मैं आपसे आपके शिपमेंट का हिसाब माँगता हूँ। भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए नमूना पत्र
चूँकि स्थिति अपने आप में काफी कठिन है, ऐसी स्थिति में पत्र लिखना एक बहुत ही महत्वपूर्ण मुद्दा है, जिसमें लेखक के लिए सक्षम, विनम्र, सही होना और साथ ही अपने व्यवसाय का दृढ़ता से बचाव करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। रुचियाँ। निम्नलिखित "कठिन" पत्रों की जटिलताओं को सफलतापूर्वक हल करने में मदद करते हैं: बातचीत में सक्षम रवैया: साझेदारी के प्रति एक दृढ़ लेकिन सही रवैया लेखन की एक उपयुक्त शैली चुनना (आधिकारिक व्यवसाय या गोपनीय व्यवसाय तथ्यों का सक्षम और तार्किक प्रबंधन व्यावसायिक पत्रों के नमूने। यह पत्र के प्रकार के लिए एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। अनुरोध पत्र लिखने के लिए, आपको व्यावसायिक पत्राचार के सामान्य नियमों और व्यावसायिक पत्रों के डिजाइन का पालन करना चाहिए। किसी भी संगठन के कार्यालय कार्य के अभ्यास में, अनुरोध पत्र का अक्सर उपयोग किया जाता है यह लेख आपके लिए एक अच्छे उदाहरण के रूप में काम करेगा।
राष्ट्रपति को एक खुला पत्र लिखें
मैं लाइन में लगना चाहता था और प्रमाणपत्र इकट्ठा करना चाहता था (जिसके लिए मुझे भुगतान करना पड़ा), लेकिन उन्होंने मुझे भेज दिया क्योंकि... हमारे पास एक कार है, जिसके बारे में मैंने राज्य यातायात सुरक्षा निरीक्षणालय से एक प्रमाण पत्र भी जमा किया था, लेकिन यह स्थानीय सरकार को पसंद नहीं आया, मुझे फिर से प्रमाण पत्र एकत्र करना पड़ा और कार मूल्यांकन रिपोर्ट जमा करनी पड़ी। यह सिर्फ एक मजाक है - प्रमाण पत्र पैसा खर्च होता है, और आप एक छोटे बच्चे के साथ इधर-उधर नहीं भाग सकते। मुझे नहीं पता कि निवास परमिट के बिना उपयोगिता बिलों का भुगतान करना कठिन है। हमारे बड़े परिवारों को क्यों नहीं छोड़ा जाता है मदद करना चाहते हैं? हर कोई बस इसे टालने की कोशिश कर रहा है.. मुझे अब एक विशाल अपार्टमेंट की उम्मीद नहीं है जिसमें न केवल सोने के लिए जगह होगी, बल्कि बच्चों के लिए खेल भी होंगे। आखिरी उम्मीद यह है कि आप ध्यान देंगे मैं आपसे उस अपार्टमेंट के लिए एक सामाजिक किराये के समझौते और पंजीकरण को समाप्त करने में हमारी सहायता करने के लिए कहता हूं जिसमें हम वर्तमान में रहते हैं।
हम आपसे कार्यक्रम आयोजित करने में सहायता करने के लिए कहते हैं
ध्यान
पत्र यथासंभव सरल शब्दों में और यथासंभव संक्षिप्त में लिखा गया है, लेकिन अनुरोध से संबंधित विशिष्ट विवरण के साथ। सेंट पीटर्सबर्ग स्टेट यूनिवर्सिटी ऑफ टेलीकम्युनिकेशंस का नाम SPbSUT प्रशासन के नाम पर रखा गया है, जिसके पास असभ्य तरीके से पूछे गए प्रश्नों या अपवित्रता का उपयोग करते हुए प्रश्नों का उत्तर न देने का अधिकार सुरक्षित है। भ्रष्टाचार की रिपोर्टों के लिए प्रतिक्रिया, साइट पर प्रकाशित सभी प्रश्न।
साइट पर सभी श्रेणियों के प्रश्न। 2112. मैं भुगतान के मुद्दे को हल करने में सहायता मांगता हूं वेलेंटीना अलेक्जेंड्रोवना (अतिथि) गुरुवार, 10 अक्टूबर 2013, 04:53 अपराह्न नमस्ते अलेक्जेंडर एंड्रीविच! आपके द्वितीय वर्ष के छात्र (एम.एस. फेडोरेंको) की मां आपसे संपर्क कर रही हैं - वेलेंटीना अलेक्जेंड्रोवना फेडोरेंको।
नेविगेशन पोस्ट करें
चिकित्सा, शैक्षिक, सांस्कृतिक और खेल संगठनों को बड़े व्यवसाय से वित्तीय सहायता की आवश्यकता होती है, और रूस के उदाहरण का उपयोग करके हम देख सकते हैं कि धर्मार्थ कार्यक्रमों, विशेष निधि, छात्रवृत्ति और अनुदान के रूप में इस तरह की सहायता कैसे प्रदान की जाती है। ऐसे पत्रों में, यह बहुत सोच-समझकर समझाने की सिफारिश की जाती है कि यह संदेश इस व्यक्ति को क्यों संबोधित है, उदाहरण के लिए: "हम एक ही शहर के निवासी हैं और ये हमारी सामान्य चिंताएँ हैं," या अधिक विशेष रूप से: "आखिरकार, आप हमारे विश्वविद्यालय से स्नातक हैं," या: "जिस समस्या से हम निपट रहे हैं उसे हल करने से संबंधित आपके वैज्ञानिक कार्य।" 5 चरणों में एक प्रभावी अनुरोध पत्र यथासंभव सकारात्मक प्रतिक्रिया पाने के लिए अनुरोध पत्र कैसे लिखें? किसी भी अनुरोध पत्र में एक सुविचारित तर्क और अनुरोध का स्पष्ट विवरण शामिल होना चाहिए।
इसके अलावा, आप ऐसी तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं जो लेखन की दक्षता को बढ़ाती हैं। स्टेप 1।
व्यावसायिक पत्र
ज़िरेकेले. मैं इस मुद्दे को हल करने में आपकी सहायता चाहता हूं, ईमानदारी से, ओजेएससी टैटेनर्गो की शाखा के मुख्य चिकित्सक - बाल्किश सेनेटोरियम, अल्बर्ट फिलुसेविच खिसामुतदीनोव। जैसा कि हमने आपको पहले बार-बार सूचित किया है, शहर के मध्य भाग में क्षमता बढ़ाने, रोलिंग स्टॉक के तर्कसंगत उपयोग, गैर-उत्पादन लागत को कम करने, ऊर्जा बचाने के लिए, प्रमुख के संकल्प के अनुसार एमयूपी "मेट्रोइलेक्ट्रोट्रांस" कज़ान की कार्यकारी समिति दिनांक 3 सितंबर, 2008 नंबर 5081 "पुश्किन, के. मार्क्स, एन. एर्शोव सड़कों पर ट्राम पटरियों को खत्म करने पर, प्रोफसोयुज़्नया सेंट से ग्वारडेस्काया सेंट तक, ट्राम रूट नंबर 5, 12, 20 का काम , 21 को रद्द कर दिया गया और 09/12/2008 से उपरोक्त खंड पर ट्राम पटरियों को तोड़ने का काम शुरू हुआ।
हम आपसे हमारी समस्या का समाधान करने में सहायता करने के लिए कहते हैं
इसके अलावा, यह सुनिश्चित करने का ध्यान रखा जाना चाहिए कि यदि आवश्यक हो तो पत्र प्राप्तकर्ता को इसके प्रवर्तक से सीधे संपर्क करने का अवसर मिले। पुतिन को खुले पत्र घर के आंगन में जहां हम क्रास्नोगोर्स्क, सेंट में रहते हैं। इगोर मर्लुस्किन का घर। 1, पार्किंग स्थान हमेशा भरे रहते हैं और यार्ड में कार पार्क करने का कोई रास्ता नहीं है, इसलिए आपको भुगतान किए गए पार्किंग स्थान के लिए 8,000 रूबल की राशि का भुगतान करना होगा।
महीने के! सेवानिवृत्त लोगों के लिए, यह एक अप्राप्य खर्च है। (शुरुआत में, 2013 में, पार्किंग की लागत 4,000 रूबल/माह थी। 3 वर्षों में, लागत दोगुनी हो गई है!) 24 संघीय कानून के अनुच्छेद 15 के भाग 9 के अनुसार। कृपया सहायता प्रदान करें हम, कर्तव्यनिष्ठ उद्यमियों के रूप में, अनुबंध की सभी शर्तों को समय पर पूरा किया, जैसा कि ग्राहक के प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षरित कार्य समापन प्रमाणपत्रों से पता चलता है।
कृपया सहायता प्रदान करें
- अनुरोध पत्र के नमूने और उदाहरण
- 5 चरणों में प्रभावी अनुरोध पत्र
- इसका योगदान करें
- व्यापार शब्दकोश
- अनुरोध पत्र कैसे लिखें
- पुतिन वी को खुले पत्र
- कृपया सहायता प्रदान करें
- समस्या के समाधान में सहायता प्रदान करें
- साइट पर आप पा सकते हैं: समस्या को हल करने में सहायता प्रदान करें - 11 टिप्पणियाँ जोड़ी गईं
- व्यावसायिक पत्र का नमूना
- सेंट पीटर्सबर्ग स्टेट यूनिवर्सिटी ऑफ़ टेलीकम्युनिकेशंस के नाम पर रखा गया
- हम आपसे हमारी समस्या का समाधान करने में सहायता करने के लिए कहते हैं।
अनुरोध पत्र के नमूने और उदाहरण लेकिन ऐसे अनुरोध पत्र लिखने का नियमित अभ्यास गैर-लाभकारी संगठनों में जनसंपर्क विशेषज्ञों का काम बन जाता है।
अनुरोध पत्र
मैं आपके पास एक प्रस्ताव लेकर आ रहा हूं... मैं आपसे एक ऐसे प्रस्ताव पर विचार करने के लिए कहता हूं जो अनुमति देगा... हम आपको अपनी बिक्री बढ़ाने का एक अनूठा अवसर प्रदान करते हैं... हमें यह पेशकश करते हुए खुशी हो रही है (हमारे पास यह सम्मान है)... हमें इस अवसर की घोषणा करते हुए खुशी हो रही है... हम आपका ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं.. हम आपको एक बेहद अनुकूल स्थिति के बारे में सूचित करते हैं... और इस स्थिति का लाभ उठाने का प्रस्ताव करते हैं... विशिष्ट कार्यों के लिए मैं 10/12/2013 को निर्माण पूरा करने की नियोजित तिथि के रूप में मंजूरी देने और आवश्यक समायोजन करने का प्रस्ताव करता हूं। गतिविधियों की सूची... हम आपसे कंपनी के वित्तीय विभाग को आवंटित करने... और पहले प्राप्त सभी चालानों का भुगतान करने का निर्देश देने के लिए कहते हैं... मैं एबीसी विभाग को संगठन के लिए प्रस्ताव तैयार करने का निर्देश देने का प्रस्ताव करता हूं... मैं आपकी सहमति मांगें (अनुरोध करें)...(आपकी सहायता..., आपके निर्देश....) मैं ईमानदारी से (तत्काल, एक अपवाद के रूप में) अनुरोध करता हूं... हम आपसे (ऊर्जावान, निर्णायक, प्रभावी) लेने के लिए कहते हैं ) उपाय....
सभी टिप्पणियाँ हटा दी गई हैं (वी.एम. काज़मिन का जनरल डायरेक्टर जी.एल. बाबास्यान को पत्र - संदर्भ संख्या 10-सिटी-16/02-02/743 दिनांक 02/05/2016) इसके बावजूद, हेलीकॉप्टर हैंगर अपने उद्देश्य के अनुसार काम कर रहा है 27 सितंबर, 2015 से उद्देश्य। GARANT-SV LLC के जनरल डायरेक्टर, श्री जी.एल. बाबास्यान के बार-बार वादे। भुगतान करें, अभी तक पूरा नहीं हुआ अंतिम भुगतान 1,635,950.00 रूबल है। बातचीत के माध्यम से इस मुद्दे को हल करना संभव नहीं है।
4 जुलाई 2016 को, मैंने GARANT-SV LLC को एक दावा भेजा। यदि ऋण चुकौती का मुद्दा हल नहीं हुआ, तो मुझे न्यायिक अधिकारियों की ओर रुख करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा, जो मैं नहीं करना चाहूंगा। इन कार्रवाइयों में प्रचार, हेलीकॉप्टर हैंगर की स्थापना की वैधता पर कार्यवाही, अभियोजक के कार्यालय द्वारा हस्तक्षेप, क्योंकि कर्मचारियों को वेतन का भुगतान नहीं किया गया है, आदि शामिल होंगे।
मैं आपसे इस मुद्दे को सुलझाने में सहायता करने का अनुरोध करता हूं।
आपकी सहायता... मैं याद दिलाता हूं (हम याद दिलाते हैं)... मैं आपसे बैकलॉग (कर्ज) खत्म करने के लिए कहता हूं, मैं आपसे चर्चा करना जरूरी समझता हूं... मैं आपसे सहमत होना चाहता हूं... हम आगे की योजनाओं पर चर्चा करने और सहमत होने की पेशकश करते हैं... मैं (आपसे) परियोजना को लागू करने में सहायता की संभावना पर विचार करने के लिए कहता हूं... मैं (आपको) इसके बारे में जानकारी (जानकारी) प्रदान करता हूं... मैं (आपको) इसके बारे में सूचित करता हूं। .. मैं आपको इसके बारे में सूचित करता हूं... मैं आपसे इस संबंध में संपर्क कर रहा हूं... मैं आपका ध्यान एक जटिल स्थिति की ओर आकर्षित करता हूं... हम सूचित करने के लिए मजबूर हैं... हम आपको इसके बारे में सूचित कर रहे हैं... हम इसके द्वारा (आपको) सूचित करें... मैं सूचित करने के लिए अधिकृत हूं... मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना (आपका ध्यान आकर्षित करना...) आवश्यक समझता हूं... हम कठिनाइयों के संबंध में आपसे संपर्क कर रहे हैं... हम समस्या को हल करने में सहायता प्रदान करें... समस्या के बारे में आपकी चिंता को जानकर... हम समाधान पेश करने के लिए तैयार हैं... जैसा कि आप जानते हैं (निम्नलिखित समस्या का विवरण है)... हितों द्वारा निर्देशित उद्यम की ओर, मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूं...
- अपील के लिए आधारों के लिंक
ऐसे संदेशों का उपयोग पूरी तरह से अलग-अलग स्थितियों में किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, जब उत्पादों के बारे में जानकारी प्राप्त करने, माल के नमूने देखने, किसी व्यावसायिक यात्री से मिलने, कुछ कार्यों का समन्वय करने आदि की आवश्यकता होती है।
अनुरोध पत्र लिखने के नियम
हम आपके ध्यान में डाउनलोड करने के लिए ऐसे दस्तावेज़ का एक सामान्य टेम्पलेट लाते हैं:
स्पष्ट कारणों से, अनुरोध पत्र में कोई मानक टेम्पलेट नहीं होता है, लेकिन इसके बावजूद यह एक आधिकारिक दस्तावेज़ का एक रूप है। इसीलिए, इसे बनाते समय, आपको कार्यालय कार्य और व्यावसायिक नैतिकता के नियमों द्वारा स्थापित कुछ मानकों का पालन करना चाहिए। इसकी तैयारी के लिए सीधे बुनियादी नियमों पर जाने से पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इसे या तो लोगों के समूह (उदाहरण के लिए, प्रबंधकों, लेखा विभाग के कर्मचारियों, वकीलों, आदि) या किसी विशिष्ट पते वाले को संबोधित किया जा सकता है।
किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, इस पत्र में एक परिचयात्मक भाग होना चाहिए, अर्थात्:
- अनुरोध भेजने वाली कंपनी और जिस कंपनी को यह संबोधित किया गया है, उसके बारे में जानकारी;
- अनुरोध का कारण ("विलंब के कारण", "प्राप्ति के कारण", "परिणामों के आधार पर", आदि);
- आधार के संदर्भ ("मौखिक समझौते के आधार पर", "बातचीत के आधार पर", "टेलीफोन पर बातचीत के आधार पर", आदि);
- अपील का उद्देश्य ("समस्या को हल करना", "संघर्ष से बचना", "उल्लंघन को समाप्त करना", आदि)।
अनुरोध से संबंधित मुख्य भाग इस प्रकार है। इसे "पूछना" ("हम आपसे पूछते हैं", "हम अनुरोध करते हैं", आदि) क्रिया के किसी भी व्युत्पन्न रूप का उपयोग करके व्यक्त किया जाना चाहिए, और चूंकि ऐसा संदेश, किसी भी मामले में, किसी प्रकार के लिए एक याचिका है सेवा, इसे सम्मानजनक तरीके से लिखा जाना चाहिए। यह अच्छा है अगर अनुरोध से पहले एक प्रशंसा ("आपकी महान क्षमताओं को जानना," "आपकी संगठनात्मक प्रतिभा की प्रशंसा करना," आदि) हो।
यदि पत्र में एक साथ कई अनुरोध हैं, तो उन्हें अलग-अलग पैराग्राफ या पैराग्राफ में इंगित किया जाना चाहिए।
संगठनों के बीच पत्राचार के अनकहे नियम बताते हैं कि एक बहु-मंचीय अनुरोध का जवाब एक संदेश में भी भेजा जा सकता है, जिसमें प्रत्येक आइटम पर अलग-अलग टिप्पणियाँ होती हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस प्रकार के पत्राचार से दस्तावेज़ परिसंचरण की मात्रा कम हो जाती है और इसलिए, ऐसे पत्रों को पढ़ने और संसाधित करने का समय कम हो जाता है।
यदि पत्र का तात्पर्य एक निश्चित अवधि के भीतर प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, तो इसे संदेश के पाठ में यथासंभव सही ढंग से इंगित किया जाना चाहिए।
एक नियम के रूप में, पत्र संगठन के सचिवों द्वारा भेजे और प्राप्त किए जाते हैं (बड़ी कंपनियों में, पूरे विभाग ऐसा करते हैं)। संकलन या पढ़ने के बाद, वे उन्हें समीक्षा के लिए उद्यम के प्रमुख को सौंप देते हैं। अपवाद वे संदेश हैं जिन्हें "गोपनीय" या "व्यक्तिगत डिलीवरी" के रूप में चिह्नित किया गया है - ऐसे पत्र सीधे प्राप्तकर्ता को भेजे जाते हैं।
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अनुरोध पत्र लिखने के निर्देश
चूंकि यह संदेश कॉर्पोरेट पत्राचार का हिस्सा है, इसलिए पहले लेखक को इंगित करना होगा, अर्थात्: भेजने वाली कंपनी का नाम, उसका वास्तविक पता और संपर्क टेलीफोन नंबर। फिर आपको प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी दर्ज करनी होगी: कंपनी का नाम और विशिष्ट प्राप्तकर्ता का नाम भी। आगे पंक्ति के मध्य में आप तुरंत संकेत कर सकते हैं कि यह एक अनुरोध पत्र है (लेकिन यह आवश्यक नहीं है)।
पत्र का अगला भाग स्वयं अनुरोध से संबंधित है। सबसे पहले, इसे उचित ठहराने की सलाह दी जाती है और उसके बाद ही अनुरोध का सार व्यक्त किया जाता है। अंत में, पत्र पर हस्ताक्षर होना चाहिए (यह बेहतर है अगर यह कंपनी के प्रमुख या अधिकृत, विश्वसनीय व्यक्ति द्वारा किया जाता है), और दस्तावेज़ के निर्माण की तारीख भी इंगित करें।
पत्र कैसे भेजें
पत्र ईमेल या फैक्स द्वारा भेजा जा सकता है - यह त्वरित और सुविधाजनक है, लेकिन रूसी पोस्ट के माध्यम से भेजने से पत्र को ठोस और आकर्षक तरीके से प्रस्तुत किया जा सकेगा। उदाहरण के लिए, आप सुंदर सुलेख लिखावट में हाथ से लिखित रूप में अनुरोध कर सकते हैं या अच्छे, महंगे कागज पर पाठ को प्रिंट कर सकते हैं।
ऐसे छोटे-छोटे विवरणों पर ध्यान देने से अभिभाषक को यह स्पष्ट हो जाएगा कि प्रतिद्वंद्वी उसके प्रति कितना सम्मानजनक है, और एक बार फिर अनुरोध के महत्व पर भी जोर देगा। याद रखने वाली एकमात्र बात यह है कि नियमित मेल के माध्यम से पत्रों में लंबा समय लगता है, इसलिए संदेश पहले ही भेजा जाना चाहिए ताकि दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता को समय पर वितरित किया जा सके।
पत्र भेजने के बाद
यह संदेश, किसी भी अन्य दस्तावेज़ की तरह, आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए। उसी प्रकार, पत्र प्राप्तकर्ता पत्राचार के आगमन को पंजीकृत करता है। व्यावसायिक रिश्तों में होने वाली गलतफहमियों के मामले में, पत्र भेजने और प्राप्त करने के तथ्य को रिकॉर्ड करने से स्थिति को जल्दी समझने में मदद मिलेगी।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
स्पष्टीकरण के साथ अनुरोध पत्र लिखने के उदाहरण
तो, हमने समझा कि अनुरोध पत्र एक ऐसा पत्र है जिसमें प्राप्तकर्ता के लिए एक अनुरोध होता है। पाठ का उद्देश्य प्राप्तकर्ता को ऐसे कार्य करने के लिए प्रेरित करना है जो प्रेषक के लिए फायदेमंद हो। पत्र में एक तैयार अनुरोध और उसका औचित्य शामिल होना चाहिए। अनुरोध को इस तरह तैयार करने की सलाह दी जाती है कि यह उचित ठहराया जा सके कि अनुरोध का अनुपालन करना प्राप्तकर्ता के लिए क्यों फायदेमंद होना चाहिए। प्रेषक को न केवल पाठ लिखने के नियमों को जानना चाहिए, बल्कि मनोवैज्ञानिक बारीकियों को भी ध्यान में रखना चाहिए। आगे, हम स्थिति के आधार पर विशिष्ट उदाहरण टेम्पलेट्स पर विचार करेंगे।
धनराशि के लिए अनुरोध पत्र
यदि राज्य, प्रायोजकों या व्यक्तियों से धन का आवंटन प्राप्त करना आवश्यक हो तो पत्र तैयार किया जाता है।
एनजीओ "पेंशनभोगियों को सहायता" से
विधान सभा के सदस्य
नमस्ते, इवान इवानोविच। मैं गैर-लाभकारी संगठन "पेंशनभोगियों के लिए सहायता" का प्रतिनिधि हूं। हम अकेले पेंशनभोगियों की मदद करते हैं: हम भोजन लाते हैं, सफाई और मरम्मत में मदद करते हैं।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
हमारा संगठन 5 वर्षों से अस्तित्व में है। पहले, हम अपनी गतिविधियों को स्वयं वित्तपोषित करने में कामयाब होते थे, हालाँकि, गैर सरकारी संगठनों के विस्तार के कारण, धन ख़त्म होने लगा। हमें परिसर किराए पर लेने, कर्मचारियों को वेतन देने और उपकरण खरीदने के लिए धन की आवश्यकता है।
हाल ही में एक सरकारी बैठक में राष्ट्रपति ने पेंशनभोगियों की कठिन स्थिति का उल्लेख किया और कहा कि स्थिति को तत्काल बदलने की जरूरत है। इस संबंध में, मैं आपसे एनजीओ "पेंशनभोगियों के लिए सहायता" की जरूरतों के लिए रूबल मांगता हूं।
सादर, पेत्रोवा ए. ए.
