इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर का रजिस्टर। इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर के पंजीकरण का जर्नल

कैश ऑर्डर (पीकेओ और आरकेओ) का उपयोग किसी संगठन या उद्यम के कैश डेस्क के माध्यम से नकदी प्रसारित करते समय धन की मात्रा और ऑर्डर विवरण रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। नीचे हम आपको बताएंगे कि यह दस्तावेज़ क्या है और इसे कैसे तैयार किया जाना चाहिए।

पत्रिका का उद्देश्य

कला की आवश्यकताओं के अनुसार. 34 संघीय कानून संख्या 86-एफजेड दिनांक 10 जुलाई 2002, नकदी के संचलन के नियमों को विनियमित करते हुए, उनके संचलन के लिए, सभी व्यावसायिक संस्थाओं और बैंकों के लिए अनिवार्य स्थापित किए गए हैं।

इस प्रकार, नकद भुगतान करते समय, धन स्वीकार करने वाले संगठन को प्राप्त नकदी को पंजीकृत करने के लिए डिज़ाइन किए गए नकदी रजिस्टर उपकरणों का उपयोग करना आवश्यक है। इन लेनदेन की पुष्टि नकद प्राप्ति आदेश द्वारा की जाती है। इसके अलावा, यह दस्तावेज़ उन मामलों में भी तैयार किया जाना चाहिए जहां कर्मचारियों, यात्रा भत्ते और मुआवजे का भुगतान करने के लिए बैंक से नकद प्राप्त होता है।

धन स्वीकार करने वाले संगठन को नकदी रजिस्टर करने के लिए नकदी रजिस्टर का उपयोग करना चाहिए।

यदि, धन प्राप्त करने के बाद, कैश रजिस्टर में कुल राशि स्थापित सीमा से अधिक हो जाती है, तो अतिरिक्त राशि बैंक में जमा की जानी चाहिए। व्यय आदेश जारी करके इस ऑपरेशन की पुष्टि की जाती है।

नकद लेनदेन करने के सामान्य नियम रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के निर्देश संख्या 3210-यू दिनांक 03/11/14 द्वारा स्थापित किए गए हैं। इसके अनुसार, सभी लेनदेन प्राथमिक दस्तावेज (पीकेओ और आरकेओ) में परिलक्षित होने चाहिए, और उसके बाद डेटा को पीकेओ और आरकेओ (फॉर्म केओ-3) के पंजीकरण लॉग में दर्ज किया जाना चाहिए। ये सभी प्रपत्र राज्य सांख्यिकी समिति (संकल्प संख्या 88 दिनांक 18 अगस्त 1998) द्वारा अनुमोदित हैं। एक्सेल प्रारूप में इस दस्तावेज़ का एक नमूना प्रपत्र इस लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है।

भरने के नियम

पीकेओ और आरकेओ अकाउंटिंग बुक को मैन्युअल रूप से या कंप्यूटर पर विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग करके भरा जा सकता है। यदि पंजीकरण इलेक्ट्रॉनिक रूप से किया जाता है, तो इच्छित उद्देश्य और दिन के लिए नकदी प्रवाह की जानकारी इस पत्रिका के पृष्ठ पर दर्ज की जाती है।

फॉर्म नंबर KO-3 में एक कवर और लूज लीफ शामिल है, जिसे 2 भागों में बांटा गया है।

शीर्षक पृष्ठ इंगित करता है:

• कंपनी का नाम।
• किसी संगठन या उद्यम का ओकेपीओ (ओकेपीओ की अनुपस्थिति में, संबंधित कॉलम में एक डैश दर्ज किया जाता है)।
• वह अवधि जिसके लिए यह रोकड़ बही खोली गई थी।
• जर्नल को बनाए रखने और भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का विवरण।

ढीले पत्ते का पहला भाग (कॉलम 1-4) आने वाले ऑर्डर पर डेटा रिकॉर्ड करने के लिए है, और दूसरा (कॉलम 5-8) - आउटगोइंग ऑर्डर पर। आप लूज़-लीफ शीट भरने का एक नमूना देख सकते हैं।

पीकेओ और आरकेओ का रिकॉर्ड रखना हर उस संगठन के लिए अनिवार्य है जिसके पास कैश रजिस्टर है। अकाउंटिंग लॉग भरना कैशियर की जिम्मेदारी है। इस दस्तावेज़ की शेल्फ लाइफ 5 वर्ष है (यदि इस अवधि के दौरान इसे सत्यापित किया गया हो)।

आपको पीकेओ और आरकेओ के पंजीकरण के लिए लॉगबुक की आवश्यकता क्यों है?

