Pieprasījuma vēstule pieder tipam. Biznesa vēstuļu veidi

- vispārināts nosaukums dažādam saturam, kas kalpo kā saziņas līdzeklis starp iestādēm to darbības veikšanas procesā.

Vēstule ir visizplatītākais informācijas apmaiņas veids, kas apvieno milzīgu dokumentu grupu, kas atšķiras pēc satura un atšķiras ar teksta pārsūtīšanas metodi; pa pastu). Vēstules veido lielāko daļu jebkuras iestādes ienākošo un izejošo dokumentu, un tām ir daudz šķirņu.

Burtu veidi:

• pamācošs;
• pavadošais;
• informatīvs;
• garantija;
• reklāma;
• pretenzijas;
• šķīrējtiesa;
• apstiprinājuma vēstules;
• atgādinājuma vēstules;
• Paziņojumu vēstules;
• pieprasījuma vēstules.

Vēstulēs izteikti apsveikumi, vēlējumi un sveicieni īpašos gadījumos. Vēstules tiek sūtītas kā zīme par līdzdalību un līdzjūtības izteikšanu dramatiskās un traģiskās situācijās.

Vēstule ir sastādīta formātā, kas īpaši paredzēts šāda veida dokumentiem A4. Ja vēstules teksts nepārsniedz septiņas rindiņas, ir atļauts izmantot formātu A5.

Vēstules datums ir tā parakstīšanas datums.

Vēstules teksts būvēts pēc shēmas:

• ievads (šeit ir vēstules sastādīšanas pamatojums, atsauces uz notikumiem, faktiem, augstāko institūciju lēmumiem un citiem faktoriem, kas kalpoja par pamatu vēstules sastādīšanai);
• pierādījumi (šajā ir izklāstīts vēstulē minētā jautājuma pamatojums);
• secinājums (uzskaitot secinājumus, pieprasījumus, prasības, priekšlikumus).

Bieži vien dokumentācijas praksē tiek izmantotas vēstules, kas satur vienu teksta beigu daļu bez paskaidrojumiem.

Vēstules garums, kā likums, nedrīkst pārsniegt vienu lapu.

Sastādīšanas mērķis un virziens vēstules, kā likums, ir saistītas ar stimulējošiem motīviem, tāpēc tekstam ir izvirzītas pamatprasības: skaidrība, precizitāte, izklāsta īsums. Korespondences prakse ir izstrādājusi vairākus vispārīgus noteikumus, kas jāievēro, sastādot un formatējot vēstules.

Vēstule būtu jāvelta vienam jautājumam, kas vienkāršo apstrādes darbības un paātrina izpildi organizācijā, kurai tās ir adresētas.

Vēstules teksts, kā likums, ir norādīts vienskaitļa trešajā personā, piemēram: “Skolai nav iespējas...”, “Nākamajā gadā skola neiesaka...” utt. .

Tiesības uz oficiālām vēstulēm parasti ir vadītājam, bet viņa prombūtnes laikā (slimība, atvaļinājums, komandējums) - viņa vietniekam vai amatpersonai, kas darbojas kā vadītājs. Vēstules šobrīd tiek sūtītas ne tikai pa pastu, bet arī izmantojot telegrāfus, faksus, datortīklus (e-pastu).

Neatkarīgi no dokumenta pārsūtīšanas metodes tiek izmantotas vienotas prasības tā sagatavošanai un noformēšanai (sk. 3.7. att.).

Rīsi. 3.7. Burtu formatēšanas piemērs

16apr

Sveiki! Šajā rakstā mēs runāsim par biznesa vēstulēm.

Šodien jūs uzzināsiet:

1. Kāpēc lietišķā sarakste nav zaudējusi savu aktualitāti;
2. Kāda veida biznesa vēstules pastāv un kā tās tiek formatētas;
3. Kā pareizi uzrakstīt biznesa vēstuli.

Tagad aiz mūsu logiem ir augsto tehnoloģiju un interneta laiks. Bet lietišķā korespondence nav zaudējusi savu nozīmi un aktualitāti, tā vienkārši ir pārcēlusies uz citiem medijiem. Šodien parunāsim par to, kāpēc ir svarīgi prast sastādīt un formatēt biznesa vēstules.

Kāpēc jums ir nepieciešama biznesa sarakste?

Pirmkārt, šī ir iespēja apmainīties viedokļiem, ieteikumiem un domām ar darbiniekiem vai biznesa partneriem. Ar korespondences palīdzību viņi izsaka sūdzības, lūgumus, noskaidro uzņēmumu starpā radušos pārpratumus.

Lietišķā sarakste ir viens no oficiālās sarakstes veidiem.

Atšķirības starp biznesa vēstulēm un citām

Galvenās atšķirības ir šādas:

• prezentācijas stilistika;
• Vārdu krājums, kas neļauj skaidri izteikt emocijas;
• Sastādīts uz uzņēmuma oficiālās veidlapas;
• Fonts nav pārāk mazs, bet arī ne liels, un tas ir vienāds visā tekstā;
• Reti aizņem vairāk par 1 lapu;
• Stingras oficiālas komandķēdes klātbūtne.

Biznesa vēstuļu veidi

Visas biznesa vēstules var iedalīt vairākās grupās. Mēs pakavēsimies pie katra sīkāk un sniegsim īsu aprakstu.

Vēstules, uz kurām nav jāatbild.

• Garantijas vēstule;
• Pavadošs;
• Informatīvs;
• Brīdinājuma vēstule;
• Atgādinājuma vēstule.

Vēstules, kurām nepieciešama atbilde.

• Apelācija;
• Piedāvājums;
• Pieprasījums;
• Prasība;
• Petīcija.

Nekomerciālas vēstules.

• Ielūguma vēstule;
• Vēstules, kurās izteikta līdzjūtība;
• Pateicības vēstules;
• Vēstules, kas informē par kaut ko;
• Vēstules ar ieteikumiem;
• Garantijas vēstules;
• Vēstules, kas apliecina, ka prece ir saņemta, pakalpojums ir sniegts utt.;
• Apsveikuma vēstules dažādos gadījumos;
• Pieprasījuma vēstule;
• norādījumu vēstules;
• Pavadvēstules.

Komercvēstules.

Tos parasti izmanto pirms līguma noslēgšanas, kā arī līguma darbības laikā.