उपरोक्त पाठ सभी नियमों के अनुसार संकलित किया गया है। इसमें है:
- एनपीओ का नाम और उसकी गतिविधियों का विवरण।
- पैसे के लिए अनुरोध, इसकी आवश्यकता का स्पष्टीकरण (किराया और वेतन के लिए धन की आवश्यकता है)।
- राष्ट्रपति का जिक्र. किसी अधिकारी के लिए प्रायोजन के लाभों को उचित ठहराना आवश्यक है। डिप्टी की दिलचस्पी किसमें है? करियर ग्रोथ में. संगठन की मदद से इस लक्ष्य को हासिल करने में मदद मिलेगी.
वाणिज्यिक संगठन को आवश्यक धनराशि की विशिष्ट राशि का भी संकेत दिया गया है।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
माल की डिलीवरी के लिए अनुरोध पत्र
पत्र आमतौर पर कंपनी के भागीदारों को भेजा जाता है। पाठ में दोनों कंपनियों के पारस्परिक लाभ को उचित ठहराना उचित है।
कंपनी "एएए" के प्रमुख को
बीबीबी कंपनी के प्रमुख से
नमस्ते, इवान इवानोविच। हम आपकी कंपनी से उत्पादों का एक सेट ऑर्डर करना चाहेंगे (निर्दिष्ट किया जाए)। एक क्षेत्रीय प्रदर्शनी में हमें आपके उत्पाद में दिलचस्पी हुई।
यदि आप सहमत हैं, तो कृपया हमें आपके लिए सुविधाजनक डिलीवरी शर्तों और शर्तों के बारे में सूचित करें। हम समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं। हमें उम्मीद है कि यह पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग की शुरुआत होगी।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
हमारे संपर्क: (निर्दिष्ट करें)।
सादर, बोरिस बोरिसोविच।
छूट का अनुरोध करते हुए पत्र
आमतौर पर, ऐसे टेक्स्ट कंपनी के आपूर्तिकर्ताओं को भेजे जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन प्रदर्शनियों का आयोजन करता है। उसका एक सप्लायर है - एक प्रिंटिंग हाउस जो ब्रोशर, स्टैंड, बुकलेट आदि की आपूर्ति करता है। सेवाओं की लागत काफी अधिक है. संकट आया और कंपनी के लिए मुद्रण उत्पादों का भुगतान करना कठिन हो गया। यह छूट मांगने का एक कारण हो सकता है।
वोस्तोक कंपनी के प्रमुख को
कंपनी "ज़ैपड" के प्रमुख से
नमस्ते, इवान इवानोव। हमारा संगठन वित्तीय संकट से प्रभावित था। हमारे साथ संपन्न अनुबंधों की संख्या में 20% की कमी आई है। दुर्भाग्य से, संकट ने न केवल हमें, बल्कि हमारे ग्राहकों को भी प्रभावित किया। लोग हमारी सेवाओं के लिए पहले की तरह उतनी राशि का भुगतान नहीं कर सकते। इसलिए, हमने टिकटों पर 25% की छूट प्रदान की है।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
कठिन वित्तीय स्थिति के कारण, हमारी कंपनी आपसे अनुबंध के तहत सहयोग के शेष छह महीनों के लिए 15% की छूट मांगती है।
हमने अपने सभी आपूर्तिकर्ताओं को छूट के लिए पत्र भेजे। यदि हमारे 20% भागीदार हमें अनुकूल परिस्थितियाँ प्रदान करते हैं, तो हमारी कंपनी कठिन समय में भी जीवित रहेगी और बंद नहीं होगी। हमारे मकान मालिकों और फ़ोन कंपनी द्वारा हमें पहले ही छूट दी जा चुकी है।
सादर, बोरिस पेत्रोव।
पत्र में निम्नलिखित महत्वपूर्ण बिंदु हैं:
निःशुल्क कानूनी सलाह:
- छूट की आवश्यकता का स्पष्टीकरण.
- सटीक छूट राशि और समय का संकेत।
- एक अप्रत्यक्ष संकेत कि यदि प्रिंटिंग हाउस छूट नहीं देता है, तो कंपनी अनुबंध समाप्त कर देगी।
पाठ इस प्रकार लिखा जाना चाहिए कि पत्र को अंत तक पढ़ा जाए और प्रस्तावित शर्तों पर सहमति व्यक्त की जाए।
किराया कम करने हेतु अनुरोध पत्र
किराया अधिकांश संगठनों का बजट खा जाता है। इसकी कमी से कंपनी को मुश्किल समय में भी टिके रहने में मदद मिलती है। पत्र मकान मालिक को भेजा जाना चाहिए.
कंपनी "प्लस" के प्रमुख
कंपनी "माइनस" के प्रमुख से
नमस्ते, पेट्र पेत्रोविच। हमारी कंपनी वित्तीय संकट से प्रभावित थी. उपभोक्ताओं की क्रय शक्ति कम हो गई है और व्यावसायिक आय कम हो गई है। इस संबंध में, हम आपसे किराया 10% कम करने के लिए कहते हैं।
अपने पूरे सहयोग के दौरान, हमने कभी भी भुगतान में देरी नहीं की है। हमें आशा है कि आप हमें रियायतें देंगे और हम अपने व्यापारिक संबंध बनाए रखेंगे। कठिन वित्तीय परिस्थितियों के बावजूद, हम किराए के समय पर भुगतान की गारंटी देते हैं।
सादर, इवान इवानोविच।
पत्र में यह उल्लेख करना जरूरी है कि कंपनी ने पहले अपने दायित्वों को पूरी तरह से पूरा किया है. मकान मालिक को आश्वस्त होना चाहिए कि मकान मालिक भुगतान करना जारी रखेगा। प्राप्तकर्ता को यह भी समझना चाहिए कि यदि वह प्रस्तावित शर्तों से सहमत नहीं है, तो किरायेदार उसकी सेवाओं से इनकार कर देगा।
ऋण के भुगतान हेतु अनुरोध पत्र
ऋण अक्सर कंपनियों के बीच बातचीत में उत्पन्न होते हैं। यदि संगठन ऋण लेने वाले प्रतिपक्ष के साथ आगे सहयोग करने के लिए प्रतिबद्ध है, तो अनुरोध पत्र भेजा जाता है।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
प्रिय इवान इवानोविच, हम आपसे रूबल की राशि में हमारी कंपनी को कर्ज चुकाने के लिए कहते हैं। इस पूरे समय में, हम अपने व्यापारिक संबंध जारी रखने की उम्मीद में आपके साथ सहयोग करते रहे। हालाँकि, अब हम भुगतान की कमी के कारण सेवाओं के प्रावधान को निलंबित करने के लिए मजबूर हैं।
आपके ऋण की राशि रूबल है। हम आपसे 1 मार्च, 2017 से पहले इसका भुगतान करने के लिए कहते हैं। अगर कर्ज नहीं चुकाया गया तो हम अदालत में मामला सुलझाने को मजबूर होंगे.'
सादर, पेट्र पेत्रोविच।
पत्र में निम्नलिखित बिंदु शामिल होने चाहिए:
निःशुल्क कानूनी सलाह:
- ऋण की सटीक राशि.
- वह तिथि जब तक ऋण का भुगतान किया जाना चाहिए।
- भुगतान प्राप्त नहीं होने पर कंपनी जो उपाय करेगी।
पाठ में संगठन के साथ दीर्घकालिक सफल सहयोग का उल्लेख हो सकता है। यह अनुरोध होना चाहिए, मांग नहीं. आवश्यकता को एक अलग टेम्पलेट का उपयोग करके तैयार किया गया है।
आपूर्तिकर्ता को आस्थगित भुगतान के लिए अनुरोध पत्र
संगठन ने कंपनी को उत्पादों के एक बैच की आपूर्ति की, लेकिन इसके लिए भुगतान नहीं किया। कर्ज हो गया है, लेकिन कर्जदार के पास चुकाने का साधन नहीं है। इस मामले में, स्थगन का अनुरोध करते हुए एक पत्र लिखना समझ में आता है।
कंपनी के प्रमुख को "पैसा कहाँ है"
कंपनी के मुखिया से "पैसा आने वाला है"
प्रिय पेट्र पेट्रोविच, हमने रूबल की राशि में ऋण का भुगतान नहीं किया है। हम अपने कर्ज से पीछे नहीं हटते हैं, लेकिन अब हम अपनी कठिन वित्तीय स्थिति के कारण पूरा भुगतान नहीं कर सकते हैं।
निःशुल्क कानूनी सलाह:
2 वर्षों से, हमने आपके साथ सफल व्यावसायिक संबंध बनाए रखे हैं और भुगतान की समय सीमा नहीं छोड़ी है। आज हम किस्तों में भुगतान मांगते हैं। हमारी कंपनी दो चरणों में कर्ज चुकाने के लिए तैयार है:
- हम 1 मार्च 2017 से पहले रूबल जमा कर देंगे।
- रूबल 1 अप्रैल, 2017 से पहले जमा किए जाएंगे।
हम आपसे समय पर भुगतान करने का वादा करते हैं। समझने के लिए धन्यवाद।
सादर, इवान इवानोविच।
किसी अन्य संगठन के लिए भुगतान का अनुरोध करने वाला पत्र
कंपनी का कर्ज किसी अन्य संगठन द्वारा चुकाया जा सकता है। बेशक, एक कानूनी इकाई शेयरों के लिए ऐसे ही भुगतान नहीं करेगी। आमतौर पर, अनुरोध पत्र कंपनी के देनदार या किसी अन्य व्यक्ति को भेजा जाता है जिसका कंपनी के प्रति दायित्व होता है।
कंपनी के मुखिया से "पैसा आने वाला है"
निःशुल्क कानूनी सलाह:
कंपनी के प्रमुख से "पैसा कहाँ है"
प्रिय इवान इवानोविच, आप पर रूबल की राशि में हमारी कंपनी का कर्ज है। हमारे संगठन पर रूबल की राशि में किसी अन्य कंपनी का भी कर्ज था। हम आपसे रूबल की राशि में लेनदार को हमारा ऋण चुकाने के लिए कहते हैं। बदले में, हम आपको ऋण की शेष राशि के लिए एक किस्त योजना प्रदान करेंगे, जिसका आपने पहले अनुरोध किया था। समझने के लिए धन्यवाद।
सादर, पेट्र पेत्रोविच।
समस्या के समाधान में सहायता के लिए अनुरोध पत्र
सभी कंपनियों को जटिल समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है जिन्हें बाहरी मदद के बिना हल नहीं किया जा सकता है। यदि आवश्यक हो तो सहायता के लिए अनुरोध पत्र भेजा जा सकता है, उदाहरण के लिए, कार्यक्रम आयोजित करने के लिए। याचिका वाणिज्यिक संगठनों और सरकारी एजेंसियों को भेजी जाती है।
कंपनी "एएए" के निदेशक
निःशुल्क कानूनी सलाह:
एक सार्वजनिक संगठन से
प्रिय बोरिस बोरिसोविच, मैं सार्वजनिक संगठन "गिविंग गुड" का प्रतिनिधि हूं। हम अनाथालय के बच्चों के लिए पार्टियों का आयोजन और आयोजन करते हैं।
हम छुट्टियों के लिए खाद्य आपूर्ति के आयोजन में आपकी सहायता चाहते हैं। बेशक, हम इवेंट में आपका और आपकी कंपनी का उल्लेख करेंगे। समारोह में विधान सभा के प्रतिनिधि एवं जनता उपस्थित रहेगी।
आप हमसे फ़ोन XXX पर संपर्क कर सकते हैं
सादर, इवान इवानोविच।
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आइए अनुरोध पत्र लिखने के सभी नियमों को संयोजित करें। सबसे पहले आपको अपना परिचय देना होगा और अपनी गतिविधियों के बारे में बात करनी होगी। लेकिन परिचयात्मक भाग को लंबा नहीं खींचना चाहिए। हमारा लक्ष्य प्राप्तकर्ता को पत्र पढ़ने के लिए प्रोत्साहित करना है। यदि पाठ बहुत लंबा है, तो प्राप्तकर्ता के इसे अंत तक पढ़ने की संभावना नहीं है। फिर आपको अपना अनुरोध प्रस्तुत करना शुरू करना होगा। सटीकता आवश्यक है: समय सीमा का संकेत, धन की राशि। यह समझना महत्वपूर्ण है कि प्राप्तकर्ता को लाभ महसूस होना चाहिए। इसलिए, पत्र में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि अनुरोध का अनुपालन करना संगठन के लिए क्यों फायदेमंद होगा। अंत में, आपको विनम्रतापूर्वक और बिना किसी कृतज्ञता के अलविदा कहना होगा।
कृपया किसी अधिकारी को सही ढंग से बहाली के बारे में पत्र लिखने में मेरी मदद करें।
हम आपसे कार्यक्रम आयोजित करने में सहायता करने के लिए कहते हैं
यारोस्लाव सेंट. बी. ओक्त्रैबर्स्काया, 67
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व्यावसायिक पत्रों के लिए 85 उपयोगी वाक्यांश
सहकर्मियों, ग्राहकों और साझेदारों को पत्र लिखते समय अक्सर यह सवाल उठता है कि इस या उस विचार को व्यावसायिक शैली में कैसे तैयार किया जाए। हम कैसे कह सकते हैं कि हमें कोई चीज़ पसंद नहीं है - या, इसके विपरीत, कि हमें वह पसंद है? मैं किसी समस्या या अवसर की रिपोर्ट कैसे करूँ? प्राप्तकर्ता को मिलने या कॉल करने के लिए कैसे आमंत्रित करें? संभावित प्रतिबंधों का उल्लेख कैसे करें?
पत्राचार के लिए उपयोगी शब्द
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आइए अपने लक्ष्य से शुरुआत करें
हम प्राप्तकर्ता की रुचि से शुरुआत करते हैं
मैं आपसे एक अनुरोध लेकर आ रहा हूं...
मुझे आपको सूचित करना है कि...
मैं (आपसे) धन आवंटित करने के लिए कहता हूं...
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मैं (आपसे) धन आवंटित करने की संभावना पर विचार करने के लिए कहता हूं (धन के आवंटन को अधिकृत करें, (धन के आवंटन पर निर्देश दें)…
परियोजना के कार्यान्वयन को प्रभावित करने वाली नई परिस्थितियों के उद्भव के कारण, मैं शेड्यूल (बजट) में बदलाव पर आपसे सहमत होना चाहूंगा…।
कृपया सहायता प्रदान करें...
मैं इसमें आपकी सहायता माँगता हूँ...
मैं आपको याद दिलाता हूं (हम आपको याद दिलाते हैं)...
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कृपया बैकलॉग (ऋण) समाप्त करें
मैं आपसे चर्चा करना जरूरी समझता हूं...
मैं आपसे सहमत होना चाहता हूं...
हम आपको भविष्य की योजनाओं पर चर्चा और सहमति के लिए आमंत्रित करते हैं...
मैं (आपसे) परियोजना के कार्यान्वयन में सहायता की संभावना पर विचार करने के लिए कहता हूं...
मैं (आपको) जानकारी (सूचना) प्रदान करता हूं...
आइए आपको बताते हैं...
मैं आपसे इस संबंध में संपर्क कर रहा हूं...
मैं आपका ध्यान उस कठिन परिस्थिति की ओर आकर्षित करना चाहता हूँ...
हम आपको इसके बारे में सूचित करना चाहेंगे...
हम इसके द्वारा (आपको) सूचित करते हैं...
मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना आवश्यक समझता हूं (आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करें...)...
कठिनाइयों के कारण हम आपसे संपर्क कर रहे हैं...
हम समस्या को हल करने में सहायता प्रदान करते हैं...
समस्या के बारे में आपकी चिंता को जानकर..., हम समाधान पेश करने के लिए तैयार हैं... जैसा कि आप जानते हैं (निम्नलिखित समस्या का विवरण है)...
उद्यम के हितों से प्रेरित होकर, मैं आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करता हूँ...
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मैं आपसे एक प्रस्ताव पर विचार करने के लिए कहता हूं जो अनुमति देगा...
हम आपको अपनी बिक्री बढ़ाने का एक अनूठा अवसर प्रदान करते हैं...
हमें (आपको) पेशकश करते हुए खुशी हो रही है (हमारे पास सम्मान है)…
हमें इस अवसर की घोषणा करते हुए खुशी हो रही है...
हम आपका ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं...
हम आपको एक बेहद अनुकूल स्थिति के बारे में सूचित करते हैं... और आपको इस स्थिति का लाभ उठाने के लिए आमंत्रित करते हैं...
मैं निर्माण पूरा करने के लिए नियोजित तिथि के रूप में 10/12/2013 को मंजूरी देने और गतिविधियों की सूची में आवश्यक समायोजन करने का प्रस्ताव करता हूं...
कृपया कंपनी के वित्त विभाग को पहले प्राप्त सभी चालान आवंटित करने और भुगतान करने का निर्देश दें...
मैं एबीसी विभाग को आयोजन के लिए प्रस्ताव तैयार करने का काम सौंपने का प्रस्ताव करता हूं...
मैं आपकी सहमति मांगता हूं (अनुरोध करता हूं)...(आपकी सहायता..., आपके निर्देश...)
मैं ईमानदारी से (तत्काल, एक अपवाद के रूप में) अनुरोध करता हूं...
हम आपसे (ऊर्जावान, निर्णायक, प्रभावी) उपाय करने के लिए कहते हैं...
हमारी मांग है कि... तुरंत कार्रवाई करें...
कृपया बैकलॉग (कर्ज) साफ़ करें...
कृपया अपना प्रतिनिधि भेजें...
मैं आपको इस प्रस्ताव की प्रभावशीलता का आश्वासन देता हूं (हम विश्वास दिलाते हैं) और मैं गिनता हूं (हम गिनते हैं...)
हम आपके फैसले का इंतजार कर रहे हैं...
हम आपके निर्णय की प्रतीक्षा कर रहे हैं ताकि हम शीघ्रता से दस्तावेज़ तैयार कर सकें...
हम अपने अनुरोध (दावे) पर शीघ्र विचार (पूर्ण संतुष्टि) की आशा करते हैं…
हमें उम्मीद है कि मुद्दा सुलझ जाएगा और हमें प्रतिबंध लगाने की जरूरत नहीं पड़ेगी...
हमें आशा है कि उपरोक्त तर्क आपको आश्वस्त कर देंगे... और हम प्रतीक्षा कर रहे हैं (हम भरोसा कर रहे हैं)...
हम आपकी रुचि (उदासीनता, मुद्दे पर सक्रिय स्थिति, कमियों को दूर करने की इच्छा...) पर भरोसा करते हैं और आपके सुझावों की प्रतीक्षा करते हैं...
हमें विश्वास है कि आपकी भागीदारी से स्थिति में उल्लेखनीय सुधार होगा...और उपलब्धियां हासिल होंगी...
हम आपकी सहायता के लिए धन्यवाद करते हैं और आगे भी उपयोगी सहयोग की आशा करते हैं...
हमें आपको अपने ग्राहकों के बीच देखकर खुशी होगी...
विदाई, शिष्टता का अंतिम सूत्र
प्रिय इवान पेत्रोविच!
प्रिय मंत्री महोदय!
प्रिय मित्रों! प्रिय साथियों (साझेदार)!
(गहरे, स्थायी, अत्यधिक) आदर (सम्मान) के साथ...
कृतज्ञता (प्रशंसा) और सम्मान के साथ...
सफलता की कामनाओं के साथ (शुभकामनाएं)...
