Пример составления бюджета предприятия в excel. Затраты на текущий месяц, руб

Бюджетирование как управленческая технология характерно тем, что в него вовлечены (причём весьма активно) практически все подразделения предприятия. Это накладывает особые требования к платформе автоматизации бюджетирования: она должна обладать такими качествами, как простота, универсальность, гибкость, защита от ошибок пользователя и т.д. При этом она должна быть интегрирована с системой управленческого учёта и системой казначейства, чтобы контрольная и аналитическая функция бюджетов также были реализованы на необходимом уровне. К счастью, использование Excel позволяет организовать бюджетирование именно таким образом, причем без лишних трудовых и финансовых затрат. Как добиться такого результата - мы расскажем на нашем вебинаре.

Использование Excel в качестве платформы автоматизации бюджетирования представляется даже более оправданным, чем автоматизация управленческого учёта и отчётности. Excel, на самом деле, идеальная платформа для бюджетирования благодаря тому, что его очень легко настроить на специфику практически любого предприятия, вне зависимости от его отраслевой принадлежности, размеров и организационной структуры. На вебинаре спикер рассмотрит основные подходы к автоматизации бюджетирования, которые можно применять практически в любой компании. Вот основные темы, которые планируется обсудить на вебинаре:

• Как организовать процесс автоматизации бюджетирования с помощью Excel
• Как сформировать бюджеты ЦФО и организовать обмен с руководителями ЦФО
• Как осуществить консолидацию бюджетов ЦФО в бюджет компании
• Как заложить в бюджеты возможность сценарного планирования
• Как организовать хранение различных версий бюджета
• Как сформировать БДДС, БДР и плановый баланс
• Как связать бюджеты с управленческим учётом
• Как организовать план-фактный анализ исполнения бюджетов

Зарегистрироваться для участия в вебинаре можно на странице вебинара на сайте журнала "Финансовый директор".

Материалы вебинара:

Ответы на вопросы участников вебинара

Вопрос: Можно ли всё организовать с помощью сводных таблиц?

Ответ: Теоретически можно, но сводные таблицы имеют жёсткую структуру, поэтому модель, построенная на их основе, будет иметь ограниченный функционал. Использование функции СУММЕСЛИМН даёт больше гибкости и функциональности бюджетной и учётной модели

Вопрос: Как на малых производственных предприятиях строить бюджет продаж, когда предприятие работает под заказы, а на год их спрогнозировать сложно? Информация о заказе есть только в пределах 1-3 мес. Какие советы?

Ответ: Я бы опирался на статистику прошлого года, скорректированную на фактически достигнутый рост продаж в первые 2-3 месяца текущего года по отношению к тому же периоду прошлого года. Не надо стремиться строить бюджет только на основании 100%-ной информации о будущих продажах, в бюджете должен присутствовать элемент прогнозирования, опирающегося на экстраполяцию наблюдаемых тенденций.

Вопрос: Как можно реализовать систему бюджетирования при розничной торговле?

Ответ: Розничная торговля с точки зрения бюджетирования ничем принципиально не отличается от других отраслей, ей главный нюанс - отсутствие чётко обозначенных покупателей, розница работает с обезличенной массой физических лиц. Поэтому продажи следует бюджетировать не в разрезе клиентов, а в разрезе продуктовых групп и точек продаж. В остальном - всё стандартно.

Вопрос: Каким образом в сводный реестр вносятся данные? Где связь?

Ответ: В сводный реестр плановых транзакций данные загружаются с помощью макроса UpdateRegistry. Руками заполняются только реестры ЦФО.

Вопрос: Можете пояснить вопросы трансфертного ценообразования между подразделениями на предприятии? Кому будут выставляться услуги специалистов планово-экономического отдела, от кого будет получаться доход?

Ответ: Все ЦФО при такой схеме должны финансировать затраты административно-управленческого аппарата, в состав которого входит в том числе планово-экономический отдел, через покупку его услуг.

Вопрос: Кто редактирует бюджет: финансовый отдел или сотрудник подразделения может самостоятельно вносить изменения?

Ответ: Бюджет ЦФО редактирует сам ЦФО. В процессе согласования бюджета ЦФО его может корректировать как назначенный сотрудник ЦФО, так и сотрудники финансового отдела, это зависит от того, как вы пропишете эту процедуру в регламенте бюджетирования.

Вопрос: И как посмотреть, кто внёс изменение?

