1. Оригиналы документов В банк необходимо предоставить оригиналы всех документов. Их не обязательно оставлять в банке, но на каждой копии должна стоять печать соответствует оригиналу (матим лемакор) и подпись служащего. Печать и подпись служащий поставит только после

7.1.1. Подача документов Порядок государственной регистрации прекращений предпринимательской деятельности прописан в статье 22.3 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее –

Бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента организации предприятия до его ликвидации. Все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основе первичных документов, подтверждающих их законность и достоверность. Документы являются первоисточником бухгалтерской информации. Если нет первичного документа, то и нет бухгалтерской записи. Если есть бухгалтерская запись, но нет первичного документа, то это означает грубую ошибку в ведении бухгалтерского учета.

В совокупности все документы составляют документацию. Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой для других функций системы управления: расчета плановых (нормативных) показателей производства, продаж, себестоимости, прибыли; нормирования производственного потребления материальных и других ресурсов и т.д. На основании документов создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта. Процесс записи информации по предусмотренным стандартным формам называется документированием.

Все документы бухгалтерского учета можно разделить на группы по следующим признакам (рис. 1.11).

Первичные документы свидетельствуют об имеющем место хозяйственном факте. Они являются началом учетной регистрации хозяйственных фактов экономической жизни хозяйствующего субъекта. Каждый первичный документ предназначен для оформления отдельного хозяйственного факта: сумма выданных из кассы предприятия денежных средств оформляется расходным кассовым ордером; приемка складом материалов - приходным ордером и т.д.

Рис. 1.11.

44 . ГЛАВА 1. ТЕОРИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО ФИНАНСОВОГО УЧЕТА

Сводные документы представляют собой сводку однородных данных нескольких первичных документов. Сводкой в бухгалтерском учете называется обобщение (свод), объединение определенных данных, показателей, сведений в один документ. Например: отчет кассира, составляемый на основе первичных кассовых документов; приходный и расходный кассовые ордеры. Сводные документы обеспечивают существенное сокращение количества учетных записей, тем самым значительно снижая трудоемкость учетной работы.

2. По назначению документы делятся на оправдательные, распорядительные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

Оправдательные документы составляют и подписывают лица, ответственные за осуществление фактов хозяйственной жизни и их оформление. Они подтверждают совершение хозяйственного факта, а для материально ответственных лиц считаются оправданием в расходовании или получении ценностей. К ним относятся товарно-транспортные накладные, кассовые ордера и т.п. На основе данных документов делают записи на счетах бухгалтерского учета.

Распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказы на выполнение определенного хозяйственного действия, например доверенность на получение материальных ценностей, платежное поручение и др. В них отсутствует подтверждение совершения факта хозяйственной жизни, и они не служат основанием для учетных записей.

Распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерской службы. Документы по финансово-расчетным операциям составляют работники финансового отдела и бухгалтерии; документы по снабжению и сбыту - работники коммерческих служб, а также работники учета (например, требование на отпуск материалов).

Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных и оправдательных документов для обобщения и систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельного значения не имеют. Отдельно используются эти документы в том случае, когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации, отчислений на социальное страхование, расчеты распределения накладных расходов и пр.

Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (например, расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления (например, авансовый отчет), распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления (например, расходный кассовый ордер - в нем сочетаются распоряжение на выдачу (подпись распорядителя), оправдание расхода денег кассиром (подпись лица, получившего деньги) и указание корреспондирующего счета для записи операции).

На практике, как правило, используются комбинированные документы, что упрощает их учетную обработку, сокращает количество документов и затраты на них.

3. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются непосредственно на предприятии должностными лицами, которым вменена такая обязанность (приказы, акты приемки, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.).

Внешние - это документы, поступающие на предприятие со стороны: из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, поставщиков, покупателей и других внешних контрагентов. К этим документам относятся платежное поручение, транспортные накладные, инкассовое поручение, счет- фактура поставщика, исполнительный лист и т.п.

