Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Глава 2, п. 18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

регистрационный индекс;

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

Для электронных документов функцию печати выполняет ЭЦП юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного уполномоченного лица (часть третья п. 18 введена постановлением Минюста от 30.12.2015 N 225)

Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-з Об электронном документе

Статья 11. Юридическая сила электронного документа

Электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен письменно либо представлен в письменном виде или письменной форме, то электронный документ считается соответствующим этим требованиям. Оригиналы электронных документов и их копии на бумажных носителях, соответствующие требованиям статьи 10 настоящего Закона, имеют одинаковую юридическую силу. В случаях, если законодательством Республики Беларусь требуются нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, удостоверению и (или) регистрации подлежат либо электронный документ, либо его копия на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Порядок документирования и обращения информации, указанной в части первой статьи 18 настоящего Закона, в виде электронных документов регламентируется техническими нормативными правовыми актами в области технического нормирования и стандартизации и правилами делопроизводства, установленными законодательством Республики Беларусь.

Статья 10. Копии электронного документа и их удостоверение Копии электронного документа создаются путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указание на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа. Удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющими право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности. Воспроизведение электронного документа на ином, кроме бумажного, отделимом от машинного носителя материальном объекте либо его копия на бумажном носителе, надлежащим образом не удостоверенная, не имеют юридической силы копии электронного документа.Статья 18. Электронные документы, содержащие информацию, распространение которой запрещено или ограничено Содержанием электронных документов может быть информация, являющаяся государственной, служебной или коммерческой тайной, а также иная информация, распространение которой запрещено или ограничено. Правила использования и меры защиты такой информации устанавливаются законодательством Республики Беларусь. Государственные органы и юридические лица, их должностные лица, а также физические лица, в функции которых входит работа с электронными документами, содержащими информацию, указанную в части первой настоящей статьи, обязаны обеспечивать необходимые меры ее защиты в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

8. Бланки документов: виды, требования к оформлению, особенности разработки и использования.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (в ред. постановлений Минюста от 24.10.2011 N 235, от 27.01.2012 N 18, от 15.01.2013 N 9, от 10.12.2014 N 240, от 30.12.2015 N 225)

Согласно п. 21 Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянной информацией являются реквизиты организации (ее название, адрес, телефоны, банковский счет и пр.), а переменная информация - это основной текст документа, его основное содержание.

Если документ (например, письмо) получается очень объемным, то на бланках изготавливается только первая страница документа, а для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Бланки разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

Они бывают двух видов:

· бланк для письма;

· общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств. На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). При этом в Инструкции подчеркивается, что изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Согласно п. 24 Инструкции при разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих небольшой текст, не более 5–7 строк.

Пункт 25 Инструкции уточняет постоянную информацию на бланке письма, это реквизиты:

· код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование организации;

· почтовый адрес отправителя;

· коммуникационные (адреса, телефоны) и коммерческие (банковские) данные.

На бланк для письма наносятся

Что касается реквизитов, которые наносятся на общий бланк, то их перечень будет следующим:

· Государственный герб Республики Беларусь (для государственных организаций);

· эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

· код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

· наименование вышестоящей организации;

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.

Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Пунктом 27 Инструкции установлено, что бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом. При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

Следует иметь в виду, что при необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Установлено, что бланк документа, отправляемого по электронной почте, в том числе по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, оформляется по форме согласно приложению 21 к Инструкции.

Согласно п. 31 Инструкции особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются отдельными актами законодательства Республики Беларусь. Но поскольку наш «ликбез» предназначен в большей степени для организаций частной формы собственности, мы лишь подчеркнем, что Государственный герб страны используется на бланках государственных органов и организаций, и более подробно останавливаться на этой теме не будем.

Если документ изготавливается не на бланке, а на чистом листе бумаги, в левой верхней части первого листа документа проставляется угловой штамп. Допускается изготавливать угловой штамп трех видов:

· для письма;

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Пунктом 34 Инструкции установлено, что размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

9. Особенности и порядок подготовки проектов НПА.

