Registro degli ordini di cassa in entrata e in uscita. Giornale di registrazione degli ordini di cassa in entrata e in uscita

Gli ordini in contanti (PKO e RKO) vengono utilizzati per registrare importi di fondi e dettagli dell'ordine quando si fa circolare denaro attraverso la cassa di un'organizzazione o impresa. Di seguito ti diremo cos'è questo documento e come deve essere preparato.

Scopo della rivista

In conformità con quanto richiesto dall'art. 34 Legge federale n. 86-FZ del 10 luglio 2002, che regola le regole per la circolazione del contante, per la loro circolazione sono stabilite, obbligatorie per tutte le entità commerciali e le banche.

Pertanto, quando si effettuano pagamenti in contanti, l'organizzazione che accetta denaro è tenuta a utilizzare dispositivi di registratore di cassa progettati per registrare il denaro ricevuto. Queste transazioni sono confermate da un ordine di ricevuta di cassa. Inoltre, tale documento dovrà essere redatto anche nei casi in cui si ricevano contanti dalla banca per pagare dipendenti, indennità di viaggio e compensi.

L'organizzazione che riceve il denaro deve utilizzare il registratore di cassa per registrare il contante.

Se, dopo aver ricevuto il denaro, l'importo totale presente nel registratore di cassa supera il limite stabilito, l'importo eccedente dovrà essere depositato presso la banca. Tale operazione viene confermata con l'emissione di un ordine di spesa.

Le regole generali per l'esecuzione delle transazioni in contanti sono stabilite dalla Direttiva della Banca Centrale della Federazione Russa n. 3210-U del 03/11/14. In conformità con esso, tutte le transazioni devono riflettersi nella documentazione primaria (PKO e RKO), dopodiché i dati devono essere inseriti nel registro di registrazione di PKO e RKO (modulo KO-3). Tutti questi moduli sono approvati dal Comitato statale di statistica (delibera n. 88 del 18 agosto 1998). Un esempio di questo documento in formato Excel può essere scaricato da questo collegamento.

Regole di riempimento

Il libro contabile PKO e RKO può essere compilato manualmente o utilizzando un software speciale su un computer. Se la registrazione viene effettuata elettronicamente, nella pagina di questo diario vengono inserite le informazioni sullo scopo previsto e sul flusso di cassa della giornata.

Il modulo n. KO-3 comprende una copertina e un foglio sciolto, diviso in 2 parti.

Il frontespizio indica:

Nome della ditta.
OKPO di un'organizzazione o impresa (in assenza di OKPO, viene inserito un trattino nella colonna corrispondente).
Il periodo per il quale è stato aperto questo libro cassa.
Dettagli della persona responsabile della tenuta e della compilazione del giornale.

La prima parte del foglio sciolto (colonne 1-4) è destinata alla registrazione dei dati sugli ordini in entrata, la seconda (colonne 5-8) – sugli ordini in uscita. Puoi vedere un esempio di compilazione di fogli a fogli mobili.

La tenuta dei registri di PKO e RKO è obbligatoria per ogni organizzazione che dispone di un registratore di cassa. La compilazione del registro contabile è a carico del cassiere. Questo documento ha una durata di 5 anni (se è stato verificato durante questo periodo).

Perché è necessario un registro per la registrazione di PKO e RKO

La normativa esistente sulla circolazione del contante (legge n. 86-FZ del 10 luglio 2002) prevede norme uniformi che sono obbligatorie sia per le organizzazioni che per le banche. Secondo l'art. 34 di questa legge, la Banca di Russia stabilisce la procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti da parte delle aziende che devono disporre di una cassa per ricevere ed emettere contanti. I fondi non utilizzati dovrebbero essere conservati in una banca.

Quando si paga in contanti per beni e servizi, l'organizzazione che riceve il denaro deve utilizzare un registratore di cassa per registrare l'importo ricevuto. Allo stesso tempo viene redatto un ordine di ricevuta di cassa (PKO, modulo KO-1). Se l'importo ricevuto supera il limite del saldo in contanti, l'eccedenza dovrà essere depositata presso la banca. Per fare ciò, emettere un ordine di ricevuta di cassa (RKO, modulo KO-2). I PKO vengono emessi anche al ricevimento dei fondi dalla banca per il pagamento degli stipendi, degli importi contabili e delle spese di viaggio. Gli RKO vengono emessi quando viene emesso denaro per questi scopi a dipendenti specifici dell'azienda.

La procedura per l'esecuzione di transazioni in contanti è stabilita nell'istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa del 03/11/14 n. 3210-U, entrata in vigore il 01/06/2014. Secondo questa istruzione, tutte le transazioni per l'emissione o la ricezione di denaro sono registrate nei documenti primari (PKO e RKO), dopodiché devono essere riportate nel giornale di registrazione (modulo KO-3). Tutti questi moduli sono approvati dal Comitato statale di statistica (delibera n. 88 del 18 agosto 1998).

I requisiti per i documenti primari si trovano nell'articolo "Documento primario: requisiti per la forma e conseguenze della sua violazione".

