Какво е електронен документ и каква е неговата правна сила? Видове електронни документи.

Днес има много начини за създаване на копие на хартиен документ, конвертиране от хартия в електронен формат и т.н. Ако имате нужда от фотокопирна машина само за създаване на копия на хартиени документи, тогава за конвертиране на хартиен документ в електронен формат ще ви трябва не само специално оборудване, но и софтуер.

Как да създадете електронна версия на документ?

За да създаде електронно копие на документ, потребителят ще се нуждае от скенер или MFP (мултифункционално устройство). Разбира се, ако няма нужда от MFP, тогава не трябва да купувате такъв; по-лесно е да се справите със скенер. Първо, ще струва много по-малко, и второ, ще изпълнява точно функцията, от която се нуждае потребителят, а именно сканиране на документ и преобразуването му в електронен формат.

За да работите със скенера, ще ви е необходим специален софтуер - драйвер. Обикновено идва с устройството, но ако не е там, винаги можете да го намерите в интернет. Можете да използвате универсалната програма ABBY Finereader, която директно сканира и разпознава текст.

Цялата процедура за конвертиране на хартиен документ в електронен формат се свежда само до тези две процедури (сканиране и разпознаване на текст). За да направите електронно копие на документ, трябва: отидете в менюто „Старт“ и в списъка с всички програми намерете или драйвера за скенера или MFP, или програмата ABBY Finereader и я стартирайте. След като стартирате програмата и скенера, можете да отворите капака и да поставите върху него хартиен документ с текста надолу. Документът трябва да бъде поставен върху повърхността на скенера възможно най-равномерно по отношение на ръбовете на работната повърхност на устройството. След това трябва да натиснете капака възможно най-плътно, така че светлината да не пада върху работната повърхност. В противен случай електронният документ ще се окаже преекспониран, тоест частта от текста, която е осветена, няма да се вижда.

След това в настройките трябва да изберете оптималните параметри за сканиране, като цвят, изходен размер, изходна разделителна способност и т.н. Когато всичко е готово, можете да кликнете върху бутона „Сканиране“. Когато процедурата приключи, трябва да кликнете върху „Разпознаване“, с помощта на което текстът ще бъде преобразуван в електронен формат, например .doc, и документът може да бъде отворен в текстов редактор, за да се направят промени.

Андриянова Карина Владимировна
Кемеровски институт (филиал) RGTEU, Кемерово

С масовата компютъризация, появата на по-модерни технологии и софтуерСъществува реална възможност за преминаване към така наречената „безхартиена” офис работа, чиято основа е „електронен документ” - документ с нови, различни от традиционните характеристики.

Историята на появата на понятието „електронен документ“ започва през 70-те години в СССР с термина „машинночетими документи“. GOST 6.10.4-84, издаден през 1984 г., установи факта, че документацията на нови носители е достъпна в документалната среда. Под машинночетим документ се разбира „документ, подходящ за автоматично четене на съдържащата се в него информация“.

GOST 6.10.1-88 съдържа четири дефиниции, свързани с машинночетим документ: машинно-ориентиран документ, документ на машинен носител, документ на машинен магнитен носител (магнитна лента, магнитен диск) и машинна диаграма. Отличителна чертана такива документи е само, че те трябва да са подходящи за обработка на компютър или създадени с помощта на компютърна технология, но техните данни се съставят по начина, установен за всички документи.

Малко по-различно тълкуване на машинночетим документ е дадено в GSDO (2.3.3.1) 1991: той се разбира като „документ, подходящ за автоматично четене на информацията, съдържаща се в него“. Според М.В. Ларина, грешката на това определение се крие в преувеличаването на възможностите на технологията да чете информация автоматичен режим. Дори днес, с огромния напредък на компютърните технологии, това не винаги е възможно да се направи без човешка намеса.

В съвременното законодателство има няколко дефиниции на понятието „електронен документ“:

1) Електронен документ - документ на машинночетим носител, чието използване изисква компютърна технология (клауза 3.1 от GOST 7.83-2001).

