेता हूं?

किसी निर्णय की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने का सबसे आसान तरीका उसके परिणामों की प्रतीक्षा करना है। दुर्भाग्य से, "एक्स-पोस्ट" मूल्यांकन से आपको कुछ भी बदलने में मदद मिलने की संभावना नहीं है, जब आपके द्वारा पहले ही लिए गए निर्णय के विनाशकारी परिणाम हों। इसलिए, एकत्रित समस्याओं को तुरंत हल करने में जल्दबाजी करने से पहले, निम्नलिखित प्रश्नों के बारे में सोचने का प्रयास करें:

क्या मैं काम शुरू करने से पहले उसका मूल्यांकन करता हूँ?
क्या मैं चीज़ों को उनके महत्व के आधार पर प्राथमिकता दे रहा हूँ?
क्या मैं मामले की तात्कालिकता और महत्व के आधार पर निर्णय की तैयारी के लिए सही समय ले रहा हूँ?
क्या मैं अक्सर निर्णय लेना टाल देता हूं और समस्या के स्वयं सुलझने का इंतजार करता हूं?
क्या मैं छोटे, महत्वहीन मामलों या विवरणों पर बहुत अधिक समय बर्बाद कर रहा हूँ?
क्या मेरे अधीनस्थ मेरा समय बर्बाद कर रहे हैं?
क्या मैं सब कुछ स्वयं करने के लिए पूर्वनिर्धारित हूं?

यदि आपने इन प्रश्नों का उत्तर हाँ में दिया है, तो संभवतः आपको निर्णय लेने में समस्याएँ होंगी।

क्या एक प्रबंधक को हमेशा तुरंत निर्णय लेना चाहिए?

आपसे जुड़े सभी मुद्दों पर तुरंत निर्णय लेने की कोशिश करते हुए, आप दुनिया की हर चीज़ की ज़िम्मेदारी लेते हुए लगातार खुद को एक कोने में धकेल देते हैं। व्यवसाय करने के इस तरीके को किसी भी परिस्थिति में एक प्रणाली तक उन्नत नहीं किया जा सकता है। यह स्पष्ट है कि जब आप तथ्यों के केवल एक छोटे से हिस्से के साथ कार्य करने का निर्णय लेते हैं, तो यह स्पष्ट रूप से पर्याप्त नहीं है! अगर ऐसा है तो आप बहुत भाग्यशाली होंगे, अन्यथा आपको अपूरणीय क्षति हो सकती है। जब आपसे फिर से तुरंत कुछ निर्णय लेने के लिए कहा जाए, तो अपने आप से ये सरल प्रश्न पूछें:

क्या इस समस्या का समाधान करना बिल्कुल जरूरी है?सोचिये अगर आप ऐसा नहीं करेंगे तो क्या होगा. शायद इस समस्या को हल करना समय की बर्बादी है और इसे सुरक्षित रूप से छोड़ा जा सकता है।
क्या आपको इस समस्या का समाधान करना चाहिए?आपको हर चीज़ और हर किसी के लिए ज़िम्मेदार क्यों होना चाहिए? शायद जिस अधीनस्थ ने आपसे संपर्क किया है वह केवल आप पर जिम्मेदारी डालने की कोशिश कर रहा है, हालाँकि वह इस मुद्दे को स्वयं हल करने में सक्षम है।
क्या आपको तुरंत निर्णय लेना चाहिए?अधिक विचारशील और सूचित निर्णय लेने के लिए अधीनस्थों को अतिरिक्त जानकारी एकत्र करने का निर्देश देना उचित हो सकता है।

जब तक मेरे पास पर्याप्त जानकारी न हो मैं कोई निर्णय नहीं लेता। क्या मेरे द्वारा सही चीज की जा रही है?

इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप निर्णय लेने के लिए कितनी जानकारी को पर्याप्त मानते हैं। इसकी मात्रा निर्धारित करना असंभव है, लेकिन 100% आवश्यक जानकारीतुम कभी इकट्ठा न कर पाओगे। इसलिए यदि आप इस बात पर जोर देते हैं कि सभी तथ्य एकत्र किए जाएं, तो संभवतः आप निर्णय लेने से डरते हैं। जोखिम को अपरिहार्य मानकर स्वीकार करें। सारे तथ्य सामने रखे बिना निर्णय लेना सीखें।

इससे पहले कि आप निर्णय लेने की प्रक्रिया में उतरें, प्रक्रिया के सभी चरणों पर विस्तार से सोचने का प्रयास करें। हमारी अनुशंसाओं का उपयोग करें:

आप जिस समस्या या समस्या का समाधान करने जा रहे हैं उसे स्पष्ट रूप से बताएं।
निर्धारित करें कि यह कार्य आपकी कंपनी, विभाग, कार्य समूह आदि के लिए कितना जरूरी और महत्वपूर्ण है।
यह मूल्यांकन करने का प्रयास करें कि इस समस्या का समाधान आपको व्यक्तिगत रूप से छोटी और लंबी अवधि में क्या देगा (मौद्रिक इनाम, पदोन्नति, अन्य अवसर)।
इस कार्य को पूरा करने में विफलता के परिणामों के बारे में सोचें (लाभकारी ग्राहक की हानि, जुर्माना का भुगतान, बर्खास्तगी, आदि)
मूल्यांकन करें कि क्या यह कार्य किसी और को सौंपना संभव और सार्थक है।
आकलन करें कि कार्य को हल करने के लिए आपको किन संसाधनों (सामग्री और मानव) की आवश्यकता होगी और क्या वे आपके पास हैं।
इस बारे में सोचें कि समस्या को हल करने के लिए आपको किस जानकारी की आवश्यकता होगी।
कई समाधान ढूंढने का प्रयास करें और सबसे स्वीकार्य समाधान चुनें।
किसी एक विकल्प को चुनने के बाद उसकी ताकत और कमजोरियों का मूल्यांकन करें।
इस बारे में सोचें कि इस निर्णय के लघु और दीर्घावधि में क्या परिणाम होंगे।

आइजनहावर प्राथमिकता विश्लेषण

अत्यावश्यक मामले आमतौर पर सबसे महत्वपूर्ण नहीं होते,
और जो महत्वपूर्ण हैं वे सर्वाधिक अत्यावश्यक नहीं हैं।
ड्वाइट आइजनहावर.