नकदी संचलन पर मौजूदा विनियमन (कानून संख्या 86-एफजेड दिनांक 10 जुलाई, 2002) समान नियम प्रदान करता है जो संगठनों और बैंकों दोनों के लिए अनिवार्य हैं। कला के अनुसार. इस कानून के 34 में, बैंक ऑफ रूस उन फर्मों द्वारा नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया स्थापित करता है जिनके पास नकदी प्राप्त करने और जारी करने के लिए कैश डेस्क होना चाहिए। अप्रयुक्त धन को बैंक में रखा जाना चाहिए।

वस्तुओं और सेवाओं के लिए नकद भुगतान करते समय, धन प्राप्त करने वाले संगठन को प्राप्त राशि को रिकॉर्ड करने के लिए नकदी रजिस्टर का उपयोग करना चाहिए। उसी समय, एक नकद रसीद आदेश (पीकेओ, फॉर्म केओ-1) तैयार किया जाता है। यदि प्राप्त राशि नकद शेष सीमा से अधिक है, तो अतिरिक्त राशि बैंक में जमा की जानी चाहिए। ऐसा करने के लिए, नकद रसीद आदेश (आरकेओ, फॉर्म केओ-2) जारी करें। वेतन, जवाबदेह राशि और यात्रा व्यय के भुगतान के लिए बैंक से धन प्राप्त होने पर भी पीकेओ जारी किए जाते हैं। आरकेओ तब जारी किए जाते हैं जब कंपनी के विशिष्ट कर्मचारियों को इन उद्देश्यों के लिए पैसा जारी किया जाता है।

नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के दिनांक 03/11/14 संख्या 3210-यू के निर्देश में निर्धारित है, जो 06/01/2014 को लागू हुई। इस निर्देश के अनुसार, धन जारी करने या प्राप्त करने के सभी लेनदेन प्राथमिक दस्तावेजों (पीकेओ और आरकेओ) में दर्ज किए जाते हैं, जिसके बाद उन्हें पंजीकरण जर्नल (फॉर्म केओ-3) में प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए। ये सभी प्रपत्र राज्य सांख्यिकी समिति (संकल्प संख्या 88 दिनांक 18 अगस्त 1998) द्वारा अनुमोदित हैं।

प्राथमिक दस्तावेजों की आवश्यकताएं लेख "प्राथमिक दस्तावेज: फॉर्म के लिए आवश्यकताएं और इसके उल्लंघन के परिणाम" में पाई जा सकती हैं।

इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर का जर्नल दर्ज करने के नियम

पीकेओ और आरकेओ भरने के लिए बुनियादी कानूनी आवश्यकताएं:

• आदेश के साथ एक प्राथमिक दस्तावेज़ होना चाहिए जो इसके निष्पादन के आधार के रूप में कार्य करता है;
• आदेशों में दाग और सुधार की अनुमति नहीं है;
• वर्ष की शुरुआत से प्रत्येक प्रकार के ऑर्डर की निरंतर संख्या सुनिश्चित करना;
• जर्नल में आदेशों का अनिवार्य पंजीकरण;
• आदेश केवल उसी दिन मान्य होते हैं जिस दिन वे जारी किए जाते हैं।

नकद प्राप्तियों और नकद प्राप्तियों का हिसाब-किताब रखना हर कंपनी की जिम्मेदारी है। नकद लेनदेन मुख्य लेखाकार या उसके अधिकृत व्यक्ति द्वारा किया जाता है। आदेश हाथ से जारी किए जाते हैं या प्रिंटर पर मुद्रित किए जाते हैं।