फलदायी सहयोग की आशा है...
प्रारंभिक वाक्यांश - अनुरोधों के जवाब के लिए
इसमें आपकी रुचि के लिए धन्यवाद (आपने इसमें दिखाया...)
हमें प्राप्त अनुरोध के जवाब में... हम सूचित करते हैं...
हम... (पर...) से आपके आदेश की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं और सूचित करते हैं....
आपके अनुरोध (निर्देश) के अनुसार, हम सूचित करते हैं (एक राय प्रदान करें)…
हमारे पत्राचार की निरंतरता में... हम आपको एक प्रस्ताव भेज रहे हैं...
सादर (...की ओर से,...की ओर से) धन्यवाद...
हम अपना आभार (प्रशंसा) व्यक्त करते हैं...
हार्दिक कृतज्ञता के साथ हम सूचित करते हैं...
हमारा "शब्दकोश" डाउनलोड करें और तैयार शब्दों का उपयोग करें!
प्रतिबंधों का उल्लेख
हम मजबूर होंगे:
न्यायिक अधिकारियों (अदालत) पर आवेदन करें
कानूनी कार्यवाही शुरू करें
आगे सहयोग से इंकार करें
सहयोग की योजनाओं (शर्तों) की समीक्षा करें
दंड का मुद्दा उठाएं (सहयोग की समाप्ति और नए आपूर्तिकर्ता की तलाश)
आगे सहयोग की व्यवहार्यता पर सवाल उठाएं
संधि में दिए गए प्रतिबंधों का सहारा लें
(मांग) मांगने का अपना इरादा घोषित करें...
तथ्यों से असहमति की घोषणा करें...
हमें उम्मीद है कि आप कार्रवाई करेंगे... और हमें कोर्ट नहीं जाना पड़ेगा...
हम सहयोग (प्रतिबंधों का सहारा...) से इनकार नहीं करना चाहेंगे और आशा करते हैं...
हमें यह घोषणा करते हुए खुशी (दुख) हो रही है...
हमारी (अत्यधिक, चरम, गहरी) अप्रसन्नता (दुख, अफसोस, निराशा, घबराहट) के लिए...
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सहायता का अनुरोध करने वाला नमूना पत्र
व्यावसायिक पत्राचार लगभग हर व्यक्ति के जीवन का एक अभिन्न अंग है। इस रूप में अपने वरिष्ठों, सहकर्मियों और विभिन्न संगठनों से संपर्क करना सबसे सुविधाजनक है। अनुरोध पत्र इस प्रकार के संचार के सबसे सामान्य प्रकारों में से एक है, क्योंकि प्रत्येक कंपनी को किसी भी क्षेत्र में विशेषज्ञ की राय, विभिन्न वित्तीय या प्रशासनिक संरचनाओं से सहायता की आवश्यकता हो सकती है। यह आलेख इस बात पर चर्चा करेगा कि अनुरोध पत्र कैसे लिखा जाए, साथ ही इस प्रकार की अपील का एक उदाहरण भी दिया जाएगा।
पत्र संरचना
बेशक, किसी व्यावसायिक पत्र की सामग्री और संरचना इस बात पर निर्भर करती है कि इसे कौन लिख रहा है और यह किसे संबोधित है। इसलिए, उदाहरण के लिए, किसी संगठन का प्रमुख, अपने अधीनस्थों या लंबे समय के सहयोगियों को संबोधित करते हुए, एक छोटा पत्र लिख सकता है, लेकिन उच्च संगठनों के समर्थन को सूचीबद्ध करने या विभिन्न विशेषज्ञों से मदद मांगने के लिए, अक्सर लिखना आवश्यक होता है एक अधिक लम्बा अनुरोध. आपको प्राप्तकर्ता में दिलचस्पी लेनी होगी और उसे आपका समर्थन करने के लिए राजी करना होगा। आइए पहले लंबे संस्करण को देखें।
परिचयात्मक भाग
सबसे पहले, आपको पत्र का "हेडर" लिखना होगा, जिसमें आप अपने संगठन का नाम और उसका विवरण, साथ ही यह जानकारी भी देंगे कि आप किसे पत्र भेज रहे हैं। यह एक विशिष्ट व्यक्ति (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी का प्रमुख) या एक समूह (आपकी कंपनी के किसी विभाग के कर्मचारी या आपके भागीदार) हो सकता है। इसके बाद अभिवादन आता है: यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं, तो आपको उन्हें नाम से संबोधित करना होगा: "प्रिय इवान पेट्रोविच!" यदि आप किसी टीम को लिख रहे हैं, तो "प्रिय साथियों!", "विभाग के प्रिय कर्मचारियों!" को संबोधित करना संभव है।
अपील का कारण और उद्देश्य
सबसे पहले, आपको यह बताना होगा कि आप इस विशेष व्यक्ति से संपर्क क्यों कर रहे हैं। तदनुसार, आप अपना पत्र निम्नलिखित वाक्यांशों से शुरू कर सकते हैं:
- आप इस क्षेत्र के उत्कृष्ट विशेषज्ञ हैं...
- आपने हमेशा हमारे संगठन के मामलों में हिस्सा लिया है...
- आपका विभाग अग्रणी है...
- आप क्षेत्र के सबसे जटिल मुद्दों को हल कर सकते हैं...
- वर्षों से, बीच बातचीत का सकारात्मक अनुभव…
- इस तथ्य के कारण...
- स्थिति को सुलझाने के लिए...
- व्यवसाय विकास के लिए...
- बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए...
- संघर्ष की स्थितियों को सुलझाने के लिए...
अनुरोध का विवरण
अंत में, आपको वास्तव में अपना अनुरोध बताना होगा। पाठ स्वयं संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन इसमें इसका पूरा विवरण होना चाहिए कि आपको वास्तव में क्या चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता के पास कोई प्रश्न न हो। साथ ही, अनुरोध विशिष्ट होना चाहिए, अर्थात, यदि आप कोई सेवा मांग रहे हैं, तो आपको सटीक लागत या मात्रा, वांछित तिथियां आदि का संकेत देना होगा।
यह सलाह दी जाती है कि अपना अनुरोध निम्नलिखित शब्दों से शुरू करें:
- हम इस मुद्दे को सुलझाने में आपका समर्थन चाहते हैं...
- मैं आपसे एक अनुरोध के साथ लिख रहा हूं...
- कृपया मुझे सूचित/भेजें/रिपोर्ट करें...
- मैं इसके लिए आपकी सहमति चाहता हूं...
फिर आप लिख सकते हैं कि आपके अनुरोध पर सकारात्मक प्रतिक्रिया मिलने पर प्राप्तकर्ता को क्या लाभ होगा या आपके मुद्दे को हल करने के महत्व और आवश्यकता को समझाएगा।
एलएलसी "दारी डोब्रो" बड़े और कम आय वाले परिवारों की सहायता के लिए केंद्र
ओजेएससी "चिटैना" इवानोव ए.जी.
प्रिय अलेक्जेंडर गेनाडिविच,
आपकी कंपनी हमेशा हमारे संगठन के मामलों में भाग लेती है, और कई वर्षों से विभिन्न आयोजनों में सहायता कर रही है। जैसा कि हम परिवारों को अपने बच्चों को स्कूल के लिए तैयार करने में मदद करने के लिए 20 अगस्त 2016 को एक कार्यक्रम की मेजबानी कर रहे हैं, हम आपकी मदद की आशा करते हैं। सभी बच्चों को एक खुशहाल बचपन का अधिकार है, और कम आय वाले परिवारों को, किसी अन्य की तरह, भागीदारी और समर्थन की आवश्यकता नहीं है।
हम आपसे हमारे "अपने बच्चे को स्कूल के लिए तैयार करें" अभियान में भाग लेने और इसके लिए स्कूल की आपूर्ति दान करने पर विचार करने के लिए कहते हैं। हमें कम आय वाले परिवारों के 50 बच्चों के लिए स्टेशनरी की आवश्यकता है।
निःसंदेह, यदि आप हमारी मदद करने के लिए सहमत हैं, तो बदले में, हम आपसे हमारे कार्यक्रम में आपकी कंपनी के उत्पादों का विज्ञापन करने का वादा करते हैं। आइए मिलकर बच्चों को खुशियाँ दें!
संगठन के निदेशक वासिलीवा एन.आई.
पत्र का संक्षिप्त संस्करण
बहुत से लोग पत्र के संक्षिप्त संस्करण का उपयोग करने का प्रयास करते हैं, क्योंकि उनका मानना है कि इससे उन्हें अनुरोध पर ध्यान केंद्रित करने और प्राप्तकर्ता को इसे अधिक स्पष्ट रूप से समझाने की अनुमति मिलती है। इस प्रकार के अनुरोध पत्र में केवल आपके उद्देश्य और आवश्यक सेवाओं या कार्यों का उल्लेख होना चाहिए। उदाहरण पत्र:
रूस, निज़नी नोवगोरोड
ईसीएमजेड उद्यम के महानिदेशक को
प्रिय मिखाइल व्लादिमीरोविच!
इस तथ्य के कारण कि हमारा स्कूल दो पालियों वाला स्कूल है, कृपया हमारे लिए एक अलग भोजन योजना तैयार करें, जिसमें पहली पाली में कक्षा 1-6 के छात्रों के लिए नाश्ता और दूसरी पाली में कक्षा 7-11 के छात्रों के लिए दोपहर का भोजन शामिल है।
MAOU सेकेंडरी स्कूल नंबर 69 के निदेशक प्लॉटनिकोवा एम. एस.
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1 टिप्पणी
यह एक बहुत ही आवश्यक चीज़ है, और अगर यह काम भी करती है, तो भी इस परियोजना के लिए कोई कीमत नहीं होगी। हम तीन साल से अभियोजक के कार्यालय, ओम्स्क शहर के प्रशासन के पास जा रहे हैं और कोई भी स्पष्ट चीज़ों को समझना नहीं चाहता है। , एक महीने के बाद वे एक-दूसरे को आगे बढ़ाते हैं और यहीं सब खत्म हो जाता है, अभियोजक के कार्यालय, जांच समिति, प्रशासन और उसके सभी विभागों में हर जगह आपसी जिम्मेदारी होती है। एक महीने में मैं निश्चित रूप से अखबार का उपयोग करूंगा, क्योंकि अपनी शिकायतों में मैंने पहले ही मीडिया से संपर्क करने के अपने इरादे के बारे में सभी को सूचित कर दिया है
संगठन (नाम) आपसे इस विषय पर एक प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित करने में सहायता करने के लिए कहता है
इवेंट की तारीख और समय:
^ प्रोजेक्टर, स्क्रीन, लैपटॉप,
प्रेस कॉन्फ्रेंस की तस्वीरें
^ प्रेस कॉन्फ्रेंस का ऑनलाइन प्रसारण
^ डिस्क पर फ़ोटो या वीडियो जलाना
प्रेस कॉन्फ्रेंस के बाद कॉफ़ी ब्रेक
संपर्क व्यक्ति और निर्देशांक:
समान:
ओम्स्क क्षेत्र के लिए शिक्षा मंत्रालय धर्मार्थ फाउंडेशन के कर्मचारियों से, "मैं नहीं तो और कौन" से हर संभव सहायता प्रदान करने के लिए कहता है।
सम्मेलन में भाग लेने के लिए छात्रों, स्नातक, स्नातक छात्रों और युवा वैज्ञानिकों को आमंत्रित किया जाता है। सम्मेलन की अवधि 2 दिन है. में।
राज्य और कानून संस्थान आपको "आधुनिक" विषय पर अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन में भाग लेने के लिए आमंत्रित करता है।
हम आपको अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन "सीआईएस देशों में कानून के विकास में सामयिक मुद्दे" में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं।
हम आपसे स्ट्रॉयडॉम कंपनी की कंप्यूटर सेंटर मशीनों को स्थापित करने और स्थापित करने में सहायता प्रदान करने के लिए कहते हैं
हम आपको छात्रों और युवा वैज्ञानिकों के वार्षिक VIII अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन "रूसी" में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं।
अंतर्राष्ट्रीय वैज्ञानिक और व्यावहारिक सम्मेलन "शैक्षणिक विज्ञान समस्याएं और उपलब्धियाँ" की आयोजन समिति आपको भाग लेने के लिए आमंत्रित करती है।
यदि भुगतान दस्तावेजों में कोई त्रुटि है, तो बैंक या प्रतिपक्ष को एक विशेष पत्र द्वारा इसके सुधार के बारे में सूचित किया जाता है। अधिसूचना को सही ढंग से तैयार करने के लिए भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए एक नमूना पत्र डाउनलोड करें।
लेख से जानें:
भुगतान के उद्देश्य को बदलने के बारे में एक पत्र एक दस्तावेज़ है जो कानूनी विवाद के पाठ्यक्रम को प्रभावित कर सकता है। बहुत कुछ ऐसे पत्र की सामग्री और उसके भेजने के समय पर निर्भर करता है। यदि देनदार समय पर पत्र भेजता है, तो वह लेनदार के दावों पर सीमाओं की अवधि बढ़ा सकता है। भुगतान का एक सटीक संकेत देनदार को दंड से बचाएगा यदि यह पता चलता है कि उसने समय पर धन हस्तांतरित किया था, लेकिन लेनदार ने गलती की और किसी अन्य समझौते के खिलाफ भुगतान को गलत तरीके से ऑफसेट कर दिया।
भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए एक पत्र तैयार करना, नमूने डाउनलोड करना और समकक्षों और बैंक को तुरंत सूचित करना।
समय पर भेजा गया भुगतान स्पष्टीकरण पत्र विवादों के जोखिम को कम करता है
भुगतान का उद्देश्य भुगतान आदेश में दर्शाया गया है, क्योंकि हस्तांतरित धनराशि की पहचान करना आवश्यक है। बैंक को ऑपरेशन करने के लिए, धनराशि स्थानांतरित करने के आदेश में सुधार नहीं होना चाहिए (खंड 5.2, 2 पैराग्राफ 2.4, विनियम संख्या 383-पी)। लेकिन भुगतानकर्ता भुगतान संबंधी जानकारी स्पष्ट कर सकता है। ऐसा करने के लिए, भुगतान के उद्देश्य में बदलाव के बारे में सूचित करते हुए बैंक को एक पत्र भेजा जाता है।कई बार कंपनी ऐसा नोटिस जारी करने पर भी स्थिति नहीं बदलती. विवाद होने पर अव्यवस्था एक समस्या बन जाती है। परिणामस्वरूप, एक वकील के कार्य उस पक्ष पर निर्भर करते हैं जिसके हितों का वह अदालत में प्रतिनिधित्व करता है। कंपनी के कर्मचारियों द्वारा की गई गलतियाँ आपके प्रतिद्वंद्वी के पक्ष में तर्क बन सकती हैं या इसके विपरीत, आपकी स्थिति को मजबूत कर सकती हैं। आइए विचार करें कि पत्र में क्या इंगित किया जाना चाहिए और यह विवाद के समाधान को कैसे प्रभावित करता है।
सुनिश्चित करें कि आप भुगतान सही ढंग से भेज रहे हैं
कानून किसी तीसरे पक्ष के लिए भुगतान करने पर रोक नहीं लगाता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 313)। लेनदार ऐसे प्रदर्शन को स्वीकार करने के लिए बाध्य है। लेकिन किसी अनुचित व्यक्ति के प्रति दायित्व को पूरा करने के संभावित परिणामों का जोखिम देनदार द्वारा वहन किया जाता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 312)। यदि वह गलती से धनराशि स्थानांतरित कर देता है, तो लेनदार उसके खिलाफ दावा दायर करने और ऋण की मांग करने का अधिकार नहीं खोएगा। देनदार को समय बर्बाद करना होगा और अनुचित प्राप्तकर्ता से भुगतान एकत्र करना होगा।
उदाहरण के लिए, एक लेनदार अदालत गया और धन की वापसी की मांग की। देनदार ने आपत्ति जताई क्योंकि उसने धनराशि उस व्यक्ति को हस्तांतरित कर दी थी जिसे लेनदार ने दावे का अधिकार सौंपा था। अदालत ने देनदार के कार्यों को भुगतान दायित्वों की अनुचित पूर्ति माना, क्योंकि देनदार और लेनदार ऋण को समाप्त करने के लिए एक अलग प्रक्रिया पर सहमत हुए थे। किसी तीसरे पक्ष को धनराशि हस्तांतरित करने से देनदार को देरी के लिए जिम्मेदारी से राहत मिल गई ()।
इस जोखिम से बचने के लिए, लेनदार को भुगतान के स्पष्टीकरण के बारे में एक पत्र में सूचित करें।
भुगतान के उद्देश्य को बदलने के बारे में पत्र ने विवाद के नतीजे को प्रभावित किया
यदि पार्टियां मौद्रिक लेनदेन के लिए आधार नहीं बताती हैं, लेकिन साथ ही साथ कई पारस्परिक दायित्व भी हैं, तो विवाद उत्पन्न हो सकता है। उदाहरण के लिए, प्राप्तकर्ता उस दायित्व के विरुद्ध भुगतान की भरपाई कर सकता है जिसके लिए भुगतान की समय सीमा अभी तक नहीं आई है (या अधिक भुगतान को ध्यान में नहीं रखा जा सकता है), और देर से भुगतान आने पर जुर्माना लगा सकता है। ऐसा तब होता है जब पार्टियों के पास किसी समझौते को समाप्त करने और भुगतान के आधार के रूप में केवल खाता संख्या इंगित करने का समय नहीं होता है। इस मामले में, जब समझौते पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो आपको भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट करना होगा और स्पष्टीकरण के बारे में जानकारी के साथ एक पत्र भेजना होगा।
ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब कंपनी ने भुगतान के उद्देश्य को गलत तरीके से दर्शाया होता है। इस मामले में, जितनी जल्दी हो सके प्रतिपक्ष और बैंक दोनों को स्पष्टीकरण के साथ एक पत्र भेजें। इस तरह की कार्रवाइयों से दावों से बचने में मदद मिलेगी।
यदि कोई बेईमान प्रतिपक्ष एक समझौते के तहत अधिक भुगतान की भरपाई दूसरे के खिलाफ नहीं करता है और जुर्माना की मांग करता है, तो रसीद टिकट के साथ बैंक को लिखा गया पत्र अदालत में सबूत बन जाएगा।
पत्र ने हमें विवाद जीतने की अनुमति दी
आपूर्तिकर्ता और खरीदार ने दो अनुबंध किए। खरीदार ने दोनों समझौतों के लिए अग्रिम भुगतान किया। भुगतानों में से एक के उद्देश्य में मैंने खाता संख्या का संकेत दिया। आपूर्तिकर्ता ने फैसला किया कि खरीदार ने माल के लिए आंशिक भुगतान किया है और उस पर कर्ज है। अदालत ने भुगतान आदेशों की जांच की। उन्होंने पाया कि बाद में भुगतान का उद्देश्य किसी भी समझौते के अनुरूप नहीं था। हस्तांतरित राशि उस मूल्य से अधिक है जिस पर पार्टियों ने पहले समझौते में सहमति व्यक्त की थी। और खरीदार ने दावा प्राप्त करने से पहले बैंक को एक पत्र भेजकर स्पष्टीकरण मांगा।
खरीदार ने बैंक से दोनों समझौतों के बीच धन वितरित करने के लिए कहा ताकि दोनों समझौतों के तहत अग्रिम भुगतान किया जा सके। प्रतिवादी ने मामले की फाइल में एक पत्र प्रस्तुत किया जिसमें भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट करते हुए एक बैंक नोट के साथ इसकी रसीद का संकेत दिया गया। परिणामस्वरूप, अदालत ने आपूर्तिकर्ता के दावों को संतुष्ट करने से इनकार कर दिया। उन्होंने निष्कर्ष निकाला कि माल के लिए भुगतान करने की बाध्यता इसकी पूर्ति के साथ समाप्त हो गई ()।
पत्र के बिना, देनदार ने भुगतान के उद्देश्य का स्पष्टीकरण साबित नहीं किया और हार गया
यदि देनदार समय पर यह नहीं बताता कि उसने कितना भुगतान किया है, तो इससे उसे नुकसान हो सकता है। इस प्रकार, एक मामले में, लेनदार ने पूरी अवधि के लिए ऋण एकत्र किया क्योंकि प्रतिपक्ष ने भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट करने वाला पत्र नहीं भेजा था।
देनदार अदालत गया। उन्होंने भूमि पट्टा समझौते के तहत कर्ज की राशि निर्धारित करने की मांग की. उनका मानना था कि उन्होंने अधिक भुगतान किया था, और भुगतान की गई राशि का उपयोग जनवरी 2013 से 14 जुलाई 2016 की अवधि के लिए ऋण चुकाने के लिए नहीं किया गया था। लेनदार ने एक अलग दृष्टिकोण अपनाया। उनका मानना था कि सूचीबद्ध भुगतान आदेश दिनांक 07/05/2016 और 07/13/2016 के तहत भुगतान की भरपाई 07/14/2013 से 12/31/2015 की अवधि के दौरान उत्पन्न हुए ऋण से की जानी चाहिए।
अदालत ने देनदार को इनकार कर दिया क्योंकि उसने भुगतान की पुष्टि करने वाले पत्र जमा नहीं किए थे। इस बात का कोई सबूत नहीं है कि देनदार 2013 के बाद कर्ज चुकाने के लिए ये भुगतान करता है। उन दायित्वों का भुगतान जिनके लिए सीमाओं का क़ानून समाप्त हो गया है, कानून का खंडन नहीं करता है। यह व्यवहार किरायेदार द्वारा अपने दायित्वों की स्वैच्छिक पूर्ति को इंगित करता है (रूसी संघ के नागरिक संहिता के अनुच्छेद 206 के खंड 1)। जनवरी 2013 से अक्टूबर 2015 तक किए गए ऋण के विरुद्ध भुगतान आदेश दिनांक 07/13/2016 और 07/05/2016 के तहत भुगतान जमा करने वाले लेनदार के कार्य कानूनी हैं ()।
इस प्रकार, भुगतान के उद्देश्य को बदलने के बारे में एक पत्र की आवश्यकता न केवल त्रुटियों को ठीक करने के लिए है, बल्कि विवाद की स्थिति में अदालत में सबूत के रूप में भी है।
संलग्न फ़ाइलें
- भुगतान.डॉक के उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए प्रतिपक्ष को अधिसूचना
- payment.doc का उद्देश्य स्पष्ट करने के लिए बैंक को पत्र
व्यावसायिक पत्र सूचना और संदर्भ दस्तावेजों के समूह से संबंधित हैं और किसी संगठन की गतिविधियों के दस्तावेजीकरण में उपयोग किए जाने वाले अधिकांश आधिकारिक दस्तावेजों का गठन करते हैं।
व्यावसायिक पत्रविभिन्न सामग्रियों के दस्तावेज़ों के लिए एक सामान्यीकृत नाम है जो संगठनों के व्यावसायिक अभ्यास में प्राप्तकर्ताओं के बीच संचार और सूचना के हस्तांतरण के लिए काम करता है।
"पत्र" को दस्तावेज़ के एक प्रकार के रूप में प्रतिष्ठित नहीं किया गया है और इसलिए इसे दस्तावेज़ के शीर्ष भाग में दर्शाया नहीं गया है। पत्र निम्नलिखित कार्य करते हैं:
- – संचार का एक साधन हैं;
- - सूचना रिले का एक साधन हैं;
- - एक तथ्य की सूचना हैं.