Tie ietver:

• Vēstules, kas atbild uz jautājumiem;
• Tiešs pieprasījums;
• – vēstuli, kurā ierosināts veikt darījumu vai noslēgt līgumu;
• Prasība;
• Atgādinājums;
• Vēstule ar brīdinājumu par līgumu pārtraukšanu vai saistību izpildes nepieciešamību u.c.

Ja mēs runājam par klasifikāciju pēc struktūras, ir divu veidu biznesa vēstules:

• Satur autora tekstu un rakstīts brīvā formā;
• Sastādīts pēc stingra parauga.

Pēc adresāta.

• Apkārtraksts – vēstule, kas tiek nosūtīta vairākiem adresātiem;
• Regulārais – nosūtīts vienam adresātam vienas personas vārdā;
• Kolektīvs – nosūtīts vienam adresātam, bet no vairākām personām.

Vēstules tiek sadalītas arī pēc nosūtīšanas veida:

• Nosūtīts kā faksa ziņojums;
• Nosūtīts pa e-pastu;
• Tie, kas nosūtīti parastajās aploksnēs.

Ir burtu veidi, kurus ētisku apsvērumu dēļ vajadzētu rakstīt ar roku, nevis drukāt. Tas attiecas uz līdzjūtību un apsveikumiem.

Pareiza dizaina noslēpumi

Vēstules teksts ir sadalīts ievaddaļā, galvenajā un beigu daļā. Tie ir loģiski saistīti viens ar otru. Ievaddaļā ir iekļauti apstākļi, kas noveda pie vēstules tapšanas, un galvenā daļa atspoguļo pašu saturu. Noslēguma daļā apkopoti rezultāti, kuros izteikts pieprasījums, atteikums utt.

Kopumā lietišķo korespondenci ar visu atbildību var saukt par mākslu, jo ir jāiemācās to vadīt pareizi, ievērojot visas prasības. Galu galā mēs visbiežāk domājam tikai par to, lai informācija tiktu skaidri pasniegta, un mēs aizmirstam par to, ka vēstuli var uzskatīt par uzņēmuma seju.

Stilistika.

Katra vēstule tiek glabāta stingrā lietišķā stilā, izmantojot oficiālajiem dokumentiem raksturīgos runas līdzekļus.

Prasības informācijas noformēšanai.

Visa vēstulē ietvertā informācija ir sniegta šādi:

• Adresēts, paredzēts konkrētai personai;
• Visai informācijai ir jābūt aktuālai rakstīšanas datumā;
• Uzticams;
• objektīvi;
• Pamatots;
• Pēc iespējas pilnīgāk, lai pēc tā varētu pieņemt lēmumu.

Veidlapa.

Pirmkārt, vēstule tiek sastādīta uz veidlapas, kas pieder uzņēmumam.

• Lietišķās vēstules rakstīšanai tiek izmantotas A4 izmēra lapas;
• Veidlapas kreisajai malai jābūt vismaz 3 cm, jo ​​pēc kāda laika tie tiks nosūtīti uz failu;
• Tiek norādīts uzņēmuma nosaukums, juridiskā un faktiskā adrese un e-pasta adrese;
• Labāk ir izmantot standarta Times New Roman fontu, izmērs 12. Tas ir optimālākais un viegli lasāms;
• Lietišķās vēstules ir atļauts noformēt, neizmantojot veidlapas, bet tad tomēr ir jāsniedz informācija no veidlapas.

Ja vēstule attiecas uz lieliem darījumiem, kas saistīti ar finansēm vai cita rakstura konfidenciālu informāciju, šādas vēstules nav ieteicams sūtīt pa faksu vai elektroniski. Tas ir labāk vecmodīgi, parastā papīra aploksnē.

Numerācija.

Ja vēstule sastāv no vairākām lapām, tad tās numurē, sākot no otrās. Cipari ir atzīmēti augšpusē vidū ar arābu cipariem. Blakus ciparam nav punktu.

Sadalījums daļās.

Tas nozīmē vēstules sadalīšanu rindkopās. Tekstam nevajadzētu plūst nepārtrauktā plūsmā, pretējā gadījumā tas vienkārši netiks uztverts. Pateicoties dalījumam rindkopās, var redzēt, kur beidzas viena doma un sākas cita.

Labojumu pieejamība.

Nav ieteicams pieļaut labojumus, drukas kļūdas vai dzēšanu. Burtam jābūt pareizi uzrakstītam, un tekstam jābūt drukātam ar intervālu 1,5 - 2.

Izmantotās detaļas.

Mēs norādīsim tikai galvenos, jo mēs par tiem jau īsi runājām nedaudz agrāk:

• Ja uzņēmums ir valsts īpašums, tiek izmantots Krievijas Federācijas ģerbonis. Tas atrodas oficiālās veidlapas vidū;
• Pilns uzņēmuma nosaukums;
• Faksa un tālruņa numuri;
• Bankas konta numurs;
• Adresāts - un saņēmēja uzņēmuma nosaukums tiek lietots, lai norādītu adresāta amatu un uzvārdu, lieto datīvu;
• Ja saņēmējam ir akadēmiskais grāds vai nosaukums, norāda to pirms personas uzvārda;
• Visas detaļas tiek rakstītas jaunā rindā un ar lielo burtu.

Lietišķā vēstule pēc tikšanās

Jūs sarīkojāt biznesa tikšanos, un tam bija dažas izredzes. Mēs tālāk apspriedīsim, kā to atspoguļot vēstulē.

1. Pirmkārt, vēstules sākumā norādiet datumu un laiku, kad esat sazinājies ar potenciālo partneri, pat ja kopš tikšanās ir pagājušas pāris dienas.
2. Izvairieties no kļūdām vai pārāk sarežģītām frāzēm: saglabājiet vēstuli īsu un skaidru, bet tā, lai adresāts to vēlētos izlasīt.
3. Piemini, par ko bija saruna. Piemēram: " Mēs apspriedām, cik maksās venēciešu stila vāze.
4. Pārliecinieties, vai vēstules saņēmējs izsaka savu viedokli par tikšanās tēmu.
5. Norādiet laiku, kad varat sazināties pa tālruni vai tikties klātienē.
6. Paziņojiet saņēmējam, ka jūs ar nepacietību gaidāt sadarbību ar viņu: " Es ceru uz turpmākām biznesa attiecībām ar jums«.
7. Pabeidziet savu vēstuli ar šādu vai līdzīgu frāzi: " Vislabākie vēlējumi jums...».