2) Електронен документ - информационен обект, състоящ се от две части:

Данни, съдържащи идентификационни атрибути (име, време и място на създаване, информация за автора и др.) и електронен цифров подпис;

При необходимост може да се закупи електронен документ различни формивизуален дисплей: на екран или хартия (R 50.1.031-2001).

3) Електронен документ - документ, в който информацията е представена в електронен цифров вид. IN това определениесъщността на електронния документ не е дефинирана по никакъв начин: ако следвате това определение, тогава всяка информация в електронна форма ще се счита за електронен документ.

4) Електронен документ" е документирана информация, представена в електронен вид, тоест във форма, подходяща за човешко възприемане с помощта на електронни компютри, както и предаване по информационни и телекомуникационни мрежи или обработка в информационни системи.

5) Електронен документ - информация в електронен вид, подписана от квалифицирано лице електронен подпис, еквивалентен на хартиен документ, подписан със собственоръчен подпис, освен ако федерални закони или разпоредби, приети в съответствие с тях правни актовеустановено е изискване документът да бъде съставен изключително на хартия.

Последното определение се съдържа във Федерален закон № 63-FZ от 6 април 2011 г. „За електронните подписи“. Той е най-успешен, тъй като потвърждава наличието на електронен формуляр и квалифициран електронен подпис.
Разнообразието от легални дефиниции се обяснява с липсата на единен закон за електронните документи.

През 2005 г. беше направен опит за създаване на такъв закон. Държавната дума на Федералното събрание на Руската федерация внесе проект на федерален закон № 159016-4 „За електронните документи“. Законопроектът имаше за цел да определи правния режим на електронния документ, включително да установи изисквания за осигуряване на безопасността на електронния документ, както и с цел придаването им на правна сила. Законопроектът не беше подкрепен от правителството на Руската федерация. Разпоредбите на проекта се нуждаеха от пояснение, което до голяма степен дублира Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-FZ „За електронния цифров подпис“. Към момента няма алтернативни проекти, насочени към установяване на правния режим на електронния документ.

Следователно проблемът правна уредбарежим не получи законодателно решение.
Трябва да се отбележи, че има значителна Чужд опитправна уредба връзки с общественосттаВ областта на електронните документи в момента действат закони за електронни документи в Република Армения, Беларус, Молдова, Узбекистан и Казахстан. Законът на Република Беларус от 28 декември 2009 г. № 113-3 „За електронните документи и електронните цифрови подписи“ въведе такива понятия като „копие на електронен документ“ и целостта на електронен документ. Съгласно чл.17 от закона електронният документ се състои от две неразделни части - обща и специална. Общата част на електронния документ се състои от информация, която съставлява съдържанието на документа. Специална част от електронен документ се състои от един или повече електронни цифрови подписи и може да съдържа допълнителни данни, необходими за проверка на електронния цифров подпис и идентифициране на електронния документ, които са установени от техническите регламенти.

Учените изучават този проблем, предлагат своите дефиниции на понятието „електронен документ“. Те са или подобни на концепциите, предложени в съвременното законодателство, или различни от тях. Например, A.I. Земсков дава дефиниция на електронен документ, идентична на тази, съдържаща се в клауза 3.1 от GOST 7.83 - 2001: „пълен по съдържание масив от информация, записан по машинночетим начин на машинночетим носител“. Това разбиране на електронен документ е неприемливо, тъй като се говори само за факта на съществуването на такъв документ, без да се посочват неговите данни, установени правила за изпълнение или наличието на електронен цифров подпис.

В И. Тихонов смята, че „електронните документи са електронни данни, съдържащи атрибути и подробности, които позволяват да бъдат идентифицирани“. Следователно той подчертава необходимостта документът да има реквизити, електронен цифров подпис, което несъмнено има положително значение.
М.Н. Костомаров опровергава всички предложени дефиниции, като смята, че същността на това явление най-точно отразява понятието „електронна документна форма“, а „електронен документ“ е само междинно състояние, временна форма за съхраняване на елементите, които съставляват документа в компютърна памет.