एक उद्यमी का जीवन ऐसा होता है कि आपको हर समय "घूमना" पड़ता है। इसलिए, मेरे पास हमेशा बहुत सी चीजें होती हैं जिन्हें तत्काल करने की आवश्यकता होती है। इससे कैसे निपटें?

सबसे पहले, स्वयं के प्रति ईमानदार होना महत्वपूर्ण है - यह स्वीकार करें कि अभी भी सब कुछ करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है। लेकिन, सबसे अधिक संभावना है, आप चीजों का केवल एक निश्चित भाग ही अच्छी तरह से करके बहुत अच्छे परिणाम प्राप्त कर सकते हैं। इसलिए, आपको चीज़ों को पूरा करने की आवश्यकता की मात्रा के अनुसार उन्हें "क्रमबद्ध" करना सीखना चाहिए, प्राथमिकता देंफिर आप चुन सकते हैं कि आपके पास उपलब्ध समय में कौन से काम करने लायक हैं।

आइजनहावर पद्धति का उपयोग करके प्राथमिकताएँ निर्धारित करना कैसे सीखें?

ड्वाइट आइजनहावर का नियम सरल है. सहायक, विशेष रूप से उन मामलों के लिए जब आपको किस कार्य को प्राथमिकता देनी है इसके बारे में तुरंत निर्णय लेने की आवश्यकता होती है। इस नियम के अनुसार प्राथमिकताएं मामले की तात्कालिकता और महत्व जैसे मानदंडों के आधार पर निर्धारित की जाती हैं।किसी कार्य का महत्व इस बात से निर्धारित होता है कि उसके कार्यान्वयन का परिणाम आपके व्यवसाय को कितना प्रभावित करता है। अत्यावश्यकता - कार्य को कितनी जल्दी पूरा किया जाना चाहिए।

तात्कालिकता और महत्व के आधार पर, आइजनहावर ने मामलों के लिए प्राथमिकता की 4 श्रेणियां प्रस्तावित कीं:

	अति आवश्यक विषय	गैर-अत्यावश्यक मामले
	मैं - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण	II - महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं
में ए और एन वाई इ	संकट समाधान अत्यावश्यक कार्य निकट आने वाली समय सीमा वाली परियोजनाएँ	नई परियोजनाओं की योजना बनाना प्राप्त परिणामों का मूल्यांकन निवारक उपाय इमारत संबंधों नई संभावनाओं, वैकल्पिक परियोजनाओं की पहचान
	III - अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं	IV - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण नहीं
एन इ में ए और एन वाई इ	व्यवधान, टूटना कुछ कॉल कुछ मुलाकातें अत्यावश्यक सामग्रियों की समीक्षा सामाजिक गतिविधि	दैनिक कार्य कुछ पत्र कुछ कॉल समय के "खाने वाले"। मनोरंजन

आइजनहावर की प्राथमिकता मैट्रिक्स

अत्यावश्यक/महत्वपूर्ण मामले . ये ऐसे मामले हैं, जिनके असामयिक कार्यान्वयन से आपके व्यवसाय को काफी नुकसान होगा। आपको उन्हें तुरंत अपनाना चाहिए और उन्हें स्वयं पूरा करना चाहिए।
कम जरूरी/महत्वपूर्ण कार्य . उन्हें तत्काल करने की आवश्यकता नहीं है; वे आमतौर पर प्रतीक्षा कर सकते हैं। यहां कठिनाइयाँ तब उत्पन्न होती हैं जब ये कार्य देर-सबेर अत्यावश्यक बन जाते हैं और आपको व्यक्तिगत रूप से यथाशीघ्र हल करना पड़ता है। इसलिए, महत्व की डिग्री की दोबारा जांच करें और अपने कर्मचारियों को इस प्रकार के कार्य, पूर्ण या आंशिक रूप से सौंपने का प्रयास करें।
अत्यावश्यक/कम महत्वपूर्ण मामले. यहां जल्दबाजी के "अत्याचार" के तहत गिरने और परिणामस्वरूप, किसी विशिष्ट कार्य को हल करने के लिए खुद को पूरी तरह से समर्पित करने का खतरा है क्योंकि यह अत्यावश्यक है। यदि कार्य इतना महत्वपूर्ण नहीं है, तो उसे वैसे भी सौंप दिया जाना चाहिए, क्योंकि उसे करने के लिए किसी विशेष गुण की आवश्यकता नहीं होती है।
कम जरूरी/कम महत्वपूर्ण कार्य। बहुत बार, इस श्रेणी के मामले पहले से ही कागजों से अटे पड़े डेस्क पर समाप्त हो जाते हैं। अगर आप पहली श्रेणी के कामों को भूलकर अचानक ये काम करने लगते हैं तो आपको काम के बोझ तले दबने की शिकायत नहीं करनी चाहिए। यहां तक कि आपके अधीनस्थों को भी इस समूह के कार्यों को नहीं लेना चाहिए।

आइजनहावर नियम:

आपको गैरजरूरी और गैरजरूरी कार्यों से बचना चाहिए!