Закон Республики Беларусь 10 января 2000 г. № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь

Особенности порядка подготовки проектов различных видов нормативных правовых актов, технико-юридические требования к их оформлению, а также иные вопросы, не урегулированные настоящим Законом, определяются Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, разрабатываемыми Национальным центром законодательства и правовых исследований Республики Беларусь совместно с Министерством юстиции Республики Беларусь и утверждаемыми Президентом Республики Беларусь.

Статья 47. Порядок подготовки проекта нормативного правового акта

Подготовка проекта нормативного правового акта может включать:

рассмотрение нормотворческого предложения и принятие решения по подготовке проекта;

организационно-техническое и финансовое обеспечение его подготовки;

сбор необходимых материалов и информации;

разработку концепции проекта;

составление текста проекта;

согласование проекта;

проведение юридической и иных необходимых экспертиз.

Нормотворческий орган может осуществлять подготовку проекта нормативного правового акта самостоятельно либо поручить иному субъекту нормотворческой инициативы по вопросам, относящимся к его компетенции, заказать ее Национальному центру законодательства и правовых исследований Республики Беларусь, а также в установленном порядке привлечь к подготовке проекта соответствующих специалистов из иных организаций, в первую очередь государственных, поручить специально создаваемым для этого временным комиссиям или рабочим группам.

Подготовка проекта нормативного правового акта осуществляется с обязательным участием юридической службы соответствующего государственного органа (организации).

Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет. В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой. Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.

Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты

Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального.

Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом. Читайте также Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное.

Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.
В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности.

Электронный документ - не просто созданный на компьютере

Внимание

Какие документы необходимо сразу оформлять на бумажных носителях Независимо от того, установлена ли на предприятии система электронного документооборота, все кадровые документы, по которым трудовое законодательство, трудовой договор, коллективный трудовой договор требуют согласия работника, надо хранить на бумажном носителе, с подписями уполномоченных лиц и работника. Так как если хранить приказы по кадровому составу в электронном виде, а отдельно расписку работника об ознакомлении в бумажном варианте, то при возникновении конфликта работник может сказать, что был ознакомлен вовсе не с тем документом, который надлежащим образом сохранен в организации.

И доказать противное будет невозможно. Можно сделать однозначный вывод, что на данном этапе полный переход на кадровый электронный документооборот невозможен.

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача.

Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. Согласно Федеральному закону « Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года ст.4-12 // Собрание законодательства РФ.

2002. № 2. ст.127., электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении определенных условий.

Юридическая сила электронного документа

Если в соответствии с законодательством или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Такое правило установлено частями 2 и 3 ст. 6 Закона №63-ФЗ.
Иными словами, простая и неквалифицированная электронные подписи соответствуют автографу, а усиленная подпись соответствует удостоверению документа подписью и печатью. Таким образом, усиленная неквалифицированная подпись может быть признана как аналогом подписи, так и аналогом подписи с печатью.
Электронный документ в суде Документы, отправляемые посредством электронной почты, в соответствии с приведённой выше классификацией можно назвать подписанными простой электронной подписью.

Понятие электронного документа, его юридическая сила

Есть структурированная информация в электронном виде, которую нельзя изменить после того, как она заверена электронной подписью. Если информацию об этой же операции распечатают на бумаге и ее подпишут обе стороны договора, получится второй документ об одном и том же.

Эти два документа будут равносильны. Но где гарантия, что они идентичны? На каком основании отражать в учете только один из двух документов? И какой именно? В общем, без коллизий не обойтись. Единственная область, где по этому вопросу есть однозначное понимание, - оборот счетов-фактур.

Счет-фактура выставляется на бумаге, если покупатель в силу любых причин не получил электронный счет-фактуру. Здесь союз «и» в формулировке нормы работает: счет-фактура может выставляться и в электронном виде, и в бумажном.

Юридическая сила документа

Обязательные реквизиты электронного документа Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами: — Федеральными законами: от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007); от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 23.11.2009); — Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами: Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации.

Придание электронному документу юридической силы

Инфо

Никакой нотариус не станет просто заверять принесенную распечатку. Приведем письмо с просьбой о помощи, размещенное на нескольких форумах в Интернете.