Така, при съществуващото разнообразие от мнения относно понятието „електронен документ“, нито в научния свят, нито в съвременното законодателство не съществува единна дефиниция на това явление. Идеалната концепция трябва да отразява задължителното присъствие на детайли и подписи. Понятието „електронен документ“ не трябва да съдържа такива неразбираеми фрази като „подходящ за човешко възприятие“. Електронният документ е електронна форма за изразяване на информация, съдържаща реквизити и квалифициран електронен подпис.

И така, приемане законодателен актвърху електронен документ е една от съвременните тенденции в развитието на законодателното регулиране за осигуряване на правната значимост на електронните документи, позволява ви да премахнете ограниченията и да премахнете пречките пред използването на електронни документи, да установите правен режимдокументи с данни и накрая предлага единна концепция за „електронен документ“.

Документе структуриран набор от информация, предназначена за човешко възприятие, която може да бъде неразделен обект на обмен между потребители и/или информационни системи.

Електронендокументе документ, записан на компютърен носител и съдържащ идентифицирана информация, чиято автентичност е удостоверена с електронен цифров подпис.

Появата на термина „електронен документ“ е свързана с интензивното използване на информационни технологии в предприятията и организациите и формирането на разнообразна информация на компютърни носители: научно-техническа, производствена, управленска и др.

Поради непознаване на нормативните документи, които определят статуса на електронен документ, този термин често се използва при създаване на електронни копия на отчети, писма, платежни нареждания, разписки, други видове текстова информация, както и бази данни на компютърни носители.

Съгласно Закона на Република Беларус от 10 януари 2000 г. № 357-Z „За електронните документи“ електронен документ е информация, записана на компютърен носител и отговаряща на изискванията, установени от този закон.

Машинни носители – магнитен диск, магнитна лента, лазерен диск и други материални носители, използвани за записване и съхраняване на информация с помощта на електронно-изчислителна техника.

Основни изисквания към електронен документ

Електронният документ трябва да отговаря на следните изисквания:

създадени, обработени, предадени и съхранени с помощта на софтуер и хардуер;

има структурата, установена със Закона на Република Беларус от 10 януари 2000 г. № 357-Z „За електронните документи“ и съдържа данни, които позволяват неговата идентификация;

да бъдат представени във форма, разбираема за човешкото възприятие.

Структура на електронен документ

Електронният документ се състои от две неразделни части - общИ специален.

Общчаст от електронен документ се състои от информация, която съставлява съдържанието на документа. Информацията за адресата се отнася за общата част.

Специаленчаст от електронен документ се състои от един или повече електронни цифрови подписи.

Електронен цифров подпис(ЕДП) – набор от знаци, генериран чрез електронен цифров подпис и представляващ неразделна част от електронен документ.

EDS се използва от физически и юридически лица като аналог на ръкописен подпис, за да придаде на електронен документ правна сила, равна на правната сила на хартиен документ, подписан от упълномощено лице собственоръчно и подпечатан.

Средствата за електронен цифров подпис са софтуер и хардуер, които осигуряват генерирането и проверката на електронен цифров подпис и имат сертификат за съответствие или сертификат за признаване на сертификат, издаден от Националната система за сертифициране на Република Беларус.

За генериране на цифрови подписи се използват криптографски инструменти за защита на информацията (CIPF), използващи така наречените асиметрични алгоритми, които използват публичния и частния ключ на всеки потребител.

Частен ключ за подписване– набор от знаци, който принадлежи на определено лице и се използва при разработването на електронен цифров подпис.

Публичен ключ за проверка на подписа– набор от знаци, достъпен за всички заинтересовани страни и използван при проверка на електронен цифров подпис.

Карта с публичен ключ за проверка на подписа– документ на хартиен носител, съдържащ стойността на публичния ключ за проверка на подписа и потвърждаващ притежанието му от физическо или юридическо лице.

Личният ключ на потребителя се съхранява на компютърен носител на място, недостъпно за други лица, а публичният ключ се предава на всички участници в обмена на информация.

Електронният документ може да се използва във всички области на дейност, където се използва софтуер и хардуер, необходими за създаване, обработка, съхраняване, предаване и получаване на информация. С помощта на електронни документи могат да се извършват транзакции (договори), да се извършват плащания, да се извършва кореспонденция и прехвърляне на документи и друга информация.