स्व-परीक्षण के लिए हमारे प्रैक्टिकम की सामग्री देखें।

पेरेटो सिद्धांत

यदि मेरे पास एक पेड़ काटने के लिए नौ घंटे हों, तो मैं उनमें से छह घंटे कुल्हाड़ी की धार तेज करने में लगाऊंगा।
अब्राहम लिंकन

"पेरेटो सिद्धांत": लगभग 20% प्रयास और समय 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्याप्त हैं। "आदर्श" के बजाय "वास्तविक" परिणाम को स्वीकार करने के अवसर ढूंढकर, आप अन्य चीजों के लिए महत्वपूर्ण संसाधन बचा सकते हैं।

पेरेटो सिद्धांत को किन क्षेत्रों में लागू किया जा सकता है?

पेरेटो सिद्धांत वास्तव में काम करता है और इसे विभिन्न प्रकार के क्षेत्रों में लागू किया जा सकता है। यह सिद्धांत 1897 में इतालवी अर्थशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो द्वारा तैयार किया गया था, और तब से मात्रात्मक शोध द्वारा इसकी पुष्टि की गई है। अधिकांश में विभिन्न क्षेत्रज़िंदगी. इस सिद्धांत के अनुसार:

जनसंख्या का 20% ग्लोबदुनिया की सारी संपत्ति का 80% मालिक
20% अपराधी 80% अपराध करते हैं
प्रारंभिक उत्पादों का 20% लागत का 80% निर्धारित करता है तैयार उत्पाद
20% ग्राहक किसी कंपनी के राजस्व का 80% निर्धारित करते हैं।

समय प्रबंधन में पेरेटो सिद्धांत कैसे काम करता है?

अपने समय के प्रबंधन के अभ्यास के संबंध में, पेरेटो सिद्धांतों को निम्नानुसार तैयार किया जा सकता है:

आपको अपने काम के लिए आवश्यक 20% स्रोतों से 80% जानकारी मिलती है
सभी प्रकार की बैठकों और नियोजन सत्रों में आपके द्वारा खर्च किए गए 20% समय में 80% निर्णय फिट होते हैं
आपके कार्य समय का 20% आपके उत्पादक कार्य का 80% प्रदान करता है, अर्थात उसकी सफलता निर्धारित करता है।

मैं अपने व्यवसाय में पेरेटो सिद्धांत का उपयोग कैसे कर सकता हूँ?

आप अपने लिए बहुत कुछ पा सकते हैं उपयोगी विचार, पेरेटो सिद्धांत को अपने में लागू करना अपना काम. उदाहरण के लिए, वास्तव में शेयर का अनुमान लगाएं आवश्यक पुस्तकेंकोठरी में, साझा करें उपयोगी जानकारीअख़बार में, आपके कंप्यूटर की डिस्क पर आवश्यक फ़ाइलों का हिस्सा...

आप तय कर सकते हैं कि कौन से ग्राहक योग्य हैं मुख्य सकेंद्रित(20% ग्राहक जो 80% लाभ प्रदान करते हैं)। या सबसे महत्वपूर्ण प्रकार के सामान चुनें (उत्पाद श्रेणी का 20% लाभ का 80% प्रदान करता है)।

यह सिद्धांत आपके कर्मचारियों के लिए मानक और लक्ष्य निर्धारित करते समय भी उपयोगी हो सकता है - चाहे उन्हें "आदर्श" परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहित करना हो, या उन्हें ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित करना हो "अच्छे" परिणाम प्राप्त करने परवी अधिकपरियोजनाएं. यदि आप किसी समस्या का सामना कर रहे हैं, तो सोचें: किन 20% कारणों ने अप्रिय स्थिति में 80% योगदान दिया? इस स्थिति में 80% सुधार प्राप्त करने के लिए आप क्या कर सकते हैं?

सबसे पहले टॉप 20% को हल करें महत्वपूर्ण मुद्दे, और केवल तभी - 80% नाबालिग!

आल्प्स, पेरेटो, आइजनहावर विधियों का उपयोग करके योजना प्रौद्योगिकी

बहुत से लोगों को योजना बनाने में कठिनाई होती है क्योंकि वे इसे केवल "सोचने" के रूप में देखते हैं, जिसका अर्थ अक्सर "अंतरिक्ष में घूरना" या "दिवास्वप्न" होता है। इसलिए, योजना को "मानसिक कार्य" से अधिक "लिखित कार्य" मानते हुए, योजना बनाने के विचार को कुछ ठोस में बदलना आवश्यक है। योजना बनाने में व्यतीत किए गए समय को "निर्णय समय" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है क्योंकि योजना बनाना ही सब कुछ है: क्या, कब और कैसे करना है इसके बारे में निर्णय लेना।

दीर्घकालिक, मध्यम अवधि और अल्पकालिक योजना के दौरान एक सूची बनानी चाहिए और प्राथमिकताएं निर्धारित करनी चाहिए। सूची में उल्लिखित सभी कार्य समान मूल्य के हैं। सूची तैयार करने के बाद आपको कार्यों को वर्तमान समय में उनके महत्व के अनुसार बांटना चाहिए, प्राथमिकताओं को पहचान कर उसे पूरा करना चाहिए। कोई भी सूची तब तक पूर्ण नहीं हो सकती जब तक वह वस्तुओं के महत्व का क्रम न दर्शाए। स्व-प्रबंधन के अभ्यास में, समय नियोजन के तरीके हैं, जिनका उपयोग किसी के स्वयं के जीवन को तर्कसंगत रूप से व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है।