Elektroniskās biznesa vēstules

Nav iespējams ignorēt prasības to noformējumam, jo ​​tagad arvien vairāk vēstuļu tiek izsniegtas elektroniskā, nevis papīra formā. Galu galā, tas ir 21. gadsimts.

Elektroniskās biznesa vēstules sagatavošana nav grūta, noformēšanas prasības ir identiskas tradicionālajām vēstulēm. Vienīgais, ka šādai vēstulei vienmēr jābūt virsrakstam (vai tēmas rindiņai), lai tā vienkārši nepazustu dokumentācijas plūsmā.

Turklāt, kad uz šādu vēstuli tiek atbildēts, vēstules tematu labāk nemainīt, tāpēc ātri sapratīsi, kas tiek teikts, ja saņemsi daudz e-pastu.

Tāpat, veidojot pielikumus šādām vēstulēm, nevajadzētu izmantot jaunāko programmatūru. Ja tā nav, vēstule vienkārši netiks atvērta.

Rakstot biznesa vēstuli elektroniski, neizmantojiet emocijzīmes. Tehnoloģija ir lieliska, taču rakstot saglabājiet to kā lietišķu.

Kāds ir atbildes termiņš uz vēstuli?

Ja vēstule ir klasificēta kā atbilde, tad atbildes laiks ir atkarīgs no vēstulē ietvertās informācijas:

• Ja saņemat pieprasījumu, lūdzu, apstipriniet, ka tas ir saņemts nākamo trīs dienu laikā pēc saņemšanas. Un galīgo atbildi var sniegt mēneša laikā;
• Ja mēs runājam par līdzjūtību, to var nosūtīt desmit dienu laikā pēc bēdīgā notikuma;
• Apsveikumus atļauts nosūtīt 8 dienu laikā no brīža, kad uzzināji par īpašo datumu;
• Ja runājam par vispārējiem labas manieres noteikumiem, tad uz vēstulēm labāk atbildēt septiņu dienu laikā.

Kā uzrakstīt biznesa vēstuli: vienkāršā valodā par sarežģītām lietām

Atšķiriet biznesa vēstuli no personīgās sarakstes. Par to, kas ir šīs atšķirības, mēs jau šodien esam runājuši vairāk nekā vienu reizi, nevajadzētu par tām aizmirst. Tagad soli pa solim aplūkosim vēstules rakstīšanu.

1. posms.

Mēs norādām adresātu.

Veidlapas augšējā labajā stūrī ierakstām tās personas uzvārdu, iniciāļus un amatu, kurai adresējam vēstuli. Ja adresāts ir organizācija, norādiet tās juridisko adresi.

2. posms. Apelācija.

Mēs to ievietojam formas vidū. Tas tiek veikts cieņpilni, bez saīsinājumiem vai dzēsumiem.: Piemērs Cienījamais (vārds, patronim)!

3. posms. Paziņojums par mērķi.

Izskaidrojiet vēstules mērķi, būtību un galvenās idejas. Šī daļa ir galvenā. Uzrakstiet par to, ko vēlaties teikt, kāds ir jūsu apelācijas iemesls. Bet neaizmirstiet par oficiālo un neitrālu stilu.

4. posms. Priekšlikumu un ieteikumu sniegšana.

Gandrīz jebkura biznesa vēstule nozīmē, ka adresāts uz to atbildēs. To parasti nepieprasa tikai informatīva rakstura vēstules. Tāpēc ne tikai aprakstiet problēmu, bet arī iesakiet, kā to var atrisināt.

Ja iesniedzat sūdzību, lūdziet veikt noteiktus pasākumus, ja piedāvājat sadarboties, pastāstiet mums, kādas iespējas ir pieejamas.

Vienkārši sakot, tam, kurš saņem vēstuli, ir jāredz, ka viņš ne tikai kaut ko vēlas no viņa, bet arī saprast, kā to var paveikt.

Kā beigt biznesa vēstuli

Biznesa vēstule ir jāraksta perfekti. Ja rakstīšanas noteikumi netiek ievēroti, tas var negatīvi ietekmēt uzņēmuma reputāciju kopumā. Tāpēc tagad mēs ierosinām sīkāk pakavēties pie biznesa vēstules pēdējās daļas noformējuma.

Vēstules beigās apkopojiet visu, kas tika apspriests iepriekš. Bet jums nevajadzētu izstiept savus secinājumus 10 teikumos, jo biznesa vēstulēs tiek novērtēts īsums un kodolīgums. Labāk aprobežoties ar vienkāršām frāzēm.

Beigas balstīsim uz 2 rādītājiem: tam jābūt pēc iespējas pieklājīgākam un pareizākam. Ir dažādas iespējas, kā to uzbūvēt.

Šeit ir daži piemēri:

• Paldies par uzmanību vai palīdzību: Paldies! (Ļaujiet man pateikties...);
• Izsakiet savas cerības nākotnē: Ceram uz abpusēji izdevīgu sadarbību (Ceram tuvākajā laikā saņemt atbildi...);
• Varat izveidot frāzi, lai pārliecinātu adresātu par kaut ko: Mēs priecāsimies ar jums sadarboties;
• Veiciet pieprasījumu: Lūdzam ziņot par rezultātiem;
• Atvainojiet par sagādātajām neērtībām: Atvainojos par neparedzēto materiāla maksājuma kavējumu.

Kā atvadīties no adresāta.

Neskatoties uz to, ka sarakste ir oficiāla, jūs varat atvadīties dažādos veidos.

Šeit ir dažas iespējas.

• Ar cieņu pret tevi...;
• Ar veiksmes vēlējumiem...;
• Ar vislabākajiem vēlējumiem…

Mēs parakstāmies pareizi.

Parakstot vēstuli, norādiet savu amatu, vārdu un uzvārdu. Ja šaubāties par tādas frāzes piemērotību kā: " Ar cieņu" - vienkārši nelietojiet to.

Parakstā varat norādīt savus kontaktus, papildu tālruņa numuru vai e-pasta adresi, tādējādi demonstrējot adresātam, ka esat gatavs ar viņu sazināties un sadarboties.