Електронните документи могат да се изпращат с помощта на всякакви средства за комуникация, включително информационни системи и мрежи, ако това не противоречи на законодателството на Република Беларус и международни договориРепублика Беларус.

Електронният документ има форми на вътрешно и външно представителство.

Форма на вътрешно представителствоелектронен документ е запис на информация, съставляваща електронен документ, на компютърен носител.

Форма на външно представянеЕлектронен документ е възпроизвеждане на електронен документ на екран, на хартия или друг материален обект, който може да бъде отделен от компютърен носител, във форма, достъпна за визуално разглеждане (без допълнителни технически средства) и във форма, разбираема за човешкото възприятие.

Законът на Република Беларус „За електронните документи“ определя основните понятия, свързани с правната сила на оригинала и копието на електронен документ.

Оригинален електронен документсъществува само на машинен носител. Всички копия на електронен документ, записани на компютърен носител и идентични помежду си, са оригинали и имат еднаква юридическа сила.

В случай, че едно лице създаде документ на хартиен носител и електронен документ, които са идентични по съдържание, и двата документапризнавам независими документи. В този случай хартиеният документ не е копие на електронния документ.

Копия на електронния документсе създават чрез удостоверяване по установения от закона ред на формата за външно представяне на електронен документ на хартиен носител. Копията на електронен документ на хартиен носител трябва да съдържат обозначение, че са копия на съответния електронен документ.

Заверка на формата за външно представянеелектронен документ на хартиен носител може да се извърши:

нотариус или друго лице, упълномощено да извършва нотариални действия;

индивидуален предприемач или юридическо лице, което в съответствие със законодателството на Република Беларус има право да извършва такива дейности.

Възпроизвеждане на електронен документ върху материален обект, различен от хартия, който може да се отдели от машинен носител, или копие от него на хартия, което не е надлежно заверено, копията на електронния документ нямат правна сила.

Електронен документ на машинен носител е еквивалентен на документ на хартия и има същотос него юридическа сила.

Ако законодателството на Република Беларус изисква документът да бъде съставен в писмена форма или представен в писмена или писмена форма, тогава се счита, че електронен документ отговаря на тези изисквания.

Има оригинални електронни документи и техните копия на хартиен носител еднаква юридическа сила.

Основни въпроси на дарителството легален статутелектронните документи, както и защитата на електронните документи се регулират от следните законодателни актове и нормативни документи на Република Беларус:

Закон на Република Беларус от 10 януари 2000 г. № 357-Z „За електронните документи“, който установява правния статут на електронния документ като официален документ, изискванията за неговото изпълнение, както и правата, задълженията и отговорностите на участници в правоотношения, възникващи в сферата на електронния документооборот;

STB 1221-2000, който установява единни изисквания за процедурата за създаване, незабавно разпространение и архивно съхранениеофициални електронни документи, независимо от методите на обмен, обработка на информация и обхват на приложение;

STB RB 1176.1-99 „Информационни технологии. Защита на данни. Хеш процедура";

STB RB 1176.2-99 „Информационни технологии. Защита на данни. Процедури за разработване и проверка на електронен цифров подпис“;

Преди да изброите съществуващите видове електронни документи, нека да разгледаме определението.

Какво е електронен документ, написан на Федерален законот 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“. Това е документирана информация, представена в електронен вид, тоест във форма, подходяща за възприемане от човека чрез електронни компютри, както и за предаване по информационни и телекомуникационни мрежи или обработка в информационни системи.

Видове електронни документи

Има много повече от една класификация, която разграничава някои видове електронни документи. Нека да разгледаме най-често срещаните.

По вид съдържание.Най-често електронните документи се класифицират според критерия тип съдържание. В този случай разпределете текст, графика, анимация, звук, мултимедияфайлове.