Regole per la registrazione di un giornale degli ordini di cassa in entrata e in uscita

Requisiti legali di base per la compilazione di PKO e RKO:

l'ordine deve essere accompagnato da un documento primario che serva da base per la sua esecuzione;
non sono ammesse macchie e correzioni negli ordini;
garantire la numerazione continua degli ordini per ciascuna tipologia fin dall'inizio dell'anno;
registrazione obbligatoria degli ordini su un giornale;
gli ordini sono validi solo il giorno in cui vengono emessi.

La contabilità degli incassi e degli incassi è responsabilità di ogni azienda. Le transazioni in contanti vengono eseguite dal capo contabile o dalla sua persona autorizzata. Gli ordini vengono emessi a mano o stampati su una stampante.

La ricevuta dell'ordine di ricevuta viene consegnata alla persona che ha depositato il denaro e l'ordine stesso rimane al cassiere. Il cassiere registra le informazioni complete su di lui nel registratore di cassa KO-3.

L'emissione di contanti viene effettuata con l'emissione di un ordine di ricevuta di cassa. Allo stesso tempo, viene registrato nel diario. Riflette anche i dati sulle buste paga. E sulle dichiarazioni stesse hanno messo un segno (timbro) con i dettagli dell'RKO.

La polizza di versamento riporta i dati del passaporto del destinatario del denaro. Sulle buste paga è consentito indicare un ordine di spesa.

Quando si effettuano pagamenti in contanti tra persone giuridiche, è necessario ricordarsi di rispettare l'importo massimo consentito. Nel 2019 sono 100.000 rubli. sotto un unico contratto. Il mancato rispetto di questa regola comporterà sanzioni. L'azienda può utilizzare il denaro ricevuto alla cassa solo per pagare gli stipendi e pagare i beni acquistati. Dovrà depositare presso la banca gli importi rimanenti eccedenti il limite stabilito.

Risultati

Il registratore di cassa registra le informazioni su tutte le entrate e le spese emesse. Deve essere eseguito secondo la forma stabilita KO-3.

Il giornale per la registrazione dei documenti in contanti in entrata e in uscita ha un modulo unificato KO-3. Scopriamo che tipo di diario è questo, come compilarlo e quali documenti devono essere registrati al suo interno. È possibile scaricare il modulo del giornale KO-3 di seguito.

Il giornale contiene informazioni sui documenti di cassa che documentano la ricezione e il prelievo di fondi dalla cassa dell'impresa. Quali documenti in contanti devono essere registrati nel giornale KO-3? Innanzitutto si tratta, ovviamente, di ordini di cassa in entrata e in uscita, in base ai quali il contante viene ricevuto ed emesso dal registratore di cassa. Viene presentato un esempio di compilazione di una ricevuta, puoi familiarizzare con l'ordine di spesa. È inoltre necessario registrare nel giornale gli estratti conto dei salari, sulla base dei quali i pagamenti vengono emessi dal registratore di cassa.

Esempio di compilazione del modulo di giornale KO-3

Come tutti i giornali destinati alla registrazione di determinati documenti, il modulo KO-3 ha un frontespizio e una parte tabellare per la registrazione di documenti in contanti.

Il frontespizio è standard: nome dell'organizzazione, anno, posizione e nome completo della persona responsabile della manutenzione della rivista. Il giornale viene aperto dall'inizio dell'anno e durante quest'anno ogni documento di contante in entrata e in uscita viene costantemente registrato.

Ogni foglio del giornale è diviso in due parti: la parte sinistra è destinata alla registrazione dei documenti di cassa in entrata, la parte destra è alle spese.

Per ogni documento indichiamo il suo numero e la data, l'importo specificato. Nella colonna "nota" scriviamo una trascrizione della transazione, ad esempio, da chi è stato ricevuto il denaro o a chi è stato emesso il denaro, in relazione a cosa è stato emesso/ricevuto, secondo quale documento (pagamento di merci secondo alla fattura n...., è stato rilasciato un anticipo a Ivanova, è stato emesso uno stipendio per maggio 2013 ecc.).

Il movimento di contanti nell'azienda, vale a dire ogni fatto di attività economica associato alla ricezione o alla spesa di contanti dalla cassa dell'impresa, si riflette nel corrispondente ordine di entrata o di spesa. Gli ordini in contanti, a loro volta, devono essere soggetti a determinati registri di registrazione, che fornirebbero la possibilità di tracciare i documenti in entrata e in uscita nel tempo e, se necessario, dimostrare la correttezza delle transazioni in contanti durante un controllo da parte del Servizio fiscale federale. Uno di questi registri può essere un giornale di ordini di cassa in entrata e in uscita.