Nākamajā mūsu raksta daļā es vēlētos runāt par biznesa vēstulēm angļu valodā.

Biznesa vēstules angļu valodā

Nav reglamentētas formas šādu vēstuļu sastādīšanai. Viss būs atkarīgs no vēstules mērķa un tās adresāta. Šeit ir daži īsi ieteikumi projekta izstrādei.

Rakstīšanas datums.

Ja rakstām ASV, tad, norādot datumu, vispirms liekam mēnesi, tad dienu un tikai tad gadu. Ja uz Apvienoto Karalisti, datums tiek ievadīts tāpat kā Krievijas Federācijā. Šādā gadījumā mēnesi ierakstiet burtiem, lai izvairītos no neskaidrībām.

Adresāta informācija.

• Ja raksti vīrietim, sazinies ar viņu šādi: kungs (ievietojiet uzvārdu);
• Ja sieviete ir precējusies: kundze (ievietojiet uzvārdu);
• Neprecētai sievietei: Miss (norādīt uzvārdu);
• Ja nezināt sievietes statusu: Ms (ievietojiet uzvārdu).

Adreses norādīšana.

Pasūtījums ir pretējs Krievijas Federācijā pieņemtajam: birojs, mājas numurs, ielas nosaukums, pasta indekss, štata nosaukums (ja raksta ASV), apgabala nosaukums un valsts nosaukums (ja raksta Apvienotajā Karalistē).

Kā sazināties ar adresātu.

Standarta zvani:

• Cienījamā kundze!
• Dārgais Kungs;
• Godātais kungs vai kundze!
• Dārgā kundze;
• Dārgs.

Pēc adreses liekam komatu (ja raksta uz UK) vai kolu (ja raksta uz ASV). Nav pieņemts likt izsaukuma zīmi.

Priekšmets.

Noteikti norādiet vēstules tēmu, tāpat kā Krievijas Federācijā.

Galvenais teksts.

Sadaliet to rindkopās. Vai arī ierakstiet katru teikumu jaunā rindā.

Kā atvadīties.

Piemēram, šādi: " Pateicamies par palīdzību, mēs patiesi paliekam jūsu– Paldies, mans veltītais..., lai gan tas varētu būt mazāk formāli.

Parakstu reģistrācija.

Mēs liekam savu parakstu zem atvadu rindkopas, norādām savu vārdu un uzvārdu, uzņēmuma nosaukumu un amatu.

Lietojumprogrammu dizains.

Ja pievienojat dokumentus, lūdzu, norādiet to vēstules beigās: " Enc." un sarakstu lietojumprogrammas.

Ko rakstīt ar lielo burtu.

• Uzvārdi un iniciāļi;
• Uzņēmumu nosaukumi;
• Pilsētu, štatu uc nosaukumi;
• Jebkuri vārdi, kas norāda ieņemamo amatu;
• Pirmie atvadu vārdi;
• Atvēršanas adreses.

Pirms sarunas pabeigšanas, šeit ir daži biznesa vēstuļu piemēri krievu un angļu valodā.

Biznesa vēstuļu paraugi krievu un angļu valodā

Secinājums

Rezumējot, vēlos teikt, ka biznesa vēstule ir saziņas instruments jebkurā darbības jomā. Ja tas ir uzrakstīts pareizi, tas noteikti parādīs jūsu uzņēmumu pozitīvā gaismā.

Savukārt pavirši un ar kļūdām uzrakstīta vēstule var pilnībā sagraut daudzsološāko biznesu. Rakstiet burtus pareizi, un mēs mēģinājām jums pastāstīt, kā to izdarīt.

Kā uzrakstīt biznesa vēstuli, kas nepazudīs “informācijas miskastē” un tiks izlasīta? Noteikumi, ieteikumi, piemēri

Vārds ir pieejams biznesa rīks. Biznesa pasaulē nav iespējams atrast cilvēku, kurš savā darbā neizmanto vārdus.

Mūsdienu bizness pamazām pārvēršas par korespondences biznesu. Ar vēstuļu – elektronisko vai tradicionālo – palīdzību notiek saziņa ar klientiem, biznesa partneriem, darba devējiem. Vēstule pozicionē autoru vai nu kā profesionāli, vai kā cilvēku, ar kuru nevajadzētu turpināt attiecības.

Profesionālam jāprot rakstīt

• Tas ir skaidrs
• efektīvi
• nopietni
• Interesanti

Un nekad nav par vēlu to iemācīties. Sāksim ar pamatiem: izprotiet atšķirību starp uzņēmējdarbību un parasto rakstīšanu.

Kā dienesta vēstule atšķiras no parastas vēstules? Biznesa vēstules specifika

Vēstule ir īss vienas vai divu lappušu teksts, kura mērķis ir nodot informāciju par kaut ko adresātam.

Informācijas būtība un attiecības starp vēstules sūtītāju un saņēmēju sadala korespondenci

• bizness (formāls)
• personisks (neformāls)

Biznesa vēstuli raksturo:

• īsums
• precizitāte
• argumentācija un loģika
• informācijas saturs
• vērtējošā un emocionālā neitralitāte
• standartizācija:
• tiek izmantotas oficiālās veidlapas
• tiek lietotas stabilas runas figūras, speciāli klerikas termini un konstrukcijas
• tēmu skaits - 1-2
• mērķauditorijas atlase
• skaidri noteikta komandķēde (ja nepieciešams)

Kādi biznesa vēstuļu veidi pastāv?

