Рабочий коллектив – это наше основное окружение в жизни. Мы проводим на работе 2/3 своего сознательного времени. Все это время мы коммуницируем со своими коллегами, начальством, подчиненными, вступая в десятки различных групп, коллективчиков, кружков по интересам, отношений – в общем, офисную жизнь по полной программе со всеми ее прелестями и трудностями. Все люди разные, у всех свои характеры, интересы, чувство справедливости, интересы, мнения – в общем все, из чего состоит личность каждого из нас.

Виды коммуникации в офисе

Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. В виде формальной коммуникации организация доводит до сведения сотрудников все то, что связано со сферой деятельности предприятия, планы развития, результаты работы и так далее. Это могут быть приказы начальства, информационные сообщения, отчеты о результатах работы, различная документация, . Это также могут быть общие собрания, информационные встречи по отделам или направлениям деятельности, на которых обсуждаются различные проблемы, связанные с деятельностью предприятия. Каналы передачи формальной коммуникации могут быть разными, но в основном формальная коммуникация происходит в письменной форме.

Три основные характеристики формальной коммуникации:

• она каскадируется сверху вниз
• она строго регламентирована
• она носит официальный характер.

Неформальная коммуникация в организации – это общение между сотрудниками на личностном уровне. Такое общение может быть как во время рабочего дня, так и вне рабочего времени, когда, например, сотрудники компании идут в паб или кафе после работы, чтобы пообщаться друг с другом и обсудить новости. В подобном формате возникают и неформальные коммуникации между организациями, когда например сотрудники разных компаний из одной отрасли встречаются по интересам в неформальной обстановке и обсуждают, что происходит на рынке или в индустрии. Формами неформальной коммуникации являются встречи без галстуков, клубные дискуссии, инсайдерские разговоры, общения в соц сетях, общение между сотрудниками ну и, конечно же, слухи.

Основные характеристики неформальной коммуникации:

• её источником может быть кто угодно
• её распространение носит хаотичный и, как правило, волнообразный характер
• распространение информации при такой коммуникации происходит намного быстрее, чем по формальным каналам.
• часто этой коммуникации доверяют больше, чем формальной коммуникации.

Основная функция неформальной коммуникации заключается:

• в заполнении информационных лакун, оставшихся в ходе официального распространения информации
• в предоставлении возможности отрефлексировать свои переживания и страхи, связанные с происходящим в организации.

Также к доминированию в сфере неформальной коммуникации зачастую прибегают люди, стремящиеся утвердиться в позиции неформального лидера.

Несомненно, есть риск, что неформальная информация может доходить по длинной цепочке распространения в искаженном виде, однако, как показывают опросы и исследования, в большинстве случаев эффект “испорченного телефона” минимален.

Слухи в офисе

Слухами, как известно, земля полнится. Ими же полнится и офисная жизнь. Слухи в офисе распространяются чаще всего, когда в организации ожидаются большие перемены, реорганизации, грядет смена руководства, сокращения, передислокация офиса и так далее.

Слухи в офисе могут играть как негативную, так и позитивную роль. Отрицательную роль слухи начинают играть, когда это утечка информации сверху, которая, как правило, имеет негативный или алармистский характер и нервирует сотрудников. Вот тут, особенно на фоне отсутствия какой-либо официальной коммуникации, слухи и небылицы начинают расти как на дрожжах.

Все это связано с особенностью человеческой психики. Дело в том, что любые возможные перемены наш мозг классифицирует как потенциальную угрозу. Еще большая угроза для человека — это ситуация неопределенности. Поэтому в качестве защитной реакции, наш мозг ищет и, если не находит, сам рождает недостающую информацию, чтобы побыстрее выйти из зоны дискомфорта. То есть слухи — это защитная реакция нашей психики на возможные изменения.

Еще одна особенность нашей мозговой деятельности — это желание приготовиться к самому худшему. Этим объясняется тот факт, что из всех возможных сценариев развития, наш мозг часто выбирает самый негативный. Вот почему порожденные слухи в большинстве случаев озвучивают все наши страхи и опасения.

Чтобы коридорные разговоры и кулуарные беседы играли позитивную роль в информационном поле организации, менеджмент компании и отдел кадров должны прикладывать усилия для распространения нужной информации по неформальным каналам и специально контролировать процесс внутри офисного общения. Здесь в ход пойдут любые методы: вброс информации, инсайдерский слив, использования коммуникационных каналов , участие в социальных сетях, целенаправленное распространение слухов по схеме “по секрету всему свету”.