पेरेटो सिद्धांत के अनुसार योजना बनाना

ऐसी स्थिति में जहां किसी व्यक्ति पर उन गतिविधियों और कार्यों का अत्यधिक बोझ होता है जिन्हें पूरा करने के लिए उसके पास पर्याप्त समय नहीं होता है, और वह कई गैर-महत्वपूर्ण चीजों को छोड़ने की हिम्मत नहीं करता है, 80/20 नियम को व्यवहार में लागू करने की सलाह दी जाती है। . पेरेटो सिद्धांत कहता है: "यदि सभी वस्तुओं को उनके मूल्य के क्रम में रखा जाए, तो उनके मूल्य का 80% उन वस्तुओं से आएगा जो उनके मूल्य का 20% बनाते हैं।" कुल गणना, जबकि 20% मूल्य उन वस्तुओं से आता है जो कुल का 80% बनाते हैं।

80/20 नियम के आधार पर, 10 कार्यों की सूची में, 2 80% सफलता सुनिश्चित करेंगे। इसलिए, आपको इन 2 चीजों को ढूंढना होगा, उन्हें "ए" श्रेणी में शामिल करना होगा और उन्हें आगे बढ़ाना होगा। इस सिद्धांत के अनुसार, शेष 8 अधूरे रह सकते हैं क्योंकि उनके परिणामों का मूल्य दो सबसे अधिक फलदायी चीजों की तुलना में बहुत कम होगा। अभ्यास से पता चलता है कि:

· व्यापार लेनदेन की लागत का 80% सभी ग्राहकों में से 20% द्वारा प्रदान किया जाता है;

· 80% उत्पादन 20% उद्यमों द्वारा प्रदान किया जाता है;

· बीमारी के कारण 80% समय चूकने का कारण 20% कर्मचारी हैं;

· उपयोग में आने वाले 80% डोजियर 20% से आते हैं

दस्तावेज़ फ़ोल्डर;

· 80% गंदगी फर्श क्षेत्र के 20% हिस्से पर जमा होती है जहां सबसे अधिक

· 80% धुलाई 20% कपड़ों की वस्तुओं पर होती है;

· टेलीविज़न का सबसे अच्छा समय 80% शीर्ष 20% कार्यक्रमों से आता है

टीवी दर्शकों द्वारा अधिक पसंद किया गया;

· अखबार के पाठक अपना 80% समय प्रकाशित सामग्री का 20% पढ़ने में व्यतीत करते हैं

अखबार में बाथरूम;

· 80% टेलीफ़ोन कॉल 20% टेलीफ़ोन उपभोक्ताओं द्वारा की जाती हैं;

· 80% आवश्यक डेटा 20% सूचना स्रोतों से प्राप्त किया जाता है;

· स्कूल में, शिक्षक अपनी 80% ऊर्जा 20% छात्रों (आमतौर पर समर्थक-) पर खर्च करते हैं

समस्याग्रस्त या प्रतिभाशाली);

· 80% खाना शीर्ष 20% रेस्तरां में खाया जाता है।

ये तथ्य कमजोर परिणाम देने वाली गतिविधियों में फंसने के खतरे की पुष्टि करते हैं, और उन बीस प्रतिशत गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के महत्व को सुदृढ़ करते हैं जो उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि करती हैं।

पेरेटो सिद्धांत पूरी तरह से बताता है कि क्या हुआ, लेकिन यह हमेशा पहले से ही स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजने में मदद नहीं करता है। सच तो यह है कि आप पहले से कभी नहीं कह सकते कि कौन सा 20% प्रभावी होगा। इस सिद्धांत के अनुसार, हमारे जीवन में 80% संतुष्टि खर्च किए गए 20% प्रयासों से आती है - अधिकांश सफलता केवल कुछ कदमों का परिणाम होगी। इसका मतलब यह है कि जो फायदेमंद है उसके लिए आपको अधिक समय निकालना होगा ऐसा कम करो, जो बेकार साबित होता है. दूसरे शब्दों में - अपना समय बर्बाद मत करो!

आप केवल आनंद के दृष्टिकोण से नहीं, बल्कि अन्य विचारों के आधार पर भी समय आवंटित कर सकते हैं। ये हो सकते हैं: वित्तीय स्थिरता सुनिश्चित करना, बढ़ावा देना कैरियर की सीढ़ी, अच्छा शारीरिक आकार बनाए रखना, आदि। उपयोगी शगल का अर्थ निर्धारित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि " समय, बर्बाद, यह अस्तित्व, और समय, अच्छे उपयोग में लाना, यही जीवन है"(एडवर्डजंग)।

आल्प्स पद्धति का उपयोग करके योजना बनाना

आल्प्स योजना विधि अपेक्षाकृत सरल है, दैनिक योजना तैयार करने में औसतन 10 मिनट से अधिक समय नहीं लगता है। योजना विकास प्रक्रिया में 5 चरण होते हैं:

1. असाइनमेंट की तैयारी;

2. नियोजित कार्यों की अवधि का अनुमान;

3. समय आरक्षण (60:40 के अनुपात में);

4. व्यक्ति की प्राथमिकताओं और पुनर्नियुक्ति पर निर्णय लेना

संचालन;

5. नियंत्रण (जो नहीं किया गया उसका लेखा-जोखा)।

स्व-प्रबंधन अभ्यास में मौजूद कई नियोजन विधियों में, "आल्प्स" पद्धति का उपयोग निम्नलिखित मुख्य लाभ प्रदान करता है:

· आगामी कार्य दिवस के लिए बेहतर मूड।

· अगले दिन की योजना बनाना.

· दिन के कार्यों की स्पष्ट समझ.

· दिन के प्रवाह को व्यवस्थित करना.

· भूलने की बीमारी पर काबू पाना.

· सबसे आवश्यक चीज़ पर एकाग्रता.