Biznesa vēstules veids nosaka

1. Tā rakstīšanas mērķis

Komerciāliem mērķiem

• Vēlaties noslēgt darījumu un piedāvāt konkrētus tā nosacījumus - noformējiet piedāvājuma vēstuli (piedāvājumu) adresātam

• Ja neesat izlēmis par jums pieņemamiem darījuma nosacījumiem, nosūtiet pieprasījuma vēstuli
• Vai vēlaties informēt saņēmēju par līgumsaistību pārkāpumu no viņa puses? Uzrakstiet prasības vēstuli (sūdzību)

Bezpeļņas mērķi

• Pateicieties pateicības vēstulē
• Apstipriniet savas saistības ar garantijas vēstuli un savu piekrišanu ar apstiprinājuma vēstuli
• Rakstiet biļetenus, ja uzskatāt, ka jūsu informācija adresātu interesēs
• Atgādiniet par svarīgiem līgumiem, saistībām, līgumsodiem ar atgādinājuma vēstulēm
• Apsveicu apsveikuma vēstulēs, jautā lūguma vēstulēs, izsaki līdzjūtības vēstulēs
• Ja nepieciešams nosūtīt svarīgus dokumentus vai materiālās vērtības, noteikti sagatavojiet pavadvēstuli savai kravai

2. Saņēmējs

Ja vēstuli adresējat vairākiem adresātiem vienlaikus, tad rakstāt apļveida vēstuli

Jūsu vēstule var skart vairākas tēmas vienlaikus, kas automātiski padara to daudzpusīgu

4. Struktūra

Regulētie burti ietver vēstules teksta daļas sastādīšanu pēc noteikta parauga, savukārt neregulētajiem burtiem ir brīva noformējuma forma

5. Izbraukšanas forma

• aploksnē
• elektroniski
• pa faksu

Biznesa vēstules struktūra: ievads, pamatteksts, noslēgums

Standarta biznesa vēstules struktūra prasa rūpīgāku apsvērumu.

Pareizi formatētam burtam jāatbilst šādam kontūram:

Sīkāk apskatīsim dažus shēmas punktus:

1. Virsraksts

Parasti šis ir īss vēstules tēmas kopsavilkums.

Svarīgi! Uzrakstiet virsrakstu pareizi, ja vēlaties, lai adresāts izlasītu jūsu vēstuli.

Virsrakstu trūkums lietišķajā sarakstē ir raksturīgs iesācējiem, kuriem nav pamatprasmju lietišķās korespondences vadīšanā.

2. Apelācija

• ir tradicionālā forma "Dārgais"
• rakstīts ar lielo burtu rindas vidū

Svarīgi: saīsinājumu lietošana ir aizliegta!

3.Preambula

• iepazīstina adresātu ar vēstules galveno domu
• sagatavo adresātu turpmākās vēstulē ietvertās informācijas pareizai uztveršanai

4. Teksta galvenā daļa pamato preambulā izklāstīto galveno ideju

Šajā vēstules daļā

• jūs skaidri norādāt priekšlikuma/apelācijas būtību
• sniegt argumentus: faktus, skaitļus, citu specifiku par vēstules tēmu. eksperta viedoklis, paša pozitīva/negatīva pieredze

Lai atvieglotu pamatojumu, varat izmantot šādu diagrammu:

Svarīgi! Pēdējā rindkopā jāiekļauj frāze, kas norāda uz konkrētu darbību vai paredzamo rezultātu un mudina adresātu rīkoties

5. Nobeigumā:

6. Logā “Paraksts” jānorāda informācija par adresātu:

• amata nosaukums

Kā nepieļaut kļūdu rakstīšanas stila izvēlē?

Lietišķajā sarakstē pastāvīgi ir jāizdara izvēle attiecībā uz rakstīšanas stilu un saziņas toni ar adresātu. Cik sausam, formālam vai, gluži otrādi, dzīvam, siltam un cilvēciskam jābūt jūsu vēstījumam?

• Personīgais stils lietišķajā sarakstē uzsver vēstules rakstītāja individuālās īpašības
• Izmantojot formālu stilu, tiek izklāstīti fakti un, pamatojoties uz tiem, tiek izdarīti atbilstoši secinājumi.
• Personiskais stils ietver saziņu starp vēstules autoru un adresātu uz vienādiem noteikumiem
• Formālais stils demonstrē skaidru pavēles ķēdi un spēku, ar kuru vēstules lasītājs ir spiests rēķināties.

Lai izvēlētos pareizo saziņas stilu biznesa vēstulē, apsveriet:

• kādās svara kategorijās esat jūs un jūsu saņēmējs?
• vēlaties draudzīgi vienoties vai izdarīt spiedienu no spēka pozīcijas

Kā pieturēties pie izvēlētā stila?

Personīgais stils

• Personisko vietniekvārdu klātbūtne: es, mēs, jūs
  Piemēram: es jums atvainojos un patiesi ceru, ka līdzīgas kļūdas vairs neatkārtosies.
• Tiešas pārsūdzības un pieprasījumi
  Piemēram: Lūdzu, neatstājiet personīgās lietas bez uzraudzības
• Emocionālu vērtējošu izteicienu lietojums: zvaigžņu jaunība, apdullinoša neveiksme

Formāls stils

• Personisko vietniekvārdu aizstāšana ar abstraktiem lietvārdiem
  Piemēram: Kinoteātra administrācija no sirds atvainojas par vakara seansu grafika maiņu
• Personisku apelāciju un lūgumu aizstāšana ar paziņojumiem
  Piemēram: Lūdzu, neatstājiet personīgās lietas bez uzraudzības
• Parasta kleriālisma izmantošana: vēršu jūsu uzmanību, jo

Formāls stils absolūti nav piemērots, ja rakstāt pateicības vēstuli vai līdzjūtības vēstuli, tas ir, biznesa vēstules, kurās jums jāpauž jūtas. Situācijā, kad rakstāt lūguma vēstuli vai piedāvājuma vēstuli, arī labāk pieturēties pie personiskā stila.

Kas ir sūdzības vēstule un kā to uzrakstīt? Kā tas atšķiras no citiem burtu veidiem?

Svarīgi: rakstot vēstuli, koncentrējiet adresāta uzmanību uz to, kādas darbības jūs no viņa sagaidāt. Norādiet arī konkrētus jūsu izvirzīto uzdevumu izpildes termiņus.

Sūdzības vēstules veidne palīdzēs to pareizi sastādīt:

Kas ir atbildes vēstule un kā to uzrakstīt?