В компании важно всегда поддерживать здоровый информационный климат. А это значит — прозрачно доводить до сведения сотрудников все новости и планы руководства и следить за распространением слухов для того, чтобы держать информационное поле под контролем. Слухи неизбежны. В конце концов, человеческий фактор никто никогда не отменял. И если это явление нельзя побороть, то его разумнее будет возглавить.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Цели, виды и формы коммуникации. Значение коммуникации в организации. Список средств коммуникации. Коммуникационный процесс в менеджменте и его результаты. Понятие эффекта коммуникационного процесса, его элементы (источник, получатель, сообщение, канал).

презентация , добавлен 21.12.2015


Сущность, проблемы и роль коммуникации. Особенности процесса коммуникации в организации. Рекомендации по совершенствованию коммуникации в ОАО "Башкирэнерго". Взаимодействие между элементами управленческой структуры. Вербальная и невербальная коммуникация.

курсовая работа , добавлен 05.11.2014


Понятие коммуникаций, их роль в менеджменте. Содержание коммуникационного процесса, его этапы. Характеристика ООО "Volga marketing family". Исследование коммуникационного процесса в управлении организацией. Рекомендации по коммуникации внутри организации.

курсовая работа , добавлен 25.11.2014


Сущность и структура коммуникационного процесса. Специфика коммуникации как формы социального взаимодействия, основанной на передаче и непрерывном обмене информацией. Принципы деловых формальных коммуникаций. Неформальные элементы общественного мнения.

презентация , добавлен 19.10.2014


Теоретические аспекты коммуникаций в организации: понятие, классификация, барьеры, возникающие в процессе коммуникации, каналы коммуникации. Исследования особенностей коммуникационного процесса внутри крупной компании, поиск направлений его оптимизации.

курсовая работа , добавлен 20.10.2012


Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации. Основные этапы и элементы коммуникационного процесса. Организационно-экономическая характеристика и финансово-экономический анализ объекта исследования. Инструкции по пожарной безопасности.

дипломная работа , добавлен 26.09.2011


Коммуникации и их значение в системе управления. Элементы невербального общения. Основные элементы коммуникационного процесса. Управление связями с общественностью как внешний метод общения организации. Международные коммуникации и тенденции их развития.

дипломная работа , добавлен 12.01.2012

Виды коммуникаций в организации.

Существуют следующие виды коммуникаций :

· формальные и неформальные;

· межличностные - межгрупповые (между уровнями и подразделениями в организациях; внутри подразделений, между организацией и внешней средой).

· Горизонтальные и вертикальные

· Внешние – внутренние

· Одноканальные – многоканальные

· Устойчивые – неустойчивые

· Ситуационные – постоянные

· Социально – психологические

В зависимости от используемых каналов связи все процессы обменов информацией можно разделить на формальные и неформальные

Формальные коммуникации всегда определяются структурой организации и ее связями с внешней средой, под которой понимают составляющие внешнего окружения организации, имеющие влияние на ее деятельность. Сюда относятся: имеющиеся и потенциальные потребители организации, с которыми организация сообщается с помощью рекламы и специальных целевых программ продвижения своих товаров на рынок; связи с общественностью, через прессу, рекламу и т. д.; органы государственного регулирования деятельности организации, куда организация регулярно представляет финансовые, статистические и прочие отчеты; с профсоюзом и т.д. Реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением являются обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации.

Формальная передача информации имеет ограничения:

Формальная система не вполне удовлетворяет потребности организации, т. к., все что происходит в организации невозможно формализовать;

Формальные каналы не могут вместить в себя все многообразие потребностей в обмене информацией;

Формальная передача информации не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить;

· формальный обмен часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости.

Неформальные коммуникативные связи в организациях – это такие связи, которые не предусмотрены правилами или руководящими указаниями организации. Часто это обычная болтовня или обсуждение личных дел, слухи, сплетни которые могут касаться также работы.

Неформальные коммуникации - это канал распространения слухов, по которым обычно передается информация касающаяся предстоящих сокращений, новых санкций за опоздания, изменений в структуре организации, предстоящих перемещений, споров между руководителями и т.д.