Я уволен. Подаю иск в суд (до 3 мес.) по почте на работодателя о задолженности по зарплате (2007 и 2008 гг.) — нет денег выехать к месту расположения работы. Высылаю в адрес суда по почте вместе с исковым заявлением копии присланных по почте с места работы форм 2-НДФЛ и копии приказов о принятии/увольнении.
Во время работы я неоднократно получал распоряжения и сканированные копии документов по электронной почте. Как можно эту информацию с электронной почты представить как доказательства в суде? Нотариус отказывается заверить мне распечатанную переписку.
Что можно посоветовать в такой ситуации? Разумеется, нотариус откажется заверять неизвестно откуда взятую бумагу.

Электронный документ как доказательство в суде

Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.

Этап миграции существующих документов из бумажной формы в электронную, пожалуй, является одним из самых опасных. Если он не спланирован тщательно, можно столкнуться с проблемами, способными свести на нет всю предыдущую работу и провалить весь проект.

Если в организации имеется бумажный архив документов, то пытаться найти по всей сети их электронные копии для создания электронного варианта архива — дело безнадежное.

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

• федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
• федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
• приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

• соответствие формату, утвержденному государством,
• передача документов в соответствии с регламентом,
• квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:

1. Подписать . Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
2. Подписать простой или .

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
5. В специальных программах для создания и

А при электронном документообороте имеют ли эти документы юридическую силу? как подтверждение факта отгрузки? заранее спасибо!

Как организовать документооборот в бухгалтерии. Юридическая сила электронного документооборота. Что нужно отразить в учетной политике про электронный документооборот.

Вопрос: А при электронном документообороте имеют ли эти документы юридическую силу? как подтверждение факта отгрузки?

Ответ: Да, документы, подписанные электронной подписью (квалифицированной, простой, неквалифицированной), признаются равнозначными документам на бумажном носителе, имеют силу бумажных документов с собственноручной подписью.

Такое утверждение следует исходя из положений п. 1 и 2 ст. 6 Закона Об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Обоснование

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Электронные документы

Как оформить и заверить электронный первичный документ

Первичные документы можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последний вариант возможен, если документы заверены электронной подписью ().

Формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/551 . Формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552 . Эти форматы актуальны как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде .

А если организация составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России ? Тогда бланки представляйте инспекторам на бумаге - заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электроннойподписью .

Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 .

Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:

1. Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке ;
2. Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке .

Электронная подпись

Существуют следующие виды электронной подписи:

1. простая;
2. усиленная неквалифицированная;
3. усиленная квалифицированная.

Какую электронную подпись использовать для первичных учетных документов - устанавливают федеральные стандарты по бухучету (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Но в настоящее время такого стандарта нет. Поэтому подписывать первичку можно любой электронной подписью.

Документ, который подписан простой или усиленной неквалифицированной подписью, имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью. Но только если есть соглашение между контрагентами о проверке этих подписей. Аналогичные выводы следуют из пунктов и статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 13 января 2016 г. № 03-03-06/1/259 , от 5 мая 2015 г. № 07-01-06/25701 , от 4 августа 2015 г. № 03-03-06/44905 , ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904 .

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции: первичные документы нужно заверять только усиленной квалифицированной подписью. Если применять простую или усиленную неквалифицированную подпись, то документы нельзя принимать для бухгалтерского и налогового учета. Такие разъяснения давал Минфин России в письмах от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250 , от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139 , от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67 , от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409 .

С учетом того, что в более поздних письмах Минфин России смягчил свою позицию, заверять цифровые документы можно любой электронной подписью. Однако безопаснее использовать усиленную квалифицированную подпись.

Что нужно отразить в учетной политике про электронный документооборот

Если организация решила оформлять первичные документы в электронном виде, этот способ ведения документации нужно отразить в учетной политике . В частности, в учетной политике нужно зафиксировать:
- перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
- список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
- способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
- порядок хранения электронных документов;
- способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).

А вот форматы электронных документов, которые применяет организация, в учетной политике отражать не обязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671 . Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ Об электронной подписи

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона

В этой статье речь пойдет об применении электронного документооборота на базе ЭЦП в коммерческой деятельности во взаимоотношениях коммерческих организаций при условии, что эти организации заблаговременно не имеют предпосылок к тому, чтоб доверять друг другу "на слово", и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтоб иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны.