ऐतिहासिक भ्रमण
रूस में पहले अक्षर - सन्टी छाल पत्र, एक नियम के रूप में, बहुत छोटे थे। सबसे लंबे चार्टर में 166 और 176 शब्द हैं। लेकिन अक्सर चार्टर बहुत छोटे होते हैं: अधिकांश पूरी तरह से संरक्षित चार्टर 20 शब्दों से अधिक लंबे नहीं होते हैं, उनमें से केवल कुछ ही 50 शब्दों से अधिक लंबे होते हैं।
अधिकांश बर्च की छाल पत्र निजी पत्र हैं। वे वर्तमान जीवन के विभिन्न प्रकार के मामलों के लिए समर्पित हैं - आर्थिक, पारिवारिक, मौद्रिक, व्यापार, आदि। निजी पत्रों की श्रेणी से निकटता से संबंधित किसानों की ओर से सामंती स्वामी को याचिकाएं (XIV-XV सदियों) हैं।
व्यावसायिक पत्र किसी संगठन का एक प्रकार का व्यवसाय कार्ड होता है। इसे कितने सही ढंग से और सौंदर्यपूर्ण ढंग से संकलित और डिज़ाइन किया गया है, इससे कोई इसमें काम करने वाले कर्मचारियों और समग्र रूप से संगठन के पेशेवर गुणों का आकलन कर सकता है।
व्यावसायिक पत्रों को निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:
प्रकार के अनुसार: गारंटी, अनुदेश, साथ, बधाई, धन्यवाद पत्र, आदि। व्यावसायिक पत्रों का प्रकार के आधार पर विभाजन उनके वर्गीकरण में महत्वपूर्ण है;
- - टाइप करके: मानक, स्टेंसिल, व्यक्तिगत;
- - आवेदन के क्षेत्र के अनुसार: वाणिज्यिक, प्रशासनिक, न्यायिक, आदि;
- - संरचना के अनुसार: व्यावसायिक पत्रों की संरचना सरल या जटिल हो सकती है;
- - दस्तावेज़ प्रवाह में स्थान के अनुसार: संगठन के संबंध में पत्र आवक या जावक हैं;
- - पत्राचार प्रक्रिया में जगह: सक्रिय, उत्तरदायी;
- - पत्राचार जारी रखने की आवश्यकता के अनुसार: व्यावसायिक पत्रों को प्रतिक्रिया पत्र (पूछताछ पत्र, अनुरोध पत्र) की आवश्यकता हो सकती है और प्रतिक्रिया पत्र (निर्देश पत्र) की आवश्यकता नहीं होती है;
- - प्राप्तकर्ताओं की कानूनी स्थिति के अनुसार: व्यावसायिक पत्र सरकारी निकायों, संगठनों, नागरिकों आदि से हो सकते हैं;
- – संगठन की गतिविधि के क्षेत्र में; पत्रों में उत्पादन, वित्तीय, परामर्श, परियोजना गतिविधियाँ आदि शामिल हो सकते हैं;
- – भेजने की विधि द्वारा: पत्र डाक, इलेक्ट्रॉनिक (इलेक्ट्रॉनिक संदेश), टेलीग्राफ (टेलीग्राम), प्रतिकृति (फैक्स संदेश), टेलीफोन (टेलीफोनोग्राम), टेलेक्स (टेलेक्स) द्वारा भेजे जा सकते हैं। भेजने की विधि के बावजूद, व्यावसायिक पत्र विशेष लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं। पाठ का पहला पृष्ठ प्रपत्र पर तैयार किया गया है, शेष पृष्ठ कागज की नियमित शीट पर हैं।
प्रपत्रों के लिए उपयोग किया जाने वाला मुख्य कागज़ का आकार A4 है। दस्तावेज़ की तैयारी के दौरान फॉर्म को मुद्रण, ऑनलाइन प्रिंटिंग टूल का उपयोग करके या सीधे कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके तैयार किया जाता है। फॉर्म तैयार करने की विधि संगठन की प्राथमिकताओं पर निर्भर करती है, रूसी संघ के हथियारों के कोट या रूसी संघ के घटक संस्थाओं के हथियारों के कोट का उपयोग करके फॉर्म के उत्पादन की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए।
पत्र तैयार करते और निष्पादित करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग करें:
- - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;
- - रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट;
- - संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);
- - संगठन कोड;
- - कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन);
- - आईएनएन/केपीपी;
- - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;
- - संगठन का नाम;
- - संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी;
- - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;
- - दस्तावेज़ की तारीख;
- - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;
- - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का लिंक;
- - पताकर्ता;
- - पाठ का शीर्षक;
- - दस्तावेज़ का पाठ;
- - आवेदन की उपस्थिति के बारे में एक निशान;
- - हस्ताक्षर;
- - सील छाप;
- - कलाकार के बारे में एक नोट.
पत्र पाठ की संरचना में शामिल हैं:
- - निवेदन;
- - सूचना भाग;
- - विनम्रता का अंतिम शिष्टाचार सूत्र।
व्यावसायिक पत्रों की शुरुआत पत्र प्राप्तकर्ता के व्यक्तिगत पते से होनी चाहिए। संबोधन का उद्देश्य प्राप्तकर्ता के साथ संपर्क स्थापित करना, सम्मान व्यक्त करना और पत्र की ओर उसका ध्यान आकर्षित करना है। पद के अनुसार संबोधन का सूत्र सबसे औपचारिक है; इसका उपयोग उच्च आधिकारिक पद (अध्यक्ष, अध्यक्ष, आदि) रखने वाले प्रबंधकों को संबोधित करते समय किया जाता है:
"प्रिय प्रेसिडेंट महोदय!";
"प्रिय श्रीमान अध्यक्ष!"
अंतिम नाम से संबोधित करना भी आधिकारिक है। आधिकारिक पत्राचार में अंतिम नाम (प्रथम नाम, संरक्षक या प्रारंभिक अक्षर के बिना) का उपयोग व्यापक रूप से किया जाता है, यह पूरी तरह से आधिकारिक है और पत्र के पते और पते के बीच कुछ दूरी की उपस्थिति को इंगित करता है:
"प्रिय श्री एंटोनोव!";
"प्रिय श्रीमती बेलोवा!"
व्यावसायिक संपर्कों को दर्शाने वाला सबसे आम विकल्प उन्हें नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करना है:
"प्रिय सर्गेई इवानोविच!";
"प्रिय इरीना निकोलायेवना!"
कर्मचारियों के किसी समूह को संबोधित करते समय या यदि संगठन के प्रबंधन के बारे में जानकारी प्राप्त करना कठिन हो, तो निम्नलिखित पते का उपयोग किया जाता है:
"श्रीमान!"
एक ही पेशेवर मंडल के व्यक्तियों को संबोधित करते समय, निम्नलिखित पते का उपयोग किया जाता है:
"प्रिय शाखा प्रबंधक!";
"प्रिय साथियों!"
पत्र का सूचना भाग आधिकारिक व्यावसायिक शैली का उपयोग करता है - प्रशासनिक प्रबंधन के क्षेत्र में संचार के लिए एक विशेष प्रकार की रूसी साहित्यिक भाषा।
सामान्य तौर पर, किसी पत्र के पाठ में पैराग्राफ में समूहीकृत वाक्य होते हैं। अनुच्छेदों के बीच स्पष्ट शब्दार्थ और शैलीगत संबंध होना चाहिए।
सर्वोत्तम धारणा के लिए, पत्र मुख्य रूप से एक मुद्दे को समर्पित होते हैं। हालाँकि, इसके विभिन्न पहलुओं को कवर करने के लिए, एक नियम के रूप में, पाठ की अतिरिक्त संरचना की आवश्यकता होती है। ऐसी संरचना में अक्सर पाठ को तीन भागों में विभाजित करना शामिल होता है: परिचयात्मक, मुख्य और अंतिम।
पाठ के परिचयात्मक भाग का उद्देश्य उस मुद्दे के सार को स्पष्ट करना है जिसने पत्र को जन्म दिया। इसमें एक पैराग्राफ हो सकता है।
पाठ का मुख्य भाग मुद्दे के विभिन्न पहलुओं का सुसंगत और विस्तृत तरीके से वर्णन करने का कार्य करता है। इसकी जटिलता और नवीनता के आधार पर, मुख्य भाग में एक से तीन या अधिक पैराग्राफ शामिल हो सकते हैं।
पाठ के अंतिम भाग में आमतौर पर एक पैराग्राफ होता है जिसमें निष्कर्ष, साथ ही प्राप्तकर्ता से अनुरोध (मांग, निर्देश) और लेखक की अपेक्षाओं की प्रकृति होती है।
अक्षरों का पाठ लिखते समय विशिष्ट भाषाई साधनों का चुनाव बहुत महत्वपूर्ण होता है। किसी पत्र में प्रस्तुतिकरण का सबसे आम रूप पाठ की मुख्य क्रिया को दर्शाने वाली क्रियाओं में प्रथम व्यक्ति बहुवचन का उपयोग है: "हम भुगतान की गारंटी देते हैं", "हम आपको सूचित करते हैं कि...", "कृपया भेजें..." , "हम विचार करने का सुझाव देते हैं...", "हम आपको निष्कर्ष पर ले जाते हैं...", "हम आपको याद दिलाते हैं कि...", आदि। आधिकारिक लेटरहेड पर एक पत्र लिखते समय, पत्र के पाठ को प्रथम व्यक्ति एकवचन में प्रस्तुत करने के रूप का उपयोग किया जाता है: "कृपया विचार करें...", "मैं इसे आवश्यक मानता हूं...", आदि।
सरकारी एजेंसियों के व्यवहार में, पत्र संगठन के नाम से शुरू होते हैं "रूसी संघ का कृषि मंत्रालय ऑफर करता है...", "रूसी संघ का संस्कृति मंत्रालय अनुरोध करता है..."।
अंतिम शिष्टाचार सूत्र भाषाई रूप से स्थिर वाक्यांश हैं जो आगे सहयोग की आशा, अभिभाषक की सीमित क्षमताओं के बारे में खेद आदि व्यक्त करते हैं:
"हमें खेद है कि हम आपके प्रस्ताव का लाभ नहीं उठा सकते";
"हम आगे सहयोग की आशा करते हैं।"
अंतिम विनम्रता सूत्र औपचारिक पत्रों में मौजूद नहीं हो सकता है, लेकिन यह लगभग हमेशा उन पत्रों का सार प्रस्तुत करता है जिनका पाठ कुछ हद तक व्यक्तिगत प्रकृति का होता है (उदाहरण के लिए, कृतज्ञता पत्र)। अंतिम विनम्रता सूत्र का उपयोग संदेश के अंत में आधिकारिक स्वर को कुछ हद तक म्यूट कर देता है।
अंतिम विनम्रता सूत्र हस्ताक्षर से पहले होता है और पत्र पाठ की अंतिम पंक्ति के नीचे स्थित होता है।
यदि कोई सेवा पत्र "प्रिय..!" पते से शुरू होता है, तो इसे अंतिम शिष्टाचार सूत्र "सम्मान के साथ" के साथ समाप्त होना चाहिए, जो पैराग्राफ से पाठ के नीचे 2-3 स्थानों पर मुद्रित होता है:
संबोधन और अंतिम विनम्रता सूत्र तथाकथित शिष्टाचार ढाँचे का निर्माण करते हैं। यदि पत्र में कोई पता न हो तो अंतिम सूत्र "सम्मान सहित" भी छोड़ दिया जाता है।
निम्नलिखित मानक फॉर्मूलेशन का उपयोग अंतिम विनम्रता सूत्र के रूप में भी किया जा सकता है:
"निरंतर सम्मान के साथ...";
"गहरे सम्मान के साथ...";
"गहरे सम्मान के साथ...";
"आभार और सम्मान के साथ...";
"आभार और सम्मान के साथ...";
"सम्मान और शुभकामनाओं के साथ..."
आइए मुख्य प्रकार के पत्रों पर विचार करें जो व्यावसायिक अभ्यास में सबसे अधिक पाए जाते हैं।
पत्र संदेश – एक व्यावसायिक पत्र जो आपसी हित की किसी भी घटना और तथ्य के बारे में सूचित करता है। एक संदेश पत्र सक्रिय हो सकता है या अनुरोध पत्र का जवाब हो सकता है। विशिष्टताओं के आधार पर, संदेश पत्र आमतौर पर छोटे होते हैं और उनमें एक या दो वाक्य होते हैं। संचार का एक पत्र किसी तर्क के साथ या सीधे संप्रेषित की जा रही जानकारी के विवरण के साथ शुरू हो सकता है। किसी संदेश पत्र को सीधे "मैं सूचित करता हूँ" या उसके किसी पर्यायवाची शब्द ("मैं निर्देशित करता हूँ", "मैं भेजता हूँ", "मैं प्रस्तुत करता हूँ") के साथ शुरू करने की अनुमति है, साथ ही:
"हमने तुम्हें बताया कि...";
"हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि...";
"हम आपको इसके बारे में सूचित करना आवश्यक समझते हैं...";
"हमने तुम्हें बताया कि...";
"हमने तुम्हें बताया कि...";
"हमने तुम्हें बताया कि...";
"हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि...";
"हम आपको यह सूचित करना आवश्यक समझते हैं कि...";
"हमें आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है कि..."
"हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि...";
"हमें आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है कि...";
"हमारी निरंतरता में... हम अपनी रिपोर्ट करते हैं...";
"अनुरोध पर... हम सूचित करते हैं...";
"मैं आपको यह सूचित करना अपना कर्तव्य समझता हूं कि...";
"मैं आपको यह सूचित करने के लिए अधिकृत हूं कि...";
"हम सूचित करते हैं...";
"उपरोक्त के आधार पर, हम इसे आवश्यक मानते हैं...";
"यह स्थापित किया गया है कि... से... तक की अवधि में";
"हम आपको सूचित करते हैं कि...", आदि।
एक नमूना संदेश पत्र परिशिष्ट 12 में प्रस्तुत किया गया है।
कवर लेटर - एक व्यावसायिक पत्र जो प्राप्तकर्ता को दस्तावेज़ (समझौते, कैटलॉग, रजिस्टर, आदि) या पत्र से जुड़ी भौतिक संपत्तियों को भेजने के बारे में सूचित करता है। कवर लेटर भेजना संगठनों के व्यावसायिक अभ्यास में अच्छे शिष्टाचार का एक नियम है और भेजे जाने वाले दस्तावेजों के साथ रिकॉर्डिंग और आगे प्रभावी जानकारी और संदर्भ कार्य में योगदान देता है।
कवर लेटर मानक वाक्यांशों से शुरू होता है:
"हम निर्देशन कर रहे हैं...";
"हम आपके सामने प्रस्तुत करते हैं...";
"हम आपके पास लौटते हैं...";
"हम तुम्हें भेज रहे हैं..."
इन वाक्यांशों से पहले इस प्रबंधन स्थिति से जुड़ी परिचयात्मक जानकारी दी जा सकती है:
"समझौते के अनुसार, हम आपको भेजते हैं...";
"कार्यक्रम के अनुसार, हम प्रस्तुत करते हैं...";
"हमारे समझौते की पुष्टि के लिए, हम भेज रहे हैं...", आदि।
कवर लेटर की एक विशिष्ट विशेषता एक नोट का समावेश है जो पाठ के नीचे एक अनुलग्नक की उपस्थिति को दर्शाता है।
एक नमूना कवर पत्र परिशिष्ट 13 में प्रस्तुत किया गया है।
अनुदेश (निर्देश, परिपत्र) पत्र – एक व्यावसायिक पत्र जिसमें बस्तियों, रिपोर्टिंग आदि के मुद्दों पर अधीनस्थ संगठनों को निर्देश (स्पष्टीकरण) होते हैं। इस प्रकार के पत्र राज्य और नगर निकायों के साथ-साथ उन संगठनों द्वारा भेजे जाते हैं जिनके अधीनस्थ संगठन होते हैं।
व्यवहार में, इस प्रकार के दस्तावेज़ों में, संगठनों के प्रमुख संगठन से संबंधित किसी विशिष्ट मुद्दे के संबंध में अनुज्ञा निर्देशों पर प्रकाश डालते हैं। संगठन के सभी कर्मचारी जिनकी गतिविधियाँ इस मुद्दे से संबंधित हैं, उन्हें निर्देश पत्रों से परिचित होना आवश्यक है। निर्देश पत्र में दर्ज सभी निर्देशों का अधीनस्थों द्वारा अनुपालन अनिवार्य है।
निर्देश पत्र पर राज्य (नगरपालिका) निकाय या संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
अनुदेश पत्र, पत्र के उद्देश्य के औचित्य या नियामक दस्तावेज़ के संदर्भ के साथ शुरू हो सकते हैं - "इस उद्देश्य के लिए...", "संकल्प के अनुसार... नहीं... दिनांक... ”, और वाक्यांश के साथ समाप्त करें "इस परिपत्र पत्र रिपोर्ट के निष्पादन पर... बाद में नहीं..."
अनुदेश का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 14 में प्रस्तुत किया गया है।
अनुरोध पत्र – एक व्यावसायिक पत्र, जिसका उद्देश्य आधिकारिक जानकारी, जानकारी, दस्तावेज़ प्राप्त करना या लेखक संगठन के लिए आवश्यक कुछ कार्रवाई शुरू करना है। बड़ी संख्या में प्रबंधन स्थितियाँ अनुरोध पत्रों की तैयारी को जन्म देती हैं।
अनुरोध पत्र में अनुरोध का औचित्य और अनुरोध का एक विवरण शामिल होता है। औचित्य में विधायी और अन्य नियमों, संगठनात्मक और कानूनी दस्तावेजों के संदर्भ शामिल हो सकते हैं। अनुरोध के कथन से पहले औचित्य अवश्य होना चाहिए। अनुरोध की स्पष्टता, इसकी विशिष्ट प्रकृति के साथ-साथ ऐसे मामलों में जहां अनुरोध का गठन करने वाले कार्यों का कार्यान्वयन संगठन, विभाग या अधिकारी की जिम्मेदारी है, औचित्य अनुपस्थित हो सकता है। अक्सर एक अनुरोध "पूछना" क्रिया का उपयोग करके व्यक्त किया जाता है:
"कृपया सूचित करें...";
"भुगतान करें...";
"हम आपसे प्रदान करने के लिए कहते हैं...";
"हम आपसे इसके बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहते हैं...";
"हम आपसे पुष्टि करने के लिए कहेंगे...";
"हम आपसे स्वीकार करने के लिए कहते हैं...";
"दूसरी बार, हम आपसे तुरंत भुगतान करने के लिए कहते हैं...";
"मैं आपसे मेरे पते पर भेजने के लिए कहता हूं..."