L'obbligo di tenere un giornale di PKO e RKO

Le organizzazioni che lavorano con contanti dovevano tenere un registro degli ordini di contanti in entrata e in uscita fino alla fine del 2011. Ciò è seguito dal paragrafo 21 della Procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti nella Federazione Russa, approvata dalla Banca di Russia il 22 settembre 1993 n. 40. Inoltre, questo atto normativo è stato dichiarato non valido e il 1 gennaio 2012 la sostituzione Regolamento sulla procedura per l'esecuzione di operazioni in contanti con banconote e monete della Banca di Russia sul territorio della Federazione Russa (approvato dalla Banca di Russia il 12 ottobre 2011 n. 373-P). Questo documento non prevedeva più l'obbligo di tenere un giornale. Anche l'attuale procedura per le transazioni in contanti (Istruzione della Banca Centrale della Federazione Russa dell'11 marzo 2014 n. 3210-U) non contiene tale requisito, ovvero le informazioni su PKO e RKO devono riflettersi solo nel libretto di cassa (clausola 5.2 del regolamento n. 373-P).

Allo stesso tempo, durante le verifiche fiscali, gli ispettori spesso richiedono che, insieme ad altri documenti di cassa, venga fornito un registro degli ordini di cassa in entrata e in uscita. Pertanto, se un'azienda effettua un numero significativo di transazioni in contanti, è consigliabile mantenere anche tale registro.

Modulo del registro degli ordini di cassa in entrata e in uscita

Il modulo unificato del giornale per la registrazione degli ordini di cassa in entrata e in uscita è codificato n. KO-3 (OKUD 0310003). Questo modulo è stato approvato con la Risoluzione del Comitato statale di statistica della Federazione Russa del 18 agosto 1998 n. 88.

Un modulo standard per il registro degli ordini di cassa in entrata e in uscita è costituito, relativamente parlando, da due parti. Il lato sinistro registra le informazioni sugli ordini di cassa in entrata e il lato destro registra i dati sugli ordini in uscita. Gli stessi PKO e RKO si riflettono nel giornale in base ai numeri loro assegnati, alle loro date, agli importi, oltre all'indicazione di una nota che rivela l'essenza della transazione in entrata o in uscita.

Allo stesso tempo, questo modulo non è l'unico possibile da utilizzare. In realtà, questo documento è solo un registro contabile consolidato, quindi la società ha il diritto di utilizzare sia il modulo approvato sia di sviluppare il proprio giornale basato su di esso. Un'opportunità simile per sviluppare autonomamente il proprio modulo da utilizzare all'interno di un'organizzazione è descritta nella parte 5 dell'articolo 10 della legge federale del 6 dicembre 2011 n. 402-FZ "Sulla contabilità". Secondo le tesi in esso presentate, il capo contabile o un'altra persona autorizzata a condurre la contabilità ha il diritto di sviluppare tali forme di registri consolidati e il capo della società dovrà approvarli per l'uso in tal caso.

Va notato che la forma standard di un giornale per la registrazione degli ordini di cassa in entrata e in uscita è piuttosto elementare e, in linea di principio, contiene tutti i dati necessari per la tenuta del registro. Lo sviluppo di una forma alternativa può avere senso se la società, per qualche motivo, richiede una riflessione più dettagliata dei dettagli delle transazioni confermate dagli ordini di pagamento. Anche se in questo caso, molto probabilmente, il modulo sviluppato in modo indipendente non differirà molto da quello standard.

Sia i registri standard che quelli sviluppati in modo indipendente per la registrazione di PKO e RKO possono essere conservati su supporto cartaceo o in formato elettronico. Tuttavia, il mantenimento di un formato elettronico è consentito solo se il documento è firmato con una firma elettronica.

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Il giornale per la registrazione dei documenti di cassa in entrata e in uscita viene utilizzato dal reparto contabilità per registrare ordini di cassa in entrata e in uscita o estratti conto buste paga (liquidazione e pagamento) che li sostituiscono, richieste di emissione di denaro, fatture, ecc. prima del trasferimento alla cassa dell'organizzazione scrivania.
Il modulo unificato n. KO-2 è stato approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 18 agosto 1998 n. 88.

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Scarica il campione di riempimento KO-3 (Excel): pagina 1 pagina 2

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Come compilare correttamente il registro di registrazione KO-3

Il giornale deve essere compilato dal cassiere o da un altro addetto alla contabilità. Il frontespizio di KO-3 deve contenere:

Codice OKPO assegnato all'organizzazione,

Nome dell'azienda,

Il nome dell'unità strutturale dell'organizzazione che indica il codice ad essa assegnato (se il codice non è assegnato, viene inserito un trattino),

Il periodo per il quale viene conservato il registro di registrazione
- posizione e nome completo del dipendente responsabile della tenuta di questo giornale.

Compilazione dei fogli di lavoro del diario.
Il foglio di lavoro è composto da due parti: documenti in entrata e in uscita. Le colonne 1-2 e 5-6 indicano la data e il numero del documento. Le colonne 3 e 7 indicano l'importo del contante ricevuto o emesso dal registratore di cassa. Le colonne 4 e 8 contengono una breve nota che descrive l'operazione di ricezione o emissione di fondi (ad esempio, stipendio di luglio 2012, restituzione dell'anticipo, ecc.).

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