4. По охвату хозяйственных фактов документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы служат для оформления одного ФХЖ (например, требование на выдачу материалов, акт приема-передачи основных средств и др.).

Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например в течение недели, декады, месяца (например, лимитно-заборная карта, отражающая многократный отпуск в течение месяца материалов со склада в цех). Учетные записи по таким документам производятся по окончании отчетного периода (недели, месяца) общим итогом, что сокращает количество учетных записей.

5. По признаку повышенной ценности документы делятся на бланки, документы строгой отчетности и ценные бумаги.

Бланк - (от франц. Ыапс - белый, чистый) представляет собой лист бумаги с частично напечатанным стандартным текстом, графами и так далее для единообразного оформления документов. В определенных случаях, предусмотренных законодательством и руководством хозяйствующего субъекта, из общего числа бланков и документов выделяется перечень тех, которые в силу своей повышенной ценности обособляются от других и принимаются к специальному бухгалтерскому учету, - бланки строгой отчетности. При этом порядок их хранения и использования устанавливается администрацией хозяйствующего субъекта в соответствии с действующим законодательством.

Бланки документов предназначены для оформления оплаты услуг, работ, продукции и товаров для физических и юридических лиц без применения контрольно-кассовой техники, в частности книжки квитанции, бланки доверенностей, удостоверений, трудовых книжек и вкладышей к ним, дипломов, талонов, ценных бумаг, бланков-векселей и др. Эти бланки учитываются в специализированных регистрационных книгах, журналах типовой формы по каждому наименованию в порядке возрастания присвоенных им номеров, наносимых на бланк.

Документы строгой отчетности представляют собой особого вида денежные документы, учитываемые в оценке по фактической себестоимости их приобретения и хранящиеся в кассе предприятия наравне с кассовой наличностью: оплаченные путевки в дома отдыха, спортивно-оздоровительные лагеря, санатории, базы отдыха и т.п., почтовые марки, марки госпошлины, проездные документы, собственные акции, выкупленные акционерным обществом у акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования.

Ценные бумаги представляют собой ценные и товарные документы, удостоверяющие имущественные права и право на получение определенных денежных сумм (например, право на получение дохода), без предъявления которых указанные права не могут быть осуществлены или переданы другому лицу. Ценные документы представлены облигациями, векселями, чеками, депозитными сертификатами и др.

Товарные ценные бумаги закрепляют вещественные права, как правило право собственности или право залога на товары. Наибольшее хождение имеют коносаменты, представляющие собой обычные товарные накладные и складские свидетельства.

Особое место среди ценных бумаг занимают акции, которые выпускаются акционерным обществом без установленного срока обращения, одновременно являются единицей акционерного капитала и подтверждают право собственности акционера на активы предприятия, получение части прибыли в виде начисленных дивидендов, продажу на рынке ценных бумаг, участие в управлении.

Под документооборотом понимают устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив - подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам. Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бухгалтерскому учету каждый хозяйствующий субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота - детального расписания создания и последующей обработки документов на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Данные первичных документов, отражающих хозяйственные операции, после их проверки с точки зрения законности, целесообразности, правильности арифметических подсчетов и принятия к учету накапливаются и систематизируются в регистрах бухгалтерского учета. Результаты фактов хозяйственной жизни, имевших место за определенный промежуток времени, из учетных регистров в сгруппированном виде переносятся в бухгалтерскую отчетность (рис. 1.12).

Рис. 1.12.

Учетные регистры - это специальные бухгалтерские документы, предназначенные для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о состоянии и движении хозяйственных средств и их источников, используемые для составления финансовой отчетности. По своему строению и содержанию учетные регистры могут быть самыми разнообразными, но они имеют и ряд общих признаков, по которым учетные регистры можно классифицировать (рис. 1.13).

1. По внешнему виду (или форме) регистры делятся на бумажные и на безбумажной основе (электронные).

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести электронные распечатки, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Карточки предназначены для длительного пользования, они представляют собой бланки с отпечатанной таблицей. Они изготавливаются из плотной бумаги или неплотного картона, их между собой не скрепляют. Применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам, ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы, например используются для аналитического учета материалов. Они наглядны, удобны для работы, их несложно сортировать.