"कृपया...";
"कृपया भुगतान करें...";
"कृपया निर्देश दें...";
"हम आपसे विचार करने के लिए कहते हैं...";
"मैं तुम्हें सूचित करता हूँ और पूछता हूँ...";
"कृपया सूचित करें...";
"प्रारंभिक समझौते के अनुसार, मैं आपसे पूछता हूं...";
"हम इसमें सहायता माँगते हैं...";
"मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं और पूछना चाहता हूं...";
"कृपया कार्रवाई करें...";
"इसके अलावा...कृपया विचार करें...";
"ध्यान में रखते हुए; कि...; हम अनुरोध करते हैं...";
"हम आपसे एक अवसर ढूंढने के लिए कहते हैं...";
"हम आपसे इस मुद्दे पर विचार करने के लिए कहते हैं...";
"हम आपसे विनम्रतापूर्वक पुष्टि करने के लिए कहते हैं...";
"हमारे समझौते के अनुसार, हम अनुरोध करते हैं...", आदि।
एक अनुरोध क्रिया "पूछें" के बिना तैयार किया जा सकता है, उदाहरण के लिए: "हम मुद्दे के सकारात्मक समाधान की आशा करते हैं...";
"अगर आप भेजेंगे तो हम बहुत आभारी होंगे...";
"हम आभारी होंगे यदि आप...";
"कृपया मुझे बताओ...";
"यह वांछनीय होगा...";
"हम चाहेंगे...";
"हम चाहेंगे...";
"हमें उम्मीद है कि आप हमारी अपील पर विचार करना संभव समझेंगे"; "हम आपसे पूछना चाहेंगे...";
"मुझे आपसे एक अनुरोध पूछना है...";
"हम इसके द्वारा सूचित करते हैं और अनुरोध करते हैं कि आप तुरंत प्रदान करें..."; "हम आपके आभारी होंगे यदि आप...";
"हम आभारी होंगे...";
"हम इसके लिए आभारी रहेंगे...";
"हम बहुत होंगे...";
"हमें उम्मीद है कि आप इसे संभव मानेंगे...";
"हमें खुशी होगी; यदि आप...";
"हम आपसे पूछ रहे हैं...";
"इससे स्वयं को परिचित करना उचित होगा...";
"हम चाहेंगे..." आदि।
एक पत्र में कई अनुरोध हो सकते हैं। इस मामले में, निम्नलिखित भाषा अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:
"हम आपसे विचार करने (प्रदान करने, आचरण करने...)" के लिए भी कहते हैं; "उसी समय, हम आपसे पूछते हैं..."
अनुरोध पत्र पर संगठन के प्रमुख या आधिकारिक तौर पर अधिकृत अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। अनुरोध पत्र के लिए प्रतिक्रिया पत्र की आवश्यकता होती है।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि अनुरोध अन्य पत्रों में भी शामिल हो सकता है, उदाहरण के लिए, कवरिंग लेटर, गारंटी पत्र आदि में।
एक नमूना अनुरोध पत्र परिशिष्ट 15 में प्रस्तुत किया गया है। प्रतिक्रिया पत्र- अनुरोध पत्र के जवाब के रूप में लिखा गया एक व्यावसायिक पत्र। उत्तर सकारात्मक या नकारात्मक (इनकार पत्र) हो सकता है।
प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, भाषाई समानता के सिद्धांत का पालन किया जाना चाहिए: प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में उसी भाषा अभिव्यक्ति और शब्दावली का उपयोग किया जाना चाहिए जो लेखक ने पहल पत्र में उपयोग किया था।
याद रखना महत्वपूर्ण है!
आपको प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में प्राप्त पत्र का लिंक शामिल नहीं करना चाहिए ("आपके दिनांकित पत्र के लिए... नहीं...")। प्राप्त पत्र से लिंक करने के लिए, फॉर्म विवरण में "प्राप्त दस्तावेज़ की तारीख और संख्या का लिंक" शामिल है, जहां पहल पत्र के बारे में जानकारी दर्ज की गई है। प्रतिक्रिया पत्र इन शब्दों से शुरू हो सकता है: "आपके पत्र के जवाब में, हम सूचित करते हैं...", "आपके पत्र के जवाब में, हम सूचित करते हैं..."।
प्रतिक्रिया पत्रों में प्रयुक्त मानक वाक्यांश:
"हम आपको सूचित करते हैं...";
"हम आपको सूचित करते हैं...";
"आपके अनुरोध के जवाब में, हम सूचित करते हैं...";
"दुर्भाग्य से, हम नहीं कर सकते...";
"हमें बड़े अफसोस के साथ...";
"हमारी आपसी संतुष्टि के लिए...";
"आपके अनुरोध के अनुसार, हम भेज रहे हैं..."।
सकारात्मक प्रतिक्रिया पत्र का मानक पाठ इस तरह दिख सकता है:
नकारात्मक उत्तर को उचित ठहराया जाना चाहिए; स्पष्टीकरण के बिना अनुरोध को अस्वीकार नहीं किया जाना चाहिए। यदि संगठन - पत्र के लेखक के पास इस बात की जानकारी है कि कौन, किन परिस्थितियों में, कब इस अनुरोध पर सकारात्मक प्रतिक्रिया दे सकता है, तो इस जानकारी के बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करने की सिफारिश की जाती है।
अस्वीकृति पत्रों में प्रयुक्त मानक वाक्यांश:
"हमें आपको यह बताते हुए खेद है कि हम निम्नलिखित कारणों से आपके अनुरोध को पूरा नहीं कर पाएंगे...";
"के कारण... हमारा संगठन नहीं कर सकता..."।
एक नमूना प्रतिक्रिया पत्र परिशिष्ट 16 में प्रस्तुत किया गया है।
ध्यान देना!
व्यावसायिक संचार अशिष्टता और व्यवहारहीनता की अनुमति नहीं देता है और भागीदारों के बीच संचार का एक तटस्थ स्वर मानता है। इस संबंध में, आधिकारिक पत्रों में सीधे इनकार से बचने की सिफारिश की जाती है।
अनुस्मारक पत्र- एक पत्र जो बार-बार किसी तथ्य की रिपोर्ट करता है, और इसका उपयोग उन मामलों में भी किया जाता है जहां प्रतिपक्ष संगठन अपनी कार्यात्मक जिम्मेदारियों या स्वीकृत समझौतों से उत्पन्न होने वाली कार्रवाई नहीं करता है।
अनुस्मारक पत्र के पाठ में, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं: एक दस्तावेज़ का लिंक जो पार्टियों या परिस्थितियों के दायित्वों को रिकॉर्ड करता है जिसके संबंध में संगठन कुछ कार्रवाई करने के लिए बाध्य है, और ऐसे या अन्य प्रदर्शन करने का अनुरोध करता है कार्रवाई.
अनुस्मारक पत्र का मुख्य वाक्यांश क्रिया है "मैं याद दिलाता हूं (याद दिलाता हूं)।"
अनुस्मारक पत्रों के मूल मॉडल और डिज़ाइन:
"एक पत्र में...हमने आपको सूचित किया कि...";
"हालाँकि, आज तक हमें आपसे कोई प्रतिक्रिया नहीं मिली है";
"आपको इसकी याद दिलाते हुए, हम पूछते हैं...";
"यदि समय सीमा के भीतर कोई प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं होती है...";
"हम आपको याद दिलाते हैं कि संयुक्त कार्य योजना के अनुसार...";
"हम आपको अनुबंध की शर्तों के अनुसार पेशकश करते हैं...";
"समझौते संख्या के अनुसार... हम आपको दायित्वों की याद दिलाते हैं...";
"बार-बार याद दिलाने के बावजूद...";
"हमें तत्काल स्थिति की जानकारी दें";
"हम आपको दूसरी बार भेज रहे हैं...";
"हम आपको फिर से सूचित कर रहे हैं...";
"हम आपको फिर से याद दिलाते हैं...";
"हम विनम्रतापूर्वक पूछते हैं...";
"एक बार फिर... हम आपको याद दिलाते हैं...";
"नहीं तो हम मजबूर हो जायेंगे...";
"हम आपका ध्यान इस तथ्य की ओर आकर्षित करते हैं कि...";
"हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि..."
अनुस्मारक पत्र में एक और अतिरिक्त भाग हो सकता है, जिसमें उन प्रतिबंधों का उल्लेख है जो आवश्यक कार्रवाई करने में विफलता के मामले में लागू किए जाएंगे:
"यदि आप अपने दायित्वों को पूरा करने में विफल रहते हैं, तो आप दंड के अधीन होंगे," आदि।
एक नमूना अनुस्मारक पत्र परिशिष्ट 17 में दिया गया है।
आभार पत्र (आभार पत्र) - किए गए कार्यों के लिए आभार व्यक्त करने वाला एक व्यावसायिक पत्र (प्राप्त पत्र के लिए, जानकारी प्रदान करने के लिए, निमंत्रण के लिए)। अन्य प्रकार के पत्रों की तुलना में कृतज्ञता पत्र कम औपचारिक होते हैं और अधिक स्वतंत्र रूप में लिखे जाते हैं।
पत्र के मुख्य वाक्यांश निम्नलिखित हो सकते हैं: "इसके लिए धन्यवाद...";
"हम इसके लिए आपको धन्यवाद देते हैं...";
"हम आपके आभारी हैं...";
"हम इसके लिए अपना आभार व्यक्त करते हैं...";
"आपके पत्र के प्रति आभार व्यक्त करते हुए हम आपको सूचित करते हैं कि...";
"हमें निमंत्रण मिला है, जिसके लिए हम बहुत आभारी हैं"; "इसके लिए अग्रिम धन्यवाद...";
"हम कृतज्ञतापूर्वक पुष्टि करते हैं...";
"हम आपके प्रति अपना आभार व्यक्त करते हैं...";
"मुझे इसके लिए धन्यवाद दें...";
"मैं आपके प्रति अपनी हार्दिक कृतज्ञता व्यक्त करता हूँ...";
"आपकी सहायता के लिए धन्यवाद...";
"हम आपके आभारी हैं...";
"हमें आपका निमंत्रण मिला है..., जिसके लिए हम आभारी हैं..."; "आपके पत्र को संबोधित करते हुए, प्रदान करने के लिए धन्यवाद...", "हम इसके लिए आपके प्रति अपनी गहरी कृतज्ञता व्यक्त करते हैं...";
"इस संबंध में, मैं आपको धन्यवाद देना चाहता हूं...";
"मैं पूरे दिल से आपका आभार व्यक्त करता हूं...";
"... के लिए आभार व्यक्त करते हुए, हम आपको सूचित करते हैं कि...";
"इसके लिए हमारी हार्दिक कृतज्ञता...";
"गहरी कृतज्ञता के साथ...", आदि।
कृतज्ञता का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 18 में प्रस्तुत किया गया है।
पुष्टिकरण पत्र - एक व्यावसायिक पत्र जिसमें प्राप्तकर्ता सूचना, दस्तावेज़ या अन्य सामग्री, पहले हुए समझौतों, इरादों आदि की प्राप्ति की पुष्टि करता है। प्रारंभिक समझौते की पुष्टि करते समय, पत्र के पाठ में इसके सार को संक्षेप में रेखांकित किया जाना चाहिए; दस्तावेजों की प्राप्ति की पुष्टि करते समय, आपको उनका नाम अवश्य बताना चाहिए। कुछ मामलों में, पुष्टिकरण पत्र संक्षेप में प्राप्त दस्तावेजों के सार को रेखांकित करता है।
इस प्रकार के पत्र का मुख्य भाषाई सूत्र क्रिया "मैं पुष्टि करता हूँ" है।
पुष्टिकरण पत्र के मूल मॉडल और डिज़ाइन:
"हम दस्तावेजों की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं (प्रारंभिक समझौता, सहमति, आदि)";
"हम बातचीत के दौरान हुए समझौतों की पुष्टि करते हैं...";
"हम अपने इरादे की पुष्टि करते हैं...";
"हम कृतज्ञतापूर्वक सामग्री की प्राप्ति स्वीकार करते हैं...", आदि।
एक पुष्टिकरण पत्र एक अनुरोध, इच्छा या प्रस्ताव के साथ समाप्त हो सकता है।
एक नमूना पुष्टिकरण पत्र परिशिष्ट 19 में दिया गया है।
अधिसूचना पत्र- सार्वजनिक कार्यक्रमों (बैठकें, सेमिनार, प्रदर्शनियां, सम्मेलन आदि) के बारे में सूचित करने वाला एक व्यावसायिक पत्र।
अधिसूचना पत्र, एक नियम के रूप में, संगठनों, संस्थानों और उद्यमों की एक विस्तृत श्रृंखला को उन्हें आकर्षित करने या चल रहे कार्यक्रमों में भाग लेने के लिए आमंत्रित करने के उद्देश्य से भेजे जाते हैं। अधिसूचना पत्र घटना, घटना के समय और स्थान के बारे में सूचित कर सकते हैं, और साथ ही भागीदारी को आमंत्रित कर सकते हैं, घटना में भागीदारी की शर्तों के बारे में सूचित कर सकते हैं और अन्य सहायक जानकारी शामिल कर सकते हैं। इस प्रकार, एक अधिसूचना पत्र एक साथ निमंत्रण पत्र हो सकता है या निमंत्रण पत्र से पहले हो सकता है।
अधिसूचना पत्र में संलग्नक हो सकते हैं जिनमें कार्यक्रम कार्यक्रम, भागीदारी के लिए आवेदन और अन्य सूचना सामग्री शामिल हो सकती है। ऐसे पत्र, एक नियम के रूप में, एक सूची में भेजे जाते हैं, इसलिए "पताकर्ता" विवरण सामान्य तरीके से स्वरूपित किया जाता है या बिल्कुल नहीं।
अधिसूचना पत्रों पर संगठन के प्रमुख या कार्यक्रम के आयोजन और संचालन के लिए जिम्मेदार उप प्रमुख के साथ-साथ कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से आयोजित होने पर कई प्रबंधकों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
एक नमूना अधिसूचना पत्र परिशिष्ट 20 में प्रस्तुत किया गया है।
आमंत्रण का पत्र – एक व्यावसायिक पत्र, जो एक प्रकार का अधिसूचना पत्र है। एक अधिसूचना पत्र से अंतर यह है कि यह लेटरहेड पर नहीं हो सकता है, इसका एक अलग प्रारूप, रंग, आभूषण, चित्र आदि के रूप में अतिरिक्त डिजाइन तत्व हो सकते हैं।
बड़ी संख्या में लोगों को आमंत्रित करते समय, स्टेंसिलयुक्त, पूर्व-निर्मित निमंत्रण पाठ का उपयोग किया जाता है। एक नियम के रूप में, निमंत्रण पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति या व्यक्तियों को संबोधित होते हैं, इसलिए वे पते वाले को "प्रिय..!", "प्रिय..!" संबोधित करने के लिए सूत्रों का उपयोग करते हैं, उदाहरण के लिए:
"प्रिय श्री स्टेपानोव!";
"प्रिय अलेक्जेंडर निकोलाइविच!";
"श्रीमान!";
"प्रिय शाखाओं के प्रमुखों!" वगैरह।
निमंत्रण पत्र ई-मेल द्वारा भेजे जा सकते हैं, लेकिन विशेष अवसरों पर निमंत्रण मेल या कूरियर द्वारा भेजा जाना चाहिए। निमंत्रण पत्रों में निम्नलिखित भावों का प्रयोग किया जाता है:
"हम आपको इसमें भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हैं...";
"हम आपसे इसमें भाग लेने के लिए कहते हैं...";
"हमें आपको आमंत्रित करने का सम्मान है...";
"हमारा निमंत्रण स्वीकार करें...";
"मुझे आमंत्रित करने की अनुमति दें (हम आमंत्रित करते हैं)...";
"हमें आपको यहां देखकर खुशी होगी...";
"हम आपकी भागीदारी के लिए बहुत आभारी होंगे...";
"यदि आप हमारा निमंत्रण स्वीकार कर सकें तो हम आभारी होंगे...";
"हम आपको आमंत्रित करते हैं... जो घटित होगा...", आदि।
निमंत्रण पत्र का मानक पाठ इस प्रकार दिखता है:
"23-25 मार्च 2014 को, एक वैज्ञानिक-व्यावहारिक सम्मेलन "शिक्षा - नया समय, नए दृष्टिकोण" होगा। हम आपसे सम्मेलन में अपनी भागीदारी की पुष्टि करने और 3-5 पृष्ठों के अपने भाषण का सार भेजने के लिए कहते हैं आपकी भागीदारी की पुष्टि के बाद आपको सूचना भेज दी जाएगी।”
एक नमूना निमंत्रण पत्र परिशिष्ट 21 में प्रस्तुत किया गया है।
निमंत्रण पत्र का उत्तर दें – सकारात्मक या नकारात्मक प्रतिक्रिया व्यक्त करने वाला व्यावसायिक पत्र। यदि निर्णय सकारात्मक है, तो संगठन तुरंत आयोजन में भाग लेने के लिए आवेदन भेज सकता है। नकारात्मक निर्णय के मामले में, इनकार के कारण को इंगित करना आवश्यक है, निमंत्रण पत्र की प्रतिक्रिया को इनकार के तर्क के साथ शुरू करना: "के संबंध में..."।
निमंत्रण पत्र का एक नमूना प्रतिक्रिया परिशिष्ट 22 में प्रस्तुत किया गया है।
बधाई पत्र (बधाई पत्र) – किसी अधिकारी या संगठन के पद पर महत्वपूर्ण घटनाओं से जुड़े विशेष अवसरों पर लिखा गया एक व्यावसायिक पत्र।
बधाई पत्र स्वतंत्र रूप में लिखे जाते हैं, वे या तो मात्रा में छोटे हो सकते हैं और उनमें एक या दो वाक्य शामिल हो सकते हैं, या काफी विस्तृत हो सकते हैं। बाद के मामले में, बधाई पत्र जीवन के मुख्य चरणों, उस व्यक्ति की गतिविधियों, जिसे बधाई संबोधित किया जाता है, और उसकी सबसे महत्वपूर्ण उपलब्धियों को निर्धारित करता है। यदि पत्र किसी संगठन या उसकी संरचनात्मक इकाई को संबोधित है, तो यह संगठन या इकाई की सबसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण उपलब्धियों को निर्धारित करता है।
व्यावसायिक व्यवहार में, बधाई के निम्नलिखित कारणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:
- - प्राप्तकर्ता संगठन और संगठन के प्रमुख की वर्षगाँठ, जन्मदिन;
- - पुरस्कार, प्रतियोगिताओं में जीत, निविदाएं जीतना;
- - व्यावसायिक और व्यावसायिक गतिविधियों में सफलता (उच्च पद पर नियुक्ति, मानद या विशेष उपाधि प्रदान करना, नई शाखा खोलना, आदि);
- - सार्वजनिक छुट्टियाँ (नया साल, क्रिसमस, पितृभूमि के रक्षक दिवस, आदि);
- – धार्मिक छुट्टियाँ (क्रिसमस);
- - आपके निजी जीवन में सुखद घटनाएँ (जन्मदिन, शादी, बच्चे का जन्म);
- - पारस्परिक रूप से लाभकारी साझेदारी समझौतों का समापन;
- - सहयोग की वर्षगांठ (आमतौर पर पहली या दौर वाली)।
अभ्यास
बधाई पत्र न केवल संगठन के लेटरहेड पर जारी किए जा सकते हैं, बल्कि विभिन्न रंगों के विशेष कागज, आभूषणों से सजाए गए, उच्च घनत्व आदि पर भी जारी किए जा सकते हैं।
बधाई पत्रों में निम्नलिखित प्रमुख वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है:
"आपको बधाई...";
"हम ईमानदारी से आपको बधाई देते हैं...";
"कृपया हमारी हार्दिक बधाई स्वीकार करें...";
"हम आपको हार्दिक बधाई देते हैं...";
"पर बधाई...";
"कृपया हमारी हार्दिक बधाई स्वीकार करें...";
"नए पद पर आपकी नियुक्ति पर बधाई";
"नई शाखा के उद्घाटन पर बधाई";
"चुनावों में आपकी सफलता के बारे में जानकर हमें खुशी हुई। आपकी जीत पर बधाई!" वगैरह।
बधाई पत्र का मानक पाठ इस तरह दिख सकता है:
"कृपया निदेशक मंडल के अध्यक्ष के रूप में आपके चुनाव पर हमारी हार्दिक बधाई स्वीकार करें। हम आपके अच्छे स्वास्थ्य और आपके काम में सफलता की कामना करते हैं। हमें विश्वास है कि आपका अनुभव और उच्च व्यावसायिकता कंपनी के आगे के विकास में मदद करेगी और इसकी स्थिति को मजबूत करेगी उच्च प्रौद्योगिकी का क्षेत्र।
बधाई पत्र का एक नमूना परिशिष्ट 23 में प्रस्तुत किया गया है।
बधाई पत्र का उत्तर दें – किसी अधिकारी या संगठन की स्थिति में महत्वपूर्ण घटनाओं से जुड़े विशेष अवसरों पर बधाई के जवाब के रूप में तैयार किया गया एक पत्र।
बधाई पत्र के जवाब के लिए मानक पाठ:
"मेरे जन्मदिन पर आपने मुझ पर जो ध्यान दिया उसके लिए धन्यवाद। आपके गर्मजोशी भरे और ईमानदार शब्दों के लिए धन्यवाद। मेरी ओर से, मैं आपके लिए बहुत खुशी और स्वास्थ्य, समृद्धि और खुशहाली की कामना करता हूं।"
बधाई पत्र का एक नमूना प्रतिक्रिया परिशिष्ट 24 में प्रस्तुत किया गया है।
प्रत्याभूत के पत्र - एक व्यावसायिक पत्र जो किए गए कार्य के लिए भुगतान या किसी चीज़ (सेवाएं, उत्पाद, परिसर, आदि) के प्रावधान की गारंटी देता है।
गारंटी पत्र में, लेखक संगठन कुछ दायित्वों को मानता है, इसलिए ऐसे पत्र पर कानूनी भार पड़ता है। गारंटी पत्र के पाठ में कार्य करने, सेवाएं प्रदान करने आदि का अनुरोध शामिल है और इसमें कानूनी रूप से महत्वपूर्ण वाक्यांश शामिल है: "हम भुगतान की गारंटी देते हैं," आदि। पत्र के पाठ में आगे, संगठन - गारंटी पत्र के लेखक का बैंक विवरण दिया गया है।
गारंटी पत्र पर संगठन के निदेशक और मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, हस्ताक्षर संगठन की मुख्य मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं।
जानना ज़रूरी है!