· "कागजी" कार्य की मात्रा कम करना।

· प्राथमिकताएँ निर्धारित करने और पुनः कार्यभार सौंपने के बारे में निर्णय लेना।

· हस्तक्षेप और अवांछित रुकावटों को कम करें.

· तनाव और तंत्रिका तनाव को कम करना.

· बेहतर आत्म-नियंत्रण.

· संतुष्टि और प्रेरणा में वृद्धि.

· कार्य के व्यवस्थित आयोजन के कारण समय का लाभ.

अभ्यास से पता चलता है कि समय नियोजन तकनीकों और कार्य के वैज्ञानिक संगठन के तरीकों के सफल उपयोग से 10 से 20% समय की दैनिक बचत का वास्तविक अवसर मिलता है। आल्प्स पद्धति का उपयोग करके नियोजन प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण होते हैं:

प्रथम चरण- असाइनमेंट की तैयारी. दिन के लिए कार्य तैयार करने के लिए, आपको अगले दिन के लिए आवश्यक कार्य लिखना चाहिए:

· कार्य सूची से या साप्ताहिक (मासिक) योजना से कार्य;

· एक दिन पहले अधूरा;

· जोड़े गए मामले;

· समय-सीमाएँ जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए;

· आवर्ती कार्य.

कार्यों की सूची संकलित करने से निम्नलिखित आवश्यकताएँ पूरी होनी चाहिए:

· पहले सन्निकटन के रूप में, उन्हें प्राथमिकता के आधार पर वितरित करें;

· उन्हें दीर्घकालिक और लघु, अल्पकालिक में विभाजित करें;

· व्यक्तिगत संपर्क से संबंधित कार्यों को यह देखने के लिए दोबारा जांचें कि क्या उन्हें अधिक तर्कसंगत तरीके से (फोन आदि का उपयोग करके) पूरा किया जा सकता है।

दैनिक योजना बनाने का यथार्थवाद कार्यों की सूची को केवल वास्तव में आवश्यक चीजों तक सीमित करना है। पर दूसरे चरणदिन के लिए एक योजना बनाते समय, नियोजित कार्यों की अनुमानित अवधि का अनुमान लगाना आवश्यक है।

यह बिल्कुल स्पष्ट है कि कुछ कार्यों की अवधि का बिल्कुल सटीक अनुमान नहीं लगाया जा सकता है, ऐसा कौशल केवल अनुभव के साथ आता है; लेकिन, दूसरी ओर, यह याद रखना आवश्यक है कि किसी भी कार्य के लिए अक्सर उतने ही समय की आवश्यकता होती है जितना एक व्यक्ति के पास होता है। इसलिए, व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करने के लिए समय की एक विशिष्ट अवधि को परिभाषित करने का तात्पर्य केवल इस कार्य को पूरा करने से है निर्धारित समय. जब किसी कार्य को पूरा करने के लिए एक विशिष्ट समयावधि निर्धारित की जाती है, तो व्यक्ति यथासंभव विभिन्न हस्तक्षेपों से छुटकारा पाकर अधिक ध्यान केंद्रित करके कार्य करता है।

तीसरा चरणयोजना बनाना अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए समय आरक्षित करने के बारे में है। आल्प्स पद्धति का सार यह है कि योजना में 60% से अधिक समय शामिल नहीं होना चाहिए और 40% अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए आरक्षित समय के रूप में छोड़ा जाना चाहिए। इस प्रकार, आठ घंटे के कार्यदिवस को सख्ती से केवल पांच घंटों के लिए नियोजित किया जाना चाहिए (जो कि कार्य समय का 60% है) और तीन घंटे विशिष्ट लेकिन अप्रत्याशित कार्यों के लिए अनियोजित छोड़ दिए जाने चाहिए।

ऐसे मामले में जब 60% से अधिक समय की योजना बनाई गई है, कार्यों की संकलित सूची को निर्दिष्ट मापदंडों पर लाना, प्राथमिकताएं निर्धारित करना, अधिकार सौंपना और कार्यों के लिए पहले से निर्धारित समय को कम करना अनिवार्य है। यदि काम पूरा होने के बाद नियोजित समय को साठ प्रतिशत तक कम करना संभव नहीं है, तो प्राथमिकताओं के अनुसार चीजों को अगले दिन के लिए पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए। इसका मतलब यह है कि श्रेणियों "ए" और "बी" के कार्यों को तदनुसार अगले दिन स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है, श्रेणी "सी" से कार्यों का स्थानांतरण दिन के परिणामों को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित नहीं करेगा;

चौथा चरणनियोजन प्राथमिकताओं पर निर्णय लेने और प्रत्यायोजन की कला को लागू करने के बारे में है। इस चरण का लक्ष्य दैनिक कार्यों को पूरा करने के लिए आवंटित समय को घटाकर 5-6 घंटे करना है। इसके लिए, यह आवश्यक है: सबसे पहले, मामलों के लिए प्राथमिकताएँ निर्धारित करना और उनके अनुसार दिन के कार्यों को स्पष्ट करना। दूसरे, आपको प्रत्येक कार्य के लिए विशिष्ट समय की आवश्यकता को दोबारा जांचना चाहिए और इसके अनुसार, कार्यों पर खर्च किए गए समय को बिल्कुल आवश्यक तक कम करना चाहिए।

प्रत्येक कार्रवाई को उसके प्रत्यायोजन और युक्तिसंगत बनाने की संभावना के लिए उसका मूल्यांकन करना महत्वपूर्ण है। विश्लेषण पूरा होने के बाद, दैनिक योजना के अंतिम संस्करण में एक स्थापित संरचना होनी चाहिए।

पर पाँचवाँ चरणतैयार की गई दैनिक योजना के कार्यान्वयन की निगरानी करना और जो नहीं किया गया उसे दूसरे दिन में स्थानांतरित करना। अनुभव से पता चला है कि सभी कार्य पूरे नहीं किए जा सकते हैं, और सभी निर्धारित टेलीफोन वार्तालाप नहीं हो सकते हैं, इसलिए उन्हें अगले दिन के लिए पुनर्निर्धारित करना पड़ता है। यदि एक ही कार्य को दिन-प्रतिदिन कई बार स्थगित किया जाता है, तो दो संभावनाएँ होती हैं: निर्णायक रूप से इसे अंत तक लाना, जिससे इसे पूरा किया जा सके, या इसके कारण इस कार्य को पूरा करने से इंकार कर दिया जाए।

अप्रासंगिकता.