Според наличността.В зависимост от степента на достъпност електронният документ може да бъде отворенИ скрит. Отворените електронни документи са публични, достъпни за широк кръг от хора, тъй като не съдържат никакви тайни. Обикновено така изглежда информацията в уебсайтове, лицензионни споразумения, ценови листи и т.н. Скритите електронни документи могат да се видят само от ограничен брой хора, тъй като съдържат поверителна информация, понякога представляваща търговска или дори държавна тайна.

Въз основа на наличието на електронен подпис.Всички електронни документи могат да бъдат разделени на електронно подписани и неподписани. Вероятно знаете, че благодарение на електронния подпис (наричан по-нататък ЕП) можете да идентифицирате лицето, подписало електронния документ. Следователно може да се определи авторството. Освен това електронният подпис гарантира целостта и неизменността на електронния документ.

Класификацията на електронните документи по отрасли също се извършва, особено днес, когато електронен документооборотобхваща все повече области от нашата дейност. Всяка индустрия използва както общоприети, така и специфични документи. Например в търговията на дребно - фактури, актове за извършена работа, фактури TORG-12, актове за установено несъответствие TORG-2, фактури за корекция. В комплекса за продажба на енергия има същите първични данни плюс отчети за съгласуване, фактури за плащане и др.

Видове счетоводни електронни документи

Най-често фирмите обменят първични документи. Нека разгледаме по-отблизо видовете първични:

фактура,съгласно ал.1 на чл. 169, част втора от Данъчния кодекс на Руската федерация, може да бъде съставен и изложен в в електронен формат. В съответствие със заповедта на Федералната данъчна служба от 05.03.2012 г. N ММВ-7-6/138@, електронната фактура (наричана по-долу ESF) трябва да отговаря на формата .XML. Когато е подписан с квалифициран електронен подпис от ръководителя на дружеството или упълномощено лице, ЕСФ придобива правно значение.
Подробна информацияИнформация за използването на електронни фактури, обмена им между контрагентите и нормативните тънкости можете да намерите в публикацията „Електронна фактура. Инструкции за употреба".
Сертификат за извършена работа (услуга)Към днешна дата то няма задължителен електронен формат. Има препоръчителен формат за използване – .XML. Въпреки че законът не предвижда от определен редработа с електронен акт, обмен на данни вид електронен документвъзможно е без помощта на оператори.
Използвайте всеки удобен за вас формат - например .PDF. Въпреки това има важен нюанс: ако Федералната данъчна служба получи иск в електронна форма, тогава ще трябва да изпратите актовете за извършена работа във формат .XML.
Товарителница (TORG-12)в електронен вид също се използва все по-често. Обикновено се компилира в един от трите формата - .XML, .JPG или .TIF. В този случай организациите могат сами да разработят формата на товарителницата. Но основното условие трябва да бъде изпълнено: редица подробности трябва да бъдат отразени в документа (име на продукта и неговото количество, ДДС и размер на ДДС и т.н.). Можете да прочетете повече за това в нашия материал „Електронна товарителница“.

Обобщавайки горното, бих искал да отбележа още веднъж:

Електронните документи навлязоха в различни области на дейност

С навлизането на електронните документи животът на хората стана много по-лесен, особено по отношение на техните трудова дейност. Създаването на електронен документ отнема много по-малко време, по-удобно е за съхранение и търсенето на необходимата информация, представена в цифров вид, отнема няколко минути. С една дума, електронните документи имат много предимства и днес хората, работещи в най-различни сфери, могат да оценят всички тях - от счетоводство до търговия, от енергоснабдителни компании до застраховане. Основното нещо е да не се бъркате, тъй като с течение на времето има все повече и повече видове електронни документи и държавата има строги изисквания за изпълнението на някои от тях (например фактури).

Сега почти всички уважаващи себе си предприятия отказват хартиен документооборот, заменяйки го с по-модерен. – най-актуалната форма на съществуване от всички съвременни файлове, съдържащи огромно количество важна информация.

Основни предимства

Основното предимство е, че ви позволява да работите бързо и ефективно. Материалите в този формат са лесни за подписване, дори ако всички, които трябва да ги одобрят, са далеч един от друг. Благодарение на това е възможно да спестите огромна сума пари и усилия.