Рис. 1.13.

Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы. Открываются, как правило, на месяц или квартал. Свободные листы предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К этому виду учетных регистров относятся ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера, разра- боточные таблицы.

Книги представляют собой сброшюрованные в одном переплете свободные листы определенного формата и графления. Применение книг ограниченно, так как работу по их ведению разделить между счетными работниками нельзя и какую-то конкретную книгу должен вести только один человек (например, кассовую книгу).

В некоторых книгах все листы нумеруются, прошиваются, о чем делается надпись, скрепляемая печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг. Преимущество книг в том, что исключается возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях, так как все страницы книги пронумерованы.

К регистрам на безбумажной основе (электронные) относят учетные таблицы, сформированные или на магнитных носителях (магнитных лентах бобинного типа или кассетных, гибких и жестких дисках), или оптических (лазерных компакт-дисках). Кроме этого сюда относятся компьютерные технологии ведения бухгалтерского учета в программах 1C: Бухгалтерия, БЭСТ идр.

2. По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, накопительные ведомости учета отгрузки (отпуска) продукции покупателям, поступления денежных средств в кассу и др.). Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах (поступление основных средств, расход денежных средств по датам текущего месяца и т.д.).

В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками (группируются по определенным объектам учета). Примерами такого регистра может служить ведомость учета затрат по производственным подразделениям и предприятию в целом, кассовая книга и др.

Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах (поступление основных средств, расходные кассовые операции и т.д.).

В комбинированных регистрах объединяются систематические и хронологические записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи, и счета, на которых ведутся систематические записи. При этом систематическая и хронологическая записи как формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете объединяются в одном учетном регистре.

3. По степени обобщения регистры бывают синтетические и аналитические.

В синтетических регистрах учет ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера, Главная книга и др.

В аналитических регистрах записи выполняют подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материальнопроизводственных запасов ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов и др.).

Записи в регистрах бухгалтерского учета могут осуществляться вручную или с применением бухгалтерских программ. Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных документов.

Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по проставленной корреспонденции счетов и содержанию отдельных первичных документов составляются общие бухгалтерские проводки (как правило, сложные) согласно сводному документу в целом, которые переносятся в соответствующий учетный регистр.

• 1) дата записи в регистр;
• 2) номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• 3) обоснование содержания записи;
• 4) принятые коды бухгалтерских счетов и позиций аналитического учета;
• 5) сумма.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочитать.

На определенные даты по синтетическим бухгалтерским счетам обычно в конце отчетного месяца в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

Оборотно-сальдовые ведомости составляются, как правило, на конец отчетного периода на основании данных по счетам об остатках и оборотах (табл. 1.3).

На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывается начальное сальдо, обороты и конечное сальдо по данному счету.

Таблица 1.3

Структура оборотно-сальдовой ведомости

При правильном ведении учета должно быть три пары равных итогов в строке «Итого».

• 1. Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо.
• 2. Итог дебетовых оборотов по счетам должен равняться итогу кредитовых оборотов.
• 3. Итог конечных дебетовых сальдо должен равняться итогу кредитовых конечных сальдо.

Первое равенство обусловлено тем, что итог синтетических счетов по дебету показывает сумму всех средств предприятия на начало отчетного периода, а итог по кредиту - сумму источников этих средств, т.е. они отражают баланс предприятия на начало отчетного периода.

Второе равенство обусловлено применением способа двойной записи операций на счетах, при которой каждая операция записывается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов.

Третье равенство объясняется так же, как и первое, только в этом случае остатки показывают баланс на конец отчетного периода, а не на начало, как в первом равенстве. Кроме того, третье равенство обусловлено и первыми двумя вместе.