До сегодняшнего дня слухам приписывается репутация неточной информации. Однако, исследования (Дэвиса) показывают, что в 80 – 99% случаев слухи, касающиеся дел в организации, чаще оказываются точными. Однако когда речь идет о личной эмоционально окрашенной информации, уровень точности слухов снижается. В любом случае, практика показывает, что независимо от точности влиятельность слухов очень велика, независимо от их воздействия (положительного или отрицательного).

В организации часто информация в виде слухов быстрее циркулирует по формальным каналам.

Таким образом, неформальная система передачи информации включает в себя следующие способы:

· внутриучрежденческие разговоры;

Неформальная передача информации выстраивает свои каналы на основе социальных групп, входящих в структуру организации. Мощным механизмом, обеспечивающим эффективную передачу информации являются: частое общение, отождествление себя с организацией и непрерывные контакты с подразделениями. Система неформальной передачи информации неизбежна, необходима, часто раздражает руководителей. Однако, она дает возможность организациям быстрее приспособиться к меняющимся условиям, с другой стороны она затрудняет координацию деятельности коллектива, вносит разлад. Развитая система неформальной передачи информации дает организации возможность более оперативно выполнять свои задачи, сотрудники легче достигают понимания. Но неформальная информация бывает иногда неверной, т.к. не подлежит официальному контролю. Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации зависит от размера организации и восприятия ее целей.

Крупные организации должны больше полагаться на формальную систему передачи информации. Однако профессиональные управленцы очень искусно и умело пользуются слухами. Например, перед очередной реорганизацией до принятия решения организуется утечка информации, чтобы узнать реакцию на нее по каналам обратной связи. Это дает возможность изменить что-то в решении или своей деятельности.

Межличностные коммуникации – это коммуникативное взаимодействие при котором как отправителя, так и получателя сообщения выступают отдельные индивиды, вступающие в непосредственный контакт. В межличностных контактах используются не только вербальные средства, но и невербальный – мимика, жесты. Процесс общения регулируется тесной обратной связью. В практике межличностного общения могут возникать вербальные и невербальные преграды. Из всех видов коммуникаций межличностные сталкиваются с самым большим количеством барьеров, препятствующим эффективному восприятию информации получателем. Основными барьерами являются:

· восприятие;

· семантика,

· обмен невербальной информацией;

· плохое слушание;

· некачественная обратная связь.

Семантические барьеры означают, что различные люди под одним и тем же словом (символом) или группой слов могут понимать далеко не одно и то же. Так, даже простое пожелание руководителя подчиненному «выполнить задание как только представится удобная возможность» может трактоваться им как пожелание выполнить задание как можно скорее или, наоборот, тогда, когда появится свободное время. Семантические барьеры особенно сильны в организациях с многонациональной средой. Они могут быть вызваны рядом причин:

· Конфликтом между сферами компетенции или основами суждений отправителя и получателя сообщений. В результате идеи закодированные в сообщении отправителем, могут оказаться искаженными или не полностью понятыми, в следствие чего содержащаяся в сообщении информация не принесет желаемого результата.

· Различиями опыта. Информация, вступающая в противоречие с человеческим опытом или ранее усвоенными понятиями, что может либо полностью отвергаться. Либо искажаться реципиентом в соответствие с его опытом или прежде усвоенными понятиями.

· Различиями круга интересов, потребностей, эмоционального состояния в момент приема и передачи информации и т. д.

· Расхождениями в установках. На восприятие информации влияют сложившиеся социальные установки и коммуникационный климат которые влияют на восприятие людей и их поведение. Если информация расходится с установками получателя она может быть проигнорирована, оценена негативно, что вызовет соответствующее поведение. Неточность восприятия и понимания некоторыми людьми слов, используемых в качестве символов в процессе общения. Исследования специалистов в области управления персоналом подтверждают, что в атмосфере доверия информационные потоки и точность информации растут.

· Невербальными барьерами, которые могут создать взгляд, выражение лица. Они затрудняют правильное восприятие и использование получаемой информации. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Сюда относятся жесты, взгляды, улыбки, выражение лица, интонация, модуляция голоса, плавность речи и т. д. Влияние невербальной коммуникации огромно. Исследования, проведенные западными специалистами, установили, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38 % через интонации и модуляции голоса и только 7% остается словам. Практически невербальная информация подавляет вербальную, т.е. «как» говорится важнее того, «что» говорится.