Ответ: Штатными средствами Excel это сделать нельзя, хотя можно с помощью макросов организовать авторизацию пользователей. Впрочем, я не вижу в этом большого смысла, так как при правильной организации процесса бюджетирования всегда ясно, кто формировал и корректировал бюджет, так как на каждом этапе данного процесса должно быть выделено конкретное ответственное лицо.

Вопрос: Как можно организовать в течении года корректировку бюджета? При этом в те месяцы, когда нет корректировки, выводились первоначальные данные.

Ответ: Через инструмент версий, который подробно рассматривался на вебинаре. Именно для этого данный инструмент и был реализован.

Вопрос: Факт только вручную забивается и далее сводится с файлом с плановыми данными?

Ответ: Факт забивается не вручную, а загружается из 1С с помощью загрузчика, работа которого подробно обсуждалась на вебинаре по автоматизации управленческого учёта и отчётности в Excel. Далее, как Вы справедливо отметили, эти данные сравниваются с планом.

Вопрос: Можно ли учесть версионность бюджета в план-фактном анализе?

Ответ: Конечно, для этого достаточно слегка скорректировать формулу СУММЕСЛИМН на листе «План-факт», чтобы она извлекала плановые данные с учётом версий.

Вопрос: Как отслеживать изменения день в день в рамках план-факт? Все вручную?

Ответ: Нет, можно сделать лист «План-факт» в разбивке не по месяцам, как было показано в примере, а по неделям или даже по дням. Это достигается минимальными корректировками функции СУММЕСЛИМН.

Вопрос: Как увязывается/заполняется БДДС и БДР ЦФО?

Ответ: В реестре плановых операций ЦФО нужно предусмотреть два поля, «Дата начисления» и «Дата оплаты». Это позволит в рамках одного реестра фиксировать транзакции как для БДДС, так и для БДР.

Вопрос: Какой объем данных выдерживает Excel, чтобы не зависать?

Ответ: Excel с лёгкостью обрабатывает десятки тысяч транзакций в реестрах, так что в реальной работе очень сложно столкнуться с какими-либо ограничениями в плане количества обрабатываемых данных (особенно в бюджетных моделях).

Вопрос: Как заполняются зависимые статьи различных ЦФО? Допустим, расходы на транспорт зависят от выручки. Доходы и транспортные расходы в ведении разных ЦФО.

Ответ: Для этого нужно строить финансовую модель компании и прописывать в ней все взаимосвязи между такими статьями. О построении финансовых моделей в Excel мы будем говорить на третьем вебинаре цикла. Приходите, будет интересно.

Вопрос: Подход хорош, но неудобен для истинного планирования. Т.е. мы должны УЖЕ ЗНАТЬ какие цифры в реестр занести. А часто нужно построить тренд, взять расходы процентом от чего-то и т.п. Тогда как? Я чаще пользовалась построением моделей с закрытыми листами, но открытыми ячейками для ввода. Что скажете?

Ответ: Вы путаете моделирование и бюджетирование. Бюджет - это нормативный документ, но это не значит, что вы не можете для его заполнения использовать данные, рассчитанные в финансовых моделях. О финансовом моделировании мы будем говорить на третьем вебинаре в конце апреля.

Вопрос: Как импортировать из 1С фактические транзакции в Excel для анализа отклонений?

Ответ: C помощью загрузчика, работа которого демонстрировалась на первом вебинаре цикла, посвящённом управленческому учёту и отчётности. Советую вам пересмотреть этот вебинар.

Вопрос: Факт выгружается из ERP системы или заводится вручную?

Ответ: Оба варианта имеют право на существование, но, конечно, эффективнее факт выгружать с помощью автоматизированной процедуры. Пример загрузчика был продемонстрирован на первом вебинаре. - При добавлении нового ЦФО, договора, счета или другой аналитики макрос надо переписывать заново? Нет, макрос не вникает в аналитику, он просто копирует строки. Проследите лишь за тем, чтобы количество копируемых граф реестра было правильным.

Вопрос: Как получить зелёные и красные треугольнички, поясните, пожалуйста, ещё раз.

Ответ: Необходимо выделить диапазон ячеек, в которых вы хотите использовать эти значки, затем вызвать команду меню Главная/Условное форматирование/Управление правилами, в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку «Создать правило», после чего выбрать стиль формата «Наборы значков», выбрать конкретные значки в поле «Стиль значка» (помимо треугольничков можно использовать кружочки, стрелочки, ромбики, крестики, нолики и т.п.) и задать конкретные числовые диапазоны, соответствующие каждому значку.

Вопрос: Затраты на оплату труда сотрудников ЦФО должны фигурировать в бюджете этого ЦФО?