स्व-प्रबंधन के क्षेत्र के विशेषज्ञ पुरजोर सलाह देते हैं

अपने दिन की योजना एक रात पहले बनाएं। यह इस तथ्य के कारण है कि, संकलन

कार्य दिवस के बाद योजना बनाने से आत्मविश्वास और एकाग्रता हासिल करने में मदद मिलती है

अगले दिन ताकत का एहसास. मानव अवचेतन इस प्रकार संसाधित होता है

अगले दिन के कार्यों की समीक्षा करता है और संभावित समाधान तैयार करता है। अगला

नतीजतन, नया कार्य दिवस पूर्वानुमानित, नियोजित और बन जाता है

प्रबंधनीय.

आइजनहावर सिद्धांत के अनुसार योजना बनाना

दैनिक प्रदर्शन करते समय आइजनहावर सिद्धांत को लागू किया जाना चाहिए

योजनाएँ, सभी आगामी मामलों को उनके महत्व की डिग्री के अनुसार वर्गीकृत करना

इसे तुरंत करो. यह ठीक इसी श्रेणी के मामलों के संबंध में है

अभिव्यक्ति कि "आपको जीने की ज़रूरत है ताकि महत्वपूर्ण चीजें बर्बाद न हों।"

तत्काल"

काफी समय। एक नियम के रूप में, ये किसी की अपनी पूर्णता से संबंधित मामले हैं।

विभिन्न क्षेत्रों में विकास. अभ्यास से पता चलता है कि अक्सर क्या होता है

भेड़ का बच्चा"। इसलिए, "ए" मामलों का विस्तृत विश्लेषण करना आवश्यक है

उनके महत्व और तात्कालिकता का विषय। अक्सर ऐसा होता है कि इंसान नौकरी करता है

कारण ढूंढने के बजाय परिणामों के साथ। शायद आपको नहीं करना चाहिए

बैठकों में इतना समय बिताओ, लेकिन कॉर्पोरेट संस्कृति में शामिल हो जाओ

टूर व्यवसाय दर्शन और पेशेवर दृष्टिकोण। या पूर्णता

अधिकतम लाभ उठाने के लिए अपना स्वयं का कार्य व्यवस्थित करें

संकट की स्थितियों और अप्रत्याशित परिस्थितियों को रोकना।

जीवन में जो महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक है उसकी प्रकृति के प्रति उन्माद, जो अधिकांश के लिए विशिष्ट है

लोग, चूंकि कोई भी अत्यावश्यक मामला स्वचालित रूप से वर्गीकृत किया जाता है

महत्वपूर्ण। जीवन के अनुभव से पता चलता है कि श्रेणी "सी" के मामले अधिक बार सामने आते हैं

ये सभी भागदौड़ वाली नौकरियों, तनावों और निरंतर संकट की स्थितियों का कारण बनते हैं

स्थितियाँ. हालाँकि, प्रबंधन के नियमों के अनुसार एक सुव्यवस्थित

उद्यम में कोई उपद्रव और अनुचित जल्दबाजी नहीं होनी चाहिए।

इनसे बचने की सलाह दी जाती है. विरोधाभास यह है कि आमतौर पर ये ही होते हैं

वही चीज़ें जो करना आसान और सुखद हैं। डेटा निष्पादन की अवधि

अधिकांश लोग अपने कार्य दिवस की शुरुआत इससे करने का प्रयास करते हैं

महत्वहीन और गैर-जरूरी कार्य करना।

में से एक मौलिक सिद्धांतस्व-प्रबंधन है

महत्वपूर्ण मामलों को गौण मामलों से, महत्वपूर्ण को महत्वहीन से अलग करने की क्षमता,

अत्यावश्यक से गैर-अत्यावश्यक.__

प्रैक्सियोलॉजी और इष्टतम समय नियोजन प्रणाली

कोई भी व्यक्ति कितना भी व्यस्त क्यों न हो, उसे हमेशा योजना बनाने में समय देना चाहिए

घूमना आपके पास जितना कम खाली समय होगा, यह उतना ही महत्वपूर्ण हो जाएगा

सावधानीपूर्वक समय नियोजन. योजना पर खर्च करना ज्यादा समझदारी है

दिन की शुरुआत या अंत में केवल दस मिनट, क्योंकि ये लागत इससे अधिक है

मुआवजा दिया जाता है.