रसीद आदेश की एक रसीद उस व्यक्ति को दी जाती है जिसने पैसा जमा किया है, और आदेश स्वयं कैशियर के पास रहता है। कैशियर उसके बारे में पूरी जानकारी कैश रजिस्टर रजिस्टर KO-3 में दर्ज करता है।

नकद प्राप्ति आदेश के निष्पादन के साथ नकद जारी किया जाता है। साथ ही इसे जर्नल में भी दर्ज किया गया है. यह वेतन पर्चियों के डेटा को भी दर्शाता है। और स्वयं बयानों पर वे आरकेओ के विवरण के साथ एक चिह्न (मुहर) लगाते हैं।

भुगतान पर्ची में धन प्राप्तकर्ता का पासपोर्ट विवरण दर्ज होता है। वेतन विवरण पर, एक व्यय आदेश को इंगित करने की अनुमति है।

कानूनी संस्थाओं के बीच नकद भुगतान करते समय, आपको उनकी अधिकतम अनुमत राशि का अनुपालन करना याद रखना चाहिए। 2019 में यह 100,000 रूबल है। एक अनुबंध के तहत. इस नियम का पालन न करने पर जुर्माना लगाया जाएगा। कंपनी कैश डेस्क पर प्राप्त धन का उपयोग केवल वेतन भुगतान और खरीदे गए सामान के भुगतान के लिए कर सकती है। उसे स्थापित सीमा से अधिक शेष राशि बैंक में जमा करनी होगी।

परिणाम

कैश रजिस्टर रजिस्टर सभी जारी नकद प्राप्तियों और व्यय के बारे में जानकारी दर्ज करता है। इसे स्थापित प्रपत्र KO-3 के अनुसार किया जाना चाहिए।

इनकमिंग और आउटगोइंग नकद दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल में एक एकीकृत फॉर्म KO-3 है। आइए जानें कि यह किस प्रकार का जर्नल है, इसे कैसे भरना है और इसमें कौन से दस्तावेज़ पंजीकृत करने की आवश्यकता है। आप नीचे जर्नल फॉर्म फॉर्म KO-3 डाउनलोड कर सकते हैं।

जर्नल में उद्यम के कैश डेस्क से धन की प्राप्ति और निकासी का दस्तावेजीकरण करने वाले नकद दस्तावेजों के बारे में जानकारी शामिल है। KO-3 जर्नल में कौन से नकद दस्तावेज़ पंजीकृत करने की आवश्यकता है? सबसे पहले, ये, निश्चित रूप से, इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर हैं, जिसके आधार पर कैश रजिस्टर से नकदी प्राप्त और जारी की जाती है। रसीद भरने का एक नमूना प्रस्तुत किया गया है, आप व्यय आदेश से स्वयं को परिचित कर सकते हैं। आपको जर्नल में पेरोल विवरण भी दर्ज करना होगा, जिसके आधार पर कैश रजिस्टर से भुगतान जारी किया जाता है।

जर्नल फॉर्म KO-3 भरने का नमूना

कुछ दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए बनाई गई सभी पत्रिकाओं की तरह, फॉर्म KO-3 में नकद दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए एक शीर्षक पृष्ठ और एक सारणीबद्ध भाग होता है।

शीर्षक पृष्ठ मानक है: संगठन का नाम, वर्ष, स्थिति और पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का पूरा नाम। जर्नल वर्ष की शुरुआत से खोला जाता है और इस वर्ष के दौरान प्रत्येक आवक और जावक नकद दस्तावेज़ को लगातार दर्ज किया जाता है।

जर्नल की प्रत्येक शीट को दो भागों में विभाजित किया गया है: बायां भाग आने वाले नकद दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए है, दायां भाग खर्चों के लिए है।