Ответ: Это зависит от того, как вы решите поступить. На мой взгляд, все затраты на оплату труда по всем подразделениям должны находиться в бюджете финансовой службы или службы персонала.

Вопрос: Какая роль у колонки «Статус»?

Ответ: Эта колонка необходима для того, чтобы в реестре фактических операций можно было фиксировать операции, которые только планируется осуществить. Суть колонки состоит в том, что только транзакции со статусом «Факт» попадают в управленческую отчётность, остальные используются для планирования и согласования будущих платежей (и в том числе для контроля за их соответствием бюджету).

Вопрос: А как обстоят дела с многопользовательской работой при использовании подобной моделью?

Ответ: Данная модель отлично справляется с многопользовательской работой, именно для этого и было создано множество файлов, каждый из которых соответствует отдельному ЦФО. Если бы все бюджеты делал один человек, то не понадобилось бы для каждого ЦФО делать отдельный файл.

Управляете ли вы финансами вашей компании или вашими домашними финансами, создание бюджета - важный первый шаг. Наличие бюджета необходимо, чтобы отслеживать текущие расходы, определять, в каких областях можно сократить расходы, а также принимать решения о том, на какие цели расходовать средства.

Хотя создание бюджета может казаться сложным процессом, использование шаблона бюджета может помочь сделать процесс чуть менее устрашающим. Как же выбрать подходящий для ваших целей шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели лучшие шаблоны в Excel и рассказали про них в данной статье, чтобы вы могли выбрать те, которые лучше всего подходят вам. Кроме того, мы предлагаем подробное описание того, как использовать шаблон персонального бюджета на месяц в Excel и в Smartsheet.

1. Перейдите на сайт сайт и выполните вход в вашу учётную запись (или воспользуйтесь бесплатной 30-дневной пробной версией).
2. Перейдите во вкладку "Домашняя", нажмите "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
3. Введите слово "Бюджет" в поле "Поиск шаблонов" и нажмите на иконку в виде увеличительного стекла.
4. Отобразится список шаблонов. Для нашего примера мы воспользуемся шаблоном "Планирование семейного бюджета по месяцам". Нажмите на синюю кнопку "Использовать шаблон" в правом верхнем углу.
5. Назовите ваш шаблон, выберите, куда его сохранить, и нажмите кнопку "ОК".

2. Введите данные для вашего бюджета

Откроется заранее отформатированный шаблон, содержащий контент для образца, а также уже готовые разделы, категории и подкатегории. В Smartsheet вы можете без труда добавлять или удалять строки, в зависимости от данных вашего бюджета.

Просто щёлкните правой кнопкой мыши по строке и выберите "Вставить выше" или "Вставить ниже", чтобы добавить строку, или "Удалить", чтобы удалить строку.

1. Обновите названия разделов и подразделов в основном столбце в соответствии с вашими данными.

*Обратите внимание, что раздел "Сбережения и накопления" в этом шаблоне включается в раздел "Расходы". Вы можете перенести этот раздел в более подходящее для вас место, выбрав нужные строки, щёлкнув правой кнопкой мыши по ним и выбрав "Вырезать". Затем щёлкните правой кнопкой мыши по строке, куда вы хотите вставить выбранные строки, и нажмите "Вставить".

1. Введите данные ваших доходов, сбережений и расходов для соответствующих категорий вашего бюджета в столбце "Месячный бюджет". Обратите внимание, что иерархия уже была заранее настроена для вас, а формулы будут автоматически высчитывать итоговые значения для категорий на основании данных, указанных в подразделах.
2. В левой части каждой строки вы можете прикреплять файлы непосредственно к элементам бюджета (идеально подходит для прикрепления банковских выписок, налоговых документов и т.д.).
3. Добавляйте важные детали в столбце "Комментарии", например, сведения об счетах или ссылки на определённые счета.

3. Обновляйте фактические данные месячного бюджета

1. Вводите фактические суммы в рублях для каждого из элементов бюджета в течение соответствующего месяца. Вы можете настроить получение напоминаний, открыв вкладку "Оповещения" в нижней части страницы и выбрав "Новое напоминание". Дополнительную информацию .

1. Вы можете предоставить доступ к вашему бюджету заинтересованным лицам. Это поможет не только держать в курсе других о состоянии бюджета, но и увеличит отчётность с вашей стороны. Чтобы предоставить доступ, откройте вкладку "Совместный доступ" в нижней части страницы. Добавьте адреса электронной почты пользователей, которым вы хотите открыть доступ, добавьте сообщение и нажмите на синюю кнопку "Предоставить доступ к таблице" в нижнем правом углу диалогового окна.

Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) - документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.

Контроль бюджета

Существенная составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета, то есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в БДДС. Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер . Руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, он определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета.

Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.

План движения денежных средств на месяц

Планирование денежных потоков на текущий месяц нужно начинать с общего плана бюджета движения денежных средств, пример которого представлен в табл. 1.

В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:

1. План остатков денежных средств на начало месяца.
2. План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
3. План операционных расходов, который состоит из двух частей:

• план оплат поставщикам за товар;
• план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.

1. План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
2. План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и выводим прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.
	Статья	Контрагент	Задолженность на 1-е число	Начисления/ Продажи/ Поставки	Бюджет	Задолженность на 31-е число
	Остаток на начало периода
	На расчетном счете
	Поступления от продаж
	Розничные продажи
	Оптовые продажи
	Прочие поступления
	Расходы от операционной деятельности
	Оплата поставщикам
	Оплата поставщикам	ООО «Альфа»
	Оплата поставщикам	ООО «Омега»
	Операционные затраты
	Выплата зарплаты
	Окладная часть	Сотрудники
		Сотрудники
	Затраты на персонал
		ООО «Такси»
		ООО «Экспресс»
	Медицинский осмотр	Поликлиника № 1
	Затраты на содержание здания
	Аренда помещений	ООО «Терем»
	Аренда помещений	ООО «Теремок»
	Коммунальные расходы	Горводоканал
	Коммунальные расходы	ТеплоЭлектроСтанция
		ЧОП «Добрыня»
	Налоги в бюджет
	НДС к оплате
	Налог на прибыль
	Налог на имущество
	Налоги с зарплаты
	Итого поток от операционной деятельности
	Поток от финансовой деятельности
	Привлечение кредитов
	Гашение кредитов
	Оплата процентов по кредитам
	Поток от инвестиционной деятельности
	Доход от продажи ОС
	Покупка ОС
	Ремонт ОС	ИП Иванов П. А.
	Чистый поток от деятельности
	Остаток на конец периода

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки , бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат. Поэтому для понимания ситуации лучше сразу добавить в БДДС информацию о текущей задолженности перед поставщиками, плановых затратах на предстоящий месяц и прогнозной задолженности на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц . При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.

Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс . руб . (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.

Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств , которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.

Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.

План поступления выручки по неделям

План поступления выручки от розничного и оптового направления формируется по разным принципам. Поступления от оптовых клиентов легко спрогнозировать через отсрочку платежа. Для этого воспользуемся штатным отчетом «Валовая прибыль », который находится в блоке «Продажи» закладки «Отчеты» на панели инструментов Excel (рис. 1).

Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:

1. Заходим в настройки отчета, нажимаем галочку «Расширенная настройка ».
2. На закладке «Общие »:

• задаем период продаж, за который ожидаем поступления денежных средств от клиентов (обычно он равен максимальной отсрочке, предоставляемой нашим покупателям);
• в блоке «Параметры » нажимаем галочки «Выводить общие итоги» и «Выводить детальные записи»;
• в блоке «Показатели » оставляем только «Стоимость продажи, руб.» и «с НДС», на остальных показателях убираем галочки (рис. 2).

1. На закладке «Группировки » удаляем все группировки, которые предусмотрены отчетом по умолчанию (рис. 3).

1. На закладке «Отборы » устанавливаем отбор: нас интересуют продажи только оптового подразделения (рис. 4).

1. На закладке «Дополнительные поля » выводим поля «Покупатель» и «По датам», для всех полей в столбце «Размещение» задаем тип «В отдельных колонках», в столбце «Положение» - «Вместо группировки» (рис. 5).

1. Нажимаем на кнопку «Сформировать » и получаем отчет, который представлен в табл. 2.

Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек
Покупатель	По дням	Стоимость продажи, руб.
ООО «Горизонт»
ООО «Домовой»
ИП Борисов А. Г.
ИП Осинцев А. Н.
ИП Осипов А. Ю.
ИП Пинюга И. Г.
ИП Полуэктов Д. А.
ИП Ловцова Н. В.
ИП Хоменко А. В.

Скопируем полученный отчет в Excel и дополним необходимыми нам данными: добавим отсрочку оплат и рассчитаем срок оплаты как сумму двух столбцов: Дата продажи + Отсрочка платежа (табл. 3).

Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа
Покупатель	Дата продажи	Стоимость продажи, руб.	Отсрочка платежа, дн.	Дата оплаты
ООО «Горизонт»
ООО «Домовой»
ИП Борисов А. Г.
ИП Осинцев А. Н.
ИП Осипов А. Ю.
ИП Пинюга И. Г.
ИП Полуэктов Д. А.
ИП Ловцова Н. В.
ИП Хоменко А. В.

Теперь сгруппируем даты оплат по неделям с помощью сводной таблицы:

1. Выделяем табл. 3 вместе с шапкой и на вкладке «Вставка » нажимаем на иконку «Сводная таблица » (рис. 6 (а)).
2. В открывшемся диалоговом окне указываем, куда хотим поместить сводную таблицу: на новый лист или на существующий (надо указать ячейку, в которую нужно вставить сводную таблицу). Для создания новой сводной таблицы лучше сначала разместить ее на новом листе, привести к удобному для нас виду, а затем перенести на тот лист, где будем работать с ней в дальнейшем (рис. 6 (б)).

В появившемся окне «Список полей сводной таблицы » зададим ее вид (рис. 7):

• в блок «Названия строк» перетащим мышкой поле «Дата оплаты»;
• в блок «Значения» перетащим поле «Стоимость продажи, руб.».

1. Получаем отчет, представленный в табл. 4.

Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы
Дата оплаты	Оплаты, руб.
Общий итог

1. Видно, что в таблицу попали даты оплат за предыдущий месяц. Уберем их с помощью фильтра сводной таблицы. Встаем на любую ячейку с датой и вызываем контекстное меню правой кнопкой, в нем выбираем «Фильтр» > «Фильтр по дате», задаем фильтр «После» > «01.07.2016» (рис. 8).

1. Теперь таблица содержит только продажи со сроком оплаты в июле. Снова вызываем контекстное меню и выбираем «Группировать ». В появившемся диалоговом окне задаем диапазон: с 04.07.2016 по 31.07.2016 с шагом «Дни», количество дней - 7 (рис. 9).

1. Мы получили прогноз поступления денежных средств от оптовых продаж по неделям (табл. 5).

Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы
Дата оплаты	Оплаты, руб.
04.07.2016–10.07.2016
11.07.2016–17.07.2016
18.07.2016–24.07.2016
25.07.2016–31.07.2016
Общий итог

Теперь сделаем прогноз поступления денежных средств в розничном направлении . Здесь есть два важных момента, которые нужно учесть при планировании денежного потока:

1. розничные продажи имеют ярко выраженную сезонность по дням недели: покупатели чаще посещают магазины по выходным дням (на них и приходится пик продаж);
2. воспользоваться выручкой от розничных продаж для оплат по расчетному счету мы можем только после ее инкассации в банк, которая осуществляется в рабочие дни с задержкой в один-два дня. То есть выручка от продаж в понедельник поступает на расчетный счет во вторник-среду (в зависимости от условий инкассации), выручка за пятницу-воскресенье будет зачислена на расчетный счет в понедельник или вторник. Таким образом, выручкой за 29–31 июля мы сможем воспользоваться только в августе. Зато 1 июля к нам поступит инкассация выручки за 30 июня.

Составим подневной план продаж в розничных магазинах , на основе которого сформируем план инкассации на расчетный счет . Разбить месячный план по дням недели можно в пропорции прошлого месяца или аналогичного месяца прошлого года, что более желательно, так как в этом случае мы сможем учесть и месячную сезонность продаж.

При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).

В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на 75 тыс . руб . Прочие поступления в нашем бюджете - это доход от субаренды , которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.

Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.

День недели	Дата прошлого года	Выручка прошлого года	Дата текущего года	Выручка текущего года	Инкассация	Итого за неделю
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Понедельник
Воскресенье
Итого				1 000 000

График платежей

Мы сформировали план поступления денежных средств по неделям. Теперь разнесем в БДДС обязательные платежи (в табл. 7 выделены цветом):

• выплата заработной платы : остатки зарплаты за прошлый месяц нужно выплатить до 10-го числа, премия платится до 15-го числа, аванс за текущий месяц - до 25-го числа. Ставим 50 % зарплаты к выплате на вторую неделю, 100 % премии - на четвертую и 50 % зарплаты - на последнюю неделю месяца;
• оплата аренды : согласно договорам крайний срок оплаты аренды за текущий месяц - 10-е число. Ставим к оплате на вторую неделю;
• коммунальные платежи нужно осуществить до 25-го числа, ставим их к оплате 25-го числа, то есть на последнюю неделю;
• охрана по заключенному с ЧОП договору оплачивается до 20-го числа, ставим на оплату на четвертую неделю;
• налоги с заработной платы нужно оплатить до 15-го числа, значит, деньги на них нам потребуются на третьей неделе;
• налог на доходы физических лиц платится одновременно с выплатой заработной платы, поэтому разносим его по неделям в той пропорции, что и выплату зарплаты, премий;
• по остальным налогам срок оплаты с 25-го по 31-е число (последняя неделя июля);
• погашение кредитов и оплата процентов - до 22-го числа (привлечение кредитов - после 25-го числа).