अक्सर एक व्यक्ति कहता है कि वह बहुत व्यस्त है और तय करता है कि क्या योजना है।

खर्च करने के लिए समय नहीं है, जो एक भ्रांति है। अगर दिन की योजना नहीं बनाई गई है

वैन, तो अक्सर समय की कमी होती है. इसके अलावा, ऐसी स्थिति में जहां

जब समय की योजना नहीं बनाई जाती है, तो महत्वपूर्ण में अंतर करना निस्संदेह असंभव है

कम महत्वपूर्ण मामलों से, अत्यावश्यक से गैर-अत्यावश्यक मामलों से। इसलिए खुद को और दूसरों को आश्वस्त करें

लोगों के पास अपने मामलों की योजना बनाने का बिल्कुल भी समय नहीं है,

पकड़ने वाला अभी भी समय व्यतीत करेगा, लेकिन बेतरतीब ढंग से और बिना सोचे-समझे, जो नकारात्मक है

उसके जीवन के तर्कसंगत संगठन पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ेगा। इसलिए यह जरूरी है

कार्य समय और व्यक्तिगत जीवन दोनों की योजना बनाने में कठिनाई नहीं होती है

वैट. एक योजना के साथ अपना दिन शुरू करने के __________कई लाभ हैं।

वानिया, चूँकि जैसे-जैसे योजना तैयार होती है, व्यक्ति अधिक सक्रिय हो जाता है

इसकी तैयारी और फिर इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में शामिल है। « वह, कौन का-

हर सुबह वह दिन भर की गतिविधियों की योजना बनाता है और लगातार इस योजना को क्रियान्वित करता है,

देखता है, वह योजना उसके लिए भूलभुलैया में बहुत अच्छी तरह से मार्ग प्रशस्त करती है-

समृद्ध और सक्रिय जीवन. अपना समय व्यवस्थित करना एक किरण की तरह है

स्वेता, जो उसके सभी मामलों से चलता है. पर वहाँ, जहां कोई योजना नहीं है, जहां समय का नियंत्रण संयोग पर छोड़ दिया जाता है, वहां का शासन होता है

कहर बरपा"- विक्टर ह्यूगो ने लिखा। क्या करने की आवश्यकता है, इस पर विचार करने से यह आसान हो जाता है

योजना को वास्तविकता में बदलने के लिए आगे बढ़ें। सटीक परिभाषा के साथ

कार्यान्वयन के दौरान प्राथमिकताओं से ध्यान भटकने की संभावना कम रहती है

अहसास.

विभिन्न नियोजन उपकरणों का उपयोग करने में अब तक कई वर्षों का अनुभव है

हॉल कि यह केवल नियोजन के लिए विशिष्ट उपकरणों के बारे में नहीं है (पुनः-

फ्लिप कैलेंडर, डायरी, आयोजक, इलेक्ट्रॉनिक नोटबुक

की, आदि), लेकिन एक व्यक्ति द्वारा उपयोग की जाने वाली योजना प्रणाली में। संस्थापक

प्रैक्सियोलॉजी (प्रभावी मानव गतिविधि का विज्ञान) टी. कोटारबिन-

स्कीआई का मानना था कि इष्टतम योजना प्रणाली इस प्रकार डिज़ाइन की गई है:

1) लक्ष्य की प्राप्ति सुनिश्चित करें.

2) महारत हासिल करने के लिए बहुत अधिक समय की आवश्यकता नहीं है।

3) उपयोग में सुविधाजनक हो.

आज कई समय नियोजन प्रणालियाँ और तकनीकें मौजूद हैं।

मेनू और सर्वोत्तम को चुनना काफी कठिन है, क्योंकि प्रत्येक में दोनों होते हैं

फायदे भी और नुकसान भी.

केवल एक स्वतंत्र व्यक्ति ही प्रयोग में पूर्णता प्राप्त कर सकता है

आपके खाली समय और समय का सामान्य रूप से उपयोग। हालाँकि, इस सम्मेलन में-

पाठ में, स्वतंत्रता एक आवश्यक गुण है, लेकिन पर्याप्त नहीं है। अन्य शर्तें

vii हैं: मानव आध्यात्मिक आवश्यकताओं और स्वामित्व की प्रबलता

गुणवत्तापूर्ण उपकरण.

इमैनुएल कांट (1724-1804) अपने पड़ोसियों की तुलना में इतने लयबद्ध रहते थे

जब वह टहलने गया तो उन्होंने उसकी घड़ी की जाँच की। यह ज्ञात है कि उन्होंने अपना सारा जीवन जीया

एक कुंवारे के रूप में जीवन और उनके काम की दूसरी अवधि, तीस वर्ष से अधिक,

मनुष्य की संज्ञानात्मक और नैतिक क्षमताओं के अध्ययन के लिए समर्पित

का. रचनात्मक व्यक्तियों ने, अधिकांश भाग में, समय का ध्यानपूर्वक उपयोग किया।

मेरे लिए, शायद, एक उत्पादक रचनात्मक व्यक्ति को ढूंढना मुश्किल है

झुंड में कोई सख्त ऑपरेटिंग मोड नहीं होगा। में वैज्ञानिक स्रोतकर सकना

पुष्टि पाएं कि ऐसे प्रतिभाशाली व्यक्ति: आर्किमिडीज़ और

अरस्तू, रोजर बेकन और न्यूटन, हेनरी पोंकारे और डुमास - पिता, एंगेल्स

और लेनिन, वाविलोव और अन्य लोगों ने समय की खपत की एक प्रणाली बनाने की मांग की।

यह प्रणाली एक दिन में नहीं बल्कि उच्च उत्पादन की गारंटी देने के लिए डिज़ाइन की गई थी

- और जीवन के लिए.

हालाँकि, किसी भी नियम की तरह, इसके अपवाद भी हैं। विशेष रूप से

एविसेना (इब्न सिना) ने अपने छप्पन वर्ष का अधिकांश समय छिपने, भूमिगत रहने और भटकने में बिताया, वह कई कार्यों को पीछे छोड़ने में सक्षम था, जिनमें से

जिनमें से 270 आज तक जीवित हैं। समसामयिक केवल अनुमान ही लगा सकते हैं

अप्ररक्षित कार्यों की संख्या और यह कितना है बढ़िया आदमीसकना

स्थिर, आरामदायक स्थितियों में किया गया।

साल दर साल हम अपनी आकांक्षाओं को हासिल करने के लिए और अधिक तैयार होते जा रहे हैं। लेकिन हमारा लक्ष्य क्या है? लॉरेंस पीटर

आल्प्स विधि क्या है?