Эта особенность обусловливает контрольное значение данной ведомости. При помощи приведенных в ней данных обнаруживают ряд ошибок, связанных с нарушением приема двойной записи:

• 1) запись сделана по дебету, но пропущена по кредиту счета;
• 2) запись сделана по кредиту, но пропущена по дебету;
• 3) записи сделаны по дебету и кредиту, но суммы записей неравны.

Во всех этих случаях не будет второго равенства, а следовательно,

и третьего. Необходимо найти ошибку. Искать ее надо, проверяя правильность отражения двойной записи по счетам.

Но возможны и ошибки иного рода: операция записана дважды или не записана совсем (пропущена и по дебету, и по кредиту), тогда равенство второе не нарушается, но сумма оборотов будет преувеличена или преуменьшена. Для выявления подобных ошибок итоги оборотов оборотной ведомости по синтетическим счетам сверяют с итогом хронологической записи (регистрационным журналом).

Все хозяйственные операции, которые ежедневно совершаются на предприятиях, как правило, оформляются документами.

Документ (лат. documentum – свидетельство, доказательство) – это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер­ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины. Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо­ров между организациями и лицами.

Документация – процесс оформления хозяйственных операций документами.

Документация является начальной стадией учетной работы. Документация предназначена для контроля за хозяйственной деятельностью предприятия. Документ является носителем экономической информации и единственным основанием отражения хозяйственной информации в учете.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

1) по назначению;

2) последовательности (времени) составления;

3) способу использования или степени охвата хозяйственных
операций;

4) месту составления;

6) способу заполнения;

7) воспроизведению информации;

8) срокам хранения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

· распорядительные;

· оправдательные (исполнительные);

· комбинированные;

· документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные - это документы, которые содержат рас­поряжения на выполнение той или иной операции. Назначение этих документов – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К ним относятся приказы и записки о приеме на работу и об увольнении, об отпуске, доверен­ности на получение материальных ценностей, путевые листы на перевозку грузов, хозяйственные договоры и др. Эти документы подписываются руководящими лицами. Они имеют важное значе­ние, но не подтверждают факт совершения операции, поэтому не служат основанием для отражения ее в учете.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют факт совершения операции, подтверждают их выполнение. К ним относятся акты приема-передачи основных средств, их ликвидации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др., подтверждающие произведенные расходы. Эти документы, как правило, составляются в момент совершения операции и используются для первичной ее регистрации и поэтому служат основанием для учетных записей.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри бух­галтерии для упрощения и ускорения учетных записей. Это различ­ного рода группировочные и накопительные ведомости поступления и расхода материалов, расчеты себестоимости продукции, разработочные таблицы распределения заработной платы, расчеты амортизации основных средств и нематериальных активов, листки-расшифровки произведенных расходов, справки об исправлении ошибок и др.

Комбинированные документы объединяют признаки распоряди­тельных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операций и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое рас­пространение, так как объединение признаков ряда документов со­кращает их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. Большинство кассовых и банковских документов является комби­нированным. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.

По последовательности (времени) составления различают первичные и сводные.

Первичные документы (исполнительные, комбинированные) содержат исходную информацию, они составляются в момент со­вершения операции. Сводные составляются позже на основе пер­вичных, например, авансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По способу использования (степени охвата операций) доку­менты классифицируются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражается одна или несколько одно­родных операций (кассовые ордера, акты, товарные накладные). В накопительных документах отражаются однородные хозяйствен­ные операции в течение определенного периода (дня, декады, ме­сяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. Применение накопительных документов предпочтительно, так как при этом сокращается количество доку­ментов и расход бланков.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние составляются внутри организации (приходные и расходные кассовые ордера, лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу, документы бухгалтерского оформления и др.).

Внешние поступают извне. Это приемо-сдаточные акты, платежные требования, авизо (извещения), счета-фактуры поставщиков, товарные и товарно-транспортные накладные.

По форме документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные – в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов – это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

По способу заполнения различают документы оформленные вручную, с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответству­ющим образом документ в окончательной редакции. Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа-подлинника, а выписка – копия части документа.

По срокам хранения различают документы текущего срока хранения (от 1 до 5 лет) и постоянного хранения.