प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए हम उसकी संख्या और तारीख, निर्दिष्ट राशि दर्शाते हैं। "नोट" कॉलम में हम लेन-देन की प्रतिलिपि लिखते हैं, उदाहरण के लिए, पैसा किससे प्राप्त हुआ था या किसे दिया गया था, इसे किस संबंध में जारी/प्राप्त किया गया था, किस दस्तावेज़ के अनुसार (माल के लिए भुगतान के अनुसार) चालान संख्या ..., इवानोवा को अग्रिम जारी किया गया था, मई 2013 के लिए वेतन जारी किया गया था आदि)।

कंपनी में नकदी की आवाजाही, अर्थात्, उद्यम के कैश डेस्क से नकदी की प्राप्ति या व्यय से जुड़ी आर्थिक गतिविधि का प्रत्येक तथ्य, संबंधित नकदी प्राप्ति या व्यय आदेश द्वारा परिलक्षित होता है। नकद आदेश, बदले में, कुछ पंजीकरण रिकॉर्ड के अधीन होने चाहिए, जो समय के साथ आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों को ट्रैक करने की क्षमता प्रदान करेगा, और यदि आवश्यक हो, तो संघीय कर सेवा द्वारा ऑडिट के दौरान नकद लेनदेन की शुद्धता प्रदर्शित करेगा। ऐसे रजिस्टरों में से एक इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर का जर्नल हो सकता है।

पीकेओ और आरकेओ का जर्नल बनाए रखने का दायित्व

नकदी के साथ काम करने वाले संगठनों को 2011 के अंत तक आने वाले और बाहर जाने वाले नकदी आदेशों का एक जर्नल बनाए रखना आवश्यक था। यह 22 सितंबर, 1993 नंबर 40 पर बैंक ऑफ रूस द्वारा अनुमोदित रूसी संघ में नकद संचालन करने की प्रक्रिया के पैराग्राफ 21 से हुआ। इसके अलावा, इस मानक अधिनियम को अमान्य घोषित कर दिया गया, और 1 जनवरी, 2012 को प्रतिस्थापन किया गया। रूसी संघ के क्षेत्र में बैंक ऑफ रूस के बैंक नोटों और सिक्कों के साथ नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया पर विनियम (12 अक्टूबर, 2011 नंबर 373-पी पर बैंक ऑफ रूस द्वारा अनुमोदित)। यह दस्तावेज़ अब जर्नल बनाए रखने की बाध्यता के लिए प्रदान नहीं करता है। नकद लेनदेन के लिए वर्तमान प्रक्रिया (रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के निर्देश दिनांक 11 मार्च 2014 संख्या 3210-यू) में भी ऐसी कोई आवश्यकता नहीं है, अर्थात, पीकेओ और आरकेओ की जानकारी केवल इसमें परिलक्षित होनी चाहिए। रोकड़ बही (विनियम संख्या 373-पी का खंड 5.2)।

उसी समय, टैक्स ऑडिट के दौरान, निरीक्षकों को अक्सर अन्य नकद दस्तावेजों के साथ, आने वाले और बाहर जाने वाले नकद आदेशों का एक जर्नल प्रदान करने की आवश्यकता होती है। इसलिए, यदि कोई कंपनी बड़ी संख्या में नकद लेनदेन करती है, तो ऐसे रजिस्टर को बनाए रखने की भी सलाह दी जाती है।

इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर के जर्नल का फॉर्म

इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर को पंजीकृत करने के लिए जर्नल का एकीकृत रूप कोडित संख्या KO-3 (OKUD 0310003) है। इस फॉर्म को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त 1998 संख्या 88 के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया था।

इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर के जर्नल के लिए एक मानक फॉर्म में, अपेक्षाकृत रूप से, दो भाग होते हैं। बाईं ओर आने वाले नकद ऑर्डर के बारे में जानकारी दर्ज होती है, और दाईं ओर आउटगोइंग ऑर्डर पर डेटा रिकॉर्ड होता है। पीकेओ और आरकेओ स्वयं उन्हें दिए गए नंबरों, उनकी तिथियों, राशियों के अनुसार जर्नल में परिलक्षित होते हैं, साथ ही एक नोट का संकेत देते हैं जो आने वाले या बाहर जाने वाले लेनदेन का सार प्रकट करता है।