गारंटी पत्र की एक विशिष्ट विशेषता अपेक्षित "दस्तावेज़ के प्रकार का नाम" की उपस्थिति है, जो अन्य प्रकार के पत्रों में शामिल नहीं है। यह विवरण इस प्रकार दिखेगा - गारंटी पत्र.
गारंटी पत्र के मूल मॉडल और डिज़ाइन:
"हम ऋण चुकौती की गारंटी देते हैं...";
"हम... तक की राशि में ऋण पुनर्भुगतान की गारंटी देते हैं";
"हम भुगतान की गारंटी देते हैं। हमारा बैंक खाता...";
"हम रहने की जगह के प्रावधान की गारंटी देते हैं...";
"कंपनी गारंटी देती है...";
"इस पत्र के साथ हम गारंटी देते हैं...";
"(संगठन का नाम) (आपसे) सहायता प्रदान करने के लिए कहता है... (संगठन का नाम) गारंटी देता है...";
"हम सहायता प्रदान करने के लिए,... (संगठन का नाम) गारंटी प्रदान करने के लिए कहते हैं...";
"हम गारंटी देते हैं कि उपरोक्त आदेश के तहत आपूर्ति किए गए उपकरण आदेश में निहित विवरण, विनिर्देशों और विनिर्देशों के सभी मामलों में अनुरूप हैं";
"यदि कमीशनिंग की तारीख के भीतर... उपकरण ख़राब हो जाता है, तो हम अपने खर्च पर दोष को खत्म करने का वचन देते हैं";
"यदि... हम दोषपूर्ण उपकरण को निःशुल्क बदलने का वचन देते हैं";
"हम बिना किसी देरी के नए उपकरणों की आपूर्ति करने का वचन देते हैं";
"हम परिवहन और बीमा की लागत का भुगतान करने का वचन देते हैं," आदि।
गारंटी का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 25 में प्रस्तुत किया गया है।
सूचना पत्र – एक व्यावसायिक पत्र जिसमें प्राप्तकर्ता को आधिकारिक सूचना दी जाती है।
एक सूचना पत्र अर्थ में एक संदेश पत्र या एक विज्ञापन पत्र के समान होता है, लेकिन व्यापक और अधिक जानकारीपूर्ण होता है। ऐसा पत्र पत्राचार के तार्किक विकास का परिणाम है। यह प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है यदि उसके साथ संपर्क स्थापित हो गया है और वह व्यावसायिक संबंधों के बाद के विकास पर आपत्ति नहीं करता है। एक सूचना पत्र का उद्देश्य एक संदेश से कुछ हद तक बड़ा होना है ताकि प्राप्तकर्ता को व्यावसायिक संपर्क विकसित करने की लेखक की इच्छा और उनके कार्यान्वयन के कुछ पहलुओं के बारे में सूचित किया जा सके।
सूचना पत्र प्राप्तकर्ता के साथ प्रारंभिक संपर्क स्थापित करने में उपयोगी होते हैं, जिन्हें एक सिंहावलोकन प्रकृति की एक निश्चित मात्रा में अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जाती है। एक सूचना पत्र में प्राप्तकर्ता को पत्र में शब्दों का उपयोग करके अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रोत्साहन शामिल हो सकता है: "हमें आपके प्रश्नों का उत्तर देने में खुशी होगी।"
एक नमूना सूचना पत्र परिशिष्ट 26 में प्रस्तुत किया गया है।
आवेदन - पत्र - ऐसे मामलों में तैयार किया गया एक व्यावसायिक पत्र जहां कोई संगठन आयोजनों में भाग लेना चाहता है या किसी अन्य संगठन द्वारा प्रदान की गई सेवाएं प्राप्त करना चाहता है। वस्तुओं और सेवाओं के प्रावधान से संबंधित व्यावसायिक गतिविधियों में, एक एप्लिकेशन का उपयोग प्राथमिक दस्तावेज़ के रूप में किया जा सकता है जिसके आधार पर एक आदेश दिया जाता है और एक अनुबंध तैयार किया जाता है। एक विशेष प्रकार के आवेदन में किसी भी अधिकार को पंजीकृत करने, परमिट प्राप्त करने आदि के उद्देश्य से कार्यकारी अधिकारियों और सरकारी संगठनों को प्रस्तुत किए गए दस्तावेज़ शामिल होते हैं।
आवेदन को एकीकृत रूप में या वस्तुओं या सेवाओं की पेशकश करने वाले संगठन द्वारा तैयार की गई आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जा सकता है। पहले मामले में, इस तरह के आवेदन को तैयार करने में विक्रय संगठन द्वारा प्रस्तावित एक टेम्पलेट फॉर्म भरना शामिल होता है। यदि आवेदन निःशुल्क रूप में तैयार किया गया है, तो इसमें वह जानकारी शामिल है जो पत्र के लेखक के लिए आवश्यक है।
चूँकि आवेदन पत्र वास्तव में कुछ कार्य करने, सेवाएँ प्रदान करने, या किसी कार्यक्रम में प्रतिभागियों की सूची में शामिल होने का अनुरोध है, आवेदन का पाठ, एक नियम के रूप में, अनुरोध पत्रों के समान भाषा का उपयोग करता है:
"हम आपसे भाग लेने के लिए समूह में शामिल होने के लिए कहते हैं...";
"हम आपसे हमारी कंपनी के दो प्रतिनिधियों की भागीदारी प्रदान करने के लिए कहते हैं...";
"हम आपसे प्रतिभागियों के रूप में पंजीकरण करने के लिए कहते हैं...", आदि।
स्थिति के आधार पर, आवेदन पत्र के पाठ में कार्यक्रम में भाग लेने वालों, आवेदन के विषय, काम करने की शर्तों या चल रहे कार्यक्रमों में भाग लेने आदि के बारे में अतिरिक्त जानकारी शामिल होती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कार्यक्रम (सेमिनार, सम्मेलन, उत्सव, मेला, आदि) में भाग लेने के लिए आवेदन किया जाता है, तो निम्नलिखित जानकारी अवश्य दी जानी चाहिए:
- - घटना का नाम;
- - इसके आयोजन की तारीख;
- - भागीदारी का रूप (वक्ता, श्रोता, प्रतिभागी, आदि);
- – प्रतिभागी(प्रतिभागियों) का अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक नाम;
- - कार्य का स्थान, स्थिति;
- - ज़िप कोड, टेलीफोन नंबर, ईमेल पते के साथ डाक पता;
- – आयोजन के दौरान एक होटल की आवश्यकता.
ऐसे मामले में जब किसी प्रकार की सेवा के प्रावधान के लिए एक आवेदन तैयार किया जाता है, तो आवेदन के विषय के सभी आवश्यक पहलू और आवेदन के लेखक के बारे में सभी आवश्यक डेटा, पत्र प्रपत्र में शामिल लोगों के अलावा, शामिल होते हैं। संकेत दिया।
आवेदन में सेवाओं के लिए भुगतान या संबंधित कार्यक्रम में भागीदारी की गारंटी भी हो सकती है।
एक नमूना आवेदन पत्र परिशिष्ट 27 में दिया गया है।
जोड़ने का पत्र - मुख्य पत्र के बाद भेजा गया एक व्यावसायिक पत्र जिसमें अतिरिक्त जानकारी होती है। ऐसे पत्र की एक विशिष्ट विशेषता यह प्रत्यक्ष संकेत है कि यह पिछले पत्र की निरंतरता के रूप में कार्य करता है। यहीं से अनुवर्ती पत्र शुरू होना चाहिए, उदाहरण के लिए:
"पत्र के अतिरिक्त...";
"यह पत्र इसके अतिरिक्त है..."।
पूरक पत्र के पाठ में स्पष्ट होना चाहिए कि इसे भेजना क्यों आवश्यक था, उदाहरण के लिए:
"उत्पाद के घटकों की लागत में एक महत्वपूर्ण बदलाव के कारण... आपकी कंपनी के लिए प्रत्यक्ष हित..."।
जोड़ का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 28 में प्रस्तुत किया गया है।
माफ़ी पत्र - व्यावसायिक संबंधों में उल्लंघन के लिए प्राप्तकर्ता को माफी के अवसर पर लिखा गया एक पत्र। आधिकारिक व्यावसायिक पत्राचार में माफी के पत्र अपेक्षाकृत कम ही पाए जाते हैं। हालाँकि, कई मामलों में वे प्राप्तकर्ता से औपचारिक माफी मांगने और रिश्ते को सामान्य बनाने के लिए अपरिहार्य हो जाते हैं, खासकर अगर किसी अन्य तरीके से माफी मांगना संभव नहीं है।
माफी पत्रों की शुरुआत के लिए मानक शब्द है: "मैं आपसे (के लिए) ... के संबंध में मेरी माफी स्वीकार करने के लिए कहता हूं।" पत्र की शुरुआत में माफ़ी मांगी जानी चाहिए और उसके बाद ही अपनी अपील का कारण बताना चाहिए। साथ ही, एक पत्र के दौरान दो बार माफ़ी माँगने की प्रथा नहीं है। प्राप्तकर्ता के साथ संबंधों में अस्थायी व्यवधान के संबंध में अपना खेद यथासंभव ईमानदारी और दृढ़ता से व्यक्त करना बेहतर है। माफी पत्र का सामान्य लहजा सशक्त रूप से समाधानकारी होना चाहिए, लेकिन कृतघ्नतापूर्ण नहीं होना चाहिए।
माफी का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 29 में प्रस्तुत किया गया है।
शोक पत्र - खेद, सहानुभूति और संवेदना व्यक्त करने के लिए लिखा गया एक व्यावसायिक पत्र। इस प्रकार के पत्र का उपयोग प्राप्तकर्ता (रिश्तेदारों, सहकर्मियों) के करीबी लोगों की मृत्यु के संबंध में रोजमर्रा के व्यावसायिक पत्राचार में किया जाता है।
कम दुखद घटनाओं (प्राकृतिक आपदा, संगठन की गतिविधियों में बड़ी परेशानी) के मामले में, सहानुभूति और अफसोस की लिखित अभिव्यक्ति का उपयोग किया जाता है। इन पत्रों का उद्देश्य कारोबारी माहौल में मैत्रीपूर्ण समर्थन दिखाना है। व्यावसायिक संपर्कों के सामान्य क्रम का उल्लंघन करने वाली असहमति की स्थिति में लेखक और प्राप्तकर्ता के बीच संबंधों में गलतफहमी के मामले में लिखित संचार के इस रूप का सहारा लेने की अनुमति है। ऐसे पत्रों की शुरुआत संवेदना (सहानुभूति, अफसोस) के शब्दों से होनी चाहिए, उदाहरण के लिए: "मैं आपसे मेरी संवेदना स्वीकार करने के लिए कहता हूं..." या "मैं आपके प्रति अपनी सच्ची सहानुभूति व्यक्त करता हूं..."। यह अत्यधिक वांछनीय है कि ऐसे पत्र का समग्र स्वर सशक्त रूप से गर्म हो और आशा और आशावाद की भावनाओं की अभिव्यक्ति के लिए जगह छोड़े।
शोक संदेश का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 30 में प्रस्तुत किया गया है।
सिफारिशी पत्र - पत्राचार में भाग नहीं लेने वाले किसी तीसरे पक्ष के पक्ष में लेखक की ओर से प्राप्तकर्ता को याचिका का एक रूप। अक्सर, किसी संगठन द्वारा किसी कर्मचारी को इस संगठन में कार्य अनुभव, कर्मचारी की योग्यता और व्यक्तिगत गुणों की पुष्टि के लिए जारी किए गए अनुशंसा पत्र होते हैं।
सिफ़ारिश पत्र की शुरुआत के लिए एक विशिष्ट शब्द निम्नलिखित है: "इस पत्र के साथ, मुझे आपकी सिफ़ारिश करने का सम्मान प्राप्त हुआ है श्रीमान (श्रीमती)...।" इसके बाद, लेखक अपनी अपील के उद्देश्यों की ओर अभिभाषक का ध्यान आकर्षित करता है और अनुशंसित व्यक्ति के बारे में अपना विचार प्रस्तुत करता है। एक विस्तृत अनुशंसा सामान्य नहीं हो सकती; इसमें प्राप्तकर्ता के लिए इस व्यक्ति के बारे में एक वस्तुपरक प्रभाव बनाने के लिए अनुशंसित व्यक्ति के विशिष्ट फायदे (या नुकसान) का विवरण होना चाहिए।
यह दिलचस्प है!
कवि सर्गेई यसिनिन 9 मार्च, 1915 को सेंट पीटर्सबर्ग पहुंचे। उन्होंने शहर में जिस पहले व्यक्ति से मुलाकात की, वह एल. एल. ब्लोक थे। उन्होंने उन्हें सिफ़ारिश पत्र दिए, और यसिनिन के लिए साहित्यिक मंडलियों के लिए रास्ता खुला था।
व्यावसायिक व्यवहार में, तथाकथित, संगठनों की व्यावसायिक गतिविधियों के संचालन में उपयोग किए जाने वाले पत्रों के एक समूह को प्रतिष्ठित किया जा सकता है वाणिज्यिक पत्र. इस समूह में निम्नलिखित प्रकार के पत्र शामिल हैं।
अनुरोध पत्र - कुछ शर्तों के तहत माल के एक बैच की आपूर्ति की संभावना के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए या एक निश्चित आपूर्ति के लिए प्रस्ताव भेजने के अनुरोध के साथ संभावित खरीदार द्वारा संभावित विक्रेता को पूर्व-अनुबंध चरण में भेजा गया एक व्यावसायिक पत्र माल का बैच (एक निश्चित प्रकार की सेवा के प्रावधान के लिए)। माल की डिलीवरी और कीमत की शर्तों को संप्रेषित करने के लिए एक वाणिज्यिक अनुरोध को सूचना पत्र और अनुरोध पत्र से अलग किया जाना चाहिए। अनुरोध पत्र को एक आवेदन या आदेश भी नहीं माना जाता है, जो अन्य तत्वों और विवरणों के साथ अन्य प्रकार के पत्र हैं।
एक वाणिज्यिक अनुरोध में, खरीदार कुछ शर्तों के तहत एक निश्चित समय सीमा के भीतर माल की खेप वितरित करने की संभावना में रुचि रखता है, और डिलीवरी मूल्य का मुद्दा उठा सकता है। अनुरोध, एक नियम के रूप में, इंगित करता है: माल (सेवाओं) का नाम और वे शर्तें जिनके तहत माल प्राप्त करना वांछनीय है (मात्रा, माल की गुणवत्ता, मॉडल, ब्रांड, मूल्य, डिलीवरी का समय, डिलीवरी की शर्तें, आदि)। ).
भुगतान की शर्तें यह निर्धारित करती हैं कि खरीदार विक्रेता के साथ कब और कैसे समझौता करता है। डिलीवरी की शर्तें यह निर्धारित करती हैं कि सामान और जोखिमों की सुरक्षा की जिम्मेदारी कहां और किस बिंदु पर विक्रेता से खरीदार तक जाती है।
अंतर्राष्ट्रीय व्यापार में वितरण शर्तों का निर्धारण करते समय, वाणिज्यिक शर्तों के INCOTERMS शब्दकोश में निहित शर्तें ( अंतरराष्ट्रीयवाणिज्यिक शर्तें, INCOTERMS), इंटरनेशनल चैंबर ऑफ कॉमर्स द्वारा विकसित। शब्दकोश में अंतर्राष्ट्रीय बिक्री अनुबंधों में निहित परिवहन प्रक्रिया, डिलीवरी के निष्पादन आदि से संबंधित डिलीवरी की बुनियादी शर्तों पर शब्द शामिल हैं। प्रत्येक पद के लिए तीन अक्षर के संक्षिप्ताक्षर मानक हैं और संबंधित ओओपी प्राधिकारियों द्वारा इस पर सहमति व्यक्त की गई है। चूँकि INCOMERMS शब्दों का एक निरंतर विकसित होने वाला समूह है, अनुबंधों में इसका उपयोग करते समय, शब्दकोश के संस्करण को इंगित करना आवश्यक है।
कुछ शब्दकोश शब्द नीचे दिए गए हैं:
- -एफएएस ( मुक्तजहाज के किनारे) - जहाज के किनारे स्वतंत्र रूप से... (शिपमेंट बंदरगाह)। जब सामान जहाज के किनारे बर्थ पर रख दिया जाता है तो विक्रेता अपने दायित्वों को पूरा मानता है। इस बिंदु से, खरीदार को माल की हानि या क्षति की सभी लागतों और जोखिमों को वहन करना होगा। इस शब्द का प्रयोग केवल समुद्र या नदी जल परिवहन द्वारा परिवहन के लिए किया जाता है;
- -एफओबी ( मुक्तसवार) – बोर्ड पर निःशुल्क... (शिपमेंट पोर्ट)। शिपमेंट के सहमत बंदरगाह पर सामान जहाज की रेल से गुजरने के क्षण से जिम्मेदारी और जोखिम खरीदार पर आ जाते हैं। इस शब्द का प्रयोग केवल समुद्र या नदी जल परिवहन द्वारा परिवहन के लिए किया जाता है;
- - सीआईएफ ( लागतबीमा भाड़ा) - लागत, बीमा, गंतव्य के बंदरगाह को भुगतान किया गया भाड़ा। इस शब्द का प्रयोग केवल समुद्र या नदी जल परिवहन द्वारा परिवहन के लिए किया जाता है;
- - सीआईएफसी ( लागत बीमा माल ढुलाई और परिवहन) – सीआईएफ और मध्यस्थ आयोग;
- -डीएएफ ( सीमा पर दिया) - सीमा पर डिलीवरी। यह माना जाता है कि विक्रेता ने सीमा पर निर्दिष्ट बिंदु पर खरीदार को सौंपे जाने के क्षण से निर्यात के लिए सीमा शुल्क निकासी से गुजरने वाले सामान को वितरित करने के अपने दायित्वों को पूरा कर लिया है। इस शब्द का उपयोग किसी भी प्रकार के परिवहन के लिए किया जा सकता है, लेकिन मुख्य रूप से इसका उपयोग रेल और सड़क परिवहन के लिए किया जाता है।
व्यावसायिक अनुरोध में निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:
"कृपया इसके बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करें...";
"हम आपसे आपूर्ति की संभावना के बारे में हमें सूचित करने के लिए कहते हैं...";
"कृपया आपूर्ति के लिए एक प्रस्ताव बनाएं...", आदि।
मानक अनुरोध पत्र पाठ:
"VAMIT कंसर्न लकड़ी सुखाने की प्रौद्योगिकियों के अध्ययन में माहिर है। इस संबंध में, हम रूसी उद्यमों द्वारा उत्पादित सुखाने कक्षों को खरीदने और स्थापित करने में बेहद रुचि रखते हैं। हम आपसे मानक परियोजनाओं के सेट की कीमत पर विज्ञापन ब्रोशर और जानकारी भेजने के लिए कहते हैं। लकड़ी सुखाने के उपकरण के लिए वैज्ञानिक और तकनीकी दस्तावेज़ीकरण"।
अनुरोध का एक नमूना पत्र परिशिष्ट 32 में दिया गया है।
पूछताछ पत्र का उत्तर दें - माल (सेवाओं) के संभावित विक्रेता से माल (सेवाओं) के संभावित खरीदार के अनुरोध पर एक प्रतिक्रिया पत्र।
यदि विक्रेता अनुरोध की सभी शर्तों को पूरा करने के लिए तैयार है, तो वह तुरंत डिलीवरी के लिए प्रस्ताव भेज सकता है। हालाँकि, गुणवत्तापूर्ण प्रस्ताव तैयार करने में समय लगता है, इसलिए यह अनुशंसा की जाती है कि आप पहले सैद्धांतिक रूप से सहमत हों और फिर अगले पत्र तक प्रस्ताव भेजें।
किसी व्यावसायिक अनुरोध की प्रतिक्रिया हो सकती है:
- - प्रस्ताव पत्र (प्रस्ताव), यदि विक्रेता खरीदार के अनुरोध को तुरंत पूरा कर सकता है;
- - उत्पाद (सेवाओं) के बारे में सूचित करने वाला एक पत्र, यदि खरीदार ने विशेष रूप से उत्पाद के बारे में जानकारी का अनुरोध किया है;
- - अनुरोध पर विचार करने से इंकार।
बाद के मामले में, व्यावसायिक नैतिकता के लिए, सबसे पहले, आदेश के लिए आभार व्यक्त करना आवश्यक है, फिर उन कारणों की व्याख्या करें कि आदेश को स्वीकार और निष्पादित क्यों नहीं किया जा सकता है, उदाहरण के लिए:
"डिलीवरी के लिए आपके अनुरोध के लिए धन्यवाद... दुर्भाग्य से, इसके कारण... आपके आदेश को विचारार्थ स्वीकार नहीं किया जा सकता (निष्पादित)";
"आपके डिलीवरी अनुरोध के लिए धन्यवाद... दुर्भाग्य से, जिस उत्पाद में आप रुचि रखते हैं उसकी आपूर्ति केवल शर्तों के तहत ही की जा सकती है...";
"आपके डिलीवरी अनुरोध के लिए धन्यवाद... दुर्भाग्य से, जिस उत्पाद में आप रुचि रखते हैं वह पहले वितरित नहीं किया जा सकता है... हम आपसे डिलीवरी समय बदलने के लिए अपनी सहमति देने के लिए कहते हैं।"
किसी अनुरोध का मानक प्रतिक्रिया पाठ:
"अप्रैल 2014 में येकातेरिनबर्ग को 2000 ASUS VX239H मॉनिटर की आपूर्ति की संभावना के लिए आपके अनुरोध पर विचार करने के बाद, हम निर्दिष्ट समय सीमा के भीतर इन उत्पादों की आपूर्ति करने के लिए अपनी तत्परता की पुष्टि करते हैं।"
अनुरोध पत्र का एक नमूना प्रतिक्रिया परिशिष्ट 33 में प्रस्तुत किया गया है।
प्रस्ताव पत्र (प्रस्तुति पत्र) - सामान, सेवाएँ, सहयोग आदि की पेशकश करने वाले संभावित भागीदार को भेजा गया एक व्यावसायिक पत्र। व्यावसायिक गतिविधियों में ऐसे प्रस्ताव पत्र को व्यावसायिक प्रस्ताव या प्रस्ताव कहा जाता है।
प्रस्ताव यह हो सकता है:
- - पहले हुए मौखिक समझौते की लिखित पुष्टि;
- - पहले भेजे गए अनुरोध पत्र का जवाब;