Ir divu veidu padomu vēstules:

• atteikuma vēstule
• vēstule ar pozitīvu atbildi

Abu veidu vēstuļu sastādīšanai ir divi vispārīgi noteikumi (ja iniciatīvas vēstule ir sagatavota pareizi):
1. Atbildes vēstulē ir saglabāts iniciatīvas vēstules vārdu krājums un runas modeļi
2. Atbildes vēstules tekstā nedrīkst būt informācija par

• iniciatīvas vēstules sastādīšanas datums
• tā reģistrācijas numurs

Tālāk ir sniegts draudzīgas un pareizas atteikuma vēstules piemērs:

Tomēr atteikumam ne vienmēr ir jābūt maigam. Ir situācijas, kad nepieciešams skarbs un strikts komunikācijas stils. Tālāk ir sniegta noraidījuma vēstuļu veidne visiem gadījumiem, sākot no cieta līdz mīkstam:

Informācijas vēstule: tās atšķirība no atbildes vēstulēm un sūdzību vēstulēm

Informācijas vēstule ir daudzfunkcionāla:

• atskaites (piemēram, par cenu izmaiņām cenrāžos)
• paziņo (par valdes locekļu pārvēlēšanu)
• paziņo (par preču nosūtīšanu)
• paziņo (par nodomiem)
• apstiprina (preču saņemšanu)
• atgādina (par līgumā uzņemto saistību izpildi)
• reklamē un informē (par uzņēmumu kopumā, par precēm/pakalpojumiem konkrēti)

Iespējams, šodien aktuālākais jautājums ir jautājums par to, kā pareizi sastādīt reklāmas un informatīvo vēstuli.

1. Struktūras trūkums
2. Slenga vai neformālās valodas klātbūtne vēstules tekstā
3. Paviršs dizains
4. Pareizrakstības, sintaktisko, stilistisko kļūdu pārpilnība
5. Uzticamu faktu un objektīvas informācijas trūkums vēstulē
6. Pieklājības pamatnoteikumu pārkāpšana (īpaši sūdzību vēstulēs)
7. Apgrūtinošu un neskaidru teikumu lietošana tekstā
8. Loģikas trūkums materiāla izklāstā
9. Saīsinājumu skaidrojumu trūkums
10. Vispārējs teksta izplūdums, ja tas ir sastādīts bezmērķīgi

Kas vēl jums jāzina par biznesa vēstulēm?

1. Mūsdienu lietišķajai sarakstei tiek izmantota teksta sastādīšanas bloku struktūras metode.
Šī metode ietaupa laiku un saglabā visas biznesa dokumentācijas kopējo stilu. Metodes raksturīga iezīme ir atklātas pieturzīmes vai punktu/komatu trūkums (piemēram, veidojot sarakstus)

2. Vēstules virsrakstam var izmantot sans-serif fontu (piemēram, Arial). Šis fonts zemapziņas līmenī tiek uztverts kā stabils un stabils.

3. Pamattekstā jāizmanto serifa fonti (Times News Roman). Serifi atvieglo jūsu acu pārvietošanos no burta uz citu, padarot lasīšanu ātrāku.

Svarīgi: ir vēstules, kuras vienmēr raksta tikai ar roku!
Tās ir apsveikuma vēstules, līdzjūtības vēstules, pateicības vēstules

Lielu daudzumu noderīgas informācijas par biznesa vēstuļu sastādīšanu var atrast Sašas Karepiņas video.

Video: kā uzrakstīt motivācijas vēstules un CV

Video: “Mācīšanās no stāstniekiem”. Tekstu pārdošanas noslēpumi

Vēstule ir vispārināts nosaukums dažāda satura dokumentiem, kas nosūtīti pa pastu, kurjeru, faksu, e-pastu utt.

Kā zināms, cilvēkus sagaida viņu apģērbs. Tāpēc Jūsu vēstules “drēbes”, t.i. Aploksnei un papīram jābūt nevainojamam. Pretējā gadījumā pastāv risks, ka jūsu vēstule nelasīta nonāks makulatūras tvertnē, pat ja tajā ir informācija, kas ir ārkārtīgi vērtīga saņēmējam.

Tas jo īpaši attiecas uz tādām vēstulēm kā uzņēmuma iepazīstināšana, produktu piedāvājumi, preces, pakalpojumi un darba pieteikumi. Aploksnei jābūt biezai, necaurspīdīgai, standarta izmēra, no balta papīra. Adresei uz aploksnes jābūt izdrukātai vai redzamai no caurspīdīga loga. Šeit nav stingru ierobežojumu vai noteikumu.

Ja grasāties pieprasīt informāciju, pasūtīt preces vai pakalpojumus, tad gan aploksne, gan papīrs var nebūt tie dārgākie, bet tomēr kvalitatīvi.

Papīram, ja neizmantojat sava uzņēmuma standarta veidlapu, jāatbilst arī visstingrākajām prasībām: A4 formāts, balts, biezs, lapa bez defektiem vai traipiem, īpaši, ja piedāvājat sadarbību, pārstāvat savu uzņēmumu vai tiekat pieņemti darbā. . Parakstam jābūt noformētam tā, lai adresātam nešķiet, ka jums nav pienācīgas pildspalvas vai ka neesat pietiekami pārliecināts, lai reproducētu savu parakstu. Jūsu vēstulei no pirmā acu uzmetiena vajadzētu atstāt stabilu, cienījamu iespaidu.

Vēstulei jābūt informatīvai, kodolīgai un tai jābūt ne vairāk kā vienai lapai. Neviens nelasīs vairāk par vienu lapu.

Visas biznesa vēstules var iedalīt vēstulēs, kurās norādīts fakts un paredz tā izpildes iespējamību, vēstulēs, kurās nepieciešama atbildes vēstule, un vēstulēs, kurām atbildes vēstule nav nepieciešama, biznesa un komerciālās vēstulēs.

Biznesa vēstuļu veidi:

1)Informācijas pasts tiek nosūtīta amatpersonām, un tā sniedz informāciju par darba gaitu vai informē par kādu lietu, jautājumu, faktiem, notikumiem utt. Bieži vien ar šādu vēstuļu palīdzību viņi veicina organizāciju un produktu darbību.

2)B pieprasījuma vēstule sūtītājs uzdod vai pieprasa atbildi uz interesējošo jautājumu vai paskaidrojumu par paveikto u.c.

3)Pārsūtīšanas (vai pavadvēstule).– tas ir īss paziņojums adresātam, ka viņam ir nosūtīti dokumenti vai materiālās vērtības. Šādas vēstules tiek sastādītas, ja tajās ir paskaidrojumi par izpildes būtību vai dokumenta nosūtīšanas mērķi.

4)B atgādinājuma vēstule paziņojums par jebkuras darbības izpildes termiņa tuvošanos, paātrināšanos vai izbeigšanos.

5)Pieteikuma vēstule- šī ir oficiāla vēstule, kurā tiek veikts tas vai cits rīkojums vai pieteikums.