Все эти барьеры в межличностной общении способны привести к неправильному восприятию и принятию управленческих решений. Руководитель и управленец заинтересованный в эффективной управленческой деятельности должен знать особенности межличностных коммуникаций и уметь их преодолевать, не допускать в своих коммуникативных взаимодействиях социально – психологических барьеров.

Прямой межличностный обмен информацией – межличностные коммуникации могут возникать в любом из перечисленных видов коммуникации. Но в отличие от всех вышеперечисленных коммуникаций межличностный обмен информацией использует преимущественно канал устной речи. Умение слушать является очень важным при приеме информации. Каждый руководитель, желающий работать эффективно, должен учиться преодолевать все вышеперечисленные барьеры: улавливать уровень и возможность восприятия информации подчиненным; подбирать простые, ясные слова, не допускающие двусмысленных толкований; продумывать употребление невербальных символов и их влияние на подчиненных. В значительной степени это умение является искусством.

Межгрупповые коммуникации – это взаимодействие между двумя и большим количеством групп как внутри, так и вне организаций в целях осуществления и координации совместной деятельности, либо противодействия друг другу. Межгрупповая коммуникация способна содействовать сближению позиций двух или большего количества групп, усилению внутригрупповой солидарности и единства, либо напротив, приводит к размежеванию интересов и позиций различных групп и организаций.

Коммуникации между организацией и внешней средой . Организации пользуются разнообразными средствами для связи и обмена информацией с внешним окружение:

· С потребителями (реальными и потенциальными), общение с которыми идет через рекламу и др. программы продвижения товара на рынок

· С общественностью, направленного на создание определенного «имиджа», образа организации на местном, общенациональном и международном уровнях.

· С госорганами. Любое предприятие и организация общается с ними через отчеты (финансовые, маркетинговые и т.д.), различные взносы в пользу политических партий, используя лоббистов пытаются влиять на содержание будущих законов, постановлений и т.д.

Таким образом, современные организации вынуждены выстраивать эффективные коммуникативные связи с внешней средой. Циркулирующая внутриорганизационная информация (обсуждения, собрания, разговоры, служебные записки и т.п.) являются реакцией на возможные проблемы со стороны внешнего окружения.

Коммуникации внутри организации – это прежде всего коммуникации между уровнями и подразделениями.

Потоки организационных коммуникативных связей могут идти в разных направлениях : по горизонтали и по вертикали (восходящие и нисходящие). Горизонтальные коммуникации осуществляются между людьми, находящимися в организации на одном и том же уровне. Организация состоит из множества подразделений. Горизонтальные коммуникации – это обмен информацией между различными отделами (подразделениями). Такие коммуникации необходимы для согласованности действий, уменьшения вероятности их дублирования. Положительной чертой в коммуникациях по горизонтали является формирование равноправных отношений. Доказано, что такие отношения – важная составляющая удовлетворенности работников организации.

Вертикальные коммуникативные связи осуществляются по иерархии либо от подчиненного к начальнику, либо от начальника к подчиненным.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень, это вертикальные коммуникации . Информация может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т. п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т. е. снизу вверх. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. К вертикальным коммуникациям относятся также обмены информацией между руководителем и подчиненными или руководителем и рабочей группой. Это наиболее распространенные виды коммуникаций в любой организации, поскольку руководители в среднем две трети своего времени посвящают обмену информацией со своими подчиненными.

Внутри организации количество коммуникаций и их эффективность обусловлены организационной структурой – логической взаимосвязью уровней управления и функциональных секторов, обеспечивающих достижение поставленных организацией целей.

Таким образом, виды коммуникаций в организации разнообразны, каждый из них играет различную роль в управлении организацией. Управленец должен по – разному опираться на различные виды коммуникации в достижении интеграции деятельности членов организации. Практика показывает, что соотношение различных видов коммуникаций весьма эффективно в решении проблем организации.

Все существующие в организации коммуникативные потоки образуют коммуникативную сеть.

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Термин «сеть» фактически используется учеными, изучающими организации, для обозначения трех различных понятий.

1.Сеть полной системы, охватывающая устойчивые схемы коммуникации всех индивидов в системе, в частности в организации. Эта сеть может объединять в крупной организации тысячи индивидов.