Все прочие платежи в предстоящем месяце сразу относим на последнюю неделю (когда сможем пополнить оборотные активы за счет нового кредита, получение которого намечено на 25 июля).

В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс . руб ., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.

Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.

Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб.
Статья	Контрагент	Срок оплат	Бюджет на месяц
Остаток на начало периода
На расчетном счете
Поступления от продаж			1 105 000
Розничные продажи
Оптовые продажи
Прочие поступления		До 10-го числа
Расходы от операционной деятельности			1 117 700
Оплата поставщикам
Оплата поставщикам	ООО «Альфа»
Оплата поставщикам	ООО «Омега»
Операционные затраты
Выплата зарплаты
Окладная часть	Сотрудники	Зарплата - до 10-го числа, аванс - до 25-го числа
	Сотрудники	До 15-го числа
Затраты на персонал
	ООО «Такси»
	ООО «Экспресс»
Медицинский осмотр	Поликлиника № 1
Затраты на содержание здания
Аренда помещений	ООО «Терем»	До 10-го числа
Аренда помещений	ООО «Теремок»	До 10-го числа
Коммунальные расходы	Горводоканал	До 25-го числа
Коммунальные расходы	ТеплоЭлектроСтанция	До 25-го числа
	ЧОП «Добрыня»	До 20-го числа
Налоги в бюджет
НДС к оплате		До 25-го числа
Налог на прибыль		До 28-го числа
Налог на имущество		До 30-го числа
		Вместе с зарплатой
Налоги с зарплаты		До 15-го числа
Итого поток от операционной деятельности			–12 700	–15 000			–63 993	–225 860
Поток от финансовой деятельности			–25 000			–250 000	–25 000
Привлечение кредитов		После 25-го числа
Гашение кредитов		До 22-го числа
Оплата процентов по кредитам		До 22-го числа
Поток от инвестиционной деятельности			–10 000					–10 000
Доход от продажи ОС
Покупка ОС
Ремонт ОС	ИП Иванов П. А.
Чистый поток от деятельности			–47 700	–15 000		–55 879	–88 993
Остаток на конец периода

Создание форм бюджетов для контролера статей бюджета

Теперь рассмотрим разные способы получения месячного плана БДДС . Если компания небольшая и контрагентов мало, то экономист в состоянии самостоятельно спланировать предстоящие оплаты на месяц. Достаточно собрать текущую задолженность перед поставщиками и подрядчиками на счетах 60, 76 и проанализировать ежемесячные начисления по всем контрагентам.

В нашем примере всего два поставщика товаров и девять подрядчиков и поставщиков услуг (см. табл. 7), бoльшая их часть ежемесячно выставляет одни и те же счета (аренда, охрана, коммунальные платежи и услуги такси). Понятно, что спрогнозировать оплаты по ним достаточно легко. Сложность может возникнуть только в планировании налогов. Значит, нужно обратиться за помощью к главному бухгалтеру, так как он отвечает за своевременные оплаты налогов.

На крупных предприятиях правильно спланировать бюджет по всем статьям расходов одному экономисту тяжело, поэтому в таких компаниях обычно все статьи расходов закрепляются за ответственными сотрудниками, так называемыми распорядителями статей бюджета . Именно они занимаются планированием оплат, а затем предоставляют в финансовую службу заявки на оплату по счетам. Чтобы вам было проще собрать общий бюджет на основе бюджетов, поданных распорядителями, лучше разработать единый формат бюджета , который они должны заполнять.

В таблице 8 представлена форма бюджета распорядителя блока затрат по содержанию здания, из которой легко перенести данные в общую форму БДДС. Если статей в БДДС много, то лучше ввести код статьи. Тогда с помощью функции СУММЕСЛИМН() вы сможете автоматически переносить данные из бюджетов контролера в общий бюджет.