6)B pieprasījuma vēstule iestādes, uzņēmumi, organizācijas vai atsevišķi pilsoņi sazinās ar adresātu ar pieprasījumu.

7)Atbildes vēstule– šī ir vēstule, kurā tiek sniegta atbilde uz pieprasījumiem, iesniegumiem, rīkojumiem utt. Tekstā ir izklāstīts lēmums, kas pieņemts par iniciatīvas dokumentu.

8)Garantijas vēstules noteikt vai apstiprināt partneru saistības jebkuriem darījumiem: samaksa par veiktajiem darbiem, mājokļa nodrošināšana utt. Šajā dokumentā jābūt vadītāja un galvenā grāmatveža parakstiem un organizācijas zīmogam.

9)Ielūguma vēstule. Vēstules mērķis ir uzaicinājums uz tikšanos, tikšanos, konferenci utt. Adresēts konkrētai personai, cilvēku grupai, organizācijai un var saturēt pilnu pasākuma dienas kārtību, runātāju vārdus utt.

10)Paziņojuma vēstule. Bieži vien atbilde uz pieprasījumu.

11)Apstiprinājuma vēstule paziņo par dokumentu, vērtslietu saņemšanu, apstiprina faktus un darbības. Apstiprinājuma vēstuļu nosūtīšana ir obligāta darījumu attiecību sastāvdaļa. Tas ļauj novērst problēmu no kontroles.

12)Sūdzību vēstule ko pircēja uzņēmums nosūta piegādātāja organizācijai. Tekstā norādītas prasības autora izvirzītās prasības.

Vēstules tiek sastādītas uz veidlapas un satur šādas ziņas: adresāts, teksta nosaukums, piezīme par pielikuma esamību, paraksts, piezīme par izpildītāju.

Oficiālā sarakste ietver daudzu veidu un šķirņu vēstules: pieprasījumus, priekšlikumus, paziņojumus, atgādinājumus, paziņojumus, pavadvēstules un garantijas vēstules, ielūgumus, iesniegumus, pretenzijas utt.

Biznesa vēstules struktūra.

Rakstot jebkurus burtus, jums vienmēr jāvadās pēc formulas: īsi un precīzi. Biznesa vēstulei jābūt ne vairāk kā vienai lapai.

Vēstules teksts, kā likums, sastāv no trim daļām: ievads, pierādījumi un secinājumi. Ievadā norādīti vēstules sastādīšanas motīvi, pierādījumos norādīti fakti, vēstules autora apsvērumi un paskaidrojumi, viņa aprēķini, bet noslēgumā norādīts vēstules galvenais mērķis.

Vēstules teksts var sastāvēt ne tikai no visiem trim elementiem, bet arī no diviem – ievada un noslēguma vai pat viena – noslēguma.

Vēstules tiek izsniegtas uz veidlapas.

Burtos nav norādīts dokumenta veida nosaukums.

Vēstules tiek sastādītas divos eksemplāros: pirmais eksemplārs pēc reģistrācijas izejošo dokumentu žurnālā tiek nosūtīts adresātam, bet otrais tiek glabāts lietā.

Dienesta vēstules pirms nosūtīšanas jāparaksta iestādes vadītājam. Ja vēstule ir naudas, īpašuma, materiāla vai kredīta rakstura, tad nepieciešams grāmatveža paraksts. Skatiet informāciju par parakstu.

2.FAKSI, TELEGRAMMAS, TELEFONOGRĀMAS, E-PASTA

Faksi būtībā ir ātrās vēstules, tāpēc uz tiem attiecas visas prasības attiecībā uz vēstulēm. Turklāt dažos gadījumos faksa ziņojums tiek apstiprināts, nosūtot oriģinālu pa parasto pastu. Ir divu veidu faksi – ļoti īsas ziņas, kurām nepieciešama steidzama atbilde, un garākas. Pirmajā gadījumā ziņojums ir uzrakstīts uz standarta veidlapas. Gadījumā, ja tiek pārraidīts garš ziņojums, tad standarta veidlapā jānorāda, kam adresēta informācija un ziņojums par pielikumu saturu (līgums, rīkojums utt.).

E-pasts ir ļoti īpašs saziņas veids, kas ļauj strādāt interaktīvi, telekonferences režīmā utt. un sagādājot gan milzīgas iespējas, gan lielas grūtības elektroniskās sarakstes veikšanas specifikas dēļ. No vienas puses, e-pasti gandrīz neatšķiras no ierastajiem priekštečiem – papīra vēstulēm. E-pastā ir adresāta adrese un sūtītāja adrese, ziņas nosūtīšanas un saņemšanas datums un laiks, vēstules teksts un sūtītāja paraksts, ziņojuma tēma, pievienotais fails kalpo kā pielikums.

Lietišķā e-pasta sarakste nozīmē cieņu pret kultūru un tradīcijām, kas raksturīgas noteiktai tautai, sociālajam līmenim vai pat uzņēmējdarbības jomai. Piemēram, amerikānis var diezgan ātri pāriet uz gandrīz neformālu komunikācijas līmeni, kas nenozīmē, ka jūsu bizness viņam ir prioritāte, ir tikai tas, kā viņi to dara. Eiropieši ieturēs distanci līdz pēdējam brīdim, un tā paša iemesla dēļ. Optimālākais variants ir izvēlēties pakāpenisku attiecību attīstību no stingri formālām uz neformālākām. Lietišķo ziņojumu stils un forma ir jāsaglabā oficiālā stilā.

Jāatceras, ka jūsu ziņa, pirms nonāk adresāta pastkastītē, ceļo pa daudziem serveriem un ir pieejama daudzu cilvēku uzmanībai. Tāpēc, strādājot ar e-pastu, atcerieties, ka jūsu e-pasts nekādā gadījumā nedrīkst apdraudēt jūs, jūsu uzņēmumu vai adresātu.

3. Dokumenta veidlapas jēdziens. Stūra un gareniskās formas.

Dokumenta veidlapa ir pastāvīgas obligātas detaļas, kas iepriekš uzklātas uz standarta papīra lapas, izmantojot tipogrāfijas metodi vai īpašu zīmogu. Šie dati veido dokumenta oficiālo (uzņēmuma) formu.