Освен всичко друго, наличието на електронен архив избягва необходимостта от поддържане на огромен брой документи в организацията. За да съхранявате натрупаните документи, ще трябва да разпределите подходяща площ на територията на предприятието, както и да наемете висококвалифициран архивист, който може бързо да разбере наличните материали. За да съхраните електронен архив, ви трябват само компактни преносими носители или няколко твърди диска.

Системата за електронен документооборот Diadoc е най-лесният начин за обмен на правно значими електронни документи и фактури.

Какво имаш предвид под ЕД?

Електронният документ е материал, който е записан на специален носител (дискове, USB флаш устройства, допълнително оборудване).

Това може да бъде цял набор от изображения, звукови файлове и символи. Такъв файл може да се прехвърля в пространството и времето с помощта на специални средствателекомуникации. Телекомуникационните канали могат да се използват и за публикуване, съхранение и допълнителна обработка. Основното тук е правилното обработване на всички съществуващи данни.

Този документ трябва да се разбира и като специална форма, с който можете да използвате данни за напълно различни цели. Става дума за запис на информация на електронен или магнитен материален носител, след което за по-нататъшната им обработка и изпращане до всички участници в процеса на коригиране на данните.

Всички документирани материали, преобразувани в електронен формат, са годни за обработка в съществуващ информационни структурии предаване чрез TKS. Всички тези файлове подлежат на аналитична обработка, която може да се извърши с помощта на информационни системи.

Електронен документ и електронен подпис

Електронните документи трябва да имат юридическа сила - в противен случай те не могат да се използват при работа с други структури. Можете да осигурите валидността на документ с електронен цифров подпис, който има същите възможности като обикновения хартиен подпис.

Цифровият подпис ще бъде уместен, ако са изпълнени редица условия по време на формирането му:

сертификатът на ключа, който управлява работата на подписа, трябва да е актуален към момента на одобрение на електронни файлове;
трябва да бъдат предоставени доказателства, които могат да се използват, за да се определи кога е подписан файлът;
автентичността на цифровия подпис трябва да бъде потвърдена в същия файл, в който се използва;
подписът трябва да се използва в съответствие с информацията, посочена в приложеното удостоверение.

За да получите такъв подпис, ще трябва да се свържете със сертификационен център. В този случай трябва предварително да подготвите пакет от документи. Местоположението на организацията може да бъде изяснено в териториалния клон на Руския пенсионен фонд, където можете също да получите SNILS.

В допълнение към SNILS, посочен в пенсионното удостоверение, ще трябва да предоставите копие от паспорта си и актуална електронна поща. Освен това трябва предварително да подготвите USB устройство, на което служителите на сертификационния център ще трябва да запишат ключовете и сертификатите, необходими за заверка на електронни документи.

Реквизитите на електронен документ са валидни само ако е заверен с електронен цифров подпис. Електронният цифров подпис има еднакво значение с хартиения си аналог, но за това трябва да бъдат изпълнени всички изисквания. необходимите условия. Подписът трябва да е легален, регистриран в КО.

Електронна документация

Концепцията за електронен документ предвижда, че той може да се състои не само от символи, които са разбираеми за потребителите. Приемливо е да има неструктурирана информация, която трябва да бъде дешифрирана операционна система. Основното е, че материалът трябва да се съхранява на специален носител.

Важен компонент на документа е и формуляр с набор от атрибути, необходими за неговото описание. Следователно файлът трябва да съдържа информация за:

датата на образуването му;
автор на данните;
име на документа;
формат, необходим за правилното четене на материалите.

Колкото по-подробна е информацията за съществуващия документ, толкова по-лесно ще бъде да работите с него в бъдеще. Електронният документ и електронното управление на документи са тясно свързани без първото, второто е невъзможно. В същото време циркулацията на материали е значително опростена, ако организациите, които обменят информация, използват едни и същи телекомуникационни системи и софтуерно оборудване.

Електронната документация може да съдържа материали, които могат да се използват за търсене на файлове или класифицирането им по определени критерии. Всички съществуващи файлове може да имат различни разделителни способности и също така може да не съдържат никакви структурирани елементи. В този случай електронният документ зависи пряко от неговия собственик. Структурираните материали могат да имат специални елементи, които позволяват на външни допълнителни приложения да получават данни за отделни елементи на файла.