साथ ही, यह फॉर्म उपयोग के लिए एकमात्र संभव फॉर्म नहीं है। वास्तव में, यह दस्तावेज़ केवल एक समेकित लेखा रजिस्टर है, इसलिए कंपनी को अनुमोदित फॉर्म दोनों का उपयोग करने और इसके आधार पर अपना स्वयं का जर्नल विकसित करने का अधिकार है। किसी संगठन के भीतर उपयोग के लिए स्वतंत्र रूप से अपना स्वयं का फॉर्म विकसित करने का एक समान अवसर 6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" के अनुच्छेद 10 के भाग 5 में वर्णित है। इसमें प्रस्तुत थीसिस के अनुसार, मुख्य लेखाकार या लेखांकन करने के लिए अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति को समेकित रजिस्टरों के ऐसे रिकॉर्ड किए गए रूपों को विकसित करने का अधिकार है, और कंपनी के प्रमुख को ऐसे मामले में उपयोग के लिए उन्हें मंजूरी देनी होगी।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर को पंजीकृत करने के लिए जर्नल का मानक रूप काफी प्राथमिक है, और सिद्धांत रूप में इसमें रजिस्टर बनाए रखने के लिए आवश्यक सभी डेटा शामिल हैं। यदि किसी कारण से कंपनी को नकद आदेशों द्वारा पुष्टि किए गए लेनदेन के विवरण के अधिक विस्तृत प्रतिबिंब की आवश्यकता होती है, तो वैकल्पिक फॉर्म का विकास समझ में आ सकता है। यद्यपि इस मामले में, सबसे अधिक संभावना है, स्वतंत्र रूप से विकसित किया गया फॉर्म मानक से बहुत भिन्न नहीं होगा।

पीकेओ और आरकेओ के पंजीकरण के लिए मानक और स्वतंत्र रूप से विकसित लॉगबुक दोनों को कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जा सकता है। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक फॉर्म बनाए रखने की अनुमति केवल तभी दी जाती है जब दस्तावेज़ पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर किए गए हों।

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इनकमिंग और आउटगोइंग कैश दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए जर्नल का उपयोग लेखा विभाग द्वारा इनकमिंग और आउटगोइंग कैश ऑर्डर या पेरोल (निपटान और भुगतान) विवरणों को पंजीकृत करने के लिए किया जाता है, संगठन के कैश में स्थानांतरण से पहले धन जारी करने के लिए आवेदन, चालान आदि। मेज़।
एकीकृत फॉर्म नंबर KO-2 को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 18 अगस्त, 1998 नंबर 88 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था।

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नमूना भरने वाला KO-3 (एक्सेल) डाउनलोड करें: पेज 1 पेज 2

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KO-3 पंजीकरण लॉग को सही ढंग से कैसे भरें

जर्नल को या तो कैशियर या किसी अन्य लेखा कर्मचारी द्वारा पूरा किया जाना चाहिए। KO-3 के शीर्षक पृष्ठ में निम्नलिखित शामिल होना चाहिए:

संगठन को सौंपा गया ओकेपीओ कोड,

संगठन का नाम,

संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम जो उसे सौंपे गए कोड को दर्शाता है (यदि कोड असाइन नहीं किया गया है, तो एक डैश लगाया जाता है),

वह अवधि जिसके लिए पंजीकरण लॉग रखा जाता है
- इस पत्रिका को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी का पद और पूरा नाम।

जर्नल वर्कशीट को पूरा करना.
वर्कशीट में दो भाग होते हैं: इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़। कॉलम 1-2 और 5-6 दिनांक और दस्तावेज़ संख्या दर्शाते हैं। कॉलम 3 और 7 कैश रजिस्टर से प्राप्त या जारी की गई नकदी की मात्रा दर्शाते हैं। कॉलम 4 और 8 धन प्राप्त करने या जारी करने के संचालन का वर्णन करने वाला एक संक्षिप्त नोट दर्शाते हैं (उदाहरण के लिए, जुलाई 2012 के लिए वेतन, अग्रिम भुगतान की वापसी, आदि)।

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