Katrs dokuments sastāv no vairākiem to veidojošiem elementiem, kurus sauc par detaļām (vārds, adresāts, teksts, datums utt.). GOST nosaka šādu definīciju:

Rekvizīts ir obligāts dizaina elements, kas raksturīgs noteikta veida oficiālajam dokumentam.

Dažādi dokumenti sastāv no atšķirīgas rekvizītu kopas, ko nosaka dokumenta izveides mērķi, mērķis utt. Taču jebkurā gadījumā materiālā datu nesējā ierakstītā informācija ir jāformalizē, ierakstot nepieciešamos rekvizītus. Tikai tad tas kļūst par dokumentu.

Izgatavojot oficiālās veidlapas, tiek izmantoti divi galvenie papīra standarti: A4 (210x297mm) un A5 (147x210mm). Atļauts izmantot veidlapas A3 (420x297mm) un A6 (148x105mm) formātā. Dokumentu veidlapu malās jābūt vismaz 20 mm kreisajā un augšpusē un 10 mm labajā un apakšējā malā.

Organizatoriskajiem un administratīvajiem dokumentiem ir trīs veidu oficiālās veidlapas: vispārīgā veidlapa, vēstules veidlapa un noteikta veida dokumenta veidlapa. Vispārīgo veidlapu izmanto jebkura veida dokumentu sagatavošanai, izņemot vēstules.

Vēstules forma

Šī veidlapa ir izcelta, jo vēstuli ir paredzēts nosūtīt citām organizācijām, un tāpēc tajā ir norādīta uzņēmuma adreses informācija. Vēstules veidlapā ir iekļauta informācija: organizācijas nosaukums, pamatinformācija par organizāciju, organizācijas kods. Vēstules veidlapā norāda rekvizītu atrašanās vietu: dokumenta datumu, dokumenta reģistrācijas numuru, saiti uz reģistrācijas numuru un dokumenta datumu. Vēstuļveidlapā var būt arī ģerboņa vai emblēmas attēls un galvenās organizācijas nosaukums.

Detaļu reģistrēšanas metodes

	_________________ ________________________ _________________ ______________		___________ _________ ____________ __________		______ ____________ ______ ____________

Prasības dokumentu veidlapām: dokumentus sagatavo uz veidlapām, jābūt noteiktam rekvizītu kopumam un stabilai to sakārtošanas kārtībai.

Ir noteikti divi galvenie dokumentu veidlapu formāti - A4 (210 x 297 mm) un A5 (148 x 210 mm).

Katrai dokumenta lapai, kas sastādīta gan uz veidlapas, gan bez tās, jābūt piemalēm, mm:

20 - pa kreisi,

10 - pareizi,

20 — augšā,

Lietišķās korespondences formai mūsdienās jābūt ne tikai saprotamai un skaidrai, bet arī kodolīgai.
Ir vairāki biznesa vēstuļu veidi. Apskatīsim tos.

Pirmais veids ir vēstule - pieprasījums. Tas ir formulēts skaidri un kodolīgi. Ja pieprasījumam ir paskaidrojumi, tie jāizklāsta pēc iespējas īsi. Noteikti izceliet savu personīgo interesi un jau iepriekš pateicieties par jūsu pieprasījuma izpildi.

Dažos gadījumos var būt lietderīgi beigt vēstuli ar "Mēs garantējam, ka jūsu sniegtā informācija tiks apstrādāta stingri konfidenciāli."

Otrs biznesa vēstuļu veids irvēstule - paziņojums. Šī vēstule tiek nosūtīta kā pieklājības žests (ātrai reakcijai, gatavības sadarboties izpausmei utt.) vai kā konkrēta informatīva ziņa. Zem šādas vēstules pietiek ar sekretāra vai asistenta parakstu.

Trešais veids ir atgādinājuma vēstule.Šāda vēstule tiek nosūtīta adresātam gadījumos, kad telefonsarunu vai personisku kontaktu rezultātā nav iespējams panākt savlaicīgu rezultātu. Vēstules mērķis ir taktiski atgādināt adresātam viņa uzņemtās saistības un to izpildes termiņus. Tikai ārkārtējos apstākļos var dot mājienus par sankcijām. kas var rasties vēlāk.

Ceturtais veids ir apstiprinājuma vēstule. Visbiežāk tas ir apliecinājums iepriekš dotām garantijām un solījumiem. Šāda vēstule pilda ne tik daudz juridisku funkciju. drīzāk morāli. Izsaka gatavību atbalstīt adresāta priekšlikumu. Vai apstiprinājums par savlaicīgu dokumentu saņemšanu.

Piektais veids ir vēstule – prasība.Šī vēstule ir sava veida oficiāls brīdinājums. Tajā jāiekļauj prasības iesniegšanas pamatojums, pašas prasības un prasības iesniedzējas puses īpašās prasības.

Sestais veids ir vēstule – atteikums.Šajā vēstulē ir ietverta atbilde uz klienta vai partnera sūdzību. Pareizi sastādīta vēstule palīdz, neskatoties uz atteikumu, pušu turpmākajā sadarbībā.
Vēstules sākumā jābūt neitrālam komentāram, kurā norādīts, kam jūs piekrītat, pēc tam atteikuma iemesli. Vēstules beigām jābūt pozitīvam, neskatoties uz to, ka jūs neapmierināja izteikto sūdzību. Piemini savu gatavību turpmākai sadarbībai.

Septītais veids ir atvainošanās vēstule. Ir situācijas, kad kaut kādu iemeslu dēļ ir jāraksta atvainošanās vēstule. Parasti tajā ir izklāsts par iemesliem, kāpēc kaut kas nenotika, tikšanās, konference vai jūs neesat klāt kādā svarīgā pasākumā.

Astotais veids ir garantijas vēstule. Tā ir vēstules forma kā pienākums apmaksāt pirkumu, pakalpojumu... Satur konkrēta veida operāciju, kuru ir vērts veikt. Vēstules beigās tiek garantēta samaksa un norādīti bankas dati. Ir divi paraksti, vadītājs un galvenais grāmatvedis.

Devītais veids ir apļveida burts.Šādu vēstuļu mērķis ir nodot vienu un to pašu informāciju vairākiem adresātiem (meitasuzņēmumiem, filiālēm). Šīs vēstules nosūta vadošā organizācija tikai uz pirmā eksemplāra, bet uz pārējām - faksimila.