Хартиените и електронните документи не могат да се сравняват помежду си, тъй като цифровите документи имат редица предимства. Между тях:

възможност за дългосрочно съхранение;
удобство при извършване на допълнителни операции (редактиране, изтриване, архивиране и др.);
възможност за търсене на данни във файлове с помощта на ключови маркери;
лекота на обработка на материали автоматизирани системи, използвани от организации, практикуващи електронно обращение.

Сега има няколко формата за електронни документи, но най-популярният е форматът „odf“, който е удобен при работа с всеки софтуер.

Концепцията и структурата на електронния документ могат да варират значително. Софтуерът, използван за обработката му, оказва огромно влияние върху това. Отделно трябва да се подчертаят материалите, обработени с помощта на 1C. Такива файлове се различават значително от другите, защото не са маркирани в индивидуални документи. Те могат да се разглеждат само като информационна единица с уникални идентификатории средства за модификация.

Към такава документация могат да се отнесат и материали, които са създадени в резултат на активното функциониране на приложни информационни системи. Те се генерират динамично, като се използват съществуващи складове за материали. По този начин те не носят никаква информация за себе си; те могат да бъдат прегледани само чрез системата.

Веднага щом даден документ бъде отпечатан или прегледан, той престава да съществува в системата като обект. Отсега нататък функционира като специално приложение. Ако файлът трябва да се отвори с друг софтуер, ще трябва да го конвертирате.

Какви електронни документи съществуват

Електронният документ е файл, съдържащ определена информация, която не винаги е ясна за потребителя. За да създадете архиви и колекции от тези файлове, трябва да знаете техните класификации.

В едно изпълнение, материалите могат да бъдат разграничени от наличието или отсъствието на подобни отпечатани документи.
Файловете също могат да се различават по информацията, която съдържат. В тази класификация ние говорим заО:

текст,
глоба,
звук,
мултимедийни публикации,
софтуерни продукти.

Последните трябва да се считат за отчуждаеми произведения или публикации на отделни фрагменти от програмни текстове и кодове.

Най-голямата класификация трябва да се счита за видовете електронни документи според предназначението им. Най-често има официални публикации, които се публикуват правителствени агенции, те обикновено съдържат разпоредби.
В предприятията се използват производствени публикации. Те носят информация за организацията на съществуващото производство. Някои материали са специално създадени, за да информират служителите за определени производствени площиотносно наличието на стандарти и изисквания при пребиваване на територията на предприятията.
Изработват се образователни и справочни издания, които са лесни за използване. намирам необходимата информацияв такъв файл можете да го направите за няколко секунди, това ви позволява да спестите огромно количество време и усилия. Такива документи могат да се използват не само от ученици, но и от учители.
Политическите партии доста често използват електронни публикации като агитационни материали. Те съдържат произведения на социална тематика, които са предназначени за широк кръг читатели. В такива материали най-често можете да намерите аналитична информация, която се използва от политолози и социолози по целия свят.
Друга класификация на документите ги отличава по начина на разпространение. Има местни издания, които могат да се използват в рамките на отделно предприятие, те се издават и на хартиен носител ограничени количестваидентични копия.
Онлайн публикациите са предназначени за широко използване, броят им не е ограничен. Допълнителните хартиени копия в този случай не са задължителни, това увеличава стойността на електронния документ няколко пъти. Такива документи могат лесно да бъдат изпратени в архив.

Електронните файлови документи са изискване на съвременното общество

Сега знаете какво е електронен документ, какви видове съществуват и как могат да се използват Ежедневието. В този случай информацията може да е във файлове в криптиран формат. За да работите с тях, ще трябва да използвате съществуващи пароли, които можете да промените по всяко време.

Всеки потребител на телекомуникационни канали има право да създава свои собствени документи. Единственото нещо, от което се нуждае за това, е специален софтуер. Срокът за съхранение на такива файлове е неограничен. Можете да извършвате всякакви операции с тях по всяко време.