2.Группа, определяемая как подсистема, элементы которой взаимодействуют друг с другом относительно чаще, чем с другими элементами коммуникационной системы. Большинство групп включают от пяти до двадцати пяти членов, а иногда и большее их число. Группы являются таким образом, одним из основных компонентов сети коммуникации в организации (наряду со специфическими коммуникационными ролями индивидов).

3. Личностная сеть, определяемая как устойчивая схема коммуникационных потоков данного индивида с любыми другими индивидами. Каждый индивид имеет личностную сеть, связывающую его с теми индивидами, с которыми он постоянно контактирует по определенным вопросам. Таким образом, индивид обладает собственной коммуникационной внешней средой. Личностная сеть частично объясняет поведение индивида.

Целесообразно различать два типа личностных сетей: радиальные и взаимосвязанные. Радиальная личностная сеть – это сеть, в которой индивид взаимодействует с другими, не контактирующими между собой лицами. Взаимосвязанная личностная сеть – это сеть, в которой те, кто связаны с индивидом, взаимодействуют также друг с другом. Взаимосвязанные личностные сети более распространены, чем радиальные, поскольку те, кто контактирует с данным индивидом, обычно общаются и друг с другом. Но большинство личностных сетей являются частично радиальными и частично взаимосвязанными.

Анализ коммуникационных сетей обычно выполняют для выявления характера потоков межличностных сообщений, сопоставления и соотнесения формальной и неформальной структур. Коммуникационные сети – это нити, удерживающие части системы. Они важны, но с трудом поддаются изучению из-за своей многочисленности.

Анализ сетей помогает понять поведение отдельных членов групп. Сведения о друзьях индивида (тех, с кем он наиболее часто общается) важны для объяснения некоторых аспектов его поведения. Это верно не только для организаций, но и в ряде других случаев. Эффекты системы – это влияние индивидов системы на поведение отдельного ее представителя. Безусловно, сети оказывают в большинстве случаев сильное влияние на поведение входящих в них членов организации. Фактически социальные нормы и климат системы проявляют свое воздействие на индивидов через их коммуникационные взаимосвязи.

Обобщая, можно сказать, что важность сетей с точки зрения их воздействия на поведение индивидов в организации обусловлена системными эффектами.

Коммуникативные потоки пронизывают все жизненное пространство организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникативным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Существуют устоявшиеся модели коммуникационных сетей для групп одной и той же или разной численности.

В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. Эта сеть децентрализована. В этих сетях высокая независимость, что способствует большей удовлетворенности индивидов.

В сетях типа «колесо» представлена формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные коммуницируют друг с другом через своего начальника. Объективной основой такой ситуации является то, что лицо, находящееся в центре «колеса», имеет больше коммуникационных связей, чем другие члены группы. Он получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лицо, выполняющее лидерские функции, больше оказывает социального влияния на других членов группы, обычно несет большую ответственность за передачу информации, от него больше, чем от других, ожидается окончательное решение проблемы. В сетях типа «колесо» задания выполняются значительно быстрее, чем в сетях типа «круг». Однако при структуре «колесо» совершается больше ошибок, поскольку расшифровывать информацию и исправить ошибку способен лишь участник, находящийся в центре «колеса», тогда как в «круге» правильно расшифровывать информацию и, следовательно, проверять конкретное решение могли все его индивиды.

Аналогичная картина наблюдается в сетях типа «Y». Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы.

Другой тип властной иерархии представляют сети типа «цепочка», в которых появляются горизонтальные связи – элемент децентрализации.

«Всеканальные» сети представляют полностью децентрализованные группы. Обычно это требуется, когда необходимо участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют открытыми коммуникациями.

Знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля между работниками в организации, сокрытие или централизация информации поддерживают авторитарные властные отношения.

Результаты решения одной и той же проблемы разными группами можно наглядно увидеть из следующей таблицы.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам, установленным внутри организации. Типичная неформальная информация – обсуждения среди сотрудников личных успехов и неудач, обмен сообщениями о внешней среде, пересуды о руководителях, системе вознаграждения, достижение договорённости о взаимной поддержке и прогнозы. В организации проходит целый этап жизни человека, что диктует необходимость полноценных коммуникационных взаимодействий на служебные темы в служебном пространстве. Служебные же темы коммуникаций также отчасти подчинены законам неформального общения. Взаимодействие указанных двух видов коммуникаций в организации, как малом социальном обществе, происходи в психологическом пространстве «противостояние – сотрудничество». Это зависит от наличия конфликта интересов между менеджером и неформальным лидером, идеологии руководства и психологической совместимости представителей двух структур. Взаимообмен информацией в такой системе происходит либо как полностью толерантный – обе структуры информационно дополняют, прозрачны друг для друга либо как инверсионный, при котором происходит обмен информацией с ограничениями и трансформацией, зависящих условий, выработанных менеджером.