Такие взаимоотношения организаций предоставляют широкий простор для использования ЭЦП в роли аналога собственноручной подписи. Станет лишним обращать внимание на то, что все эти электронные бумаги требуют юридической значимости для того, чтоб каждая из сторон была уверена в исполнении инойстороной своих обязательств. Хотя, что же есть юридическая значимость электронного документа? Если выражаться обобщенно, то юридически значимый электронный документ - электронный документ, обладающий этими свойствами, что права и обязательства любой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ.

В мировой практике принято обеспечивать юридическую значимость электронного документа при помощиЭЦП.Нормативная база для реализации юридически значимого электронного документооборота на базе ЭЦП при оформлении правовых отношений в РФ

На сегодня действующее российское законодательство предполагает 2 метода реализации юридически значимого документооборота на базе ЭЦП.

I метод регулируется только ГК РФ, статья 160 которого предполагает что "применение при совершении сделок электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в ситуациях и в порядке, предусмотренных соглашением сторон".

Так, 2 стороны имеют возможность подписать обыкновенныйконтракт на бумаге о том, что в последующих своих отношениях они будут применять ЭЦП, скрепить его собственными подписями и с этого момента пользоваться . Естественно, судебная практика продемонстрировала, что требуется прописать в договоре массу тонкостей, таких как инженерные особенности использования этой подписи, действиялюбой из сторон в случае непризнания одной из сторон подписи действительной и т.п., хотяв целом подобный механизм вел работу и работает с успехом уже весьма продолжительноевремени. К слову заявить, договоры организаций с банками об осуществлении электронного документооборота с использованием ЭЦП продолжительное временибазировались именно на этой правовой базе, впрочем для стандартизации, унификации и контроля этого устройства Центральным Банком РФ был выпущен ряд инструкций.
Хотя, у этого метода есть несколько значительных недостатков. 1й из них состоит в том, что, если организация замыслила взаимодействовать средством электронного документооборота со всеми или как минимум с половиной своих контрагентов, то с ними со всеми будет нужнозаключить договоры об применении ЭЦП, что представляется хватает проблематичным. 2й недостаток состоит в том, что согласно с заключенными договорами станет применяться ЭЦПконкретной спецификации, которую ни сама организация, ни ее контрагенты, вероятно, никогда не смогут применить в отношениях с иными собственными партнерами.
Как известно, I метод, основанный только на ГК РФ, хватает прост в использовании, хотяне чересчур удобен. Представляется маловероятным, что на базе такого устройства в РФстанет развиваться электронный на базе ЭЦП.

II метод всерьез более перспективен.

В действительности, он прогрессирует из обычногоконтракта об применении ЭЦП, какой был упомянут выше. Лишь, во II-м случае положения подобного "контракта" распространяются не только лишь на стороны-участницы контракта,однако на всю национальную информационную сеть, предполагающую не только лишьжизнь и активность тыс. и млн. пользователей, но еще и изменение их состава. Безусловно, для этого требуется весьма сильная законодательная база.
Функционирование II-го устройства основывается на целом ряде нормативно-правовых актов. Любой из них регулирует 1 или несколько аспектов отношений сторон сделки приприменении ими электронного документооборота с применением ЭЦП:

• статья 160 ГК РФ которая позволяет подписывать договоры не только лишьсобственноручной подписью, но еще и любой иной, предусмотренной законодательством или соглашением сторон (в частности электронной);
• принцип "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" конкретизирует ряд основных терминов, таких как "информация", "электронное сообщение", "электронный документ" и пр.
• принцип "Об ЭЦП" определяет, при каких условиях ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи, и описывает механизм реализации функционирования ЭЦП в информационной сети общего пользования.

Чтоб определить, защищены ли на сегодня электронные бумаги, подписанные ЭЦП законодательно, а следственно, являются ли они юридически значимыми, требуется разобрать 2 аспекта этого вопроса: юридическую значимость ЭЦП и юридическую значимость электронного документа.
Как видно, ЭЦП выдается удостоверяющим центром (УЦ). Принцип "Об ЭЦП" предполагает регистрацию всех УЦ в едином государственном реестре, и функционирование "уполномоченного федерального органа (УФО)" в роли держателя реестра всех УЦ. ЛишьУЦ, зарегистрированный в УФО, может выдать сертификат такой ЭЦП, которая -эквивалент собственноручной подписи.