विधि में पाँच चरण शामिल हैं:

1) असाइनमेंट तैयार करना;

2) नियोजित कार्यों की अवधि का आकलन;

3) समय आरक्षण (60:40 के अनुपात में);

4) प्राथमिकताओं पर निर्णय लेना और व्यक्तिगत कार्यों का पुनर्निर्धारण करना;

5) नियंत्रण (जो नहीं किया गया है उसका हिसाब देना)।

आल्प्स विधि क्या प्रदान करती है?

आल्प्स पद्धति का उपयोग करने से निम्नलिखित मुख्य लाभ मिलते हैं:

आगामी कार्य दिवस के लिए सबसे अच्छा मूड।

अगले दिन की योजना बनाना.

दिन के कार्यों की स्पष्ट समझ।

दिन के प्रवाह को व्यवस्थित करना.

भूलने की बीमारी पर काबू पाना.

सबसे जरूरी पर एकाग्रता.

"कागजी" कार्य की मात्रा कम करना।

प्राथमिकताएँ निर्धारित करने और पुनः कार्यभार सौंपने के बारे में निर्णय लेना।

अव्यवस्था और अवांछित रुकावटों को कम करें।

तनाव और तंत्रिका तनाव को कम करना।

बेहतर आत्म-नियंत्रण.

बढ़ी हुई संतुष्टि और प्रेरणा.

कार्य के व्यवस्थित आयोजन से समय लाभ होगा।

समय नियोजन तकनीकों और कार्य के वैज्ञानिक संगठन के तरीकों के सफल उपयोग से, आप प्रतिदिन अपना 10 से 20% समय बचा सकते हैं!

आल्प्स पद्धति का उपयोग करके योजना कहाँ से शुरू करें?

कार्य सूची से या साप्ताहिक (मासिक) योजना से कार्य;

एक दिन पहले अधूरा;

जोड़े गए मामले;

समय-सीमाएँ जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए;

आवर्ती कार्य.

में- दौरे, बैठकें;

डी -मामलों का प्रतिनिधिमंडल;

को- नियंत्रण;

पी- प्रक्रिया में, क्रिया में;

पीसी- यात्राएं, व्यापार यात्राएं;

वगैरह- लिखित कार्य, व्यावसायिक पत्र, श्रुतलेख;

साथ- सचिव;

टी- टेलीफोन पर बातचीत;

एच -पढ़ने की प्रक्रिया (रिपोर्ट, परिपत्र, समाचार पत्र, आदि)।

इस तरह से संकलित दिन के कार्यों की सूची, उदाहरण के लिए, इस तरह दिख सकती है:

पीसी- नया कार्यालय स्थान;

में

में- इवानोव (विशेषज्ञ मूल्यांकन);

पी- बाज़ार अनुसंधान परियोजना;

को- सिदोरोव (बिक्री आँकड़े);

वगैरह- वासिलिव (पत्र);

एच -प्रबंधकों के लिए एक विशेष पत्रिका;

टी

थोड़े से अभ्यास से, आप कार्यों की एक सूची बना सकते हैं ताकि:

पहले सन्निकटन के रूप में, उन्हें प्राथमिकता के आधार पर वितरित करें;

उन्हें दीर्घकालिक और लघु, अल्पकालिक में विभाजित करें;

यह देखने के लिए कि क्या उन्हें अधिक तर्कसंगत तरीके से (फोन आदि का उपयोग करके) पूरा किया जा सकता है, व्यक्तिगत संपर्क से संबंधित कार्यों की दोबारा जाँच करें।

उदाहरण:

पी- बाज़ार अनुसंधान परियोजना;

में- इवानोव (विशेषज्ञ मूल्यांकन);

पीसी- नया कार्यालय स्थान;

एच- प्रबंधकों के लिए एक विशेष पत्रिका;

अल्पावधि कार्य:

को- सिदोरोव (बिक्री आँकड़े);

वगैरह- वासिलिव (पत्र);

"फ़ोन ब्लॉक":

टी- शिश्किन (कंप्यूटर प्रोग्राम);

टी- कोस्किन (कर्मचारियों की कमी);

टी- सर्गेई (बिलियर्ड्स का शाम का खेल)।

हालाँकि, यह आपकी दैनिक योजना बनाने की केवल शुरुआत है।

दिन भर के कार्यों की सूची निर्धारित करने के बाद क्या करें?

	घड़ी
पी - बाजार अनुसंधान परियोजना;
वी - इवानोव (विशेषज्ञ मूल्यांकन)



पीआर - वासिलिव (पत्र)

टी - कोस्किन (कर्मचारियों की कमी)

मुझे कितना समय आरक्षित रखना होगा?

आल्प्स पद्धति का उपयोग करके नियोजन कैसे समाप्त होता है?

अंतिम संस्करण में, दिन की योजना इस तरह दिख सकती है:

	प्राथमिकता	घड़ी	पुनर्नियुक्ति
पी - बाजार अनुसंधान परियोजना;			श्री एक्स को 0.5 घंटे का समय दिया गया है
वी-इवानोव (विशेषज्ञ मूल्यांकन)
पीसी - नया कार्यालय स्थान
के - सिदोरोव (बिक्री आँकड़े)
पीआर - वासिलिव (पत्र)			श्री वू को सौंपा गया
सीएच - प्रबंधकों के लिए विशेष पत्रिका
टी - शिश्किन (कंप्यूटर प्रोग्राम)			सचिव
टी - सर्गेई (बिलियर्ड्स का शाम का खेल)