В формальной структуре в нормативных каналах передачи информации используются стандартные для данной организации формы. Это, как правило, письменная, а в последнее время электронная форма документооборота. Стандартные формы (бланки) имеют своим преимуществом простоту и технологичность. Их наличие снимает обычную проблему для любой организации – унифицировать письменное общение и соответствующие управленческие акты. В различных системах администрирования использованию стандартизованной письменной формы документооборота на бумажных носителях либо в электронном виде придаётся немаловажное значение. Как правило, такие стандарты излагаются в регламентах организации (государственные, корпоративные распорядки) и являются обязательным атрибутом работы её администрации.

Проблема слухов:

Слухамипринято называть любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации. Слухи возникают, в случае если сотрудники испытывают не­достаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, в случае если информация постав­ляется нерегулярно, с запаздыванием.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

O предстоящие сокращения работников;

O новые меры по наказаниям за опоздание;

O изменения в структуре организации;

O грядущие перемещения и повышения;

O подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;

O кто кому назначает свидания после работы. Существуют две точки зрения, каким образом све­сти к минимуму эти слухи:

O распространение максимально возможной инфор­мации через каналы формальной коммуникации;

O поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

Еще раз напомним, что эффективность коммуни­кационных сетей организации, как формальных, так и неформальных, определяется тем, как быстро до­ходит управленческая информация до адресата͵ и на­сколько она сохраняет свою адекватность, пройдя по коммуникационным каналам.

Виды и структура совещания. Подготовка и проведение деловых совещаний.

Цель работы заключается в том, чтобы рассмотреть разновидности и организацию деловых совещаний. В соответствии с указанной целью при выполнении контрольной работы поставлены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику деловых совещаний;

2. Рассмотреть виды деловых совещаний;

3. Проанализировать особенности организации деловых совещаний.

Объектом исследования в работе является деловое совещание. Предмет исследования: разновидности и организационные особенности деловых совещаний.

Одной из важнейших сторон корпоративной культуры является корректное деловое общение. Деловое общение - это искусство, позволяющее войти в контакт с партнерами по бизнесу, преодолеть личные предубеждения, достичь желаемого коммерческого результата. Под деловым общением понимается любое общение, способствующее решению коммерческих задач. К принципам делового общения относятся: признание равенства и неповторимости каждого из партнеров, взаимное обогащение участников общения.

Деловые совещания - один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение деловых совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение деловых совещаний.

1 понятие делового совещания:

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Таким образом, деловое совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

Регулярность проведения;

Сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

Урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

Руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

В вопросе организации деловых совещаний следует остерегаться крайности - их чрезмерного количества и длительности. Как известно, любую хорошую идею можно дискредитировать формальным отношением к ее реализации.

Действенность совещания должна восприниматься в качестве этической нормы работы в коллективе, существенным актом внимания и уважительного отношения к сотрудникам со стороны организаторов совещания, которые, в свою очередь, должны:

Четко определить целевую направленность и предмет совещания;

Выбрать его оптимальный регламент (причем в данном случае понятие "регламент" можно трактовать достаточно широко, включая тематику, время, состав участников совещания и ответственных за его проведение);

Не сводить совещание к решению частных вопросов, которые можно решить "в рабочем порядке".

При этом следует помнить, что служебное совещание - это, как правило, работа коллективного разума. Поэтому на него следует выносить вопросы, требующие совместных интеллектуальных усилий всех участников рассмотрения той или иной проблемы.

2 разновидности деловых совещаний

По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными

Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.

Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.

Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

· вырабатывающие и принимающие решения;

· разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

· подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

· оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

· разовые;

· регулярные;

· периодические.

По количеству участников:

· узкий состав (до пяти человек);

· расширенные (до двадцати человек);

· представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

· с фиксированным составом;

· с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

· комбинированные.