На сегодня есть реестр, держателем которого является УФО1 (в министерстве не стали придумывать ему новое наименование, по этой причине он так и называется - Уполномоченный Федеральный Орган). К тому же, есть корневой УЦ, сделанный на основе Общероссийского Государственного Информационного Центра (ОГИЦ)

2. Управление реестром и корневым УЦ производится Агентством по информационным технологиям при Министерстве Коммуникации и Массовых Коммуникаций РФ. Т.е. в действительности вся нужная техническая база для реализации положений, описанных в законе "Об ЭЦП" на сегодня готова. Помимо того, эта техническая база закреплена нормативными актами, к примеру, в Приказе №33 уточняется, что единый реестр сертификатов создается именно согласно с законом "Об ЭЦП".
Сейчас любая организация, осуществляющая функции УЦ, может получить сертификат в корневом УЦ ОГИЦ (при соблюдении конкретных научных требований) и зарегистрировать его в реестре УФО. При наличии подобного сертификата, заверенного корневым УЦ, организация сумеет делать и выдавать собственные сертификаты, что станетсоответствовать положениям закона "Об ЭЦП" в отношении реализации ЭЦП на информационной сети общего пользования. Т.е. в действительности ЭЦП, поставленная под документом с использованием сертификата, выданного УЦ, зарегистрированным в ОГИЦ, обязана станет расцениваться как аналог собственноручной подписи держателя сертификата.
Хотя, ЭЦП сама по себе, конечно, не представляет специальной ценности. Функции ЭЦП могут быть реализованы лишь при применении ее в роли реквизита электронного документа. Следственно, нужно разобраться в том, что данное электронный документ. И какими нормативными актами обеспечивается (или не обеспечивается) его юридическая значимость.
Принцип "Об ЭЦП" указывает на то, что ЭЦП - эквивалент собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется хватает логичным. Тот жепринцип определяет электронный документ как "документ, в коем информация представлена в электронно-цифровой форме".

Подобная формулировка представляетсяхватает свободной для того, чтоб возможно было делать и применять электронные бумагикаждого формата. Хотя, главным нормативным актом, регулирующим применениеэлектронных документов, является принцип №149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Этот принцип прежде всего вводит понятие электронного сообщения в практику русского законодательства: электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети".

Так, принцип №149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Различия таких 2-х понятий рассматриваются встатья11. закона. В т.ч., п.3. указывает, что электронным документом может считаться лишьданное электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Иными словами, если в нормативном акте четко указано, чтокакой-нибудь конкретный документ требуется оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, станет являться толькокопией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не станет.
В прочем, п.4 той же статьи отдельно содержит разъяснения в доли "заключения гражданско-правовых договоров или оформления других правоотношений". Согласно с этим пунктом, электронные сообщения, подписанные ЭЦП, созданные и применяемые в целях установления указанных выше отношений, признаются электронными документами. Иначе говоря, в случае заключения договоров, оформления накладных и актов в электронном виде таковые будут признаваться электронными документами на основании указанной выше статьи закона №149.

Т.о., сейчас в РФ есть нужная нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений.

Практическое использование юридически значимого документооборота на основании ЭЦП