Таблица 8. Форма бюджета распорядителя статей затрат
	Статья/Контрагент	Крайний срок оплаты (если есть)	Задолженность на 1-е число, руб.	Затраты на текущий месяц, руб.	Бюджет для оплаты, руб.	Задолженность на 31-е число, руб.
	Аренда помещений
	ООО «Терем»	До 10-го числа
	ООО «Теремок»	До 10-го числа
	Коммунальные расходы
	Горводоканал	До 25-го числа
	ТеплоЭлектроСтанция	До 25-го числа
	Охрана
	ЧОП «Добрыня»	До 20-го числа

Нужно учитывать несколько моментов, касающихся разработки форм:

• контролер не должен изменять количество и последовательность столбцов (иначе формулы, настроенные на его бюджет, будут работать некорректно). Если он хочет внести дополнительные пояснения по статье, пусть делает это справа от утвержденной формы;
• контролер может добавлять в отчет строки, если у него увеличилось количество контрагентов по какой-либо статье затрат. При этом добавление новых строк не должно приводить к необходимости изменять результирующие строки;
• все ячейки с расчетными формулами должны быть защищены от редактирования (во избежание случайного затирания или изменения формулы на неверную);
• итоговые значения по бюджету распорядителя необходимо сверять с данными, которые попали в сводный БДДС, чтобы исключить возможность искажения информации.

Рассмотрим, как реализовать эти требования, используя возможности Excel.

1. Защита ячеек.

Для защиты ячеек от редактирования нажмите кнопку «Защитить лист » на вкладке «Рецензирование ». Обратите внимание, что по умолчанию Excel защитит все ячейки листа от изменений, а нам нужно, чтобы распорядители не испортили результирующие строки. Поэтому следует снять защиту с ячеек, в которых распорядителям разрешено вносить изменения. Снять защиту с ячейки можно в меню «Формат ячейки » на вкладке «Защита » (рис. 10).

Контролеру разрешено изменять количество строк (добавлять и удалять), поэтому при установке защиты листа не забудьте отметить галочками «вставку строк» и «удаление строк» (рис. 11). Обязательно задайте пароль на снятие защиты. Иначе сотрудники, знающие, как работать с защитой листа, легко обойдут это ограничение.

1. Учет в формуле СУММ() новых строк, которые может добавить контролер.

Главное правило при разработке бюджета произвольной длины: всегда использовать функцию СУММ() . Применение этого правила не всегда гарантирует, что в результирующие строки попадут все данные. На рисунке 12 приведен пример, когда контролер бюджета добавил новую строку в конец блока «Аренда помещений» (вполне логично с его точки зрения), но в итоговую формулу она не попала.

Выход из данной ситуации : между всеми блоками затрат вставляем строку и включаем ее в формулу суммирования (для распознавания обязательно выделяем строку каким-либо цветом). Для пользователя эта строка станет своего рода разделителем между группами затрат, и он всегда будет добавлять новые строки именно перед ней (рис. 13).

Следующий этап управления финансами - сбор заявок на оплату и ведение ежедневного платежного календаря.

Вместо заключения

Грамотная разработка бюджетов для контролера статей затрат позволит частично автоматизировать сбор планового БДДС на месяц, что ускорит процесс его подготовки и сократит влияние человеческого фактора при консолидации данных из разных источников.

Если плановый бюджет на месяц сведен с профицитом, это не означает, что в середине месяца не будет дефицита бюджета (ситуация наиболее вероятна в месяц погашения крупной суммы кредита). Поэтому крайне важно составлять не только месячный, но и понедельный прогноз движения денежных средств, чтобы заранее знать о возможных провалах в бюджете и грамотно спланировать платежи во избежание таких проблем.

Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.

Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей) . В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.

Данные для составления бюджета доходов и расходов

Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий) .

Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.

Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:

1. Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
2. Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки) . Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.

В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода) . Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы) . А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.

Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.



Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности

Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:

1. Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
2. Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.

Движение денежных средств по клиентам

Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:

Модель бюджета предприятия

На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.

Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.

Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:

1. Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
2. Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
3. Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
4. Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).

Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:

Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel

И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.

При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!

Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.

Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).

Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел . С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.

В компании «Урал Лото» разработали модель в Excel, с помощью которой финансовая служба сможет быстро составить Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС). Пример в Excel можно скачать по ссылке в конце статьи.

Для разработки системы бюджетирования, упрощения процедуры планирования и минимизации риска возникновения ошибок в финансовых планах компании нужна единая модель БДР в Excel, в которой под ввод данных отведена только одна таблица, а все остальные формируются автоматически.