По принадлежности:

· партийные (и других общественных организаций);

· административные;

· научные и научно-технические;

· объединенные.

Таким образом, деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе.

3 особенности организации деловых совещаний

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания ведущий должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях) .

При установлении темы совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов.

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.

Завершающий этап организации - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

Таким образом, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации деловых совещаний:

В организационной деятельности нет мелочей;

Техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

Должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Каналы коммуникаций – это пути, которые используются с целью передачи информации. Различают формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) каналы. Формальные каналы коммуникации установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой. Они связывают работников в этой структуре как по вертикали (взаимосвязи между руководителями и подчиненными), так и по горизонтали (взаимосвязи между равными по служебному положению членами организации). Имеются также соответствующие каналы коммуникаций, связывающие официальным образом данную организацию в целом с другими организациями.

К неформальным каналам коммуникации относятся те, которые не совпадают с официально установленными. Можно выделить две основных причины, побуждающие людей использовать неформальные каналы:

• 1) потребность членов организации в социальных контактах, которая полностью никогда не удовлетворяется в пределах системы официальных коммуникаций;
• 2) низкая эффективность отдельных элементов данной системы.

Отметим, что посредством неофициальных коммуникаций могут передаваться сообщения, не обязательно относящиеся к рабочим обязанностям людей, выходящие за пределы официальной деятельности данной организации. Это могут быть анекдоты, шутки, дружеский обмен информацией личного характера, слухи. Наиболее типичные слухи, циркулирующие по неформальным каналам, касаются предстоящих сокращений штатов, изменений организационной структуры, грядущих перемещений и повышений. Однако по неформальным каналам распространяются не только различного рода вымыслы и слухи. Порой по неформальным каналам передается вполне обоснованная информация, но до официального оповещения о ней. Поэтому некоторые решения в организации готовятся па основе информации, получаемой по неформальным каналам.

Принадлежность каких-либо членов организации к одним и тем же неформальным группам, естественно, способствует быстрой передаче информации в пределах этих групп. Однако неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными членами организации облегчают неформальную передачу информации и по горизонтали, и по вертикали. Главная особенность системы неформальных коммуникаций – ее большая гибкость, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

Для эффективного функционирования любой организации необходимо наличие в ней системы как формальных, так и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения информации будет бюрократизироваться. Неслучайно во многих организациях значительная часть информации, которая используется в целях принятия директивных решений, передается неофициальным образом. Однако если система неформальных коммуникаций окажется превалирующей, это может привести к широкому распространению слухов и предположений, мешающих эффективной организационной деятельности. Таким образом, нужен определенный баланс формальной и неформальной систем коммуникаций, оптимальное соотношений между ними.

Можно отметить 16 возможных комбинаций при использовании различных каналов и форм коммуникаций (табл. 10.1) . Для пояснения данных, содержащихся в таблице, приведем пример: менеджер, действующий в соответствии с комбинацией 11, сначала отправляет письменное сообщение по официальному каналу, а затем дополняет его устным контактом, используя неофициальный канал. Подобным образом интерпретируются и остальные комбинации каналов и форм коммуникации.

Система официальных коммуникаций включает в себя главным образом комбинации 1, 5, 9, 13 с акцентом на первой. Западные авторы, подчеркивающие важность неформальных каналов, большей частью описывают комбинации 2, 6, 10, 14 с акцентом на шестой. Порой отмечается особая важность комбинации 16, при которой коммуникация осуществляется сначала устно на неформальном уровне. После того как достигнуто согласие (или даже предпринято соответствующее действие), эта коммуникация формализуется по официальным правилам.

Таблица 10.1

Комбинации каналов и форм коммуникации

Решение вопроса о том, какие из указанных в табл. 10.1 комбинаций необходимо использовать, зависит от ряда факторов:

• величины организации;
• характера сообщения;
• личных качеств работников, включенных в систему коммуникации;
• особенностей взаимоотношений между ними;
• специфики каналов коммуникаций.

Главным из этих факторов является величина организации. Чем она крупнее, тем в большей степени следует полагаться на формальные каналы коммуникаций. Это объясняется множественностью задач крупной организации и сложностями координации деятельности ее подразделений.

• MelcherA.J., Beller R. Toward a Theory of Organization Communication // Management: A Book of Readings. N.Y., 1968. P. 498.