- - एक स्वतंत्र प्रस्ताव, जो एक पहल दस्तावेज़ है। इस मामले में, यह विक्रय पत्र के रूप में कार्य करता है।
पहले दो मामलों में, प्रस्ताव अनुरोध पत्र के जवाब में या प्रारंभिक समझौतों के परिणामस्वरूप भेजा जाता है, इसलिए यह सक्रिय नहीं है। तदनुसार, पत्र की पहली पंक्ति प्रस्ताव भेजने की प्रेरणा को इंगित करती है।
एक वाणिज्यिक प्रस्ताव में अनुरोध की तुलना में कई अधिक अनिवार्य तत्व होते हैं। इसमें पैकेजिंग और लेबलिंग, गुणवत्ता, माल की कीमत, डिलीवरी मूल्य, पूरे बैच की लागत, भुगतान की शर्तों पर डेटा शामिल है। अप्रत्याशित घटना परिस्थितियों और मध्यस्थता स्थितियों में जोखिम मुआवजे के बारे में जानकारी प्रदान करना संभव है।
व्यावसायिक गतिविधियों में मुफ़्त और पक्के ऑफ़र (ऑफर) होते हैं। मुफ़्त ऑफ़र एक ऐसा प्रस्ताव है जिसे विक्रेता अनुबंध समाप्त करने से पहले पूरा करने से इंकार कर सकता है; यह विक्रेता को सामान बेचने के दायित्व से बाध्य नहीं करता है। मुफ़्त ऑफ़र के बारे में जानकारी पाठ की पहली पंक्ति में दी गई है (... हम आपको अपनी ओर से बिना किसी बाध्यता के एक ऑफ़र दे रहे हैं)। एक पक्का प्रस्ताव वह होता है जिसे विक्रेता के पास एक निश्चित तिथि तक अस्वीकार करने का अधिकार नहीं होता है।
एक विशिष्ट खरीदार को डिलीवरी की आवश्यक शर्तों (माल की मात्रा, गुणवत्ता, माल की कीमत, आदि) का संकेत देते हुए एक ठोस प्रस्ताव भेजा जाता है। एक पक्का प्रस्ताव विक्रेता को प्रस्तावित उत्पाद को उस व्यक्ति को बेचने के दायित्व से बांधता है जिसे वह इसे पेश कर रहा है, इसलिए एक मजबूत प्रस्ताव का एक अनिवार्य तत्व अंतिम पंक्ति में प्रस्ताव की वैधता अवधि को इंगित करना है, उदाहरण के लिए: " यह ऑफर तब तक वैध है...'' निर्दिष्ट अवधि के भीतर प्रतिक्रिया प्राप्त करने में विफलता प्रस्ताव को स्वीकार करने से इंकार करने के समान है।
उच्च गुणवत्ता वाला प्रस्ताव पत्र बनाने के लिए, आपको निम्नलिखित अवधारणाओं को समझने की आवश्यकता है:
- - स्वीकृति - विक्रेता की शर्तों पर किसी प्रस्ताव की स्वीकृति;
- - थोक में - पैकेजिंग के बिना बड़े आकार के कार्गो का परिवहन;
- - थोक में - बिना पैकेजिंग के टैंकों या टैंकरों में तरल पदार्थों का परिवहन;
- - थोक में - पैकेजिंग के बिना थोक कार्गो का परिवहन।
परिभाषित करने वाले सबसे आम अंतर्राष्ट्रीय शब्द
अदायगी की शर्तें:
- – एसीसी/एएसएस (ASSOUNT/ASSOUNT) – खाते से खाते तक;
- – वी/सी ( बिलसंग्रह के लिए) – संग्रह के लिए बिल;
- - सीबीडी (डिलीवरी से पहले नकद) - माल की डिलीवरी से पहले नकद भुगतान;
- - सीडी (दस्तावेजों के बदले नकद) - दस्तावेजों के बदले नकद भुगतान;
- - सीआईए (अग्रिम नकद) - नकद में पूर्व भुगतान।
साझेदार को दिए जाने वाले प्रस्ताव में विशिष्ट विस्तृत जानकारी होती है,
चूंकि अगला कदम किसी समझौते का निष्कर्ष, या सामान्य जानकारी हो सकता है, जो वास्तव में बातचीत शुरू करने का प्रस्ताव है।
ऑफ़र की संरचना इस प्रकार दिख सकती है:
भाग 1. परिचय:
- - अभिवादन;
- - पत्र लिखे जाने का कारण बताना।
संदेश के इस भाग में निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग किया गया है:
"आपके अनुरोध के जवाब में, हम आपको सूचित करते हैं कि...";
"हमें खुशी है कि आप हमारे साथ व्यावसायिक संपर्क स्थापित करना चाहते हैं";
"हम आपको वांछित नमूने और प्रस्ताव भेजने में प्रसन्न हैं...";
"हमारे प्रतिनिधि, श्री एन, हमें सूचित करेंगे कि आप हमारे उत्पादों में रुचि रखते हैं...";
"आपके अनुरोध के अनुसार...";
"हम अपने समझौते की पुष्टि करते हैं और आपको सूचित करते हैं कि हम डिलीवरी कर सकते हैं...";
"हमारे बिजनेस पार्टनर्स (एन) ने हमें सूचित किया है कि आप हमारे उत्पादों को अपनी रेंज में शामिल करने में रुचि रखते हैं...";
"हम आपको अपने उत्पादों की आपूर्ति करने के लिए तैयार हैं, और इसलिए हम आपके संदर्भ के लिए आपको हमारी नवीनतम सूची भेज रहे हैं।"
भाग 2. मुख्य भाग:
- - पूछे गए प्रश्नों के उत्तर;
- - वाणिज्यिक प्रस्ताव का अर्थ बताना (उत्पाद की विशिष्टता पर जोर, यदि इस उत्पाद के कुछ निर्माता हैं; मापदंडों पर जोर, उत्पाद के अंतर, यदि इस उत्पाद के कई निर्माता हैं; की बारीकियों पर जोर) कंपनी का कार्य और सेवाओं का प्रावधान, यदि इस उत्पाद के बहुत सारे निर्माता हैं)।
प्रयुक्त वाक्यांश:
"हम आपको एक विशेष पेशकश करने के लिए तैयार हैं";
"हम आपको प्रदान करते हैं...";
"हम आपको दृढ़तापूर्वक प्रस्ताव देते हैं...";
"हमारे समझौते की पुष्टि में, हम आपको पेशकश करते हैं...";
"संलग्न हम आपको नवीनतम मूल्य सूची के साथ अपना कैटलॉग भेजते हैं";
"हमारी विस्तृत मूल्य सूची आपको हमारे वर्गीकरण की समृद्धि के बारे में आश्वस्त करेगी";
"हमारा प्रस्ताव तब तक वैध है...";
"कीमतों में पैकेजिंग और शिपिंग लागत शामिल हैं";
"हम शर्तों पर काम करते हैं...";
"हम आपको छूट प्रदान करने के लिए तैयार हैं...";
"कृपया हमें बताएं कि क्या आप परीक्षण के लिए परीक्षण खरीद के लिए सहमत हैं";
"बशर्ते कि कच्चे माल की कीमतें अपरिवर्तित रहें...";
"हमारे उत्पादों को अत्यधिक महत्व दिया जाता है..."।
- अतिरिक्त ऑफर (ग्राहक के विशेष उपचार पर जोर)।
प्रयुक्त वाक्यांश:
"आपके लिए यह नया लेन-देन शुरू करना आसान बनाने के लिए, हम आपको हमारी कैटलॉग कीमतों पर...% की छूट देंगे";
"हमारे उत्पादों की उत्कृष्ट गुणवत्ता ने पूरी दुनिया में बहुत ध्यान आकर्षित किया है";
"मैं आपका ध्यान विशेष रूप से पदों की ओर आकर्षित करना चाहूँगा...";
"वह मॉडल जो आपके उद्देश्यों के लिए सबसे उपयुक्त है...";
"मैं विशेष रूप से आपको मूल्य सूची में अंकित वस्तुओं (उत्पादों) की अनुशंसा कर सकता हूं, क्योंकि वे बनाए गए थे...";
"आप लाभप्रद रूप से एक बड़ा बैच खरीद सकते हैं...";
"जैसा कि आप देख सकते हैं, हमारी कीमतें प्रतिस्पर्धी हैं";
"हमें विश्वास है कि हमारे उत्पादों की गुणवत्ता आपकी सभी अपेक्षाओं को पूरा करेगी";
"हम अपने सभी उत्पादों पर... एक साल की वारंटी देते हैं";
"गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए हमारे उत्पादों की सावधानीपूर्वक जांच की जाती है";
"हमें आपके साथ व्यावसायिक संबंध बनाने में खुशी होगी, और हमें विश्वास है कि आप हमारे उत्पादों को अपने स्टोर में सफलतापूर्वक बेचने में सक्षम होंगे";
"आपका पहला ऑर्डर आपको आश्वस्त करेगा कि हम ग्राहकों की सभी इच्छाओं को अत्यंत सावधानी से पूरा करने का प्रयास करते हैं।"
भाग 3. अंतिम:
- ध्यान देने के लिए आभार व्यक्त करना और सहयोग की आशा व्यक्त करना।
प्रयुक्त वाक्यांश:
"हमें जल्द ही आपसे ऑर्डर प्राप्त करके बहुत खुशी होगी";
"यदि आपके पास इस बारे में कोई प्रश्न है, तो आप हमें निम्नलिखित टेलीफोन नंबरों पर पा सकते हैं";
"यदि हमारा प्रस्ताव आपको पसंद नहीं आता है, तो हमें कारण बताने के लिए हम आपके आभारी होंगे";
"आपके अनुरोध पर, हमें आपको डिलीवरी और भुगतान की शर्तों के बारे में जानकारी प्रदान करने में खुशी होगी";
"हमें आपका आदेश देखकर और त्वरित, सटीक निष्पादन का वादा करके खुशी होगी।"
प्रस्ताव पत्र का मानक पाठ:
"हम आपके ध्यान में एक नई सूची प्रस्तुत करते हैं, जिसमें हमारी कंपनी द्वारा उत्पादित फर्नीचर की पूरी श्रृंखला शामिल है। हम एक मूल्य सूची भी भेज रहे हैं जो हमारे नियमित ग्राहकों को महत्वपूर्ण छूट प्रदान करती है। हालांकि, हम इन छूटों को लंबे समय तक बनाए नहीं रख सकते हैं। इसलिए हम आपको चालू माह के भीतर अपना ऑर्डर देने की सलाह देते हैं।"
एक नमूना प्रस्ताव पत्र परिशिष्ट 34 में दिया गया है।
प्रस्ताव पत्र का उत्तर - माल (सेवाओं) के संभावित खरीदार से माल (सेवाओं) के संभावित विक्रेता के प्रस्ताव पर प्रतिक्रिया पत्र।
व्यावसायिक शिष्टाचार के लिए किसी प्रस्ताव पर अनिवार्य प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, भले ही आप इसे स्वीकार न कर सकें।
किसी प्रस्ताव पत्र का जवाब प्रस्ताव की स्वीकृति या अस्वीकृति की पुष्टि करने वाला पत्र हो सकता है। खरीदार केवल प्रस्ताव की कुछ शर्तों से सहमत नहीं हो सकता है, फिर वह विक्रेता को एक काउंटर ऑफर भेज सकता है, जिसके परिणामस्वरूप वाणिज्यिक पत्राचार होता है, जिसके दौरान पार्टियां या तो डिलीवरी की सभी आवश्यक शर्तों पर एक समझौते पर आती हैं, या इनकार कर देती हैं। लेन-देन समाप्त करने के लिए. स्थिति के आधार पर, प्रस्ताव पत्र के जवाब में निम्नलिखित स्थिर अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जा सकता है:
"आपके प्रस्ताव के लिए धन्यवाद और आपको सूचित करता हूं कि हम एक सौदा करने के लिए तैयार हैं...";
"हम आपका प्रस्ताव स्वीकार करते हैं...";
"हम एक सौदे को समाप्त करने के लिए अपनी तत्परता की पुष्टि करते हैं...";
"आपके प्रस्ताव के लिए धन्यवाद, हालाँकि हमें इस समय इस वस्तु को खरीदने में कोई दिलचस्पी नहीं है।"
किसी प्रस्ताव पत्र के जवाब के लिए मानक पाठ:
"विद्युत नियंत्रण पैनलों को पूरा करने के लिए अतिरिक्त वर्तमान ट्रांसफार्मर की आपूर्ति करने के आपके प्रस्ताव के लिए धन्यवाद। हालांकि, हम आपके द्वारा बताई गई कीमत को बहुत अधिक मानते हैं। इसके अलावा, भुगतान की शर्तें, दुर्भाग्य से, हमारे लिए अस्वीकार्य हैं। हम वापस लौटने के लिए तैयार हैं यदि आप अपने प्रस्तावों को तदनुसार बनाना संभव समझते हैं।"
प्रस्ताव पत्र का एक नमूना प्रतिक्रिया परिशिष्ट 35 में दिया गया है।
मांग - पत्र - एक व्यावसायिक पत्र, जिसका उद्देश्य प्रतिपक्ष को उन स्थितियों में अपने दायित्वों को पूरा करने के लिए प्रोत्साहित करना है जहां पहले से स्वीकृत समझौतों का उल्लंघन हो।
मांग पत्रों में आमतौर पर एक जटिल संरचना होती है। वे विशिष्ट दस्तावेजों के संदर्भ में समझौतों की शर्तें प्रदान करते हैं, वर्तमान स्थिति का सार रेखांकित करते हैं, दायित्वों को पूरा करने की आवश्यकता के लिए आवश्यकता तैयार करते हैं और इन दायित्वों को पूरा करने में विफलता के मामले में संभावित प्रतिबंधों का संकेत देते हैं।
मांग पत्रों में मुख्य वाक्यांश ये हो सकते हैं:
"हम तत्काल मांग करते हैं कि आप इसे पूरा करें (भेजें, प्रदान करें, स्थानांतरित करें)...";
"हम मांग करते हैं कि हमारे दायित्वों को पूरा किया जाए...";
"हम मांग करते हैं कि आप इसे तुरंत लागू करें...", आदि।
संभावित प्रतिबंध निम्नानुसार तैयार किए जा सकते हैं:
"अन्यथा आप दंड के भागी होंगे...";
"अन्यथा, मामला मध्यस्थता न्यायालय में स्थानांतरित कर दिया जाएगा";
"अन्यथा, हम परिणामों के लिए जिम्मेदार नहीं हैं...", आदि।
मांग पत्र का एक नमूना प्रतिक्रिया परिशिष्ट 36 में प्रस्तुत किया गया है।
दावे का पत्र लेटरहेड पर तैयार किया जाता है। विधायी स्तर पर दावे दायर करने के लिए वर्तमान में कोई नियामक आवश्यकताएं नहीं हैं। लेकिन अभ्यास ने इसकी तैयारी और डिजाइन के लिए निम्नलिखित सिफारिशें विकसित की हैं।
- - दावा दायर करने का आधार (पार्टियों के बीच संपन्न समझौते का लिंक, गारंटी पत्र);
- - सार, दावे का विषय। यह इंगित किया जाना चाहिए कि किस दायित्व का उल्लंघन किया गया और किस हद तक (देरी, खराब गुणवत्ता, आदि);
- - दावे की वैधता (अनुबंधों, कृत्यों आदि के संदर्भ), नियामक दस्तावेजों के संदर्भ को इंगित करने वाले साक्ष्य जो दावे को संतुष्ट करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं;
- - आपके द्वारा की गई सामग्री और अन्य क्षति;
- - दावा भागीदार के कार्य; दावा निर्माता की विशिष्ट आवश्यकताएं (अनुबंध की समाप्ति, धन की वापसी, कम गुणवत्ता वाले सामान के प्रतिस्थापन की मांग, आदि) इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए समय सीमा का संकेत;
- - यदि दावा संतुष्ट नहीं है तो आपके कार्य। यदि दावा संतुष्ट नहीं होता है तो पत्र में न्यायिक अधिकारियों के पास अगली अपील के बारे में चेतावनी होनी चाहिए।
इस प्रकार के पत्र को विशिष्ट रूप से पहचानने के लिए, दस्तावेज़ पर पत्र के प्रकार को निर्दिष्ट करने की अनुमति है - दावा।
दावा (शिकायत) पत्र में पाठ का शीर्षक होना चाहिए जो इसकी मुख्य आवश्यकताओं को दर्शाता है, उदाहरण के लिए, "ऋण और दंड के भुगतान पर" या उस समझौते का लिंक शामिल होना चाहिए, जिसकी शर्तों का उल्लंघन किया गया था, उदाहरण के लिए, "पर पट्टा समझौते दिनांक __________ संख्या ________ के तहत दावा।
दावे (शिकायत) पत्र में दावे की वैधता की पुष्टि करने वाले सभी संलग्न दस्तावेजों को दर्शाने वाले संलग्नक की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट होना चाहिए। पत्र इस दावे पर विचार करने के लिए एक अवधि निर्धारित करता है, जो, हालांकि, कानून द्वारा परिभाषित नहीं है और व्यवहार में एक महीने है। व्यावसायिक संबंधों और भागीदारों की प्रतिष्ठा को बनाए रखने के लिए पाठ की प्रस्तुति का रूप यथासंभव सही होना चाहिए।
दावा पत्र आम तौर पर एक अलग रसीद और डिलीवरी की पावती के साथ पंजीकृत मेल द्वारा प्राप्तकर्ता को भेजे जाते हैं। इन दस्तावेज़ों को दावे के लेखक द्वारा न्यायिक अधिकारियों के समक्ष संभावित प्रस्तुति के लिए रखा जाता है।
किसी दावे का पाठ तैयार करते समय, निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग दावा दायर करने के आधार के रूप में किया जाता है:
"हम आपको इसके लिए दावा भेज रहे हैं...";
"हम आपको दिनांक... नहीं... की एक परीक्षा रिपोर्ट भेज रहे हैं, जिससे यह पता चलता है कि...";
"हमारा ग्राहक आपको गुणवत्ता के संबंध में दावा (शिकायत) प्रस्तुत करता है...";
"हम माल की गुणवत्ता के संबंध में दावा करते हैं...";
"एक वाणिज्यिक अधिनियम के आधार पर, हम इसके विरुद्ध दावा करते हैं...";
"समझौते के अनुसार... आपने खंड संख्या का उल्लंघन किया है...";
"माल की शिपमेंट में कमी थी...";
"चालान संख्या के अनुसार (दिनांक) प्राप्त माल की स्वीकृति पर... कमी स्थापित की गई थी...";
"बड़े अफसोस के साथ हम आपको सूचित करते हैं कि...";
"दुर्भाग्य से, हमें आपको सूचित करना होगा...";
"अनुबंध के खंड 4 के अनुसार, आपको हमें आपूर्ति करनी होगी..."।
आवश्यकताओं को व्यक्त करने के लिए निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है:
"हम आपकी ओर से माँग करने का इरादा रखते हैं...";
"हमारा आपसे पूछने का इरादा है...";
"उपरोक्त के अनुसार, हम आपसे अनुरोध करते हैं...";
"उपरोक्त के संबंध में, आपसे जुर्माना वसूला गया है..."।
प्रतिबंधों की सामग्री का वर्णन करने के लिए, निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है:
"शिकायत में परिलक्षित मुद्दों को हल करने के लिए उपाय करने से बचने के मामले में, मामला मध्यस्थता न्यायालय में स्थानांतरित कर दिया जाएगा...";
"...अन्यथा आप दंड के भागी होंगे";
"उक्त शिकायत के संबंध में अनुबंध के तहत दायित्वों को पूरा करने से इनकार..."।
दावे के पत्र का जवाब (शिकायत) संस्था को निर्धारित अवधि में देना होगा। इस दौरान आपको प्रतिपक्ष को दावे की अस्वीकृति के बारे में या इसे विचार के लिए स्वीकार करने के बारे में लिखित रूप में सूचित करना होगा। यदि दावा विचार के लिए स्वीकार कर लिया जाता है, तो दावे पर निर्णय लेने या उसे संतुष्ट करने के लिए विशिष्ट उपायों की समय सीमा सूचित की जाएगी। यदि कोई दावा खारिज कर दिया जाता है, तो इनकार के कारणों को उन दस्तावेजों के संदर्भ में बताया जाता है जो इसे उचित ठहरा सकते हैं।
- - वस्तुओं या सेवाओं की पेशकश करने वाले पत्र;
- - प्रस्तुति पत्र जिसमें संगठन के बारे में जानकारी हो।
नामित किस्मों के अलावा, विज्ञापन व्यापक रूप से सूचना पत्र, प्रॉस्पेक्टस और समाचार पत्र का उपयोग करता है, जिसका कार्य वस्तुओं और सेवाओं के बारे में विस्तृत, कभी-कभी विस्तृत जानकारी प्रदान करना है। ये सामग्रियां विज्ञापन पत्र नहीं हैं, बल्कि इनके साथ मिलकर ये विज्ञापन का कार्य करती हैं। विज्ञापन सामग्री, एक नियम के रूप में, एक इच्छुक पार्टी के अनुरोध पर प्रदान की जाती है, जिसने किसी विज्ञापन पत्र या किसी अन्य तरीके से संगठन या उत्पाद के बारे में प्राथमिक जानकारी प्राप्त की हो।
- - विज्ञापन पत्र लंबा और एक पेज से अधिक नहीं होना चाहिए;
- - विज्ञापन पत्र संक्षिप्त, स्पष्ट, सूचनात्मक होना चाहिए; आपको संगठन और प्रस्तावित वस्तुओं या सेवाओं का विस्तार से वर्णन नहीं करना चाहिए, बल्कि केवल आपके संगठन और दूसरों के बीच अंतर, आपके उत्पादों और अन्य आपूर्तिकर्ताओं के उत्पादों के बीच अंतर पर जोर देना आवश्यक है;
- - अपने संगठन की खूबियों को बढ़ा-चढ़ाकर बताना उचित नहीं है, क्योंकि किसी भी जानकारी को हमेशा सत्यापित किया जा सकता है;
- - प्रस्तावित वस्तुओं या सेवाओं पर थोपा नहीं जाना चाहिए; एक वाक्य को बार-बार दोहराना, भले ही विभिन्न संस्करणों में, संवाददाता को अलग-थलग कर सकता है;
- - विज्ञापन पत्र आपकी कंपनी, फर्म का प्रतिनिधित्व करता है, इसलिए इसे पत्र के लिए आवश्यक सभी विवरणों के साथ लेटरहेड पर तैयार किया जाना चाहिए।
- 3. उत्पाद (सामान) की प्रस्तुति और उसके मुख्य लाभों की सूची बनाना।
- 4. अतिरिक्त या संबंधित शर्तों की सूची.