Представим себе, что финансовому директору совместно с экономической службой предстоит разработать систему бюджетирования с нуля. Поначалу сложно понять, как будет организован бюджетный процесс, какие виды бюджетов и отчетов потребуются, в каком виде необходимо будет получать информацию по фактическим доходам и расходам из учетной программы. Именно так рассуждали в ООО «Урал Лото». В первые месяцы ограничились формированием отдельных бюджетов – продаж, закупок, подразделений. Спустя некоторое время удалось разработать (листы «detailed PL» и «detailed CF» соответственно) созданы с помощью инструмента Excel «Сводные таблицы». Посредством встроенных фильтров в них можно отобрать интересующие статьи, подстатьи первого и второго уровней, сгруппировать отдельно доходы (поступления) и расходы (выплаты). Чтобы отразить в них изменения, внесенные в рабочую таблицу, потребуется кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать из появившегося меню «Обновить».

• Как проанализировать БДР за определенный период и показать отклонения

Лист «detailed PL» позволяет сформировать бюджет доходов и расходов как в целом по компании, так и по отдельному подразделению. Чтобы получить его, достаточно выбрать в окне «Название бюджета» пункты «БДР» и «В оба бюджета». Если необходим план конкретного подразделения, потребуется ввести его название в окне «ЦФО».

Опция «В оба бюджета» предназначена на случай, если цифры одинаковы для обоих бюджетов, то есть, к примеру, когда 10 000 руб­лей в январе по какой-либо статье идет и в БДР, и в БДДС. Это сделано, чтобы не вбивать одни и те же цифры два раза.

Детализированный БДДС в Excel создается аналогично: на листе «detailed СF» нужно выбрать «БДДС» и «В оба бюджета», а затем обновить данные. Также существует и фильтрация по ЦФО.

Полезные документы

БДР и БДДС пример в Excel

Пример бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств (БДДС) в Excel в целом по компании приведены на листах «PL Budget» и «CF Budget» . В отличие от детализированных планов, они формируются не напрямую из рабочей таблицы, а после промежуточной обработки информации на вспомогательных листах («Свод ст.» и «Свод ст.-подст.»).

Первая из вспомогательных таблиц – «Свод ст.» – предназначена для консолидации бюджетных данных по основным статьям расходов и доходов (поступлений и выплат). Настраивается аналогично детализированным бюджетам – с помощью поля «Название бюджета» (см. рис. 1). Поскольку она используется для обоих бюджетов, БДР и БДДС можно сформировать только по очереди, применяя фильтр в поле «Название бюджета». Одновременное же обновление обоих бюджетов в данной версии файла невозможно. Конечно, можно сделать две такие вспомогательные таблицы – для каждого бюджета, но пользоваться файлом станет сложнее, ведь каждый раз пришлось бы обновлять большее количество сводных таблиц. Да и сам файл станет «тяжелее».

Рисунок 1. Вспомогательная таблица

Во второй вспомогательной таблице («Свод ст.-подст.») консолидируются данные с детализацией «Статья» и «Подстатья первого уровня». Объединенные названия последних приводятся в столбце «Для отчета» в рабочей таблице. Работа проходит аналогично с описанной ранее «Свод ст.» – необходимо выбрать название бюджета в зависимости от того, какой из них формируется.

Бюджеты заполняются данными из вспомогательных таблиц c помощью формулы ВПР. Например, расчет «Выручки от реализации лотереи по “6 из 40”» за январь (ячейка Е10 на листе «PL Budget») будет задан как ВПР($A10;"Свод ст.-подст."!$A:$T;4;0), где A10 – ячейка, содержащая наименование подстатьи («6 из 40»), "Свод ст.-подст."!$A:$T – исходный диапазон во второй вспомогательной таблице, где будет происходить поиск строки с тем же наименованием, 4 – номер столбца с данными за январь.

Скачать пример БДР и БДДС в Excel

Преимущества бюджетирования в Excel

Единый бюджет в Excel существенно упростил процесс планирования в компании. Корректировки бюджета стали проходить проще. Достаточно ввести новое значение в одной таблице, и это отразится во всех остальных. Вероятность ошибок снижается.

Формат «все в одном» позволил отказаться от создания отдельных бюджетов по продажам, закупкам, налогам, ФОТ и т.д. Компания «Урал Лото» относительно небольшая: один центральный офис (численность сотрудников – 55 человек), филиалов нет. Поэтому гораздо проще заполнять всего лишь одну рабочую таблицу.

Таблица. Структура рабочей таблицы бюджета в Excel (лист «Work table»)

Название столбца	Назначение
Для отчета, для справочника	Вспомогательные столбцы, служат для связи таблиц бюджетной модели
	Указывается год, на который составляется бюджет
	Закрепляется центр финансовой ответственности, то есть отдел, который непосредственно отвечает за соответствующую статью расходов или доходов