Переход с общепринятого (бумажного) документооборота к электронному в условиях взаимодействия 2-х или некоторого количества организаций имеет экономический смысл при условии перевода в электронный вид значительно большей части всей документации (65-75процентов, есть и иные оценки). Иными словами, заключать договоры в электронном виде,однако продолжать рисовать первичные прочие и бухгалтерские бумаги в бумажном виде представляется малополезным, т.к. незначительное сокращение объемов бумажного документооборота тогда не обеспечит значительных достоинств в сравнении с затратами навведение новых процессов.
Практика документооборота в коммерческих организациях в РФ такова, что большая часть документов оформляется не только лишь для целей удостоверения правоотношений, но еще и для целей налогообложения. Попробуем рассмотреть этот вопрос с позиции 2-х видов учета, практикуемых любой коммерческой организацией в РФ: бухгалтерского и налогового. Невзирая на то, что акты о выполненных работах, накладные и приравненные к ним по значимости для бухгалтерского учета бумаги названы законом "О бухучете" первичными бухгалтерскими документами, они тоже применяются и для ведения налогового учета. Безусловно, не говоря о том, что документ учитывается дважды. Скорее, документ первично учитывается в бухгалтерском учете, а после регистры бухгалтерского учета применяются для ведения учета налогового. Так или иначе, для целей доказательства правильности исчисления налоговой базы ФНС постоянно требует первичные бумаги. С бухгалтерским учетом проблем нет: он отражает факты хозяйственной деятельности, а хозяйственная деятельность ведется на основании правовых отношений м/у экономическими субъектами. Следовательно, любой электронный документ, разрешенный гражданским законодательством, определяющий какой-либо характер правоотношений м/уорганизациями, должен признаваться в бухгалтерском учете. Несколько другая ситуация с налоговым учетом. Налоговый учет ведется только в целях правильного исчисления иуплаты налогов, и контроля за этим процессом. Порядок ведения налогового учета регулируется не гражданским, а налоговым законодательством.
Проведя краткий обзор налогового законодательства возможно установить, что в общем случае НК РФ прямо предписывает вести налоговый учет на основании первичных бухгалтерских документов, не предъявляя никаких особенных требований к этим документам. То же доказано письмом МИНФИНА № 03-02-07/1-383 от 30.09.2008. Исключение составляет документация, относящаяся к учету НДС. Статья 169 НК РФ предполагает составление счета-фактуры. Принимая во внимание то, что в гражданском законодательстве этот документ не упоминается, он является специфическим налоговым документом, а его оформление регулируется налоговым законодательством. Налоговое законодательство не регламентирует форму счета-фактуры. Так, встает вопрос: примет ли ФНС РФ электронную счет-фактуру для целей налогового учета и, как следствие, для целей исчисления НДС? Сама ФНС ответ на этот вопрос пока не дает. Если ФНС отвечает на этот вопрос отрицательно, это означает, что все счета-фактуры нужно продолжать оформлять в бумажном виде.
Насколько существенна доля счетов-фактур в общем объеме документов? Если рассматривать простой набор документов по одной сделке, то получится подобный набор:
1. Контракт.
2. Акт о выполненных работах или накладная на поставку материальных ценностей.
3. Счет-фактура.
Т.о., в общем случае в организациях, отчитывающихся по НДС (большинство всех организаций в РФ) объем счетов-фактур составляет хотя бы 1/3 всех обязательных документов.
Так или иначе, нужно заметить, что в упомянутом выше письме ФНС обещает очень скоро разобраться с этим вопросом и дать четкий ответ: возможно или нельзя принимать к учету электронную счет-фактуру. Также, принимая во внимание курс правительства на введениеэлектронного документооборота внутри всех госструктур и ведомств, и обещания начала предоставления государственных услуг в электронном виде с 2010 г., имеет смысл рассчитывать на то, что вопрос будет решен в пользу электронной счета-фактуры.
Пример со счет-фактурой - отнюдь неединственный. Есть еще масса особенных документов, форма которых регулируется отдельными разделами законодательства РФ. Более того, не нужно забывать и о международных сделках, при которых нужно учитывать некоторые положения закона "Об ЭЦП" и закона №149, и национальные законодательства иных государств в области электронного документооборота.

Выводы

Обобщая изложенный выше материал, можно заключить о том, что на сегодня в РФ естьнужная нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений, хотя для целей практического использования электронного документооборота (и следовательно, извлечения достоинств из этого) нужно иметь ввиду отсутствие законодательно закрепленной электронной формы для некоторых особенных документов. По-моему, невзирая на упомянутые выше ограничения, в ряде отраслей экономики РФ текущая ситуация создает довольно благоприятные условия для введения систем электронного документооборота на основе ЭЦП с целью оформления правовых отношений среди экономических субъектов.

Вышла новая информация!

12 мая опубликован Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года, утвердивший форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Приказ вступает в силу спустя 10 дней после публикации.
Согласно законодательству, обмениваться электронными счетами-фактурами можно в соответствии с порядком, утвержденным приказом ФНС, в установленных форматах, через специализированных операторов электронного документооборота, чья деятельность также регламентируется приказом налогового ведомства. На сегодняшний момент все эти приказы опубликованы и либо уже вступили в силу, либо вступят ранее, чем через две недели. Выставить юридически значимый электронный счет-фактуру можно будет уже 23 мая.

Оставьте свой комментарий!