- 5. सहयोग के लिए एक विशिष्ट प्रस्ताव (थोक या खुदरा व्यापार, सेवाओं की पेशकश, आदि)।
- 6. वस्तुओं के नमूने, वस्तुओं या सेवाओं के बारे में विस्तृत जानकारी और संभावित उपभोक्ता के सभी सवालों के जवाब देने की तत्परता की अभिव्यक्ति।
- 7. सहयोग की आशा व्यक्त करने वाला मानक वाक्यांश।
- 8. हस्ताक्षर (स्थिति, उपनाम, आद्याक्षर)।
ऐसे मामलों में जहां पत्र किसी संगठन का प्रतिनिधित्व करता है, इसकी संरचना इस तरह दिख सकती है:
- 1. अभिभाषक को संबोधन ("प्रिय महोदय!" या "प्रिय साथियों!")।
- 2. संगठन का संक्षिप्त परिचय एवं उसकी गतिविधियों की प्रकृति।
- 3. संगठन की मुख्य गतिविधियों का विवरण, समान वस्तुओं या सेवाओं की पेशकश करने वाले अन्य संगठनों की तुलना में इसके फायदे।
- 4. सहयोग के लिए विशिष्ट प्रस्ताव.
- 5. संगठन के बारे में रुचि की कोई भी जानकारी प्रदान करने और सभी प्रश्नों के उत्तर देने की तत्परता की अभिव्यक्ति।
- 6. सहयोग की आशा व्यक्त करने वाला मानक वाक्यांश।
संभावित भागीदार पर अधिक प्रभाव डालने के लिए, यह आवश्यक है कि वस्तुओं और सेवाओं का विज्ञापन करने वाले पत्र पर कम से कम विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाएं, और संगठन का प्रतिनिधित्व करने वाले पत्रों पर संगठन के प्रमुख या उसके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाएं।
विज्ञापन पत्र डिज़ाइन करते समय, आपको व्यावसायिक पत्र डिज़ाइन करने के लिए सामान्य नियमों का पालन करना चाहिए, लेकिन पत्र पर ध्यान आकर्षित करने के लिए, टेक्स्ट डिज़ाइन की एक विस्तृत श्रृंखला का उपयोग करना स्वीकार्य है, जैसे कि टेक्स्ट के सबसे महत्वपूर्ण अंशों को हाइलाइट करना।
इसलिए, आधुनिक प्रबंधन के लिए प्रत्येक प्रबंधक और नेता से विभिन्न दिशाओं के व्यावसायिक पाठ लिखने की क्षमता की आवश्यकता होती है। यह या तो व्यावसायिक पत्रों और व्यावसायिक प्रस्तावों की तैयारी हो सकती है, या बधाई और धन्यवाद पत्रों की तैयारी हो सकती है। सभी प्रबंधन और व्यावसायिक गतिविधियों की सफलता सीधे तौर पर इनमें से कुछ दस्तावेज़ों के लेखन पर निर्भर करेगी। इस संबंध में, पाठ के विषयगत फोकस की परवाह किए बिना, व्यावसायिक पत्रों को विकसित करने में व्यावहारिक लिखित कौशल की आवश्यकता लगभग किसी भी विशेषज्ञ को होती है, जिसमें सभी स्तरों पर प्रबंधक, कंपनी विभागों के प्रमुख, विज्ञापन विशेषज्ञ, प्रबंधकों के निजी सहायक शामिल हैं। साथ ही सभी कार्यालय कर्मचारी।
1) एक व्यावसायिक पत्र में आमतौर पर निम्नलिखित शामिल होते हैं:
शीर्षक;
मुख्य पाठ;
अंत.
शीर्षलेख में शामिल हैं:
पत्र भेजने वाली कंपनी (संस्था) का नाम;
डाक और तार का पता;
टेलेटाइप और टेलीफैक्स;
टेलीफोन नंबर;
चालू खाता;
प्रस्थान की तारीख: महीना एक शब्द के रूप में लिखा गया है। आमतौर पर ये विवरण लेटरहेड पर मौजूद होते हैं।
तारीख के आगे वाले शीर्षक में आमतौर पर पत्र की सामग्री या उसके लिखे जाने के कारण का लिंक होता है।
उदाहरण:
"संबंधित (संबंधित)..."
"डिलीवरी (आदेश) के मुद्दे पर।"
“नैनो. से..."
“तुम्हारे नंबर पर. से..."
व्यावसायिक पत्र पर मूल संख्या अंकित करें। विदेश में संबोधित पत्रों पर आउटगोइंग नंबर डालने की अनुशंसा नहीं की जाती है। वहां वे भेजने की तारीख और पत्र की सामग्री तक सीमित हैं।
व्यावसायिक पत्राचार में, लिफाफे पर लिखे कंपनी या संस्थान के पते और नाम के अलावा, नामित विशेषताओं को शीर्षक (पत्र के ऊपरी दाहिने भाग में) में भी रखा जाता है।
यदि पत्र किसी कंपनी या संस्थापक को संबोधित है, तो पहले नाममात्र मामले में कंपनी (संस्था) का नाम और फिर डाक पता बताएं। प्रमुख (संगठन) को भेजे गए दस्तावेज़ में, प्रबंधक के पद के शीर्षक में संगठन का नाम शामिल होता है।
उदाहरण: "कंपनी के अध्यक्ष को... श्रीमान..." किसी निजी व्यक्ति को संबोधित पत्र में, पहले डाक पता लिखें, और फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर लिखें। आप प्राप्तकर्ता के नाम के पहले Attn शब्द लगा सकते हैं, उदाहरण के लिए Attn. श्री। ब्लैक (ध्यान दें मिस्टर ब्लैक)।
यदि प्राप्तकर्ता की स्थिति ज्ञात है, तो उसे नाम के बाद इंगित करना उचित है। उदाहरण के लिए: ध्यान दें. श्री। ब्लैक, विभागाध्यक्ष (ध्यान दें श्री ब्लैक, विभागाध्यक्ष)। व्यक्तियों को संबोधित करते समय, अनौपचारिक अभिव्यक्ति प्रिय का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, प्रिय महोदय, प्रिय महोदया, प्रिय श्रीमान। ब्रॉन, प्रिय जॉन, और किसी कंपनी से संपर्क करते समय - औपचारिक डियर्स सिर्स (यूरोप), जेंटलमैन (यूएसए)।
यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि नाम, पते, पते, आधिकारिक नाम के प्रत्येक शब्द, पद, पत्राचार की वस्तुओं के नाम बड़े अक्षर से लिखे गए हैं (एबीसी ऑफ बिजनेस कम्युनिकेशन // बिजनेस फॉर एवरीवन। एम., 1991। अंक) 1.पी 33, 34) .
संबोधन के बाद आमतौर पर एक परिचयात्मक वाक्यांश होता है। इसे पत्र के प्रकार और उसके उद्देश्य के आधार पर तैयार किया जाता है।
पत्र के ऊपरी दाएँ भाग में कंपनी का नाम - पत्र प्राप्तकर्ता का नाम नाममात्र मामले में रखा गया है, और फिर डाक का पता।
प्रबंधक को भेजे गए दस्तावेज़ में, प्रबंधक के पद के शीर्षक में संगठन का नाम शामिल है।
किसी निजी व्यक्ति को संबोधित पत्र में पहले डाक का पता और फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम और आद्याक्षर लिखें।
अपील के बाद आमतौर पर एक परिचयात्मक वाक्यांश होता है, जो पत्र के प्रकार और उसके उद्देश्य के आधार पर तैयार किया जाता है।
इसलिए, परिचय की विशेषता बहुत विविधतापूर्ण है। साथ ही, ऐसे कई शिष्टाचार वाक्यांश हैं जो लिखते समय सबसे अधिक उपयोग किए जाते हैं और रूढ़िवादी हैं। उन्हें जानने या उन्हें हाथ में रखने से संदेश लिखने का समय कम हो जाता है और कई मामलों में लिखने की संस्कृति में सुधार होता है। कुछ स्थिर शिष्टाचार सूत्रों के उदाहरण:
हमें आपका पत्र क्रमांक... इस वर्ष 1 नवंबर को प्राप्त हुआ, जिसे जानकर हमें खुशी हुई
(हमें यह जानकर ख़ुशी हुई) कि...
हमें इस वर्ष 15 मई को आपका पत्र प्राप्त हुआ। इसके साथ संलग्न दस्तावेज़ भी।
हम अपने अनुरोध पर त्वरित प्रतिक्रिया से प्रसन्न हैं।
पत्र के लिए धन्यवाद...या नहीं...जवाब में हम आपको सूचित करते हैं...
हम आपके पत्र की प्राप्ति की पुष्टि करते हैं...सभी संलग्नकों के साथ
हम इसके द्वारा पुष्टि करते हैं कि हमें आपका इस वर्ष 14 मार्च का पत्र प्राप्त हो गया है और आपको सूचित करते हैं कि...
हम आपके पत्र से अत्यंत आश्चर्यचकित हैं... जिसमें आपने रिपोर्ट दी है...
हमें आपके टेलीग्राम (टेलेक्स) से यह जानकर आश्चर्य हुआ कि...
इस वर्ष 12 फरवरी के हमारे पत्र के अतिरिक्त। हमने तुम्हें बताया कि...
मुझे आपको लिखने की अनुमति दें...
हमें आपको याद दिलाना होगा...
हम एक बार फिर याद दिलाते हैं (सूचित करते हैं)...-
हमें आपके इनकार (चुप्पी) पर खेद है (अफसोस व्यक्त करें)।
दुर्भाग्य से, हमें अभी भी हमारे पत्र का आपका जवाब नहीं मिला है... और हम आपको फिर से याद दिलाने (पूछने) के लिए मजबूर हैं।
आपके पत्र के संबंध में... हम आपको सूचित करते हैं कि, हमें खेद है...
आपके पत्र के जवाब में (उत्तर देते हुए, संदर्भ देते हुए) हम आपको सूचित करते हैं कि...
हमारे टेलीग्राम की पुष्टि में...हम आपको सूचित करते हैं कि...
इस वर्ष 5 जून को हुई हमारी टेलीफोन बातचीत की पुष्टि में, हम आपको सूचित करते हैं कि...
हम आपके पत्र का संज्ञान लेते हैं। और रिपोर्ट करें.
हम आपको यह सूचित करने के लिए बाध्य हैं।
हमने तुम्हें बताया कि...
हम आपको सूचित करना चाहेंगे...
हम आपके ध्यान में लाते हैं...
आपके अनुरोध पर, हम आपको भेजेंगे...
कृपया आपके पत्र का उत्तर देने में हुई देरी के लिए हमें क्षमा करें...
कृपया इसके लिए हमारी क्षमा याचना स्वीकार करें।
प्रदान की गई सेवा (सहायता, समर्थन) के लिए हम आपको धन्यवाद देते हैं (हम आपके आभारी हैं, हम अपना आभार व्यक्त करते हैं)।
पत्र की सामग्री उन समस्याओं और कार्यों पर निर्भर करती है जिन्हें पत्राचार के माध्यम से हल किया जाना है। व्यावसायिक पत्र लम्बा नहीं होना चाहिए। अक्सर सामग्री अनुरोध, सहमति या इनकार को व्यक्त करने वाले एक या कुछ वाक्यों तक सीमित होती है।
वाक्यांशों के उदाहरण जो छोटे अक्षरों का आधार बन सकते हैं:
हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप हमें डिलीवरी के समय के बारे में सूचित करें...
कृपया शिपिंग तेज़ करें...
कृपया हमें इसके बारे में बताएं.
कृपया हमें इस मुद्दे पर अपने निर्णय के बारे में बताएं... हम आपको भेजने के लिए कह रहे हैं... हमें इसके बारे में अतिरिक्त जानकारी चाहिए...
कृपया हमें बताएं कि क्या हमारा प्रस्ताव आपको स्वीकार्य है। कृपया निष्पादन के लिए हमारे आदेश की स्वीकृति की पुष्टि करें। आपका अनुरोध... स्वीकार कर लिया गया है।
आपके पत्र के जवाब में... हम आपको सूचित करते हैं कि डिलीवरी के लिए आपके अनुरोध... का सकारात्मक समाधान हो गया है।
हम आपको सूचित करते हैं कि आपका अनुरोध (आदेश, प्रस्ताव) हमारे द्वारा स्वीकार कर लिया गया है। आपकी मांगों के जवाब में... हम आपको सूचित करते हैं कि हमने निम्नलिखित उपाय किए हैं... आपके अनुरोध (आदेश) के जवाब में, हमें आपको यह बताते हुए खेद है (हमें आपको सूचित करना होगा, हम आपको सूचित करने के लिए मजबूर हैं) कि हम ( हमारे पास इसे (इसे) पूरा करने का अवसर नहीं है)। दुर्भाग्य से, हम आपके प्रस्ताव को अस्वीकार करने के लिए मजबूर हैं। दुर्भाग्यवश, निम्नलिखित कारणों से आपका अनुरोध स्वीकार नहीं किया जा सकता...
आपका अनुरोध (प्रस्ताव) विचाराधीन है. समीक्षा के परिणाम प्राप्त होने पर, हम आपको तुरंत सूचित करेंगे।
यदि आप इसमें निम्नलिखित परिवर्तन करने के लिए सहमत हैं तो आपका प्रस्ताव सहर्ष (आभार) स्वीकार कर लिया जाएगा...
आपका ऑर्डर इस शर्त पर पूरा किया जाएगा (उदाहरण के लिए, यदि आप अपनी ज़रूरत के सामान के लिए बाद की डिलीवरी तिथि पर सहमत हैं। शिपमेंट तिथि हमें स्वीकार्य है।)
किसी पत्र का मुख्य पाठ लिखते समय निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग किया जाता है:
आपके अनुरोध के संबंध में (तदनुसार)... उपरोक्त के संबंध में... एक ही समय में... सबसे पहले... दूसरे... आदि। सबसे पहले...
इसके अलावा... इसके अलावा... इसके अलावा... फिर भी... इसके बावजूद... आगे हम मजबूर हैं... यह कहने की जरूरत नहीं है...
हम इसे आवश्यक (महत्वपूर्ण, आवश्यक, उचित) मानते हैं।
आपके अनुरोध (संलग्न दस्तावेज़) के अनुसार।
हमें पूरा यकीन है.
हम अपना विश्वास व्यक्त करते हैं...
यह आपके अनुरोध (सुझाव) से संबंधित है...
बात यह है।
वरना हम मजबूर हैं. वर्तमान स्थिति में... हमारी राय में...
हम निम्नलिखित कारणों से आपके दृष्टिकोण से सहमत नहीं हैं... आपके इनकार (भुगतान न करने) की स्थिति में। आगे आप लिखिए. अलावा।
उपरोक्त (ऊपर, ऊपर उल्लेखित) के अतिरिक्त, हम आपको सूचित करते हैं...
यह आवश्यक है (आवश्यक, आवश्यक, चाहिए, चाहिए, आवश्यक समझें) जोड़ा जाना (चिह्नित, ध्यान दिया गया)।
उपरोक्त (ऊपर कहा गया है) को ध्यान में रखते हुए, यह इस प्रकार है (हम चाहते हैं, हमें चाहिए, हमें चाहिए)।
संक्षेपण (निष्कर्ष निकालना, संक्षेप करना, संक्षेप करना)। इस प्रकार (निष्कर्ष में)। देरी से बचने के लिए... यह स्वीकार करना आवश्यक (आवश्यक, चाहिए) है कि... हमें कठिनाई हो रही है। वास्तव में...
आपके अनुरोध (टिप्पणी) के संबंध में, हम इस तथ्य की ओर ध्यान आकर्षित करते हैं
क्या...
हम खेद (संदेह, हैरानी, संतुष्टि) व्यक्त करते हैं। हम क्षमा चाहते हैं...
अपने बचाव में, हम आपको सूचित करना चाहेंगे... आपकी भर्त्सना के उत्तर में, हम आपको सूचित करना चाहेंगे। हम मानते हैं... हम भी आपसे खरीदेंगे...
डिलीवरी की जाएगी (निष्पादित की जाएगी)।
हम रसीद की पुष्टि करते हैं...
कृपया ध्यान दें...
आप निस्संदेह (स्पष्ट रूप से) जानते हैं।
व्यावसायिक पत्र के अंत में लिखने या सूचित करने के अनुरोध के साथ-साथ शुभकामनाएं, आगे सहयोग की आशा, ऑर्डर प्राप्त करना आदि भी होते हैं। यहां क्षमा याचना और धन्यवाद भी हो सकता है.
पत्र एक विनम्रता सूत्र के साथ समाप्त होता है जिसमें पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति, उपनाम और प्रारंभिक अक्षर का संकेत होता है, और कुछ मामलों में एक मुहर लगाई जाती है।
व्यावसायिक पत्र के अन्य संरचनात्मक तत्वों की तरह, अंत में स्थिर अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है, उदाहरण के लिए:
कृपया अपनी सहमति बताएं. ईमानदारी से। कृपया अपने निर्णय के बारे में लिखें. ईमानदारी से।
हम आपसे अपने आदेश की प्राप्ति की पुष्टि करने और उस पर उचित ध्यान देने के लिए कहते हैं। ईमानदारी से...
हमें शीघ्र प्रतिक्रिया की आशा है. ईमानदारी से।
हम आपसे अनुरोध करते हैं कि आप अपनी प्रतिक्रिया में देरी न करें। आपका। कृपया हमें बताएं। ईमानदारी से। हम आपसे आपके द्वारा उठाए गए कदमों के बारे में हमें सूचित करने के लिए कहते हैं। ईमानदारी से। हमें आने वाले दिनों में आपकी प्रतिक्रिया की उम्मीद है। ईमानदारी से। हम आपकी त्वरित प्रतिक्रिया की सराहना करेंगे. ईमानदारी से। हमें आशा है कि निकट भविष्य में हमें प्रतिक्रिया मिलेगी और हम आपको अग्रिम धन्यवाद देंगे। ईमानदारी से...
अनुकूल प्रतिक्रिया की आशा है. ईमानदारी से। हमें उम्मीद है कि आप हमारा अनुरोध पूरा करेंगे. ईमानदारी से। हम आपके आदेश (अनुमोदन, सहमति, पुष्टि) की प्रतीक्षा कर रहे हैं। ईमानदारी से। आगे सहयोग के लिए सम्मान और आशा के साथ... प्रदान की गई सेवा के लिए अग्रिम धन्यवाद। साभार... समस्या के सकारात्मक समाधान की आशा में। आपका। यदि आपको सहायता (सहायता) की आवश्यकता हो तो कृपया हमसे संपर्क करें। ईमानदारी से...
सार्थक सहयोग की आशा है. ईमानदारी से। पत्र प्राप्त होने पर, हम आपसे लिखित (टेलीग्राफ, फैक्स) में पुष्टि करने के लिए कहते हैं। ईमानदारी से। हम आपको आश्वस्त करते हैं कि... सादर।
यदि दस्तावेज़, चित्र आदि पत्र के साथ संलग्न हैं, तो अंत में एक अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत दिया जाता है, उदाहरण के लिए:
"संलग्नक: नहीं से..."
आधिकारिक शिष्टाचार के अनुसार, प्रतिक्रिया पत्र पर समान (या उच्चतर) पद के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। इसलिए, यदि पहल पत्र पर निदेशक (अध्यक्ष, अध्यक्ष) द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे, तो इसके जवाब पर भी उसी निदेशक, या, चरम मामलों में, उनके डिप्टी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
xxxxxxx
3.11. 5.
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